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如何提升辦公室檔案管理工作效率

2018-04-08 09:08厚一虎
魅力中國 2018年50期
關(guān)鍵詞:工作效率提升

厚一虎

摘要:檔案管理工作與辦公室其他工作是相互影響的,辦公室檔案管理工作在單位的發(fā)展歷程中占據(jù)非常重要的地位。由于檔案管理工作比較復(fù)雜,檔案管理要根據(jù)實(shí)際情況,加強(qiáng)各方面知識的積累,加強(qiáng)對檔案管理人員各方面知識的培訓(xùn),應(yīng)用信息技術(shù),加大對檔案管理工作的指導(dǎo),提高對檔案管理工作的認(rèn)識,從而提高工作效率,體現(xiàn)檔案的重要價值。

關(guān)鍵詞:提升;辦公室檔案管理;工作效率

一、必要性

辦公室檔案管理工作對于資料的收集和保存、客觀記錄事物發(fā)展具有很重要的紀(jì)念作用,并且具備查詢功能。傳統(tǒng)的檔案管理查詢需要多重步驟,兼以檔案的種類相當(dāng)復(fù)雜,紙質(zhì)檔案所占區(qū)域大,不利于檔案管理工作的開展,檔案的管理人員也不容易很好地做好管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作形式影響員工的工作熱情,工作效率低下,工作方式落后,管理意識薄弱,對于檔案工作的發(fā)展有很大影響,部分辦公室檔案管理工作仍然采用業(yè)務(wù)部門的工作思路和方法。加強(qiáng)對辦公室檔案工作的管理,就保證了單位的未來的發(fā)展。為了提高檔案管理工作的效率,在檔案管理中可以運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行工作,不僅節(jié)約場地,也能提高資料的查詢效率,同時制定查詢權(quán)限, 才能夠保障檔案的隱私性。

二、提升辦公室檔案管理工作效率措施

(一)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

想要做好辦公室檔案管理工作,就需要工作人員和部門領(lǐng)導(dǎo)人員都充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,使用多種有效手段來加強(qiáng)事業(yè)單位的現(xiàn)代化檔案管理模式宣傳力度,讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都能夠認(rèn)識到提升檔案管理工作的效率對于單位整體工作發(fā)展起到的積極影響。要積極提升辦公室檔案管理工作的重視程度,讓所有工作人員都能夠積極參與到工作改革中來,建立起激勵機(jī)制,促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。辦公室當(dāng)中的檔案管理工作人員需要跟隨社會發(fā)展趨勢,根據(jù)工作需求不斷地提升自身檔案管理意識和相關(guān)法律意識,尤其是需要加強(qiáng)工作人員自身的保密意識,在工作中能夠樹立起正確的檔案管理觀念。工作人員要積極參與檔案管理工作培訓(xùn),掌握更多的檔案管理工作技能,提升自身工作素質(zhì)水平,從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,增強(qiáng)自己對于工作的責(zé)任意識。

(二)加強(qiáng)檔案管理信息化發(fā)展

在信息技術(shù)時代,管理信息化成為辦公室檔案管理的一個必然趨勢,而且是未來的發(fā)展趨勢。為了順應(yīng)時代的特征,在檔案管理過程中要不斷研究信息化管理方法。首先,要加強(qiáng)對檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善。在檔案管理信息化發(fā)展過程中,必須要配備專門的計算機(jī)設(shè)備、信息管理系統(tǒng)等,為檔案信息化管理奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。其次,要加強(qiáng)對信息化管理技術(shù)的推廣,在醫(yī)院發(fā)展過程中,要加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的完善,并且加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育,從信息化技術(shù)培訓(xùn)以及職業(yè)道德素養(yǎng)等方面著手進(jìn)行教育,提高檔案管理人員對新技術(shù)和新設(shè)備的應(yīng)用能力,對于錄入檔案管理信息系統(tǒng)中的各種檔案資料,必須對檔案模式進(jìn)行規(guī)范,醫(yī)院要進(jìn)一步對檔案資源的格式進(jìn)行統(tǒng)一,使得檔案管理工作按照要求進(jìn)行,不斷提高檔案管理水平。

(三)確保管理制度執(zhí)行

單位在對辦公室檔案管理技術(shù)和制度進(jìn)行了大幅度修改后,必須強(qiáng)調(diào)其執(zhí)行力, 不僅要加強(qiáng)對檔案管理部門的管理方面的培訓(xùn),還要加強(qiáng)對管理人員工作經(jīng)驗(yàn)的培訓(xùn),管理人員要執(zhí)行檔案管理制度,就要建立適當(dāng)?shù)莫剳椭贫龋哟髮n案管理工作的落實(shí)情況的監(jiān)管。管理人員要根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況,更新工作理念,對照先進(jìn)的管理模式和對相關(guān)法律法規(guī)的了解,創(chuàng)新管理機(jī)制, 積極參與單位組織的相關(guān)培訓(xùn)和講座。單位要設(shè)置專門的檔案管理的崗位,積極招聘專業(yè)人員,在今后的工作中要保證信息保密性,做好相應(yīng)的技術(shù)設(shè)計。

(四)培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

檔案管理必須要有專業(yè)化人才,懂檔案管理工作,又具有高素質(zhì)信息技術(shù)水平的人才是未來檔案管理行業(yè)缺乏的專業(yè)性人才。在信息時代背景下,辦公室檔案管理需要專業(yè)的信息化技術(shù)人才,所以在發(fā)展過程中,必須要建立一支專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先,要招聘更多檔案管理人員。一方面積極加強(qiáng)對檔案管理工作的重視,另一方面要著手建立檔案管理隊(duì)伍,與高校合作,招聘更多專業(yè)人員開展檔案管理工作,尤其是針對當(dāng)前辦公室檔案管理人員缺乏的問題,要開展與高校的合作,從高校招聘更多檔案管理專業(yè)的學(xué)生,充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。其次,要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育。在日常檔案管理過程中,加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)水平教育,對檔案管理人員的教育主要是從技術(shù)教育、管理技能教育、職業(yè)道德素養(yǎng)教育等方面著手。技術(shù)教育和管理技能教育是為了培養(yǎng)檔案管理人員的技術(shù)技能水平,使其掌握檔案管理的基本要求、基本方法,并且對新技術(shù)新系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí),提高檔案管理水平。職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)教育主要是對檔案管理人員進(jìn)行思想道德教育,提高其責(zé)任意識、使命意識,加深對檔案管理的認(rèn)識,并且能夠在工作中保持良好的責(zé)任意識,完成檔案管理的相關(guān)任務(wù)。

(五)加強(qiáng)無紙化檔案的建設(shè),提高檔案的利用價值

引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù),開展檔案管理無紙化歷程,培養(yǎng)專業(yè)人員開展無紙化工作,建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫,做好檔案收集、儲存和查詢功能,減少檔案的丟失和破損現(xiàn)象,提高檔案的查詢效率,使查詢工作更加方便快捷,從而提高檔案的利用率。

結(jié)束語

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了社會各個行業(yè)的進(jìn)步和變革,以往檔案管理的方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)?shù)男枨?,辦公室檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn),要求辦公室檔案管理的效率的提高,辦公室檔案主要包括上級下達(dá)的各種文件和材料,以及其他單位與本單位的溝通。檔案管理質(zhì)量低下,會對單位的工作效率有一定影響,提高檔案管理工作效率,對辦公室檔案管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)管理,對提高辦公室的管理工作做出有利影響。綜上所述,以上內(nèi)容就是對提升辦公室檔案管理工作效率的論述。

參考文獻(xiàn)

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