李 菲

（江蘇省鎮(zhèn)江市潤州區(qū)農委，鎮(zhèn)江 212000）

1 辦公自動化與計算機信息技術的應用

計算機信息技術的應用對社會發(fā)展起到了重要的推動作用，隨著經濟全球化的發(fā)展，企業(yè)的客戶不再局限于部分地區(qū)。企業(yè)的運行方式呈現(xiàn)分散性的特點。企業(yè)應有效利用計算機信息技術建立辦公自動化管理系統(tǒng)以提升辦公效率。

1.1 辦公自動化

將計算機信息處理技術應用到辦公自動化系統(tǒng)中，由人與技術設備共同組成的人機系統(tǒng)，使辦公業(yè)務更加高效，快捷。辦公自動化是利用計算機信息技術建立的現(xiàn)代化辦公方式。辦公自動化就是在傳統(tǒng)的辦公室中引進新的設備與技術，使得管理組織結構與管理體制得到優(yōu)化調整。辦公室業(yè)務為對文件的處理，通過利用計算機信息處理技術簡化業(yè)務流程，提升辦公效率，節(jié)省人力與物力。

1.2 強化辦公自動化管理體制

在辦公自動化中應用計算機信息處理技術不能產生直接的經濟效益，導致很多企業(yè)單位對辦公自動化計算機技術投資較少，計算機操作者掌握的計算機信息處理技術并不純熟，無法處理一些技術性較強的問題導致降低了工作效率[1]。企業(yè)對計算機信息技術的重視不足，導致單位內部計算機操作人員計算機信息處理技術應用能力的欠缺。企業(yè)單位管理者要充分認識計算機信息技術在企業(yè)管理中的重要作用，要從實際出發(fā)，選擇適用的應用軟件推動辦公自動化進程。

公司辦公時要經常進行交流，通過運用計算機信息處理技術，工作人員可通過郵件等信息交流方式進行溝通，有效提高了辦公工作效率，通過利用辦公軟件，有效的規(guī)范工作流程，大大提高流程運行效率，減少辦公成本。

1.3 加強辦公自動化管理

目前各單位計算機信息技術專業(yè)人才的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。對計算機技術的應用要求與單位類型相關。從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)基礎的差異只能通過加強培訓縮小。目前各單位計算機辦公人員普遍存在對計算機技術的應用能力不足的問題，極大阻礙辦公室自動化進程。辦公室計算機技術人員可通過安裝殺毒軟件等手段確保計算機運行處于良好狀態(tài)。各單位計算機專業(yè)人員應與時俱進，維護辦公室自動化成果，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造有利的辦公自動化環(huán)境。

傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)難以將企業(yè)在長期實踐中積累的資料進行有效保存，利用這些信息較為困難。通過利用計算機辦公軟件有效解決此類問題。企業(yè)將內部管理信息儲存在辦公業(yè)務管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)企業(yè)信息的集成。便于工作人員高效的使用所需信息。有效保存已有信息資料，為公司的發(fā)展提供有力支持。

1.4 文檔自動化管理

在計算機信息技術輔助下，收發(fā)整理各類各類信息變得更為簡便高效。在單位辦公檔案管理中運用計算機信息處理技術，檔案管理人員根據(jù)工作需求設置具體工作流程。及時保存檔案使用情況，為下次使用提供方便。檔案管理人員受到檔案后，要在電腦中做好檔案信息等級，保存歸檔文檔。由管理人員根據(jù)保密級別設置文件查詢權限。確保文檔信息不被盜用。計算機信息處理技術的應用使文檔的收發(fā)整理實現(xiàn)自動化，實現(xiàn)企業(yè)文檔自動化管理。

傳統(tǒng)的辦公室工作條件受限，計算機信息技術的應用使辦公不受時空限制。在計算機網絡技術建立的平臺，優(yōu)化辦公化境。辦公自動化使得辦公室內部形成高效的信息交流中心，辦公業(yè)務，文件處理等得以快速完成。

1.5 工作流程自動化

很多單位在工作同大力推行計算機網絡系統(tǒng)，這是社會發(fā)展對企業(yè)單位提出的新要求。單位內部構建的信息交流平臺，讓員工及時了解單位動態(tài)，為建立良好的企業(yè)單位形象提供條件。計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用，能及時協(xié)調各部門資源，對整個辦公流程進行實時監(jiān)控，使整體運行處于穩(wěn)定的狀態(tài)。

信息時代，企業(yè)要掌握最新最有價值的信息，才能有效幫助企業(yè)做出科學的決策。因此，必須引進計算機處理技術，提高辦公運行效率。通過互聯(lián)網了解關于行業(yè)最新的動態(tài)，掌握一手的信息。

2 辦公自動化的發(fā)展方向

目前計算機信息處理技術發(fā)展較快，計算機信息處理技術的應用隨著用戶的增多面面臨更多的挑戰(zhàn)。計算機信息處理技術的革新向智能化的方向發(fā)展。辦公自動化將具備網絡技術的發(fā)展特點，人機互動會話會成為新的辦公自動化形式。

2.1 加強視頻技術的應用

隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展與應用，計算機視頻技術在辦公自動化中的作用日益顯著。通過開展視頻會議，滿足上級部門與本單位工作的問題交流互動，實現(xiàn)遠程會議交流[2]。降低本單位的交通等費用。提高工作人員的辦公效率。在辦公自動化中應用視頻技術將成為常態(tài)的會議模式。

2.2 實現(xiàn)無線辦公環(huán)境

網絡的全面覆蓋促進網絡辦公的新型辦公方式的發(fā)展。職工可隨之通過計算機進行網絡辦公，企業(yè)單位根據(jù)使用權限設置應用等級，保證辦公信息的安全。提高工作效率，為優(yōu)化辦公環(huán)境創(chuàng)造良好條件。

2.3 辦公智能化

智能化是計算機技術發(fā)展的大趨勢。隨著信息全球化發(fā)展，企業(yè)用戶更加廣泛復雜。辦公工作人員處理業(yè)務數(shù)據(jù)更加繁雜。辦公系統(tǒng)要不斷改進，促進辦公的智能化發(fā)展，進一步提高辦公自動化的工作效率。未來的計算機軟件必然會向著智能化的方向發(fā)展。

2.4 辦公軟件的個性化

當前計算機信息處理技術在辦公自動化的應用中還存在一定的缺陷。其中最大的問題就是辦公軟件的個性化不足。當前很多辦公軟件功能大致相同。不同公司對辦公軟件功能需求不一樣，很多公司購買的軟件中的大多功能不能有效應用。因此，在設計辦公軟件時應制作個性化的辦公軟件，加強信息處理技術的應用，有效提高自動化辦公軟件使用效率。在設計辦公軟件時，根據(jù)不同客戶的實際需求進行制作，使辦公軟件更符合公司的實際需求。

3 結束語

計算機信息處理技術可實現(xiàn)完善的價值信息管理。為本單位管理系統(tǒng)提供全方位的情況調查，滿足企業(yè)單位辦公人員對文件高效能的收集處理工作。為下一步決策提供數(shù)據(jù)支持。辦公自動化與各項多媒體技術相互融合，必將為辦單位的決策管理貢獻力量。