劉健

摘要：無論是對(duì)房產(chǎn)檔案管理的工作人員、還是房產(chǎn)單位本身而言，檔案都是極其重要的，做好檔案管理工作不僅關(guān)系到個(gè)人利益，更關(guān)系到房產(chǎn)單位的自身發(fā)展。總之，房產(chǎn)單位檔案管理工作只有切實(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，采用先進(jìn)的技術(shù)手段和高效的管理模式，才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理意義;研究

1 房產(chǎn)檔案管理的重要性

房產(chǎn)檔案管理是居民在進(jìn)行房屋交易、房產(chǎn)評(píng)估以及房產(chǎn)抵押等活動(dòng)時(shí)最重要的法律依據(jù)和憑證，并且對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)的健康發(fā)展具有重要的意義。下面我們從三個(gè)方面來探討一下房產(chǎn)檔案管理的重要性。

首先，在政府對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)進(jìn)行檢查和督導(dǎo)的過程中會(huì)將房產(chǎn)的檔案管理作為基本的判斷依據(jù)，加強(qiáng)房產(chǎn)的檔案管理工作有利于政府更加有效的對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)管，從而使政府對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)的整頓和管理更加明確和有效。

其次，當(dāng)一棟房屋的產(chǎn)權(quán)歸屬存在疑問，房產(chǎn)檔案管理就能夠?yàn)榉课莸乃袡?quán)人提供有力的法律依據(jù)，從而有效的解決因房屋產(chǎn)權(quán)而引起的紛爭(zhēng)，保障房屋權(quán)利人的合法權(quán)益，對(duì)維護(hù)社會(huì)房屋產(chǎn)權(quán)秩序和社會(huì)穩(wěn)定有著重要的意義。

最后，在居民正常的房屋交易過程中，房產(chǎn)檔案是重要的房屋產(chǎn)權(quán)資料來源和依據(jù)，良好的房產(chǎn)檔案管理能夠保障居民房屋交易秩序的正常進(jìn)行，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)中的健康發(fā)展。

2房產(chǎn)檔案管理出現(xiàn)的問題因素分析

總的看來，房產(chǎn)檔案工作是處于不斷完善的狀態(tài)，檔案的歸檔分類、裝訂質(zhì)量向便于查考利用方面發(fā)展，并逐漸開辟了新的領(lǐng)域—電子文件，但仍存在以下幾點(diǎn)有待解決的問題。

2.1檔案意識(shí)缺失

從工作實(shí)踐中體會(huì)到，檔案工作在房產(chǎn)業(yè)務(wù)工作中一直處于弱勢(shì)地位。根源在于其自身的內(nèi)向性及存放的相對(duì)隔絕性。通常只有少部分人利用，雖然與工作息息相關(guān)，但人們平時(shí)對(duì)這一客觀事物的主觀映像就不強(qiáng)烈，加上決策者、普通群眾檔案意識(shí)的缺失，認(rèn)為只要做好房產(chǎn)的流通、閱覽等服務(wù)讀者的工作就可以了，而檔案員對(duì)檔案工作宣傳又沒有力度，造成檔案工作始終囿于“需要的時(shí)候沒有不行，不需要的時(shí)候束之高閣”的怪圈。檔案人員常常處于被動(dòng)收集、整理，類似于保管員的身份。即使制定了檔案工作規(guī)范，確定了歸檔和不歸檔的范圍，但由于人們觀念上習(xí)慣于重活動(dòng)安排、重新聞通報(bào)，輕資料匯總、輕檔案保存，因此規(guī)范實(shí)行起來差強(qiáng)人意。

2.2檔案管理不規(guī)范

由于沒有規(guī)范的管理機(jī)制，造成房產(chǎn)各項(xiàng)檔案的歸檔范圍界定不明確、涵蓋面窄、保管期限不夠準(zhǔn)確。雖然原則上規(guī)定檔案要各自歸口，不能重復(fù)建檔，但實(shí)際操作中，由于無專人管理，仍然出現(xiàn)各自為營(yíng)，該歸檔的放在個(gè)人處保存，不該歸檔的重復(fù)建檔，該歸在檔案室的卻放在產(chǎn)生文件的處室，這種狀態(tài)必然導(dǎo)致檔案分散管理，使許多有價(jià)值的檔案材料嚴(yán)重流失。尤其是房產(chǎn)行業(yè)，檔案工作涉及到評(píng)估檔案，而評(píng)估檔案以業(yè)務(wù)檔案為藍(lán)本，評(píng)估組必須通過審閱房產(chǎn)各項(xiàng)工作的檔案資料來初步界定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的達(dá)標(biāo)情況，無論評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)如何確定，最終都將憑借大量的檔案材料，才能形成對(duì)一個(gè)房產(chǎn)客觀全面的估價(jià)。科學(xué)、規(guī)范的檔案管理和完整齊全的檔案材料是搞好房產(chǎn)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。

2.3檔案電子化進(jìn)程有待完善

隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案電子化進(jìn)程逐步推開，由傳統(tǒng)的手工操作步入自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化階段，借助計(jì)算機(jī)為檔案工作服務(wù)成為檔案利用的新領(lǐng)域。紙質(zhì)檔案與電子拷貝雙重備份的方式有利于房產(chǎn)檔案內(nèi)容信息的保護(hù)，同時(shí)兼?zhèn)淞穗娮訖n案特有的優(yōu)勢(shì)與作用。但這種“雙軌制”由于需要投入大量的人力物力，造價(jià)較高，除此之外，這種簡(jiǎn)單的復(fù)制沒有經(jīng)過實(shí)際運(yùn)行與處理，沒有現(xiàn)行效力及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，它的檔案屬性和證據(jù)力是不完整的，往往淪為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。同時(shí)，探索階段的電子文件管理是不完善的，缺乏可操作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保存電子文件的物理介質(zhì)有很大的不穩(wěn)定性，磁盤存儲(chǔ)空間小，磁層易損性強(qiáng)，光盤一類的介質(zhì)也只是理論壽命可達(dá)幾十年，這無疑意味著電子文件的完整保留、妥善保護(hù)等方面存在著致命的后遺癥。這些問題不解決好將會(huì)直接影響電子文件的歸檔質(zhì)量、永久保存和開發(fā)利用。隨著電子檔案網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的推進(jìn)，數(shù)字檔案信息所具有的可分離性、系統(tǒng)依賴性、易更改、易復(fù)制、易傳輸?shù)奶匦?，又?huì)給檔案信息的安全存儲(chǔ)與保管帶來新的威脅。必須經(jīng)過相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，我們才能驗(yàn)證數(shù)字化檔案是否是一種合理的選擇。

3 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的具體措施

3.1 強(qiáng)化工作人員的房產(chǎn)檔案管理意識(shí)

對(duì)于大多數(shù)的房地產(chǎn)檔案管理工作來說是比較乏味和枯燥的，再加上工作量日益繁重，對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作的重視程度不斷下降，思想意識(shí)較為淡薄，從而造成了很多房產(chǎn)檔案管理人員只是機(jī)械的重復(fù)工作，不利于房產(chǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。因此，要想提高房產(chǎn)檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，那么就必須要培養(yǎng)工作人員科學(xué)化管理房產(chǎn)檔案的思想意識(shí)，扭轉(zhuǎn)固有的不利于發(fā)展的傳統(tǒng)思想模式，建立工作人員高度的責(zé)任心和使命感，讓他們?cè)诠ぷ靼l(fā)揮工作積極性，搜集有價(jià)值的房產(chǎn)檔案資料，并根據(jù)所學(xué)知識(shí)進(jìn)行最專業(yè)合理的分類，最終進(jìn)行科學(xué)化歸檔，充分體現(xiàn)房屋產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的存在價(jià)值，有效推動(dòng)現(xiàn)代化房屋產(chǎn)權(quán)管理工作質(zhì)量和效率的提升。

3.2 提高對(duì)房地產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度

房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很高的工作，從事這項(xiàng)工作的人必須擁有熟練、扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，因此，房產(chǎn)檔案的管理階層應(yīng)該重視對(duì)工作人員專業(yè)知識(shí)水平的提高，定期對(duì)工作人員做專業(yè)化的培訓(xùn)，提高工作人員對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)，提高工作人員的專業(yè)管理能力。培訓(xùn)課程的具體內(nèi)容可以視工作人員的具體情況而定，例如，房產(chǎn)檔案管理部門可以從如何將檔案資料進(jìn)行合理化收集、整理以及歸檔等方面對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員明白在日常工作中如何對(duì)檔案作出分類和歸檔，鍛煉他們管理房產(chǎn)檔案的工作能力，減少他們?cè)诠ぷ鳟?dāng)中的失誤，從而保障房產(chǎn)檔案管理工作不出現(xiàn)任何錯(cuò)誤，這樣就可以保證房產(chǎn)檔案資料的準(zhǔn)確性和價(jià)值性。

3.3 加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的信息化應(yīng)用

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息化手段已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)方面得到了廣泛的應(yīng)用，現(xiàn)代化、信息化的房產(chǎn)檔案管理手段是當(dāng)前房屋產(chǎn)權(quán)管理工作中的必要舉措，有利于保持房產(chǎn)檔案信息的完整性，對(duì)于提高房產(chǎn)檔案管理價(jià)值上具有重要的意義，因此在房產(chǎn)檔案管理部門加強(qiáng)信息化手段的應(yīng)用，提高對(duì)檔案資料中文字、圖像、數(shù)據(jù)等信息管理水平是目前房產(chǎn)檔案管理的必要趨勢(shì)。

4結(jié)語

檔案管理是管理工作中基礎(chǔ)且重要的內(nèi)容，不僅是當(dāng)下及歷史的客觀呈現(xiàn)，同時(shí)也是后續(xù)發(fā)展的重要信息支撐。本文圍繞現(xiàn)行檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行探討，梳理了現(xiàn)行檔案管理存在的問題，提出了針對(duì)這些問題的有效建議和對(duì)策，希望給檔案管理工作者一些啟發(fā)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊揚(yáng). 濟(jì)南市事業(yè)單位檔案管理問題及對(duì)策研究[D].陜西師范大學(xué)，2018.

[2]吳洋. 機(jī)關(guān)人事檔案管理問題及對(duì)策研究[D].中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（北京），2016.

[3]王越超. 云南經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)工業(yè)園區(qū)檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究[D].云南大學(xué)，2016.

[4]王麗麗.國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策[J].中國(guó)市場(chǎng)，2015（03）：74-75.

[5]閆莉冰，趙穎，單新華.高校學(xué)生黨員檔案精致化管理的對(duì)策研究[J].中國(guó)校外教育，2014（S3）：2-3.

[6]劉艷玲. 企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理問題及對(duì)策研究[D].安徽大學(xué)，2012.

（作者單位：鶴崗市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）