馬 穎

吉林省第三地質(zhì)調(diào)查所 吉林 四平 136000

正文：

作為基層的工作人員，進(jìn)行資料的管理是他們要做的基礎(chǔ)工作之一，這項(xiàng)基礎(chǔ)工作對(duì)于保證部門(mén)日常工作的有序進(jìn)行至關(guān)重要。但是，在目前的較為基層的部門(mén)之中，進(jìn)行日常資料管理的時(shí)候，存在一些問(wèn)題，尤其是檔案管理的意識(shí)方面存在著一些問(wèn)題。所以本文為了讓基層的工作人員提高進(jìn)行檔案管理的意識(shí)，讓他們?cè)谌粘５臋n案管理工作之中能夠運(yùn)用更加合適的方法進(jìn)行工作，從它的存在的問(wèn)題、重要性以及對(duì)它的思考進(jìn)行分析。

一、基層部門(mén)的工作人員進(jìn)行日常的資料管理時(shí)存在的問(wèn)題

基層部門(mén)在對(duì)日常的資料進(jìn)行管理的時(shí)候，主要出現(xiàn)的問(wèn)題有兩種：一種是工作人員進(jìn)行工作的時(shí)候沒(méi)有保存資料的意識(shí)。上級(jí)有的時(shí)候會(huì)讓下級(jí)部門(mén)準(zhǔn)備各種各樣材料，但是這些材料很少會(huì)再保留一份在本部門(mén)，所以很多時(shí)候，當(dāng)需要這些材料進(jìn)行工作的時(shí)候，要么去上級(jí)部門(mén)查詢(xún)，這樣會(huì)使得工作不僅被動(dòng)而且耽誤時(shí)間；要么只能依靠記憶重新進(jìn)行尋找資料，這樣也會(huì)耽誤一些時(shí)間，還有可能造成一定的失誤。還有一種是對(duì)資料的管理雜亂無(wú)章，雖然有一些部門(mén)知道要對(duì)用過(guò)的資料進(jìn)行再次保存，但是這些資料并沒(méi)有進(jìn)行很好地管理，它們被雜亂無(wú)章地堆積起來(lái)，沒(méi)有按照時(shí)間或者是類(lèi)型順序進(jìn)行分類(lèi)整理，所以當(dāng)我們需要這些材料的時(shí)候，只能夠沒(méi)有目的的隨便翻找，這樣不僅會(huì)浪費(fèi)工作時(shí)間，還會(huì)增加額外的工作，造成不必要的麻煩。

二、基層部門(mén)的工作人員要明白資料管理意識(shí)的重要性

現(xiàn)在我國(guó)的基層部門(mén)進(jìn)行資料管理的時(shí)候存在一系列問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在與基層工作人員缺乏對(duì)資料進(jìn)行管理的意識(shí)和進(jìn)行資料管理的方法并不恰當(dāng)有一定的關(guān)系，這些問(wèn)題的存在會(huì)對(duì)基層部門(mén)的日常工作主要造成兩方面的影響。一方面是會(huì)對(duì)基層部門(mén)工作的效率和質(zhì)量造成影響，這對(duì)部門(mén)和單位進(jìn)行評(píng)估和檢查時(shí)并不有利。檔案具有兩種功能，分別是參考和憑證，在日常的工作之中也會(huì)形成一些文書(shū)材料，這些材料雖然還并不是檔案，但是在實(shí)際中，它們也具有參考和憑證的作用，這對(duì)于基層部門(mén)和單位正常進(jìn)行日常的工作十分重要。還有就是日常工作中形成的各種文件、數(shù)據(jù)信息和工作記錄等資料，如果沒(méi)有受到很好的保管，一旦有類(lèi)似的工作需要借用和參考的時(shí)候就沒(méi)有資料，這會(huì)對(duì)工作的正常進(jìn)行產(chǎn)生影響。比如說(shuō)，我曾經(jīng)進(jìn)行過(guò)有關(guān)醫(yī)療的工作，一般會(huì)進(jìn)行周期性的定期的登記復(fù)評(píng)，這是對(duì)醫(yī)院的質(zhì)量、管理等各個(gè)方面進(jìn)行全面的有效的評(píng)估，這要求那些日常工作之中的材料必須要完整、真實(shí)，還要保證這些資料的完整性。尤其是完整性，如果資料并不是很完整的話，那么會(huì)對(duì)醫(yī)院復(fù)評(píng)的順利進(jìn)行，產(chǎn)生一定影響。另一方面會(huì)從源頭上影響進(jìn)行部門(mén)歸檔的工作的質(zhì)量?；鶎硬块T(mén)每年都需要進(jìn)行檔案的歸檔工作，在這項(xiàng)工作中，檔案室要按照規(guī)定的歸檔要求和范圍，將應(yīng)該歸檔的文件進(jìn)行整理和歸檔。但是由于很多基層部門(mén)的員工并沒(méi)有做過(guò)相關(guān)方面的培訓(xùn)，他們普遍地缺乏進(jìn)行檔案管理的意識(shí)和常識(shí)，這就直接導(dǎo)致基層部門(mén)的檔案管理和歸檔的工作的質(zhì)量并不是特別高。一般情況下，如果部門(mén)或工作人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，那么他們會(huì)按照檔案室的要求進(jìn)行歸檔管理，責(zé)任心更強(qiáng)的還會(huì)與檔案室進(jìn)行溝通，將那些更加有價(jià)值的材料進(jìn)行歸檔；如果基層部門(mén)缺乏工作經(jīng)驗(yàn)以及相關(guān)的修養(yǎng)和責(zé)任心，就只會(huì)中規(guī)中矩的完成任務(wù)，有的甚至完成不了這些工作。更為重要的是，有些基層部門(mén)不具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這就導(dǎo)致，他們并不知道什么哪些材料是需要進(jìn)行歸檔的，哪些材料是并不需要的，這很容易造成有價(jià)值材料的丟失，還容易使得工作人員做一些無(wú)用功，浪費(fèi)時(shí)間和精力。

三、對(duì)于基層部門(mén)的工作人員進(jìn)行檔案管理和歸檔工作的思考

（一）基層部門(mén)的工作人員要建立新的檔案管理的理念

基層部門(mén)的工作人員應(yīng)該樹(shù)立以自己為中心的檔案管理理念。進(jìn)行立卷以及歸檔管理的原則是“以自己為主”，即基層部門(mén)在進(jìn)行日常的工作之中，要對(duì)這之中形成的各種資料，及時(shí)并且主動(dòng)地整理以及對(duì)這些資料進(jìn)行合理的分類(lèi)，這樣才會(huì)使得以后有需要的時(shí)候，方便查找。“以自己為主”的理念在進(jìn)行歸檔工作時(shí)候時(shí)是十分重要的，可以說(shuō)它是決定能否做好基層部門(mén)日常工作的資料的歸檔的關(guān)鍵。

（二）基層部門(mén)的工作人員要形成對(duì)日常工作之中形成的材料進(jìn)行分類(lèi)管理的習(xí)慣

基層部門(mén)的工作人員要對(duì)在日常工作之中形成的材料進(jìn)行科學(xué)的管理和分類(lèi)。在進(jìn)行資料的分類(lèi)哈管理的時(shí)候，主要有兩種方法，一種是按照當(dāng)時(shí)的問(wèn)題類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，還有一種就是按照時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)管理。如果基層部門(mén)的材料比較少的話，那么也可以將兩種方法結(jié)合一起，先按照問(wèn)題將材料進(jìn)行分類(lèi)，然后按照年度和事件在進(jìn)行分類(lèi)，那樣就可以按照年度進(jìn)行查找，會(huì)更加方便。以醫(yī)院的一個(gè)部門(mén)的材料分類(lèi)來(lái)說(shuō)，可以先按照問(wèn)題將這些材料分類(lèi)放在盒子里，問(wèn)題可以分為行政、教學(xué)、黨務(wù)等，然后再按照檔案管理規(guī)定的“一級(jí)類(lèi)目”和“二級(jí)類(lèi)目”進(jìn)行更加精細(xì)的分類(lèi)，在行政這一類(lèi)材料之中還可以按照材料的類(lèi)型進(jìn)行進(jìn)一步的分類(lèi)。然后再按照年度進(jìn)行分類(lèi)，每一年的材料歸檔在一起，不僅方便查找，而且還可以為下一年的歸檔工作提供一個(gè)參考。

（三）利用科技將紙質(zhì)版材料變?yōu)殡娮影?/h3>

做好紙質(zhì)版和電子版兩種材料進(jìn)行保存。這要求做電子版的保存的時(shí)候要將紙質(zhì)版材料所在位置與電子版之中材料對(duì)應(yīng)的位置一一對(duì)應(yīng)，同一份材料可以用文件名進(jìn)行一定的區(qū)分。這樣的話，不僅方便進(jìn)行查找，還方便保存。此外，專(zhuān)業(yè)的GD2000 檔案管理軟件也可以幫助基層部門(mén)的工作人員快速地進(jìn)行歸檔工作。

結(jié)語(yǔ)

為了提高基層部門(mén)進(jìn)行檔案管理工作的效率和質(zhì)量，必須要加強(qiáng)對(duì)于基層部門(mén)的工作人員的檔案管理的意識(shí)的培養(yǎng)，這樣會(huì)使得日常的工作更加有秩序，還可以從源頭上解決基層部門(mén)的歸檔質(zhì)量的問(wèn)題。所以高層必須要重視這一方面的培養(yǎng)，這是一項(xiàng)使得基層部門(mén)工作人員事半功倍并且工作質(zhì)量提高的工作。