第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

一、企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)

7.1.2 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

“三參加”是幾十年科技檔案工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是一種行之有效的控制措施。產(chǎn)品鑒定、成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)都是相關(guān)工作的結(jié)論性、階段性的活動(dòng)，如果這些活動(dòng)的文件不能得到及時(shí)歸檔，后補(bǔ)將會(huì)是很困難的。企業(yè)檔案部門或檔案人員通過參加這些活動(dòng)，可以深入了解在這些有關(guān)工作和活動(dòng)中產(chǎn)生哪些需要?dú)w檔的文件，從而對(duì)這些工作和活動(dòng)的文件完整、系統(tǒng)地歸檔起到負(fù)責(zé)把關(guān)和維護(hù)企業(yè)利益的作用。所以，“三參加”應(yīng)該納入企業(yè)管理制度并認(rèn)真執(zhí)行。

7.1.3企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。

“四同時(shí)”也是幾十年科技檔案工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是一種行之有效的在工作全過程中對(duì)歸檔文件進(jìn)行控制的措施。企業(yè)的檔案部門與有關(guān)管理部門相互配合，共同將“四同時(shí)”作為一種企業(yè)管理工作流程執(zhí)行好，可以對(duì)企業(yè)管理和檔案管理起到相輔相成的作用。

二、企業(yè)文件的形成、積累要求

文件的形成與積累是檔案管理的前奏。由于企業(yè)的各管理部門和業(yè)務(wù)部門每天形成大量的各種文件材料，涉及到不同崗位和不同人員，為保證定期歸檔工作的順利進(jìn)行，各部門對(duì)本部門形成的文件，要注意做好平時(shí)的積累工作。

7.2.1文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

文件經(jīng)過起草、修改、審核、簽發(fā)等文件處理過程，以一定的記錄方式或載體形式制作正式文件的程序，叫文件的形成。文件一旦以某種格式被記錄下來，并以依附于某種載體的形式生成和發(fā)出，文件的內(nèi)容和記錄方式將被視為不可逆轉(zhuǎn)，因此文件形成時(shí)質(zhì)量的高低直接影響檔案的質(zhì)量和保存使用的年限。所以，本條款要求文件形成時(shí)應(yīng)根據(jù)文件的類型，特別是對(duì)那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

例如：紙質(zhì)文件材料不應(yīng)使用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制，不能使用熱敏紙，而應(yīng)使用字跡、線條和影像的清晰及牢固程度均符合永久或長(zhǎng)期保存要求的材質(zhì)印制。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件可先邏輯歸檔，然后要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，定期及時(shí)地進(jìn)行物理歸檔；其他系統(tǒng)中形成的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤作為載體進(jìn)行存儲(chǔ)。

7.2.2文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。

文件的積累是文件形成后到歸檔前的一個(gè)必要工作環(huán)節(jié)。由于各單位每天形成大量各類文件材料，涉及到不同的崗位、不同的人員，文件的形成者并非文件的積累者，需要在文件的各個(gè)形成部門設(shè)置兼職檔案人員對(duì)本部門形成的文件在形成后隨時(shí)收集積累和臨時(shí)保管，以便于部門的預(yù)立卷和按歸檔時(shí)間及時(shí)歸檔，保證應(yīng)歸檔文件的齊全完整。因此要求文件的形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

文件的整理與定期歸檔是將文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要工作環(huán)節(jié)?？茖W(xué)的整理方法、清晰的歸檔范圍、明確的歸檔時(shí)間，是保證案卷質(zhì)量和檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全的重要條件。

7.3.1文件整理

文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。文書、科技、會(huì)計(jì)、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合GB9705、DA/T22、GB/T11822、財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)、勞力字[1992]33號(hào)等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合GB/T11821、DA/T15、GB/T18894、DA/T32等標(biāo)準(zhǔn)的要求。endprint