文·張倩

高校積淀的檔案信息資源，記錄著其發(fā)展歷程的沿遷。高校檔案信息資源檢索體系是否健全，檔案信息檢索數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)能力如何，制約著檔案信息資源的開發(fā)與利用。本研究緊密依托江蘇高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件和探索經(jīng)驗(yàn)，選用IT技術(shù)發(fā)展中的優(yōu)秀成果，從特點(diǎn)要素、功能模塊的智能化改造等方面，提出了一個(gè)較為完整的模擬性解決方案，幫助解決當(dāng)前高校檔案管理機(jī)構(gòu)所面臨的一些現(xiàn)實(shí)問題，努力營(yíng)造智慧型的高校檔案信息檢索服務(wù)環(huán)境。

一、高校檔案信息檢索的主要特點(diǎn)

江蘇不僅高校多，而且類型多，辦校的歷史大多比較悠久，特別是教育的質(zhì)量、科研的能力、辦學(xué)的效益和管理工作的水平都位于全國(guó)前列?？梢哉f，江蘇高校檔案工作的發(fā)展?fàn)顩r，也是全國(guó)高校檔案整體發(fā)展的縮影?？紤]到筆者與江蘇省內(nèi)高校檔案業(yè)界的專家、學(xué)者有多年良好的合作經(jīng)歷，因而選擇江蘇省30所高校檔案館（室）進(jìn)行問卷調(diào)研，通過調(diào)研對(duì)存在的問題進(jìn)行深入、系統(tǒng)的分析研究，具體了解高校檔案信息檢索建設(shè)的現(xiàn)狀，為進(jìn)一步研究和具體工作的開展，提供第一手的數(shù)據(jù)和資料。

表1 高校檔案管理機(jī)構(gòu)調(diào)研名單

調(diào)研結(jié)果顯示，江蘇省高校檔案信息檢索的主要特點(diǎn)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

（一）檢索工作體系基礎(chǔ)較好

江蘇省高校檔案管理機(jī)構(gòu)日臻完善，館藏檔案信息資源檢索工作體系建設(shè)已成為高?，F(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。很多擁有悠久辦學(xué)歷史的高校，都已著手系統(tǒng)挖掘、開發(fā)校史文化資源，注重凝練、總結(jié)具有鮮明特色的學(xué)術(shù)傳統(tǒng)和文化氣脈，建立了形式多樣、內(nèi)涵豐富的檔案信息資源檢索體系，不僅擁有黨政管理、教學(xué)、科研、基建、聲像、會(huì)計(jì)、設(shè)備、實(shí)物等多門類檔案信息資源檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，還有名人全宗、口述校史訪談錄、特色學(xué)科檔案信息資源檢索數(shù)據(jù)庫(kù)等。

（二）檢索服務(wù)平臺(tái)初具雛形

江蘇省高校檔案管理機(jī)構(gòu)十分重視提升檔案管理信息化水平，開發(fā)與應(yīng)用檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)平臺(tái)的步伐明顯加快。據(jù)30家調(diào)查樣本反映：設(shè)立檔案檢索利用閱覽場(chǎng)所及設(shè)備的已占77%；檔案網(wǎng)站上有檢索端口的占66%；檔案檢索系統(tǒng)屬于B/S體系結(jié)構(gòu)的占60%、C/S體系結(jié)構(gòu)的占26%、單機(jī)版的占10%；建立檔案檢索相關(guān)規(guī)章制度的占47%；有檔案檢索相關(guān)智能技術(shù)開發(fā)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的占30%。調(diào)研訪談中還發(fā)現(xiàn)，很多高校檔案館都在積極轉(zhuǎn)變角色，努力爭(zhēng)當(dāng)高校信息資源的整合者、組織者，不僅將檔案工作融于教學(xué)、研究和社會(huì)服務(wù)之中，還積極響應(yīng)大學(xué)變革之需，充分應(yīng)用檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)平臺(tái)，大力發(fā)揮高校檔案“存史、資政、育人”的重要作用，通過不斷創(chuàng)新贏得自身地位。

（三）檢索技術(shù)應(yīng)用得到重視

為提升檔案信息資源開發(fā)利用水平，江蘇省一些高校已在研發(fā)和應(yīng)用檔案信息智能檢索技術(shù)方面進(jìn)行了積極探索。據(jù)30家調(diào)查樣本反映：可進(jìn)行文本類檔案語義檢索的占63%，有的高校檔案管理機(jī)構(gòu)已采用檔案RFID檢索、云計(jì)算檢索等先進(jìn)技術(shù)。如：南京大學(xué)檔案館積極引入云計(jì)算技術(shù)的建立“云檔案平臺(tái)”，配備了服務(wù)器和站點(diǎn)，不僅能夠使用自然語言進(jìn)行標(biāo)引和查詢，而且可以運(yùn)用文本檔案語義檢索、檔案?jìng)€(gè)性化檢索等方法進(jìn)行檢索。又如：東南大學(xué)檔案館使用專用服務(wù)器（HPML350），自主研制了網(wǎng)絡(luò)版“聲像檔案管理系統(tǒng)”，建立了網(wǎng)絡(luò)化實(shí)時(shí)歸檔與查詢（檢索）平臺(tái)、檔案館SAN系統(tǒng)，使服務(wù)器和管理（檢索）系統(tǒng)的安全性、訪問速度和可靠性大為提高。再如：南京藝術(shù)學(xué)院綜合檔案室主持的《檔案信息智能檢索模式研究》不僅獲得了江蘇省檔案科技項(xiàng)目立項(xiàng)，而且在檔案信息智能檢索技術(shù)應(yīng)用的實(shí)證探索方面積累了一定的知識(shí)儲(chǔ)備。還如：南京中醫(yī)藥大學(xué)檔案館準(zhǔn)備應(yīng)用基于web2.0的智能檢索技術(shù)，引進(jìn)新的檔案檢索軟件，希望通過軟件自帶檢索工具實(shí)現(xiàn)檔案的分類別、分詞段的各種檢索。

（四）檢索管理制度基本完善

二、檔案信息檢索系統(tǒng)功能模塊的智能化改造

一個(gè)完整的信息檢索系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)必備以下六個(gè)功能模塊：文獻(xiàn)與數(shù)據(jù)選擇與采集子系統(tǒng)、詞表子系統(tǒng)、標(biāo)引子系統(tǒng)、建庫(kù)子系統(tǒng)、系統(tǒng)-用戶接口子系統(tǒng)、提問處理子系統(tǒng)。[1]這六大功能模塊，主要是針對(duì)傳統(tǒng)信息檢索系統(tǒng)而設(shè)計(jì)布局的，不具備檔案信息智能處理的相關(guān)功能。因此，必須充分運(yùn)用各類智能技術(shù)，對(duì)原有數(shù)字檔案館信息管理平臺(tái)進(jìn)行智能化改造。改造重點(diǎn)主要是三個(gè)部分：一是建立智能人機(jī)接口功能模塊。這是利用與系統(tǒng)之間的“通道”。二是建立知識(shí)庫(kù)功能模塊。這是智能檢索系統(tǒng)的“資源庫(kù)”。三是建立文本處理功能模塊。這是計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理自然語言形式的文本輸入“轉(zhuǎn)換器”。通過智能化改造，形成實(shí)體檢索與內(nèi)容檢索的立體檢索結(jié)構(gòu)，使系統(tǒng)一定程度上可實(shí)現(xiàn)智能訪問不同載體檔案信息的集成化運(yùn)作。

（一） 智能人機(jī)接口建設(shè)

在B/S智能集成的結(jié)構(gòu)設(shè)置下，用戶端只要通過Web瀏覽器即可進(jìn)入系統(tǒng)的檢索入口。但檢索入口要想具有人機(jī)交互的智能特性，則需提供四個(gè)方面的技術(shù)支撐條件：一是設(shè)計(jì)的檢索接口必須簡(jiǎn)潔、直觀，界面清爽、一目了然，并擁有可視化的界面和自然語言處理能力。如：讓檢索檔案信息像使用Google、百度等流行的商業(yè)搜索引擎一樣容易。二是必須有多種登錄方式供用戶選擇。除了采用普通的賬號(hào)方式，還應(yīng)增加具有智能特性的接口。如：增加語音識(shí)別接口、聲紋識(shí)別接口、二維碼掃碼接口、射頻識(shí)別接口等。三是為用戶創(chuàng)建個(gè)性化查詢“標(biāo)識(shí)”。如：根據(jù)每個(gè)用戶的需要，定制其專屬的個(gè)性化搜索引擎。四是實(shí)現(xiàn)用戶知識(shí)管理和需求分析，將用戶的檢索提問作為詞匯收集的來源，增加檢索入口，提高系統(tǒng)易用性。

（二）檔案知識(shí)庫(kù)建設(shè)

所謂“知識(shí)庫(kù)”，是指檔案信息檢索系統(tǒng)所需各類知識(shí)的智能數(shù)據(jù)庫(kù)。它與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)不同的性能區(qū)別主要在于：知識(shí)庫(kù)是在數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，通過對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度語義分析、自動(dòng)標(biāo)引等技術(shù)處理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)原始檔案信息中的知識(shí)進(jìn)行揭示和表達(dá)。

知識(shí)庫(kù)的資源儲(chǔ)備和結(jié)構(gòu)優(yōu)化程度決定著系統(tǒng)檢索能力的高低。因此，在建立知識(shí)庫(kù)之前，必須根據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)已有的基礎(chǔ)條件和庫(kù)藏的知識(shí)資源狀況來科學(xué)設(shè)計(jì)知識(shí)庫(kù)結(jié)構(gòu)。借鑒相關(guān)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，在建設(shè)高校檔案信息智能檢索服務(wù)平臺(tái)的初級(jí)階段，我們應(yīng)當(dāng)先易后難地來建立“高校檔案知識(shí)庫(kù)”。

1.構(gòu)建用戶知識(shí)庫(kù)。建立用戶知識(shí)庫(kù)，既是系統(tǒng)自動(dòng)生成查詢與反饋對(duì)接機(jī)制的內(nèi)在要求，也是增強(qiáng)系統(tǒng)對(duì)用戶查詢?cè)~匯辨認(rèn)與理解能力的重要手段?？少Y借鑒的應(yīng)用實(shí)例：一是建立用戶模型庫(kù)，通過統(tǒng)一的檢索服務(wù)平臺(tái)對(duì)用戶注冊(cè)信息進(jìn)行智能分析。即：待用戶完成登錄后，系統(tǒng)在對(duì)用戶身份信息進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)用戶的研究領(lǐng)域、研究偏好與用戶輸入的關(guān)鍵詞等信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，而后通過自動(dòng)記錄和分析用戶的檢索需求來建立用戶檔案庫(kù)（存貯用戶的基本資料、訪問記錄、訪問行為、興趣偏好等）。二是建立用戶需求類型庫(kù)，通過統(tǒng)一的檢索服務(wù)平臺(tái)對(duì)用戶檢索需求信息進(jìn)行智能分析。即：按高校檔案用戶檢索需求的性質(zhì)，將其分為“學(xué)習(xí)研究型用戶、行政管理決策型用戶、咨詢查考型用戶、休閑消遣型用戶”四大類，而后自動(dòng)錄入用戶檢索需求分類庫(kù)。三是建立用戶信息反饋庫(kù)，通過統(tǒng)一的檢索服務(wù)平臺(tái)對(duì)用戶的反饋信息進(jìn)行智能分析。即：收集、分析各類型用戶檢索需求的反饋信息，并根據(jù)用戶的反饋信息來調(diào)整、更新用戶需求庫(kù)，進(jìn)而確定檔案知識(shí)庫(kù)的資源范圍，以期達(dá)到準(zhǔn)確描述用戶需求的目的。四是建立用戶檢索特征詞典庫(kù)，通過統(tǒng)一的檢索服務(wù)平臺(tái)對(duì)用戶檢索行為的個(gè)性特征進(jìn)行智能分析。即：以賬號(hào)為“標(biāo)識(shí)”，對(duì)用戶個(gè)性化檢索行為的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并將其自動(dòng)入駐用戶檢索個(gè)性行為特征詞典，以記錄用戶的查詢蹤跡，以利在用戶再次登錄時(shí)，可迅速提供其所需的個(gè)性化檢索服務(wù)。

2.構(gòu)建檔案信息資源知識(shí)庫(kù)。建立檔案信息資源知識(shí)庫(kù)，既是充實(shí)和優(yōu)化高校庫(kù)藏信息資源的客觀需要，也是增強(qiáng)系統(tǒng)智能檢索服務(wù)能力的重要基礎(chǔ)?？少Y借鑒的應(yīng)用實(shí)例：一是建立高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)。高校檔案管理機(jī)構(gòu)可在原有庫(kù)藏檔案信息資源基礎(chǔ)上，不斷搶占先機(jī)，積極學(xué)習(xí)參照國(guó)外著名的CDR（Carolina Digital Repository）、OpenDOAR 等，依據(jù)來源原則與機(jī)構(gòu)劃分，對(duì)高校科研產(chǎn)出成果加以整合并形成檢索數(shù)據(jù)，以利逐步推進(jìn)檔案館（室）主導(dǎo)的高校機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)（Institutional Repositories，IR）建設(shè)。二是建立高校教學(xué)檔案知識(shí)庫(kù)。高校的教學(xué)檔案主要包括“學(xué)生學(xué)籍、教學(xué)文件、課程與學(xué)科、教師業(yè)務(wù)、教學(xué)實(shí)物”等幾個(gè)方面內(nèi)容。目前，江蘇省多數(shù)高校的在校生規(guī)模已超萬人，每學(xué)期都會(huì)產(chǎn)生大量教學(xué)檔案，其中各高校檔案館（室）的學(xué)生學(xué)籍檔案查詢利用尤為頻繁。因此，高校檔案管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)教學(xué)檔案知識(shí)庫(kù)建設(shè)十分重要。三是建立特色檔案知識(shí)庫(kù)。高校檔案管理機(jī)構(gòu)要應(yīng)用Web數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，對(duì)館藏的特色檔案資源進(jìn)行整理發(fā)掘，并提供在線智能檢索信息的功能，使知名校友等特色檔案資源服務(wù)得以互動(dòng)展示，以利加快推進(jìn)特色檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)與利用。四是借鑒國(guó)外機(jī)構(gòu)網(wǎng)站存檔（OCLC Digital Archive、TRAIL/EDP）的先進(jìn)技術(shù)，加快研發(fā)高校官網(wǎng)信息抓取存檔的解決方案，以利實(shí)現(xiàn)自動(dòng)監(jiān)控報(bào)告網(wǎng)站的任何變化并實(shí)時(shí)記錄存儲(chǔ)的功能要求。五是加強(qiáng)高校之間的合作共享機(jī)制建設(shè)，大力整合優(yōu)化高校庫(kù)藏信息資源，以利增強(qiáng)跨庫(kù)檢索功能。

（三）檔案信息自動(dòng)化處理建設(shè)

這次調(diào)研發(fā)現(xiàn)，江蘇省高校檔案信息檢索系統(tǒng)主要有四種檢索模式[2]：一是常規(guī)檢索模式，也被稱為“前控詞表”應(yīng)用模式，即在標(biāo)引和檢索兩端均對(duì)詞匯進(jìn)行人工控制，預(yù)先采用分類表、敘詞表等“先控詞表”對(duì)詞匯進(jìn)行受控標(biāo)引，檢索時(shí)也采用詞表中的類號(hào)和語詞來表達(dá)檢索需求。這種方式的查全率和查準(zhǔn)率最高，但人工控制需耗費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，響應(yīng)時(shí)間也最長(zhǎng)。二是自然語言檢索模式，即在標(biāo)引和檢索兩端均不對(duì)詞匯進(jìn)行控制。目前，絕大多數(shù)網(wǎng)絡(luò)搜索引擎都采用這種模式，并由全文索引方式建立索引庫(kù)，用戶以自然語言進(jìn)行字面匹配，系統(tǒng)將命中結(jié)果返回用戶。這種方式不需任何人工介入，投入最少，但檢索效率低下已是不爭(zhēng)的事實(shí)。三是后控制檢索模式，即在標(biāo)引階段不實(shí)施控制，在檢索階段通過“后控詞表”或“自然語言敘詞表”實(shí)施不嚴(yán)格的控制，可顯示相關(guān)詞供用戶用于檢索詞的擴(kuò)展、參考選用。這種方式兼有自然語言與受控語言的特點(diǎn)，但建立一個(gè)“后控詞表”需花費(fèi)較多人力物力。四是標(biāo)引階段實(shí)施詞匯控制、檢索階段不予控制模式。這種模式采用的是一種半自然語言檢索系統(tǒng)，其在檢索階段增加了一個(gè)自然語言接口——入口詞表，但由于編制一個(gè)完備的“入口詞表”幾乎不可能，因此檢索效率不高。

其實(shí)在黑龍江這片土地上，春天到秋天大概七個(gè)月，隨著農(nóng)作物的成熟期，春耕、秋收都是陸陸續(xù)續(xù)開展，供油在七個(gè)月里都不間斷，只不過那兩個(gè)特定的階段是高峰期?！斑@不，現(xiàn)在收完了大豆，在上凍之前，玉米就要收了?！焙樗蓾f。

檔案信息智能檢索建設(shè)的最終目的是要讓查詢語句與用戶查詢意圖通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理實(shí)現(xiàn)“語”“意”相符，而非“問”“答”相悖。目前，針對(duì)高?，F(xiàn)有四種檢索模式存在的缺陷，我們可采用語義檢索的理念，進(jìn)一步升級(jí)改造“內(nèi)核受控，外殼非控”的檔案信息檢索系統(tǒng)。即：系統(tǒng)的“外殼”——標(biāo)引和檢索兩端均采用自然語言，最大限度方便利用者，復(fù)雜的檢索匹配等過程均由內(nèi)核系統(tǒng)完成；系統(tǒng)“內(nèi)核”是與智能軟件檢索結(jié)為一體的檔案檢索語言及基于概念語義網(wǎng)絡(luò)的知識(shí)庫(kù)，可利用系統(tǒng)自動(dòng)將自然語言轉(zhuǎn)化為受控語言。[3]這是一種具有自然語言優(yōu)點(diǎn)又兼具了人工語言優(yōu)點(diǎn)的檔案信息檢索模型。其技術(shù)特性主要有：

1.這種檢索模式提問可直接采用自然語言，用戶無需經(jīng)過專門訓(xùn)練即可與系統(tǒng)進(jìn)行交流，不需要知道提問式在后臺(tái)與標(biāo)引數(shù)據(jù)所采用的各種知識(shí)組織系統(tǒng)的匹配機(jī)制，并可通過瀏覽備選詞條選用合適的檢索詞，以利提高檢索速度和精度；檔案管理人員則可采用自由標(biāo)引方式，讓系統(tǒng)自動(dòng)將自然語言語句詞轉(zhuǎn)換為受控的主題詞，與提問式進(jìn)行匹配。

2.這種檢索模式可通過改造現(xiàn)有的信息組織工具（檔案敘詞表或分類表等源詞庫(kù)），將其作為檔案領(lǐng)域“本體”構(gòu)建的基礎(chǔ)進(jìn)行改造和轉(zhuǎn)換，以利于設(shè)計(jì)和管理超文本鏈路；同時(shí)，參考收錄高等教育領(lǐng)域中權(quán)威、規(guī)范、核心的專業(yè)詞匯的辭典，以及研究論文中的大量專業(yè)術(shù)語和其他網(wǎng)絡(luò)百科資源等豐富語料，作為多種同義詞獲取技術(shù)相互融合的最佳切入點(diǎn)，為高校檔案領(lǐng)域建立以自然語言敘詞的關(guān)聯(lián)詞表，并通過篩選規(guī)范，最終建成一個(gè)能夠體現(xiàn)高校檔案領(lǐng)域概念關(guān)系的、適用于網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索的“知識(shí)圖譜”。

3.這種檢索模式可將主題的特性檢索（直觀性見長(zhǎng)）和分類的族性檢索（系統(tǒng)性見長(zhǎng)）兩種不同的檢索方式加以結(jié)合并相互彌補(bǔ)，從而挖掘出分類號(hào)—主題詞串—關(guān)鍵詞串之間的概念對(duì)應(yīng)關(guān)系，并可利用系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)三者之間的兼容轉(zhuǎn)換，為分類檢索語言、主題檢索語言、自然語言三者在標(biāo)引、檢索中的互操作奠定基礎(chǔ)。

4.這種檢索模式可利用超文本技術(shù)對(duì)有同義、近義、相關(guān)等關(guān)系的詞進(jìn)行組織，特別是應(yīng)用這種分類層次結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)，可為用戶提供相關(guān)詞、上位詞和下位詞，并能將全文檢索功能與詞表的瀏覽和檢索置于同一界面，以利提示與用戶檢索需求相對(duì)應(yīng)的合適主題詞或語義層面上的同義詞，非常方便用戶選擇使用或直接轉(zhuǎn)換成主題詞進(jìn)行查詢。

5.這種檢索模式設(shè)置了容錯(cuò)功能，系統(tǒng)不僅能對(duì)用戶輸入的錯(cuò)字、別字進(jìn)行智能糾錯(cuò)，還能聯(lián)想適合的主題詞，并可將與之有關(guān)的檢索詞條自動(dòng)出現(xiàn)在下拉框中，以利通過添加檢索詞來提高檔案信息檢索的查全率。

實(shí)際證明，應(yīng)用這種檢索模式的系統(tǒng)能夠多視角、多途徑直觀展示比較完整的語義關(guān)系網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)建立詞間關(guān)聯(lián)、詞匯聚類，以方便不同層次網(wǎng)絡(luò)用戶選擇使用盡可能多的語詞，特別是通過系統(tǒng)提供的提示與導(dǎo)航，可使查詢得到適當(dāng)?shù)募m正或擴(kuò)展，從而大幅度提高檔案信息檢索的查準(zhǔn)率。

（四）檔案信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

建立健全采集“元數(shù)據(jù)”檔案信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)，這既是實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)數(shù)據(jù)交換的基礎(chǔ)條件，也是克服多系統(tǒng)模式配置功能互不兼容等方面弊端的有效舉措。但需要指出的是，這些標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，必須注重與國(guó)際接軌并優(yōu)先采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要使工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及事實(shí)標(biāo)準(zhǔn)盡量與圖書、情報(bào)的國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)相銜接。如：江蘇省高校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極參照CALIS（中國(guó)高等教育文獻(xiàn)保證系統(tǒng)）項(xiàng)目建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化改造，構(gòu)建統(tǒng)一、規(guī)范的“機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)”，完善以數(shù)字檔案館（室）為核心的公共服務(wù)體系，確立互操作協(xié)議，以利實(shí)現(xiàn)檔案信息資源跨館、跨數(shù)據(jù)庫(kù)共建、共知、共享。

我們知道，檔案信息資源“元數(shù)據(jù)”的采集，通常包括檔案著錄和標(biāo)引，這是檔案信息檢索工作的“前處理”（即：建立檔案檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提）。因此，在對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄時(shí)，必須在全面分析的基礎(chǔ)上，高度重視選擇需要揭示的特征，特別要注意加強(qiáng)內(nèi)容特征的著錄和標(biāo)引。

據(jù)媒體報(bào)道，國(guó)際上對(duì)檔案機(jī)讀目錄交換格式的研究，是從上世紀(jì)70年代發(fā)展起來的。20世紀(jì)80年代初，美國(guó)率先頒布《檔案機(jī)讀目錄交換格式》標(biāo)準(zhǔn)（MARC AMC）， 并于1996年形成了ISO1709信息交換格式國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，主要是針對(duì)檔案的目錄記錄，提供館藏級(jí)概略的檔案目錄信息。1993年，美國(guó)加州大學(xué)伯克利分校首先研發(fā)了檔案編碼著錄標(biāo)準(zhǔn)（EAD）。1994年，國(guó)際檔案理事會(huì)公布了《國(guó)際檔案著錄規(guī)則（總則）》（第一版）。這是檔案著錄的第一個(gè)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，其目的是為各國(guó)提供統(tǒng)一合理的檔案著錄規(guī)則，方便檔案信息的檢索與交換，以期實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全球共享。此外，XML是一種通用、簡(jiǎn)單、一致且面向Web的格式化數(shù)據(jù)和傳送數(shù)據(jù)的方式（即：綜合了SGML的豐富功能與HTML的易用性，是不同平臺(tái)上可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互操作的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)格式），它將成為數(shù)字檔案館最重要的基礎(chǔ)性語言。

目前，我國(guó)雖已制定了《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18—1999）、《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（GB/T 20163-2006）等標(biāo)準(zhǔn)，但許多檔案管理機(jī)構(gòu)至今尚未將標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)放上重要位置，致使檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)著錄形式呈各行其是之態(tài)。如：一些高校檔案管理機(jī)構(gòu)沒有采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)讀目錄（MARC）交換格式，導(dǎo)致各自檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目的字段名與字段類型等各不相同，甚至同一個(gè)檔案館（室）不同時(shí)期錄入的數(shù)據(jù)，表示形式也不統(tǒng)一；有的只是采用簡(jiǎn)單的固定結(jié)構(gòu)格式生成的計(jì)算機(jī)檔案目錄記錄，無法反映檔案目錄數(shù)據(jù)的各種變化和類型多樣的特點(diǎn)；有的沒有設(shè)置“頭標(biāo)區(qū)”，機(jī)讀檔案目錄數(shù)據(jù)不具備自我說明功能；有的檔案目錄數(shù)據(jù)的生產(chǎn)和保存要依賴特定的應(yīng)用軟件，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的長(zhǎng)久保存和利用；等等。加之，目前全國(guó)沒有形成統(tǒng)一的檔案信息檢索行業(yè)評(píng)價(jià)體系和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，這給檔案數(shù)據(jù)的共享、交換、遷移、傳輸、合并等工作造成了諸多障礙。

毋庸置疑，全面推行并實(shí)施數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源描述標(biāo)準(zhǔn)，這已是建立檔案信息智能化、共享化檢索模式的當(dāng)務(wù)之急。因此，我國(guó)各級(jí)檔案行政管理部門和高校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)借鑒數(shù)字圖書館等其他行業(yè)信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，按照“統(tǒng)一、通用、科學(xué)、規(guī)范、共享”的原則要求，加快推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)制定工作。與此同時(shí)，高校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)通過MARC AMC、EAD、DC元數(shù)據(jù)等標(biāo)準(zhǔn)格式的建設(shè)，盡快采用目錄、索引及機(jī)讀數(shù)據(jù)庫(kù)等多種形式的檢索工具來創(chuàng)建完備的系統(tǒng)梯度檢索體系，尤其要加快建立如Z39.50等適合異構(gòu)分布式檢索系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)檢索協(xié)議，促進(jìn)高校檔案信息檢索系統(tǒng)之間的無縫鏈接，以利跟上并融入全社會(huì)信息化建設(shè)的進(jìn)程。

● 參考文獻(xiàn) ●

[1]陳麗．檔案信息檢索[M]．成都：四川人民出版社，2010：183．

[2]侯漢清、馬張華．主題法導(dǎo)論[M]．北京：北京大學(xué)出版社，1991：22-23．

[3]馬張華，侯漢清，薛春香．文獻(xiàn)分類法主題法導(dǎo)論[M]．北京：國(guó)家圖書館出版社，2009：307．