王吉平

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，信息化技術(shù)的普及讓我們的生活變得越來(lái)越方便。我國(guó)事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理模式存在一定的弊端，因此如何將信息化技術(shù)應(yīng)用到目前階段事業(yè)單位的檔案管理模式中，逐漸向著信息化的方向發(fā)展，是所有單位普遍面臨的問(wèn)題?；诖?，本文主要針對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問(wèn)題、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)以及完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的對(duì)策進(jìn)行探討分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；對(duì)策；分析

前言：隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，可以說(shuō)已經(jīng)邁入一個(gè)新的時(shí)代，即信息化的時(shí)代。目前階段，各個(gè)行業(yè)想要對(duì)其工作效率進(jìn)行提高，就必須加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用，事業(yè)單位的檔案管理工作更是如此。雖然截止到目前階段，我國(guó)檔案管理領(lǐng)域的信息化建設(shè)已經(jīng)獲得了一定的成果，但是在其實(shí)際的管理工作中，仍然存在一定的欠缺。因此，事業(yè)單位的相關(guān)管理部門就需要在以后的檔案管理中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而對(duì)其工作效率進(jìn)行有效地提高。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1.1 缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才

目前在我國(guó)的事業(yè)單位普遍都存在著這樣的問(wèn)題，即缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才，因?yàn)榇蠖鄶?shù)事業(yè)單位都并沒有對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行正式的培訓(xùn)，這樣一來(lái)就極易導(dǎo)致在檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，出現(xiàn)各種人為的失誤，進(jìn)而使得經(jīng)過(guò)信息化建設(shè)之后的檔案也存在很多的錯(cuò)誤。除此之外，目前階段很多的事業(yè)單位甚至都沒有專門的人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，大部分檔案整理人員都只是從別的部門臨時(shí)抽調(diào)過(guò)來(lái)的。這樣一來(lái)很容易就會(huì)造成檔案信息化管理的過(guò)程中，很多工作無(wú)法順利進(jìn)行。

1.2 檔案信息的保存缺乏有效的措施

目前階段，很多企業(yè)在對(duì)檔案信息進(jìn)行保存時(shí)，往往缺乏行之有效的措施，造成相關(guān)的信息無(wú)法被有效地保存。雖然現(xiàn)階段的電子檔案管理已經(jīng)逐漸應(yīng)用各個(gè)企業(yè)的實(shí)際管理中，但是企業(yè)中一些絕密的檔案信息往往還不能使用電子檔案的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，為了其機(jī)密性，只能采取紙質(zhì)檔案的方式保存。除此之外，由于事業(yè)單位在檔案的信息化管理中的建設(shè)還十分落后，缺乏行之有效的管理措施，很多的電子檔案的管理制度也尚未完善，進(jìn)而就導(dǎo)致很多的檔案無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都會(huì)出現(xiàn)丟失以及損壞的現(xiàn)象[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

2.1 便于檔案資料永久保存

對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行信息化管理，將便于檔案資料永久保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理會(huì)受到很多因素的影響，如天氣原因、人為翻閱造成的損壞等等。所謂天氣原因其實(shí)就是一旦紙質(zhì)檔案造受到潮濕環(huán)境的影響，就會(huì)出現(xiàn)發(fā)霉的問(wèn)題，基本上來(lái)說(shuō)紙質(zhì)檔案都很難進(jìn)行長(zhǎng)期的保存，而且相比于電子檔案其查詢起來(lái)也更加的困難。而如果將檔案進(jìn)行信息化管理，將其存儲(chǔ)于電子磁盤中，那么這樣一來(lái)不僅可以節(jié)約大量的空間，還能進(jìn)行永久的保存，不會(huì)出現(xiàn)丟失損壞的情況。

2.2 加速了資源共享

將檔案進(jìn)行信息化管理，不僅可以對(duì)其管理效率進(jìn)行有效地提高，同時(shí)由于其是網(wǎng)絡(luò)信息的原因還可以進(jìn)行相互間的資源共享，工作人員在尋找檔案信息時(shí)，還能更加快速的進(jìn)行傳輸和瀏覽，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的問(wèn)題，打破了時(shí)間以及空間上的壁壘，促進(jìn)信息資源的開發(fā)和利用，加快了資源共享的建設(shè)進(jìn)程[2]。

3 完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案的管理人員作為企業(yè)進(jìn)行檔案管理的執(zhí)行者，其自身必須具備過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力，只有其能夠掌握專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能加快檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。因此，企業(yè)相關(guān)的管理人員必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)專業(yè)的技能知識(shí)的掌握，進(jìn)而使其認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性。只有這樣相關(guān)的才員能更好地進(jìn)行檔案的信息化管理。除此之外，事業(yè)單位還可以采取對(duì)外招聘的方式，對(duì)優(yōu)秀的檔案信息化管理人才進(jìn)行吸納，進(jìn)而打造出一支專業(yè)的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)，為企業(yè)的發(fā)展打下人才基礎(chǔ)。

3.2 做好離職交接的工作

事業(yè)單位在實(shí)際的管理過(guò)程中，應(yīng)加大對(duì)離職交接工作的重視程度，同時(shí)還要對(duì)相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善，確保單位的交接工作都能有法可依。而且一旦單位的工作人員由于一些特殊原因需要進(jìn)行離職的時(shí)候，企業(yè)應(yīng)及時(shí)地對(duì)其離崗之前的檔案交接工作進(jìn)行合理的管理，同時(shí)必要的時(shí)候還要留下其相關(guān)的聯(lián)系方式，因?yàn)橹挥羞@樣，才能夠在出現(xiàn)問(wèn)題之后及時(shí)地與一個(gè)工作人員進(jìn)行聯(lián)系溝通，進(jìn)而及時(shí)地解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。

3.3 做好檔案信息的更新管理工作

由于事業(yè)單位每天都處在不斷地變化中，因此事業(yè)單位的檔案管理工作人員就需要及時(shí)地對(duì)其相關(guān)信息進(jìn)行更新，進(jìn)而才能不斷地對(duì)檔案的信息庫(kù)進(jìn)行完善。除此之外，事業(yè)單位管理部門還要根據(jù)其發(fā)展的實(shí)際要求，對(duì)相關(guān)的檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新，淘汰那些落后的設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，進(jìn)而才能更好地進(jìn)行后續(xù)的檔案管理工作，加快事業(yè)單位的信息化建設(shè)速度，使得事業(yè)單位的檔案管理工作能夠更好地服務(wù)其自身[3]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)科技的不斷發(fā)展，事業(yè)單位在對(duì)其檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須對(duì)一些現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行有效地利用，進(jìn)而加快事業(yè)單位檔案信息化管理的建設(shè)進(jìn)程。但是在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際過(guò)程中，往往會(huì)涉及到很多復(fù)雜的因素，進(jìn)而導(dǎo)致其建設(shè)速度受到極大的影響。因此，事業(yè)單位的管理人員必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，充分的結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況，采取合理的管理方式，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013（16）.

[2]劉俊巖，彭兆偉，薛曉明.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討[J].黑龍江檔案，2013（4）.

[3]邢莎莎.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（7）.