文·袁愛潔

伴隨著科技的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步，作為記錄基層單位日常工作的關(guān)鍵性文獻(xiàn)，基層檔案及與之相關(guān)的各項(xiàng)工作也迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，無論是順應(yīng)潮流做出變革，還是保持現(xiàn)狀再圖漸進(jìn)，不可否認(rèn)的一點(diǎn)是基層檔案工作的效果優(yōu)劣很大程度上決定了其他基層工作開展的順利程度。因此，將當(dāng)前基層檔案工作中存在的問題及其相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行整理與分析，明確其現(xiàn)實(shí)狀況，就成為新時(shí)代基層檔案工作開展的必由之路。

在CNKI中對(duì)2007-2016年十年間的主題包含“基層檔案”與“問題”或“對(duì)策”的相關(guān)論文進(jìn)行檢索，最終得到共558條命中結(jié)果。首先通過相關(guān)論文的發(fā)表年度趨勢圖，可以發(fā)現(xiàn)關(guān)于基層檔案工作中問題與對(duì)策的研究呈現(xiàn)上升趨勢，可以說明近十年中，基層檔案工作的改善受到更多研究者的重視，相關(guān)研究在未來會(huì)更加具有意義。具體如圖1所示。

接著通過導(dǎo)出這558條命中結(jié)果的引文信息，在NoteExpress中進(jìn)行相應(yīng)關(guān)鍵詞的統(tǒng)計(jì)分析，總共包含1289個(gè)關(guān)鍵詞，對(duì)其中39個(gè)出現(xiàn)次數(shù)10次以上的相對(duì)高頻關(guān)鍵詞進(jìn)行提取并排列，可以從中分析出近十年關(guān)于基層檔案工作中問題與對(duì)策研究的重點(diǎn)著力方向。具體如表1所示。

圖1 近十年關(guān)于基層檔案工作中問題與對(duì)策研究的年度發(fā)展趨勢圖

表1 近十年關(guān)于基層檔案工作中問題與對(duì)策研究的相對(duì)高頻關(guān)鍵詞表

通過對(duì)表1中關(guān)鍵詞的整理分析，能夠得出近十年基層檔案工作中問題與對(duì)策研究主要著重于基層檔案本體的管理、基層檔案管理人員的管理與基層檔案數(shù)字化建設(shè)這三個(gè)方面。

一、基層檔案本體的管理

基層檔案本體的管理是整個(gè)基層檔案工作中最本質(zhì)的內(nèi)容，當(dāng)前針對(duì)基層檔案本體管理中問題與對(duì)策的研究主要集中在檔案信息安全、檔案價(jià)值鑒定、檔案交接工作及不同類型基層單位應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行檔案本體管理等方面。

在保障檔案信息安全方面，崔海莉[1]認(rèn)為面對(duì)隨大數(shù)據(jù)時(shí)代而來的新技術(shù)、新環(huán)境和新威脅，在基層檔案管理工作中，尤其應(yīng)當(dāng)注意檔案信息管理的安全性，其中包括檔案數(shù)據(jù)采集和檔案信息管理系統(tǒng)等方面。當(dāng)前，檔案數(shù)據(jù)采集的安全問題主要包括目前的檔案信息的收集范圍與形式不恰當(dāng)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程與結(jié)果存在隱患，因此應(yīng)當(dāng)重新整理檔案信息的收集范圍并避免冗余的產(chǎn)生，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格考察供方資質(zhì)、遵守相關(guān)規(guī)范和建立完善的管理制度；檔案信息管理系統(tǒng)的安全與檔案信息的安全息息相關(guān)，其安全問題主要包括數(shù)據(jù)支持平臺(tái)和數(shù)據(jù)計(jì)算環(huán)境的安全，前者應(yīng)當(dāng)致力于監(jiān)控管理、風(fēng)險(xiǎn)控制和規(guī)則遵從等方面，后者應(yīng)當(dāng)著重于為不同人群提供不同的展現(xiàn)界面與工具上。

在檔案價(jià)值鑒定方面，賈麗麗等[2]從微觀的角度出發(fā)，闡述了檔案價(jià)值鑒定工作中存在的問題，如需鑒定的檔案數(shù)量多而質(zhì)量偏低、鑒定工作缺少計(jì)劃性、鑒定工作觀念保守和理論研究滯后、鑒定原則與鑒定標(biāo)準(zhǔn)混為一談、鑒定程序復(fù)雜等，并提出了做好檔案價(jià)值鑒定工作的對(duì)策，包括加強(qiáng)鑒定理論研究、轉(zhuǎn)變鑒定觀念、優(yōu)化檔案館藏、加強(qiáng)法制建設(shè)、固定檔案接受進(jìn)館制度、設(shè)立專門的檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)等。

在檔案交接工作方面，田鳳菊等[3]認(rèn)為由于基層檔案管理機(jī)構(gòu)的人員流動(dòng)現(xiàn)狀，基層檔案的交接工作往往是基層檔案管理工作中非常重要的一部分，但是當(dāng)前的基層檔案交接工作中存在著檔案交接不及時(shí)、檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密、檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格等問題，針對(duì)以上問題，提出了將檔案交接納入基層單位的規(guī)章制度中、檔案人員離崗離職前認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作、認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作、加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作等對(duì)策來解決。

基層檔案工作具有相似性，但同時(shí)又具有差異性，具體表現(xiàn)在不同類型的基層單位中。針對(duì)企業(yè)的檔案工作，劉建華[4]分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化工作中存在的種種不足，包括檔案工作不規(guī)范、基層檔案管理不平衡、技術(shù)設(shè)備沒有物盡其用、對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不足、管理人員素質(zhì)低等，并逐一提出解決方案，如進(jìn)行系統(tǒng)化的管理、加大資金投入、實(shí)現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化、建設(shè)德才兼?zhèn)涞臋n案管理隊(duì)伍等，為企業(yè)的檔案管理工作提供了思路。從基層機(jī)關(guān)的角度出發(fā)，劉艷花[5]闡述了當(dāng)前基層機(jī)關(guān)中檔案管理工作主要存在的問題包括檔案工作人員意識(shí)薄弱、檔案交接工作不完善、經(jīng)濟(jì)投入和創(chuàng)新不足三個(gè)方面，并提出相應(yīng)解決方案，包括強(qiáng)化檔案管理意識(shí)、提高檔案管理的科學(xué)水平、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)等，對(duì)廣大基層機(jī)關(guān)的檔案管理工作有一定的參考價(jià)值。站在高等院校的立場，陳海英認(rèn)為[6]高校檔案管理中存在的問題包括管理工作不規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)施落后、管理人員素質(zhì)有待提高、管理觀念落后等四個(gè)方面，并闡述了上述問題產(chǎn)生的原因，并針對(duì)問題提出了解決方案，包括提供更強(qiáng)大的組織保障、完善管理體制和工作機(jī)制、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、加強(qiáng)信息化建設(shè)等。

通過對(duì)上述論文的整理，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前關(guān)于基層檔案本體的管理中，各種類型的基層檔案管理機(jī)構(gòu)都在整個(gè)檔案管理流程上存在一定程度的問題，但同時(shí)也都在提出積極的對(duì)策以期解決，最重要的是從制度與意識(shí)兩個(gè)方面入手，雙管齊下將當(dāng)前基層檔案本體管理中不合理的現(xiàn)象向合理的方向進(jìn)行改善。

二、基層檔案管理人員的管理

基層檔案管理人員是宏觀檔案工作中的基本力量，在基層檔案工作中扮演著非常重要的角色，因此對(duì)其管理效果的優(yōu)劣對(duì)基層檔案工作的順利開展具有很大的影響。當(dāng)前，基層檔案管理人員出現(xiàn)的問題主要包括素質(zhì)方面、心理方面和不穩(wěn)定性方面。

針對(duì)基層檔案管理人員的素質(zhì)方面，普遍的認(rèn)識(shí)為當(dāng)前基層檔案管理人員的素質(zhì)偏低，其中，施朝霞認(rèn)為[7]政府機(jī)關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有的素質(zhì)包括職業(yè)道德、進(jìn)取精神、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)等四個(gè)方面，并分析了當(dāng)前政府機(jī)關(guān)檔案管理人員存在的問題，如創(chuàng)新意識(shí)不足、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、運(yùn)用信息化技術(shù)能力不足、單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)、專業(yè)人才偏少等，并提出了提高檔案管理人員素質(zhì)的途徑，包括加強(qiáng)思想作風(fēng)和工作作風(fēng)建設(shè)、加強(qiáng)學(xué)習(xí)和教育培訓(xùn)、樹立與時(shí)俱進(jìn)的工作意識(shí)和不斷更新創(chuàng)新服務(wù)觀念等。陸曉惠認(rèn)為[8]基層單位檔案管理人員素質(zhì)偏低的問題主要是由非專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理和缺乏對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)兩方面造成的，并針對(duì)上述問題提出了相關(guān)對(duì)策，包括提高領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)、重視學(xué)習(xí)并提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高服務(wù)層次與水平等。

針對(duì)基層檔案管理人員的心理方面，劉慧芳[9]分析了基層檔案管理人員心理問題的類型及產(chǎn)生的原因，主要包括閉塞、枯燥、焦慮和缺乏存在感等方面，從而提出相應(yīng)措施以調(diào)適，包括構(gòu)建和發(fā)展組織文化以提升組織和職業(yè)認(rèn)同感、提高檔案管理人員的認(rèn)知水平以克服倦怠情緒、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)來克服職業(yè)焦慮感等。

針對(duì)基層檔案管理人員的不穩(wěn)定性方面，林白華認(rèn)為[10]基層檔案管理人員的隊(duì)伍沒有達(dá)到相對(duì)穩(wěn)定的狀態(tài)，檔案工作就無法順利開展，而當(dāng)前基層檔案管理人員出現(xiàn)的不穩(wěn)定性通常是由于檔案數(shù)量少且工作量小、基層檔案管理人員未對(duì)基層檔案工作重視、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與人事部門的檔案法制觀念不強(qiáng)、基層檔案室的勞動(dòng)條件較差等造成的，因此提出相應(yīng)的對(duì)策，包括加強(qiáng)檔案工作宣傳和提高檔案管理人員待遇、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)以提升責(zé)任感、實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)制度以提高檔案管理人員的榮譽(yù)感、改善基層檔案室的工作條件等，以期能夠解決基層檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定的問題。

人員的管理一直以來就是各項(xiàng)有人參與的工作中最為關(guān)鍵的一環(huán)，基層檔案工作不同于其他工作，因其工作性質(zhì)而導(dǎo)致對(duì)管理人員的要求更為嚴(yán)格。目前基層檔案管理人員出現(xiàn)的上述問題，往往是由基層檔案工作的性質(zhì)引起的，因此，各研究者都提出了具體的對(duì)策，努力將整個(gè)基層檔案管理人員隊(duì)伍的綜合實(shí)力提升到新的高度。

三、基層檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著時(shí)代的發(fā)展，數(shù)字化早已滲透進(jìn)各個(gè)傳統(tǒng)領(lǐng)域中，基層檔案工作也不例外。但是，在基層檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，伴隨著可以大幅提高的工作效率、更加方便地提供利用等優(yōu)點(diǎn)之外，也不可避免的要面臨各種各樣的挑戰(zhàn)。

就基層檔案數(shù)字化建設(shè)方面，王佳敏[11]分析了基層檔案管理數(shù)字化的意義，并提出當(dāng)前存在的問題主要包括基層檔案室的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)能力有限、檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化軟件之間無法有效對(duì)接、數(shù)字化檔案為其當(dāng)下的管理與利用帶來諸多不便，針對(duì)這些問題，提出可以通過逐步建立檔案管理數(shù)據(jù)庫、實(shí)行檔案保管“雙套制（同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套保存）”、改進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)、加強(qiáng)數(shù)字檔案的安全保護(hù)、適時(shí)建設(shè)本單位檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)等對(duì)策解決。黃彩珍[12]認(rèn)為數(shù)字化是新時(shí)代基層檔案工作的必由之路，并且存量數(shù)字化和增量電子化是當(dāng)前基層檔案數(shù)字化的主要途徑和工作內(nèi)容，同時(shí)提出當(dāng)前基層檔案數(shù)字化的問題主要包括觀念落后、經(jīng)費(fèi)缺乏、缺少專業(yè)人才與知識(shí)、內(nèi)容較少、標(biāo)準(zhǔn)不夠健全等，因此要更新觀念、增加經(jīng)費(fèi)、擴(kuò)大專業(yè)人才隊(duì)伍、提升專業(yè)知識(shí)、以民生為內(nèi)容進(jìn)行豐富、健全相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、注重?cái)?shù)字化安全等。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)較為專業(yè)的工作，而鑒于絕大部分基層檔案管理部門并沒有足夠的技術(shù)條件來推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)，因此往往采取外包的方式來完成。賴相燕認(rèn)為[13]基層檔案數(shù)字化建設(shè)可以采取外包的方式完成，但是由于檔案信息的特殊性，在數(shù)字化外包的過程中也產(chǎn)生了一些關(guān)于安全保密的問題，如外包程度高而監(jiān)管不到位、安全保密責(zé)任知曉率低、制度不健全、人員流動(dòng)性大而保密意識(shí)不強(qiáng)等，因此提出了相應(yīng)的對(duì)策，包括加強(qiáng)教育并提高安全保密意識(shí)、執(zhí)行規(guī)章制度并強(qiáng)化安全保密監(jiān)管、加強(qiáng)技術(shù)保障等，以期可以解決外包中安全保密的問題。

作為基層檔案保管機(jī)構(gòu)的基層檔案室，其數(shù)字化水平很大程度上會(huì)對(duì)基層檔案數(shù)字化建設(shè)的成果造成影響。因此，基層檔案數(shù)字化建設(shè)不僅包含檔案本體的數(shù)字化，同時(shí)也包含基層檔案室的數(shù)字化。劉華闡述了[14]基層檔案室數(shù)字化的意義，又提出了當(dāng)前基層檔案室數(shù)字化中存在的問題，包括計(jì)算機(jī)硬件與軟件的滯后、檔案收集不全面、檔案管理人員技術(shù)能力不足、數(shù)字化檔案的安全性不強(qiáng)等，因此提出了相應(yīng)的對(duì)策，如構(gòu)建合理的基層檔案室管理機(jī)制、提升數(shù)字化檔案室的軟硬件水平、加強(qiáng)基層數(shù)字化檔案資源庫建設(shè)等對(duì)策以期能夠解決上述問題。

數(shù)字化是不可避免的趨勢，而且勢必會(huì)對(duì)現(xiàn)有基層檔案工作方式造成影響，但如果因噎廢食，基層檔案工作便只會(huì)落后于時(shí)代。所以通過對(duì)上述論文的整理，能夠發(fā)現(xiàn)基層檔案數(shù)字化建設(shè)正在步步為營地進(jìn)行推進(jìn)，雖然有主觀和客觀上的問題，但都能提出合理的對(duì)策來進(jìn)行應(yīng)對(duì)。

無論時(shí)代如何變化，圍繞著基層檔案工作的優(yōu)化都不曾停滯。我們應(yīng)不斷地發(fā)現(xiàn)其中問題，并積極提出對(duì)策進(jìn)行改善，只有如此，才能繼續(xù)推動(dòng)基層檔案工作的前進(jìn)，并保證其他基層工作的順利開展。

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