林 琳

（武夷學(xué)院 檔案室，福建 武夷山 354300）

紙質(zhì)的學(xué)生檔案是學(xué)生個(gè)人信息的集成體，也是學(xué)生檔案管理工作的主體，由于學(xué)生檔案是反映學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的重要依據(jù)，所以在學(xué)生檔案材料的形成、收集、歸檔過(guò)程中，都表現(xiàn)為“物質(zhì)”流轉(zhuǎn)的形式，以至于在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，牛皮紙里的檔案就變得“不合時(shí)宜”，對(duì)學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀提出了挑戰(zhàn)，檔案管理人員在傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)和形式的基礎(chǔ)上，實(shí)施學(xué)生檔案的電子化管理，建立高效快捷的學(xué)生檔案信息管理模式，發(fā)揮學(xué)生檔案的作用，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。

一、學(xué)生檔案電子化的涵義

學(xué)生檔案電子化就是將學(xué)生檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字轉(zhuǎn)換將學(xué)生檔案內(nèi)容記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的介質(zhì)上，可以概括為：學(xué)生檔案+電子，是學(xué)生檔案管理部門(mén)有效利用現(xiàn)代信息和通訊技術(shù)，運(yùn)用信息服務(wù)設(shè)施，對(duì)檔案利用者提供自動(dòng)化的信息服務(wù)。學(xué)生檔案電子化最重要的內(nèi)涵是建構(gòu)一個(gè)跨越時(shí)間、地點(diǎn)的全天候的學(xué)生檔案信息服務(wù)體系，建立學(xué)生檔案管理部門(mén)與利用者之間的互動(dòng)機(jī)制，通過(guò)電子化改變傳統(tǒng)的管理模式，使學(xué)生檔案的管理業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，從而提高工作的效率。目前，學(xué)生檔案都是紙質(zhì)載體形式的實(shí)體，不能被計(jì)算機(jī)識(shí)別，只有通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)，將物質(zhì)形式的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的檔案，才能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案的有效管理。

二、學(xué)生檔案電子化的先進(jìn)性

（一）學(xué)生檔案電子化是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，使檔案信息化建設(shè)形成了以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心的態(tài)勢(shì)，成為檔案管理的“寵兒”[1]。學(xué)生檔案伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)生，形成一種新型的檔案信息形態(tài)。伴隨著信息管理的逐步完善，學(xué)生檔案管理勢(shì)必迎來(lái)重大的變革，這種變革關(guān)系著學(xué)生檔案的管理逐漸走向電子化,而學(xué)生檔案電子化管理的形態(tài)也順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需求。相比傳統(tǒng)的管理方式，學(xué)生檔案的電子化就顯示出強(qiáng)大的進(jìn)步性，一方面在客觀上為先進(jìn)的管理技術(shù)的產(chǎn)生和利用提供了基礎(chǔ)和空間，另一方面學(xué)生檔案電子化管理的內(nèi)在動(dòng)力推動(dòng)了先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，是電子化管理進(jìn)步性的集中表現(xiàn)，是取代學(xué)生檔案?jìng)鹘y(tǒng)化管理的依據(jù)。

（二）學(xué)生檔案電子化可以傳承信息的記憶

學(xué)生檔案區(qū)別于其他檔案的最大特點(diǎn)就是根據(jù)學(xué)生畢業(yè)工作調(diào)配或新工作單位錄用等狀況，將其轉(zhuǎn)遞到用人單位或人才中心，這就形成了學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。檔案的轉(zhuǎn)遞是隨著學(xué)生的去向而流轉(zhuǎn)的，一般情況下，學(xué)生檔案不會(huì)滯留于學(xué)校檔案管理部門(mén)。這種“物流”的動(dòng)態(tài)形式，表明了隨著畢業(yè)生的離校，學(xué)生檔案的管理權(quán)也將發(fā)生改變。檔案管理部門(mén)，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字信息的轉(zhuǎn)換，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)等可識(shí)別的介質(zhì)中，留存檔案管理部門(mén)。學(xué)生電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別在與記錄方式和載體形式的不同，但兩者在支撐學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的功能是一樣的，檔案管理部門(mén)通過(guò)學(xué)生檔案的電子化實(shí)現(xiàn)傳承學(xué)生信息記憶管理的目標(biāo)。

（三）學(xué)生檔案電子化管理的可行性探究

學(xué)生檔案以其獨(dú)具的與大學(xué)生活各種活動(dòng)的伴生關(guān)系，以及所載信息的原始、真實(shí)的特殊性質(zhì)，給學(xué)生檔案電子化管理蒙上了神秘的面紗，學(xué)生檔案電子化體現(xiàn)了現(xiàn)代檔案管理中的先進(jìn)作用，同時(shí)，在管理中也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此，學(xué)生檔案的電子化管理必須區(qū)別于其他檔案，其可行性值得探討。

1.學(xué)生檔案電子化在現(xiàn)代檔案管理中的作用

(1)學(xué)生檔案電子化管理可以提高工作效率

與傳統(tǒng)的管理方式相比，學(xué)生檔案的電子化管理在學(xué)生檔案的收集、保管和利用等方面顯現(xiàn)出其內(nèi)在的優(yōu)勢(shì)。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使學(xué)生檔案不再以單一的紙質(zhì)形式存在，而是形成以計(jì)算機(jī)、光盤(pán)等介質(zhì)為信息載體的電子文件。不少地區(qū)和省份，通過(guò)招生管理系統(tǒng)完成了學(xué)生高考報(bào)名、體檢、錄取等工作，形成一系列的高中時(shí)期的電子檔案，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)刃问酵瓿墒占ぷ鳌Ｔ跈n案管理內(nèi)部，檔案管理人員將學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行整理、編目，形成反映學(xué)生檔案特征的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，存貯于不同的載體中，不但易于保存，還能方便查找，節(jié)約了人力、財(cái)力，降低了工作成本，提高了工作效率。

(2)學(xué)生檔案電子化的復(fù)用性

通過(guò)數(shù)字化的信息形式儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)或光盤(pán)等介質(zhì)中的電子檔案，無(wú)論在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示，還是打印在紙張上，都不會(huì)使它的信息受到損失和改變，在利用活動(dòng)中不會(huì)破壞電子檔案信息的完整性和清晰度。重復(fù)利用對(duì)存儲(chǔ)電子檔案的載體（光盤(pán)）會(huì)產(chǎn)生一定的影響，但相對(duì)紙質(zhì)載體的檔案實(shí)體，影響程度要小得多。利用者對(duì)電子檔案的利用過(guò)程可以隨著人的思維活動(dòng)進(jìn)行即興搜索，隨時(shí)調(diào)閱。特別是學(xué)生檔案信息與載體之間的可分離性，賦予了重復(fù)利用檔案的無(wú)窮無(wú)盡性。

(3)學(xué)生檔案電子化可提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

學(xué)生檔案電子化可以為利用者提供簡(jiǎn)單快捷的檔案服務(wù)。學(xué)生檔案電子化來(lái)源于學(xué)生檔案，是學(xué)生檔案信息的存儲(chǔ)載體，對(duì)于載體有一定的獨(dú)立性，是一種動(dòng)態(tài)；流，向著利用者的需要方向運(yùn)動(dòng)，具有特定的傳遞方向。與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，打破了傳統(tǒng)利用在地域和時(shí)間的限制，只需要在計(jì)算機(jī)上打開(kāi)電子檔案的貯存文件夾，通過(guò)顯示屏的直觀效應(yīng)，借助所需軟件功能輸入關(guān)鍵詞，即可檢索到所需的檔案信息，由于電子檔案的動(dòng)態(tài)特性，在很大程度上能夠滿(mǎn)足利用者多樣化的需求，優(yōu)化了服務(wù)質(zhì)量。

2.學(xué)生檔案電子化管理的風(fēng)險(xiǎn)性

(1)學(xué)生個(gè)人信息公開(kāi)化的風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案利用的特點(diǎn)是具有良好的共享性。學(xué)生檔案電子化后，一旦進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，就可以在所有與網(wǎng)絡(luò)連接的計(jì)算機(jī)上查閱，不受地域和時(shí)間的限制。但是，學(xué)生電子檔案，意味著學(xué)生信息的公開(kāi)化，而學(xué)生檔案所承載的個(gè)人信息，是自身人格權(quán)中的一項(xiàng)重要權(quán)利，檔案管理部門(mén)具有學(xué)生隱私權(quán)保護(hù)的責(zé)任[2]。在傳統(tǒng)的管理模式中，檔案的保管有固定的空間，檔案的查閱有特定的場(chǎng)所，是學(xué)生信息的控制方，無(wú)論是檔案資料的收集、保管還是利用，都是由信息控制人支配，對(duì)學(xué)生個(gè)人隱私給予保護(hù)。在信息技術(shù)逐日普及的今天，學(xué)生檔案電子化管理增加了檔案信息管理的難度，具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。

(2)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)缺陷形成的風(fēng)險(xiǎn)

學(xué)生檔案電子化管理借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)功能，使學(xué)生信息的存儲(chǔ)存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的初期，檔案信息的存儲(chǔ)環(huán)境相對(duì)簡(jiǎn)單，保護(hù)條件惡劣，存在檔案數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)；隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)功能的增多，所隱含的缺陷也為各種非法活動(dòng)提供了機(jī)會(huì)，利用檔案系統(tǒng)自身存在的漏洞，繞過(guò)安全防護(hù)進(jìn)行非法操作，導(dǎo)致檔案信息的泄露、破壞；在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，保密意識(shí)薄弱，安全意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅；計(jì)算機(jī)病毒對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的侵害，計(jì)算機(jī)操作人員、系統(tǒng)管理人員的知識(shí)陳舊、技術(shù)水平低下帶來(lái)的失誤都會(huì)造成學(xué)生信息的安全隱患。

(3)檔案信息傳輸過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)

學(xué)生檔案的電子信息安全涉及多種信息學(xué)科技術(shù)的應(yīng)用，其中信息傳輸過(guò)程的不安全因素所造成信息安全隱患是不可避免的。學(xué)生檔案包含個(gè)人的隱私，更容易成為竊取的目標(biāo)。學(xué)生檔案電子信息的接收、移交、利用等工作在一定情況下是借助網(wǎng)絡(luò)傳輸完成的，而傳送過(guò)程如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)加密等技術(shù)處理，很容易被不法分子竊取，造成數(shù)據(jù)流失、信息泄密的后果，甚至?xí)趾Φ絺€(gè)人利益[3]。隨著檔案利用者對(duì)電子檔案需求的凸顯，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題對(duì)檔案信息的安全構(gòu)成了極大的威脅。

3.學(xué)生檔案電子化管理的應(yīng)用

學(xué)生檔案區(qū)別于其他類(lèi)別檔案的特點(diǎn)是檔隨人走。學(xué)生檔案電子化管理可以傳承學(xué)生信息記憶，發(fā)揮檔案的“存史”功能，同時(shí)，電子檔案管理與利用又存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性。學(xué)生檔案管理人員，不能因?yàn)殡娮訖n案的先進(jìn)性而一味追求檔案的電子化管理，也不能因?yàn)殡娮訖n案管理的風(fēng)險(xiǎn)性而保持傳統(tǒng)的管理模式，不敢向電子化管理邁進(jìn)，要通過(guò)行之有效的手段，使學(xué)生檔案的電子化管理得以很好的應(yīng)用。

(1)建立組織機(jī)構(gòu)監(jiān)督電子文件的管理

學(xué)生檔案隨畢業(yè)生離校之后，加強(qiáng)學(xué)生電子檔案的管理。組建電子檔案管理工作小組，下設(shè)辦公室，由學(xué)生檔案管理部門(mén)兼任，主要履行功能：其一，巡查學(xué)生電子檔案的保管情況，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)學(xué)生電子檔案的管理工作；其二，監(jiān)督檢查電子檔案異地備份情況；其三，電子檔案提供利用盡可能采取“非在線提供利用”方式，不通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在計(jì)算機(jī)上通過(guò)光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)直接向利用者提供學(xué)生電子檔案進(jìn)行閱讀，也可以向利用者提供電子檔案拷貝，但要控制權(quán)限，應(yīng)視不同的利用對(duì)象和利用對(duì)象的不同需要而定；“在線提供利用”必須建立局域網(wǎng)且有比較完善的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理，并定期或不定期的檢查秘鑰的更換情況。

(2)保證學(xué)生電子檔案的質(zhì)量

學(xué)生電子檔案促成其管理方式的重大變革，尤其是學(xué)生畢業(yè)離校，紙質(zhì)檔案跟隨學(xué)生轉(zhuǎn)離學(xué)校，學(xué)生檔案的管理形成無(wú)紙化管理的態(tài)勢(shì)，學(xué)生檔案電子化更多的是取決于紙質(zhì)檔案質(zhì)量因素的支撐程度。一般情況下，電子檔案質(zhì)量依賴(lài)于紙質(zhì)檔案的質(zhì)量，提高紙質(zhì)檔案的質(zhì)量必須做好檔案材料形成過(guò)程的前期控制，所有參與教師、學(xué)生本人在檔案材料的填寫(xiě)、審核、蓋章等環(huán)節(jié)中，都實(shí)行質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求完成。學(xué)生信息的填寫(xiě)，注重字跡色素成分對(duì)字跡耐久性的影響程度，要保證檔案材料的清晰度。檔案管理部門(mén)監(jiān)督檢查檔案材料形成的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，保證接收檔案的質(zhì)量，為學(xué)生檔案電子化奠定基礎(chǔ)。

(3)確保學(xué)生電子檔案信息的安全

檔案管理部門(mén)是保護(hù)學(xué)生個(gè)人信息的責(zé)任者，學(xué)生檔案電子化是實(shí)體檔案的延伸，是在計(jì)算機(jī)環(huán)境下完成的，要保護(hù)檔案信息資源及其計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不受各種有害因素的破壞，確保學(xué)生信息的保密性和完整性。學(xué)生信息可采取單機(jī)存儲(chǔ)，或使用光盤(pán)等介質(zhì)進(jìn)行異地存儲(chǔ)，減少人為或自然等不安全的因素對(duì)檔案信息的損害。通過(guò)拷貝加密和網(wǎng)絡(luò)保護(hù)等技術(shù)手段，保護(hù)檔案信息的安全。檔案信息安全保護(hù)不但要采取相應(yīng)的技術(shù)手段，還需要通過(guò)更為規(guī)范的學(xué)生電子檔案管理和更為完善的法律法規(guī)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全防護(hù)。

(4)完善的管理體制，維護(hù)運(yùn)行安全

建立完整的管理體制，降低電子檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案將牛皮紙里的檔案變成了學(xué)生檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和利用，在管理方面可依據(jù)傳統(tǒng)檔案的保護(hù)方法，針對(duì)電子化發(fā)展態(tài)勢(shì)將管理措施進(jìn)行延伸和改造。電子檔案經(jīng)過(guò)分類(lèi)、整理后，存儲(chǔ)介質(zhì)采用光盤(pán)，可以脫機(jī)管理、異地存放。在檔案利用方面，特定專(zhuān)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的瀏覽，慎重網(wǎng)絡(luò)傳輸利用，在電子檔案的接收和移交過(guò)程中，采用物理歸檔的方式，避免盲目、隨意地網(wǎng)絡(luò)傳輸。對(duì)于能夠作為公共資源公開(kāi)查詢(xún)的檔案信息，可在校園網(wǎng)內(nèi)作為信息資源共享。這樣既可以保護(hù)學(xué)生的個(gè)人隱私，又可以規(guī)避學(xué)生檔案信息在傳輸過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，投入一定的資金，配備先進(jìn)的硬件設(shè)備，給予系統(tǒng)更新支持，減小計(jì)算機(jī)系統(tǒng)缺陷形成的風(fēng)險(xiǎn)，保證管理機(jī)制有效的運(yùn)行。

總之，學(xué)生檔案以其獨(dú)具的與學(xué)生成長(zhǎng)的伴生關(guān)系及所載信息的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì)，占據(jù)不可替代的地位。使用電子化管理檔案信息，是社會(huì)進(jìn)步的必然結(jié)果，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的電子化，要充分兼顧學(xué)生檔案的特點(diǎn)，深入分析與電子化相關(guān)的各方面情況及發(fā)展趨勢(shì)，尋求解決途徑，使學(xué)生檔案的管理既順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也在一定程度上保持學(xué)生檔案的固有特點(diǎn)，將先進(jìn)的信息技術(shù)融入到自身的管理工作中，更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。