黃路燕

摘 要：隨著時代的進步與發(fā)展，資料文案的存檔已逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案管理。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的加快，電子檔案管理逐漸被人們所重視。為此，本文首先就電子文檔的定義及其特點進行闡述，然后具體分析電子文件在醫(yī)院檔案管理中的影響，并在此基礎(chǔ)上從檔案的管理工作和理論研究兩個方面提出可行的對策，希望能產(chǎn)生積極影響。

關(guān)鍵詞：信息化；電子文檔；醫(yī)院檔案；影響；對策

自我國進入二十一世紀以來，我國電子信息技術(shù)發(fā)展迅猛。在醫(yī)院的信息化建設(shè)中，電子檔案管理工作逐漸趨向自動化、規(guī)范化、虛擬化方向改進完善，現(xiàn)已成為檔案管理和信息化建設(shè)工作中不可或缺的環(huán)節(jié)。但在具體的管理工作中，在管理及電子文檔使用的方式上存在許多的問題，并對醫(yī)院的檔案管理工作造成了直接影響，為此，本文就電子文檔在醫(yī)院的使用現(xiàn)狀及影響進行具體分析，然后提出相應(yīng)的可行性建議。

一、電子文檔的定義及其特點

電子文檔是通過計算機硬盤、磁盤以及光盤等帶有磁性的存儲物件，來記錄人們行為活動中所產(chǎn)生的文字及圖片等材料，且能夠通過計算機、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等進行傳送、檢索及使用等行為的文件。其相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其所具有的優(yōu)點有以下幾個方面：檢索便捷，可網(wǎng)絡(luò)傳輸；流通方面，能最大限度的實現(xiàn)資源共享；電子文檔所記錄的范圍不僅局限于檔案，還包括圖書、情報等其它資料；易寶存，不存在有害生物侵襲而出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象；占地面積小，節(jié)能環(huán)保。

二、電子文件對醫(yī)院檔案管理工作的影響

電子文件之所以能迅速替代紙質(zhì)檔案來記錄檔案等其它材料，這些都得益于電子文件使用帶來的便捷性，但電子檔案在使用的過程中同樣具有一定的缺陷。首先電子文件的使用必須依靠計算機等設(shè)備，這種唯一性必將對檔案管理工作的各個層面造成巨大的影響，例如檔案管理人員、檔案儲存模式、答案管理模式以及服務(wù)方式等等。

（一）對管理者的影響

首先，就檔案管理的工作人員來說，管理者必須要掌握一定的計算機技能，同時也要對電子文件的儲存和使用方式達到熟練應(yīng)用的程度，同時還要對檔案儲存載體的性能有一定的掌握，以實現(xiàn)對電子文件的永久使用與保存。

（二）對存儲環(huán)境的影響

電子文件的儲存載體是一些具有磁性的磁盤、光盤等材料，這種特殊的材質(zhì)存放與保存便對環(huán)境有一定的要求，首先要控制環(huán)境的溫濕度，其次是存放環(huán)境是能夠防靜電、方磁、防擠壓碰撞等要求。

（三）對管理方式的影響

而在電子文件的管理中，管理方式也是極為重要。雖然電子文件的管理主要依靠計算機完成，但在具體的操作中，想要實現(xiàn)電子文件的有效管理與保存，需要根據(jù)電子文件的性質(zhì)及先關(guān)要求來采取相應(yīng)的可行性方式。為此，筆者就其中主要的三個方面進行重點闡述：首先，電子文件由于傳輸快、易復(fù)制等特性，注定了電子文件在保存的過程中容易遭到攻擊、被竊取，因此，從某種程度上來說，電子文件的保存相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更難；其次，紙質(zhì)檔案由于自身的局限性，使用頻率逐漸減低，但在某些方面仍然要使用，因此，兩種檔案共存的管理模式給電子檔案的管理造成一定的影響；最后，由于電子文件使用過程中帶來的便捷性以及電子信息技術(shù)的不斷成熟與發(fā)展，為電子文件的使用提供了一個良好的發(fā)展環(huán)境，同時也解決了紙質(zhì)檔案管理中的各種不便。

（四）對服務(wù)方式的影響

電子檔案庫的建立最主要的原因便是為檢索及使用服務(wù)提供了巨大的便利，在電子信息技術(shù)的支持下，相比于傳統(tǒng)的檢索服務(wù)，電子檔案的建立給檢索服務(wù)帶來翻天覆地的變化，大大提升了檢索效率，但這種改變需要給檔案管理部門、服務(wù)對象一定的適應(yīng)期，同時也要在服務(wù)模式上做出一定的改變。

對安全性的影響

電子文件保存的安全性涉及多個方面，筆者就其中最為主要的三個方面進行具體分析：首先，由于電子文件的特殊性，可以實現(xiàn)信息與載體的分離，因此，這便給電子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性質(zhì)的保障帶來巨大影響，這也是當(dāng)下急需解決的問題；其次，電子文件的檢索與網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)都是由局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)所連接的，因此極易遭受駭客攻擊；最后，電子文件的使用設(shè)備及載體存在一定的電磁泄露問題，這也是電子文件保存安全性中重點考慮的問題。

三、對策分析

電子文件的使用雖然給人們帶來巨大的便利，但在其使用的過程中，其對檔案管理工作產(chǎn)生的影響也是各層面的，為了更好的幫助醫(yī)院進行檔案管理工作，針對電子文件的使用及檔案工作的對策進行研究是非常有必要的。

（一）檔案學(xué)理論研究角度

筆者根據(jù)多年從事相關(guān)工作的經(jīng)驗，在檔案學(xué)理論研究角度中，總結(jié)了以下兩點：首先要開拓研究實驗，擴大研究范圍，從多個學(xué)科的領(lǐng)域中去研究問題；其次便是針對檔案的一體化管理進行研究，這不只是建立一個簡單的信息共享平臺，更是醫(yī)院辦公自動化、數(shù)字檔案庫和信息化建設(shè)的關(guān)鍵。

（二）檔案管理角度

1.加強人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

首先，在醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)中，首先需要加強團隊建設(shè)。檔案管理工作需要檔案業(yè)務(wù)能力強且掌握一定的計算機技術(shù)和信息化技術(shù)的管理人才，但在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理的綜合素質(zhì)水平普遍偏低，且專業(yè)知識結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)能力還有待加強，這與信息化建設(shè)要求和標準存在一定的落差。為了更好的建設(shè)信息化檔案，各大醫(yī)院應(yīng)該注重檔案管理人員的培訓(xùn)，同時積極開展相應(yīng)的競賽與培訓(xùn)活動，從而更好的幫助團隊提升專業(yè)素質(zhì)能力，打造一支精良的信息化管理團隊。

2.加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)，努力提高服務(wù)質(zhì)量

就目前醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀來說，改進并完善檔案管理制度與流程能有效的促使檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，例如在電子文件從建立到歸檔這一系列環(huán)節(jié)中，針對其中的薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，制定完善的機制，加強員工專業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識的培訓(xùn)，這樣不能有效的提升服務(wù)質(zhì)量，還能促使檔案管理工作更加高效化。

3.加強檔案信息化應(yīng)用研究，努力探索新形勢下檔案管理工作的新模式

針對當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作的缺陷，注重電子文件的應(yīng)用與研究，結(jié)合自身實際情況，構(gòu)建一套全新的檔案管理模式是重要的。因此在電子文件的應(yīng)用與研究中，要充分掌握檔案管理軟件的使用方式，在探索全新管理模式的過程中，可以汲取國外發(fā)達地區(qū)組織機構(gòu)答案管理模式的優(yōu)點，然后在根據(jù)自身情況建立一套完善的信息管理體系。

四、結(jié)語

檔案管理工作的優(yōu)化，首先要從管理團隊的建設(shè)中出發(fā)，其次是管理模式與管理流程的改進與優(yōu)化。其次，也要注重科學(xué)理論的研究，幫助管理者更好的提升管理能力，同時幫助醫(yī)院的檔案管理模式與流程適應(yīng)時代的腳步。

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