歐利萍

【摘要】將精益管理融入電力企業(yè)公文管理中，是電力企業(yè)的必然發(fā)展趨勢。電力公司辦公室近幾年在公文精益管理方面做了許多有益的探索，現(xiàn)結合工作實踐就如何做好公文精益管理工作提出幾點思考和建議。

【關鍵詞】精益管理;公文;電力企業(yè)

公文管理屬于電力企業(yè)管理工作中的基礎部分，對于電力企業(yè)的正常運營有著較大的幫助，加強對其進行管理可促進電力企業(yè)運轉效率提升。因此，當前電力企業(yè)應當對公文管理引起較高的重視，對其采取精益管理方式，以此來提升公文管理質量，促進電力企業(yè)健康發(fā)展。

一、電力企業(yè)公文精益管理的實踐研究

（一）提升公文質量。在公文管理工作中，提升公文質量是管理工作開展最為基本的環(huán)節(jié)。通過在公文中制定更高的精益目標，能夠積極引導公文精益管理的開展和進行。例如某供電企業(yè)在實際的公文管理中，為了提升其質量，不僅專門制定了公文評價指標，而且還確立相應的質量考評體系，在實際應用中展現(xiàn)出較好的效果。

1.制定公文評價指標。精益管理所面對的對象較為寬泛，其中每個細節(jié)都可以作為改善的地方。該供電企業(yè)專門制定了一系列的公文評價指標，對每件公文的流程、行文、內容、格式等進行細化考評。尤其是當前公文管理中表現(xiàn)出來的一些公文質量問題，重點進行扣分設置，建立完善的扣分標準，讓整個公文評價工作能夠更加規(guī)范。

2.采用評分制考核方式。該供電企業(yè)在公文精益管理中主要采用評分制考核方式，每月對企業(yè)內部各部門公文進行評分考核，并嚴格按照制定出來的公文評分標準執(zhí)行。當發(fā)現(xiàn)某公文存在錯病情況時，從滿分中減去相應的錯病扣分。最后再通過考核結果分析各部門公文管理情況，分析其出現(xiàn)較多質量問題的原因，并及時制定針對性的管理措施，以改進公文質量。

3.加強對考評結果的分析與應用。每月對各部門公文質量考評結束后，需及時對其進行分析和總結，對其中錯病文較多的部門及時提醒，以便其后期對此引起重視;對不合格的公文則直接予以退回，并對相關部門開展針對性的培訓。通過多種方式同時開展的方式，促進公文質量提升。除此之外，該供電企業(yè)每年還進行優(yōu)秀公文工作集體、先進個人的評選，并予以適當?shù)谋碚煤凸膭?，在企業(yè)內部形成模范效應作用，同時通過這種方式也能夠有效激發(fā)其他部門公文創(chuàng)優(yōu)的積極性。

該供電企業(yè)自從開始實施公文評分考核制度以來，公文質量呈現(xiàn)明顯上升，公文出錯率降到2%以下，且該比率還呈現(xiàn)出不斷下降的趨勢。

（二）提高公文辦理的效率。公文精益管理追求的是效率，在保證較高質量的同時提高其時效性。該供電企業(yè)為此在公文辦理上對時間作出明確的限制，要求每份公文從起草到辦理完畢的時間不超過6天，而每個流轉環(huán)節(jié)的時間不能超過1.5天。同時利用專門的協(xié)同辦公系統(tǒng)對實際的辦文效率進行監(jiān)管，對即將超時的公文進行預警，對每月出現(xiàn)公文辦理超時的部門進行企業(yè)內部通報和懲處，希望能夠以此提升公文辦理的及時率，讓企業(yè)各部門的辦公人員能夠養(yǎng)成良好的公文處理習慣，讓公文辦理處于可控的狀態(tài)。

1.在辦理上施行協(xié)商制度。為了有效避免公文在協(xié)同辦公流程中各部門意見出現(xiàn)分歧，耽誤公文辦理的時間和效率。該供電企業(yè)在精益管理過程中提出協(xié)商辦理制度，要求各部門在正式辦理公文之前注重相互協(xié)調，當出現(xiàn)意見分歧時需先對其進行解決，然后再行文辦公，以此來提高整體公文辦理的效率。

2.切實實施限時辦理制度。所有公文在進行辦理時必須按照相關規(guī)定期限辦理。該供電企業(yè)在限時制度中明確指出：對于基層單位提出的上報請示公文，在進行辦理時最多不能超過15天（多部門辦理）;如果由單一部門辦理，則不能超過10天;如果請求辦理公文為急件，則必須在5天內回復。如果在規(guī)定時間內無法完成公文辦理，則必須說明原因，并由相關領導核實，然后對請求辦理的基層單位做出初步回復，明確最終的辦理時間，并且在公文辦理系統(tǒng)上做好相關的辦理記錄。

3.切實執(zhí)行超時默認制度。對于基層單位的公文上報請示，相關受理部門必須在規(guī)定時限內進行答復，如果逾期未做任何回復，則可視之為同意，并由基層單位收回公文，進入到下一個辦理流程。因此造成的一些問題由超時部門承擔。

（三）精簡公文數(shù)量。為切實保證公文管理的整體質量，首先需從公文的數(shù)量上做出限制，減少不必要公文的印發(fā)。

1.嚴格控制公文發(fā)文的數(shù)量。該供電企業(yè)為提升公文發(fā)文的質量，結合企業(yè)每年發(fā)文數(shù)量情況，對各部門未來一年內發(fā)文數(shù)量做出指標限制，以此來要求各部門做好過程管控。

2.加強發(fā)文的協(xié)調統(tǒng)一。首先企業(yè)各部門加強發(fā)文必要性的審核，并由供電企業(yè)辦公室進行監(jiān)管，控制不必要的發(fā)文。其次要求企業(yè)內部同級部門之間施行協(xié)同管理方式，對于同類型公文，可以采取合并的方式來進行發(fā)文。

3.落實公文“五不發(fā)”原則。要求所發(fā)公文確有較高的必要性和實效性。如果所發(fā)公文屬于特殊形式的公文，那么將不再以其他形式進行發(fā)文;如果所發(fā)公文有著較多相似之處，可以進行整合發(fā)文，那么將不采用單獨逐個發(fā)文的方式;如果企業(yè)制定的規(guī)章制度或者國家法律法規(guī)作出明確的規(guī)定，不需要再進行單獨的發(fā)文;對于在會議上已經通過的文件材料，不需要再單獨發(fā)文;對于企業(yè)領導沒有要求轉發(fā)的文件，不需要對其進行發(fā)文。

該供電企業(yè)在施行一系列精簡公文數(shù)量的策略之后，企業(yè)于2017年全年發(fā)文數(shù)量相較于上年減少43%。

二、公文精益管理的措施思考

（一）完善制度，控制流程。公文精益管理的方式應當逐漸轉化成為各部門開展工作的職責。發(fā)布的公文在運轉的過程中需依據(jù)制定的流程進行運行，保證公文運轉的規(guī)范性。同時為了保證公文精益管理得到有效落實，在供電企業(yè)內部應當及時對相關的規(guī)章制度進行修訂，確保公文管理的整體規(guī)范性，促進管理效率的提升。除此之外，還需要對公文管理的流程進行細化，并建立相應的質量管控機制，明確各部門各環(huán)節(jié)的主體責任，并要求所有發(fā)文文件必須交由部門主管進行審查，以此來督促公文辦理人員提高公文質量，實現(xiàn)對公文內容、公文格式、公文質量的嚴格把控。

（二）循序漸進，嚴格審核。對于公文精益管理最難的地方在于難以保持較高的持續(xù)性，難以做到真正的不斷進步。因此，在開展公文精益管理的過程中，關鍵還在于不斷對管理措施進行改進，爭取每次改進和完善都能夠促進管理的進步，從而實現(xiàn)公文管理的良性循環(huán)，使其變得越來越規(guī)范、標準，達到提升公文辦理質量的目的。

（三）培養(yǎng)人才，完善機制。電力企業(yè)在開展公文精益管理的過程中，人才是十分關鍵的部分，通過建立一支高素質的文書團隊能夠在很大程度上提升公文管理的效果。

1.做好人員選擇工作。對于公文辦理人員，不僅要求其具備較高的業(yè)務處理能力，而且還需要其具備較高的責任意識。在具體的文書人員配置中，首先需要注重文書團隊結構的合理性，對文書人員的年齡、學歷、專業(yè)等做出調整。其次需要不斷強化文書人員的責任意識，使其在公文辦理中保持高度的責任心。同時文書人員應具備較高的自我學習意識，能夠在工作之余自行學習相關的公文知識，了解相關的政策方針，以便能夠實現(xiàn)高效辦公。

2.完善培訓機制和考核機制。對各部門的文書應當對其加強培訓工作，專門進行公文培訓，提升其在公文處理上的能力。并在培訓過程中將一些日常工作中出現(xiàn)的典型案例作為培訓內容，將一些日常工作中較容易出現(xiàn)錯誤的公文問題做出總結，在培訓時專門將其列出，以此來降低文書人員在公文辦理上的出錯率。同時在企業(yè)內部建立專門的公文辦理交流平臺，促進各部門文書人員間的溝通交流。除此之外，還需要加強公文考核機制的完善，不斷強化對公文的審核，并將考核結果同懲處、表揚相聯(lián)系，對優(yōu)秀的公文予以表揚，對長期出現(xiàn)公文錯誤的文書人員做出懲處，從而在企業(yè)內部營造出良好的氛圍。

【參考文獻】

[1]楊霞.文件管理規(guī)程與案例[M].北京：北京大學出版社， 2014：132.

[2]包北方，陳小峰.電力企業(yè)精益管理實踐及其過程評價研究[J].經營管理者，2015（28）：85.

[3]金剛剛，宋軍民，夏宏樂，翟義將，黃裕.電力企業(yè)精益管理與現(xiàn)場管理推進策略[J].管理觀察，2016（22）：48-49+52.