劉玲玲

摘 要 檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案，應由學校檔案室集中統(tǒng)一管理。加強學校檔案的科學管理，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學化和制度化。

關鍵詞 檔案管理 學校管理

中圖分類號：G463文獻標識碼：A

學校檔案室是學校的內設機構，由學校行政校長分管，日常工作由校長辦公室、教務處具體領導。檔案室負責統(tǒng)一管理全校的黨群類、行政類、教育教學類、基建類、聲象類、設備類、榮譽實物類的所有檔案。

通常我們所說的學校檔案是指法人、其他組織以及個人從事教育教學及其有關的學校建設、財務等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。加強學校檔案的科學管理，是適應學校教育改革和發(fā)展的需要，也是學校常規(guī)管理的重要內容。

1學校檔案工作的基本原則

學校檔案管理應實行“三納入”、“三同步”原則：即納入學校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計劃、納入學校管理制度、納入有關人員職責范圍。學校布置工作與提出相關文件資料的歸檔同步、檢查工作與檢查相關檔案資料同步、總結工作與相關檔案資料歸檔同步。建立、完善學校檔案信息庫，并納入校園網統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。

2檔案的收集

要按照國家、政府及教育行政部門的有著規(guī)定，把學校、各部門和師生每個人手中分散的有關教育、教學、科研、人事、行政、財務、經營等方面的文件材料及各種資料，經過挑選，集中于學檔案室統(tǒng)一管理。任何部門和個人都不得私自保存、占有、銷毀和帶走應歸檔的材料。

檔案的收集必須依法按章。要求學校的全體師生員工都要明了檔案懼和管理目的和意義，樹立檔案工作人人有責的觀念，增強檔案意識，明確工作性檔案資料與個人的學術、科技等具有知識產權的資料的區(qū)別。管理部門不應把屬于具有個人知識產權范圍的資料強行收集（個人自愿貢獻的另當別論），個人也不能把應當歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔。

檔案的收集必須建立必要的機制，對收集的范圍、對象、時限等有明確的要求，建立必要的工作制度和考核制度。

由于學校的工作條線多，歸檔資料牽涉的面也廣，檔案資料的收集要建立必要的組織網絡，有關條線和各個層面都應有相關的節(jié)點，每個節(jié)點都要有具體的責任人。

3檔案的整理

檔案的整理，是指把零散的和需要進一步條理化的檔案資料，進行基本的分類的、組合和編目，使其系統(tǒng)化、科學化。有利于檔案的保管和使用。

3.1規(guī)范分類

目前我們基礎教育范圍的學校檔案。由于以校為本自主發(fā)展的步伐加快，教育教學改革的不斷發(fā)展，改革實踐中形成的資料也必然會超出文件規(guī)定的分類范圍。因此，在改革實踐與時俱進的新時期，相關的檔案資料分類規(guī)則也必然不斷發(fā)展，各單位應該尊重這一現(xiàn)實，積極探索，同時又必須及時與上一級檔案管理部門聯(lián)系，爭取指導，服從整體調控，不各行其是。

3.2保持結構完整性

學校檔案的整理，要按照教育、教學、科研、人事、行政、財務和經營管理活動過程中所形成的檔案資料自身規(guī)律，保持其結構的完整性。

3.3保持整體系統(tǒng)性

學校檔案的整理，還要按照學校檔案的來源、時間、內容和性質等條件，保持其歷史聯(lián)系，保持其整體的系統(tǒng)性。

4檔案的立卷

為有利于學校立卷部門做好平時歸卷工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用，推行預立卷制度。學校各有關部門兼職檔案員應按預立卷類目進行材料的及時收集、積累，并定期進行整理。學校檔案室要隨時了解、督促、檢查、指導兼職檔案員做好預立卷工作。組卷必須遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互之間的有機聯(lián)系，便利于查考和利用。

5檔案的保管

為了檔案的完整和安全，工作的方便，一般應實行“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。建立檔案管理的常規(guī)工作制度。如收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等制度。建立相應的工作資料。凡不符合要求的，必須重新整理合格才能歸檔。按規(guī)定做好分類編號工作。實行計算機輔助檔案管理的，應將目錄輸入計算機，建立信息庫，實現(xiàn)檢索、統(tǒng)計的機上操作。按照檔案順序號，依次排列上架。

要定期全面檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補救措施，并報告分管領導，確保檔案安全。對到期的檔案提出銷毀或延長保管期的意見，并經學校領導批準。銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字。認真做好統(tǒng)計工作。

6檔案的開發(fā)和利用

6.1信息開發(fā)

學校要組織專業(yè)人員利用教育教學檔案編輯各種形式的教育教學參考資料和匯編，如教育教學經驗匯編、優(yōu)秀教案匯編、優(yōu)秀課件匯編、優(yōu)秀試題匯編等，為教育教學提供信息服務。檔案室要注意收集教育教學檔案的利用事例，并將典型事例匯編成冊，鼓勵和推動利用檔案為教育教學改革服務。

6.2提供利用

學校檔案室按借閱制度規(guī)定，辦理檔案的出借、查閱手續(xù)，并做好借閱記錄，對借出檔案，應定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應寫出書面報告，報校領導;學校根據(jù)情節(jié)輕重，對責任人給予必要的教育和處理。另外，檔案室應提供檢索工具，指導利用者查找檔案，并解答利用者各種有關問題。

檔案的最終目的是利用，是為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料，或進行咨詢服務。如學生的學籍檔案對招生、招工、分配、征兵等用人單位的外調，提供出有益的和高效率的服務，使學生走上新的工作崗位之前，用人單位就已掌握其在校的基本情況和特長，有利于做到人盡其用，各盡其才。

檔案工作是一項很平凡的工作，但看似平凡，卻是學校一項非常重要的基礎建設。檔案不僅保存著學校歷程的記憶和學校辦學成就的輝煌，而且，也承擔著為學校前進發(fā)展、規(guī)范管理、教育教學的推進提供保障和支撐的艱巨任務。