楊紅

摘 要：信息化技術(shù)帶給我國的現(xiàn)代社會體系的影響體現(xiàn)在很多方面，尤其是對于檔案管理這項工作。管理人員積極尋求全新的檔案管理方式，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作應(yīng)用的模式，要保留嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作理念的同時，還引入了信息化的管理理念與技術(shù)。傳統(tǒng)檔案管理活動出現(xiàn)了諸多變化，只有通過改革才能使管理人員更為積極地應(yīng)對權(quán)限的管理情況。本文傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的改革情況進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：信息化背景；傳統(tǒng)檔案管理；改革；管理方法

信息化技術(shù)不僅僅改變了人們的生活，同時也給人們的各種工作帶去了改變。無紙化辦公是現(xiàn)代很多企業(yè)都存在的一種辦公模式。而我國的檔案管理工作也設(shè)計也受到信息技術(shù)帶點(diǎn)來的沖擊，提升了檔案服務(wù)活動的便捷度，人們可以通過自己更喜歡的方式來獲取檔案服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作之中的管理缺陷被填補(bǔ)，檔案管理工作的服務(wù)性也有所加強(qiáng)。為了提升檔案管理工作的整體工作水平，不少檔案單位都開設(shè)了改革活動。

1 改革核心理念分析

1.1 豐富管理模式

傳統(tǒng)的檔案信息管理工作有時候僅僅是依靠對各個組織機(jī)構(gòu)的重要檔案信息進(jìn)行手寫復(fù)制，這在很大程度上會導(dǎo)致管理者利用手中的職務(wù)進(jìn)行檔案資料創(chuàng)建，這極大的阻礙了檔案信息管理工作的發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化管理技術(shù)的不斷提升，我國利計算機(jī)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全面化的檔案信息管理上傳，解決傳統(tǒng)的實物檔案信息收集整理和歸檔保存的問題為我國信息化背景下的檔案管理改革提供進(jìn)一步的技術(shù)支持。檔案資料信息化管理現(xiàn)在通過各種個人計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和處理設(shè)備進(jìn)行數(shù)理化檔案管理，實現(xiàn)檔案信息的高效管理。

1.2 資源整合

我國傳統(tǒng)的檔案信息管理主要是通過檔案管理機(jī)構(gòu)或者是各地區(qū)域所在的檔案館進(jìn)行各個企業(yè)和學(xué)校的信息檔案登記管理。傳統(tǒng)的檔案管理由于各個檔案組織機(jī)構(gòu)之間的信息交流不發(fā)達(dá)問題，造成檔案信息資源共享程度降低。我國所處區(qū)域廣泛，各個區(qū)域的檔案組織機(jī)構(gòu)無法深人各個生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行實時的檔案資料收集，也無法對整個區(qū)域內(nèi)的檔案信息資料進(jìn)行進(jìn)一步的審查，這就在一定程度上使得檔案信息服務(wù)社會的作用得到限制。也很難在根本上解決現(xiàn)時代檔案管理信息資源的根本問題。隨著信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國開始利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化傳播手段對檔案館和組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上傳，打造全數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化信息平臺，用戶能夠通過登錄該平臺進(jìn)行檔案資料檢索，從而快速的找到所要檢索的內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行有效的整合上傳，從而利用整合規(guī)律的信息需求信息，給全社會提供全面的檔案信息服務(wù)。

2 改革基本原因

隨著我國各企業(yè)的檔案信息資料越來越多，這就給檔案管理工作者帶來了極大的管理難題。傳統(tǒng)的檔案信息查詢主要是依靠各個檔案組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行資料調(diào)集，然后再對資料進(jìn)行選擇性上傳。用戶通過瀏覽全部信息，找到適合自己的需求信息。但是在進(jìn)行資料查詢過程中，組織機(jī)構(gòu)可能會因為各種各樣的事情而導(dǎo)致查詢者無法在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案信息查詢，給檔案信息事業(yè)的發(fā)展造成了極大的阻礙作用。隨著我國計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，我國利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化信息平臺進(jìn)行檔案資料上傳，用戶僅僅可以通過在網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行賬戶登錄就能夠?qū)ψ约旱膫€人信息資料進(jìn)行實時查詢。這種查詢方式極大的便利了查詢的操作方式，而且也保證了個人信息檔案資料安全。這就要求各區(qū)域的檔案管理機(jī)構(gòu)要將所有的信息匯集到專門的網(wǎng)絡(luò)化查詢平臺，這樣用戶就可以通過在平臺上進(jìn)行公眾查詢個人的信息資料。這時也要注意對其他個人信息資料的保密程度，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，提高網(wǎng)絡(luò)檔案管理的安全可靠性能。

3 合理的改革行為

3.1 建設(shè)相應(yīng)的管理平臺

傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)的最大的變動就是檔案材料的存在形式，現(xiàn)代的檔案材料從形式上來看與傳統(tǒng)的檔案材料存在明顯差異，檔案材料除了紙張這一種載體之外，還具有了其他的載體，紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲到檔案部門的電腦之中，而管理人員的管理重心也逐漸向這類數(shù)據(jù)化的檔案材料管理與使用工作上轉(zhuǎn)移。因此管理人員需要根據(jù)數(shù)據(jù)檔案的管理需要，建設(shè)專用的服務(wù)平臺，完善檔案部門的硬件以及軟件設(shè)備，借助新型檔案管理平臺，管理人員可以建設(shè)管理站點(diǎn)，同時完善原有的信息搜索功能，借助這種搜索檔案信息的功能來提升檔案的信息化服務(wù)質(zhì)量，對社會大眾提出的信息需求進(jìn)行滿足。借助子系統(tǒng)來對具有傳播價值的檔案材料上傳到平臺上，注重適時更新檔案信息，給檔案查詢著提供實時的檔案信息服務(wù)。

3.2 完善相關(guān)的法規(guī)以及管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理工作出現(xiàn)變動之后，相關(guān)人員也需要根據(jù)具體的變動，對與之相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)以及管理法規(guī)進(jìn)行更改，尤其需要對其缺陷進(jìn)行填補(bǔ)，比如原有的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)以及法規(guī)中對于數(shù)據(jù)檔案材料的限定就比較少，而當(dāng)這部分?jǐn)?shù)據(jù)檔案管理工作出現(xiàn)問題時，管理這難以憑借相關(guān)法規(guī)來處理問題，管理法規(guī)不健全還會影響到檔案系統(tǒng)之中正常的信息交流工作。

除了相關(guān)的管理法規(guī)需要被改進(jìn)，現(xiàn)行的管理標(biāo)準(zhǔn)也需要被改進(jìn)，在管理人員定期完成上傳檔案數(shù)據(jù)的工作時，常常會出現(xiàn)以下這種問題：在不同的區(qū)域之中，管理人員選用的管理標(biāo)準(zhǔn)是不同的，這就導(dǎo)致檔案信息喪失了通用性，因此管理部門應(yīng)該為檔案管理工作制定出合適的管理標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用管理標(biāo)準(zhǔn)來對檔案資源進(jìn)行配置，實現(xiàn)統(tǒng)一應(yīng)用檔案材料的基本需要。

3.3 管理人員自身的變動

在檔案管理活動改革過程中，不僅僅需要對當(dāng)那管理模式進(jìn)行改動，同時管理人員自身也要做出一些改變，當(dāng)管理工作之中應(yīng)用的硬件設(shè)備種類越來越多的時候，管理人員在對新型信息設(shè)備的使用方式進(jìn)行了解的同時，還需要掌握多種處理信息的技能，能夠熟練地操作辦公設(shè)備。

除了掌握多種應(yīng)用檔案的技術(shù)之外，管理人員還需要改變原來的工作態(tài)度與工作方式，原來的管理人員的工作職能單一，只需面對檔案，而在新型的檔案應(yīng)用模式之下，管理人員除了面對檔案材料之外，還需要接觸到更多的服務(wù)對象，因此在具備成熟的管理能力的同時，工作人員還需要學(xué)會采用合適的溝通方式與服務(wù)對象進(jìn)行溝通。

4 結(jié)束語

信息技術(shù)可以被廣泛地應(yīng)用到我國的各行各業(yè)之中，檔案管理部門吸取合適的信息技術(shù)，將管理方法與信息技術(shù)結(jié)合使用，在遵守相關(guān)法規(guī)的前提下，開展了小規(guī)模的檔案管理活動改革，參與改革活動的管理人員不僅僅將原有的管理方法與管理對象進(jìn)行了改變，同時也積極地參與新型管理技術(shù)學(xué)習(xí)活動，借助學(xué)習(xí)來掌握更多的可用管理技術(shù)，提升管理效率，在完成日常管理與服務(wù)工作的同時，也在檔案系統(tǒng)之中進(jìn)行信息化建設(shè)工作。

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