黃 林，羅 祾，李 敏，陳雪萍

(1.國(guó)網(wǎng)上海市電力公司電力科學(xué)研究院，上海 200437；2.國(guó)網(wǎng)上海市電力公司，上海 200122)

檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮著的重要作用。傳統(tǒng)檔案管理采用人工管理方式，存在工作量大、效率低、存在查找、盤(pán)點(diǎn)困難、過(guò)期檔案管理滯后，以及對(duì)檔案更深層次利用困難等問(wèn)題。數(shù)字檔案館增加了傳統(tǒng)檔案固有的載體數(shù)量，增加了使用壽命和利用范圍，使檔案信息以數(shù)字形態(tài)存儲(chǔ)、傳播與利用。

新一代智慧檔案館可以利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的管、存、用的全業(yè)務(wù)流程管理，具有溝通感知智慧化、資源管理智能化、建筑設(shè)施智慧化、服務(wù)創(chuàng)新智慧化等特點(diǎn)。智慧檔案館利用智能分析決策算法數(shù)據(jù)分析對(duì)海量檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，可實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)體由被動(dòng)接受檔案管理系統(tǒng)的管理狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)向系統(tǒng)傳輸管理數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案的全面感知和實(shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面感知、互聯(lián)互通、高效利用。

根據(jù)國(guó)網(wǎng)上海市電力公司“建設(shè)世界一流電網(wǎng)”和“建設(shè)國(guó)際一流企業(yè)”的企業(yè)愿景和發(fā)展目標(biāo)，按照國(guó)網(wǎng)公司檔案館建設(shè)“大檔案、大資源、大文化、大平臺(tái)”發(fā)展目標(biāo)要求，國(guó)網(wǎng)上海市電力公司將運(yùn)用最新的物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)建設(shè)集網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化為一體的新一代智慧化檔案館。檔案館建設(shè)以建設(shè)中央企業(yè)一流檔案館為目標(biāo)，將建成高水平的重要檔案保管中心，檔案信息資源數(shù)據(jù)中心，檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)中心，企業(yè)形象和社會(huì)責(zé)任展示窗口，切實(shí)維護(hù)上海電力豐富的檔案信息資源，并通過(guò)深層次的開(kāi)發(fā)利用為電力發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

1 智慧檔案館建設(shè)架構(gòu)

國(guó)網(wǎng)上海市電力公司智慧檔案館建設(shè)包括檔案室硬件設(shè)施和檔案智能管理系統(tǒng)。檔案智能管理系統(tǒng)包括檔案庫(kù)房環(huán)境智能化管理、檔案實(shí)體管理系統(tǒng)、檔案信息管理等。通過(guò)軟硬件設(shè)備集成，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房和檔案實(shí)體智能化管理。

檔案庫(kù)房環(huán)境智能化管理系統(tǒng)，突出檔案庫(kù)房檔案安全保護(hù)的“八防”(即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲(chóng)等)要求，使得檔案庫(kù)房安全保護(hù)由被動(dòng)人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理的轉(zhuǎn)變。檔案實(shí)體管理利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、條形碼、RFID射頻標(biāo)簽等信息存儲(chǔ)管理設(shè)備組成的標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)軟硬件集成，實(shí)現(xiàn)從檔案的采集、歸檔、入盒、上架、借閱、銷(xiāo)毀的閉環(huán)管理，同時(shí)在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄完整過(guò)程，實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理。方便工作人員查找檔案，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

2 RFID在智慧檔案館中的功能應(yīng)用

無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)(Radio Frequency Identification，簡(jiǎn)稱(chēng)RFID)是一種無(wú)線電應(yīng)用技術(shù)，廣泛的應(yīng)用于在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。其工作原理為每一個(gè)物品設(shè)置一個(gè)唯一的射頻ID標(biāo)簽，標(biāo)簽具有自己獨(dú)特的磁簽名。該簽名可通過(guò)RFID讀取器提取，其不但是唯一的，而且可以顯示標(biāo)記產(chǎn)品的位置，從而實(shí)現(xiàn)在非接觸狀態(tài)下對(duì)目標(biāo)進(jìn)行定位和跟蹤以及目標(biāo)信息的數(shù)據(jù)讀寫(xiě)，可以在非視距范圍內(nèi)完成移動(dòng)目標(biāo)識(shí)別、多目標(biāo)識(shí)別、定位和長(zhǎng)期跟蹤。RFID技術(shù)具有體積小，容量大，可重復(fù)使用，非接觸式數(shù)據(jù)采集，抗污染能力強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)。

通過(guò)RFID標(biāo)簽、RFID通道門(mén)、RFID工作臺(tái)、智能化檔案密集柜、數(shù)據(jù)采集終端、掃描儀等等信息存儲(chǔ)管理設(shè)備組成的標(biāo)準(zhǔn)智能檔案庫(kù)房，配合檔案管理系統(tǒng)，信息化管理檔案的借閱、歸還、查找、盤(pán)點(diǎn)等工作，實(shí)現(xiàn)歸檔、入盒、上架、借閱、銷(xiāo)毀的閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的管理。不僅提高檔案盤(pán)點(diǎn)及排架整理的效率，降低管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，還實(shí)現(xiàn)檔案的快速、精準(zhǔn)定位，加強(qiáng)檔案實(shí)體監(jiān)控，提升檔案服務(wù)水平。

RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲(chǔ)媒介，粘貼在檔案盒(袋)上，通過(guò)讀寫(xiě)設(shè)備在RFID芯片中寫(xiě)入并存儲(chǔ)檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還記錄。通過(guò)智能密集架紅外定位感應(yīng)以及RFID掃描，可自動(dòng)識(shí)別的檔案實(shí)體，識(shí)別具體的檔案盒編號(hào)、顯示存儲(chǔ)位置等，從而在進(jìn)行檔案的上架、借閱、歸還、盤(pán)點(diǎn)等作業(yè)時(shí)方便快捷地定位具體檔案，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的可視化、動(dòng)態(tài)化管理，具有儲(chǔ)位分配、儲(chǔ)位信息管理的功能。

在位監(jiān)測(cè)：使檔案管理人員能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控解密集柜中的盒位狀態(tài)。RFID配合紅外定位技術(shù)對(duì)實(shí)體檔案的在位監(jiān)測(cè)唯一性進(jìn)行智能判斷預(yù)警作用。多功能智能密集架在每個(gè)倉(cāng)位上都安裝了紅外感應(yīng)器，實(shí)現(xiàn)對(duì)密集架倉(cāng)位的實(shí)時(shí)監(jiān)控，判斷倉(cāng)位上是否有物體的狀態(tài)變化。并通過(guò)集成的RIFD讀取設(shè)備，進(jìn)一步的檢測(cè)庫(kù)位物體的具體屬性，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的唯一性判。若未經(jīng)授權(quán)的實(shí)體檔案離開(kāi)庫(kù)位后，系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)產(chǎn)生報(bào)警，告知檔案管理人員對(duì)非法離位的實(shí)體檔案進(jìn)行管理。

錯(cuò)位提醒：通過(guò)對(duì)放入檔案盒的RFID標(biāo)簽識(shí)別，判斷檔案盒是否放置在正確的層位。檔案管理員在進(jìn)行實(shí)體檔案上架工作時(shí)出現(xiàn)工人失誤，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別，對(duì)放錯(cuò)層位的實(shí)體檔案進(jìn)行報(bào)警，提醒檔案管理將實(shí)體檔案放入正確的層位已經(jīng)庫(kù)位。

層位識(shí)別：當(dāng)有檔案盒被取出或放入盒位時(shí)，實(shí)時(shí)讀取檔案盒上的標(biāo)簽信息，獲取此檔案盒的相關(guān)信息。對(duì)任意取出或放入盒位的檔案盒，實(shí)時(shí)讀取檔案盒上的標(biāo)簽信息識(shí)別此檔案盒取出或放入的層位。

3 基于RFID技術(shù)的檔案管理流程

上海市電力公司基于RFID技術(shù)結(jié)合檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)原有的檔案分類(lèi)編碼、入庫(kù)上架、盤(pán)點(diǎn)、銷(xiāo)毀、庫(kù)房安全管理等管理流程進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)檔案流通的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。該系統(tǒng)以RFID作為檔案數(shù)據(jù)記錄載體，對(duì)檔案流通的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，取代原有的紙質(zhì)工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，提高了檔案業(yè)務(wù)管理水平，減少差錯(cuò)率，降低了人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，增加了檔案安全性，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式。

3.1 檔案編目

當(dāng)檔案資料送入檔案室后，檔案管理人員要對(duì)檔案資料進(jìn)行掃描，同時(shí)將掃描件上傳檔案數(shù)據(jù)中心，然后對(duì)新的檔案袋或檔案盒進(jìn)行編碼申請(qǐng)后，通過(guò)射頻標(biāo)簽打印機(jī)打印出來(lái)粘貼到檔案袋或檔案盒上面，在檔案管理系統(tǒng)中將檔案資料與檔案袋編碼綁定后進(jìn)行數(shù)據(jù)保存，以后當(dāng)掃描到一個(gè)檔案袋標(biāo)簽時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)搜索出該檔案袋內(nèi)包含的所有的相關(guān)信息。

編目好的檔案袋裝入檔案盒，然后檔案盒上面粘貼標(biāo)簽信息，將檔案盒放到RFID工作平臺(tái)后讀取檔案袋和檔案盒標(biāo)簽信息進(jìn)行綁定，數(shù)據(jù)上傳檔案數(shù)據(jù)中心。

3.2 入庫(kù)上架

通過(guò)智能密集架紅外定位感應(yīng)以及RFID掃描，檔案管理人員將檔案盒放入到智能檔案架空閑位置后，柜體RFID掃描識(shí)別檔案盒，語(yǔ)音提示“存檔成功”，如果驗(yàn)證不通過(guò)，提示“存檔失敗”，同時(shí)指示燈報(bào)警；存檔成功后智能密集架自動(dòng)記錄檔案盒編號(hào)與位置編號(hào)，同時(shí)上傳檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，如果是已放檔案盒取下后重新放檔，該檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中原有的位置記錄信息自動(dòng)進(jìn)行刷新。檔案實(shí)體信息的記錄為實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體的可管理性，為檔案的精準(zhǔn)定位打下基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上可實(shí)現(xiàn)高效的檔案檢索、存取。

3.3 智能盤(pán)點(diǎn)

以往檔案盤(pán)點(diǎn)，需要檔案管理員人工查核每盒檔案所包含的檔案件數(shù)，并與表格進(jìn)行核對(duì)，對(duì)有誤的，或是缺失卷進(jìn)行標(biāo)記。再集中所有檢查結(jié)果后再與系統(tǒng)、借閱登記表等進(jìn)行核對(duì)。對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，檔案庫(kù)房存放的檔案數(shù)量都是相當(dāng)巨大的，因此這份看起來(lái)簡(jiǎn)單的工作實(shí)則工作量巨大，且容易出現(xiàn)出錯(cuò)。而利用RFID視頻識(shí)別技術(shù)結(jié)合信息系統(tǒng)，可以方便的進(jìn)行庫(kù)存檔案的盤(pán)點(diǎn)。檔案人員只需直接手持RFID采集器逐一掃描檔案盒，掃描完成后，通過(guò)計(jì)算機(jī)終端對(duì)RFID電子標(biāo)簽與檔案系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)相比對(duì)，即可輕松完成自動(dòng)盤(pán)點(diǎn)，并可自動(dòng)生成報(bào)表，而大大減輕了人工盤(pán)點(diǎn)的工作量，提高了工作效率，又保證了數(shù)據(jù)的可靠性。

3.4 查詢借閱

RFID智能化管理將檔案查找工作由以手工登記查找轉(zhuǎn)化為RFID自動(dòng)查找檔案，讓管理人員在最短的時(shí)間里找到自己需要的資源。檔案借閱、歸還進(jìn)行實(shí)名登記，及時(shí)記錄檔案出入庫(kù)情況。操作數(shù)據(jù)永久保存。

查閱檔案時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)查詢檔案的具體擺放庫(kù)位，發(fā)出出庫(kù)指令。指令傳輸至智能密集架，相應(yīng)存放位置的密集架指示燈亮起，提示檔案管理人員按指示燈指示做下架、出庫(kù)作業(yè)。如重要檔案只允許在檔案室內(nèi)查閱，不允許帶出檔案室，可以對(duì)重要檔案進(jìn)行防盜設(shè)置，利用檔案室門(mén)口RFID通道門(mén)監(jiān)控重要檔案不得離開(kāi)庫(kù)房。

當(dāng)檔案需要?dú)w還時(shí)，在檔案管理終端處讀取標(biāo)簽UID和借閱人的身份證信息，完成對(duì)檔案的借還操作。智能檔案架還具有實(shí)時(shí)在位監(jiān)控模式，如果檔案未歸還到位，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)報(bào)警。

3.5 銷(xiāo)毀管理

檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，企業(yè)會(huì)定期銷(xiāo)毀經(jīng)鑒定已失去存檔價(jià)值的、超過(guò)保管期限檔案，以減輕庫(kù)房管理壓力，提高保存檔次，優(yōu)化館藏質(zhì)量。檔案入庫(kù)時(shí)，已將保管期限作為檔案的重要屬性寫(xiě)入RFID標(biāo)簽并存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)中。管理人員隨時(shí)可以發(fā)出指令，調(diào)取所有檔案的保管期限信息，及時(shí)了解檔案的有效期情況，方便管理人員進(jìn)行檔案鑒定、銷(xiāo)毀管理。針對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，系統(tǒng)可自動(dòng)提醒檔案管理員，做出延長(zhǎng)保管期限或銷(xiāo)毀處理，并可生成檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

3.6 安全管理

所有館藏檔案均處于系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控范圍中，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，系統(tǒng)自動(dòng)及時(shí)報(bào)警。當(dāng)檔案被取出時(shí)，智能密集架捕捉到檔案取出信息，自動(dòng)與取檔指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)是未經(jīng)正常流程而發(fā)出的取檔指令，則發(fā)出異常出庫(kù)情況警報(bào)，同時(shí)檔案所在位置指示燈會(huì)閃爍報(bào)警，所在密集架主控指示燈也會(huì)閃爍報(bào)警，提醒檔案管理人員檔案出庫(kù)異常。

放置于檔案室門(mén)口的智能安全門(mén)則可對(duì)檔案拿出權(quán)限進(jìn)行安全檢測(cè)。非法帶離檔案室的檔案在通過(guò)智能安全檢測(cè)門(mén)時(shí)，檔案管理系統(tǒng)接收到智能安全檢測(cè)門(mén)發(fā)送的異常信息后立即提示報(bào)警。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)建設(shè)基于RFID的檔案館，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司檔案資源的集中管理和高效利用。通過(guò)與原有數(shù)字檔案管理系統(tǒng)集成可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、生成、歸檔、保管、更新、借閱和銷(xiāo)毀的“全過(guò)程管理”。建立智能感知的檔案館僅是智慧檔案館的第一步，隨后上海市電力公司將運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)加大對(duì)檔案利用開(kāi)發(fā)的挖掘，自動(dòng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集分類(lèi)、索引維護(hù)與數(shù)據(jù)過(guò)濾，實(shí)現(xiàn)檔案海量數(shù)據(jù)檢索與智能匹配；進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化信息共享與業(yè)務(wù)應(yīng)用，發(fā)揮檔案社會(huì)化服務(wù)，助力企業(yè)發(fā)展。

以智能化、信息化手段保障企業(yè)檔案的安全、高效和規(guī)范管理，對(duì)實(shí)體檔案實(shí)現(xiàn)流程化管理和可視化維護(hù)功能，自動(dòng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集分類(lèi)、索引維護(hù)與數(shù)據(jù)過(guò)濾，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化信息共享與業(yè)務(wù)應(yīng)用。