靳瀟颯

摘要：檔案館指南是一本全面介紹和報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案和資料內(nèi)容，指導(dǎo)利用者查閱利用檔案和資料的工具書(shū)，在利用者和館藏檔案之間發(fā)揮著重要的紐帶作用。由于館藏檔案數(shù)量的不斷增加，檔案館指南也需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展而不斷更新。本文以2017年版《西城區(qū)檔案館指南》為例，從館藏檔案資源整合、館內(nèi)全宗排列布局方式、組織機(jī)構(gòu)沿革情況、館藏檔案數(shù)據(jù)更新等方面入手，探討高效續(xù)編檔案館指南的方法和措施。

關(guān)鍵詞：檔案館檔案館指南工具書(shū)全宗

國(guó)家檔案局《檔案館指南編制規(guī)范》（DA/T 3—92）中將檔案館指南定義為“全面介紹和報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案和資料內(nèi)容，指導(dǎo)利用者查閱利用檔案、資料的工具書(shū)”[1]。檔案不應(yīng)只存于庫(kù)房中，其價(jià)值應(yīng)流傳天下，讓世人熟知國(guó)情、讀史明智，增強(qiáng)民族自尊心、自信心和自豪感。檔案館指南便成為在社會(huì)公眾和館藏檔案之間構(gòu)筑起高效、穩(wěn)固橋梁的關(guān)鍵，它對(duì)于檢驗(yàn)和促進(jìn)檔案館業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作、提高檔案館工作水平、有效為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)起著重要作用[2]。

一、2017年版《西城區(qū)檔案館指南》編修情況

西城區(qū)位于北京市首都功能核心區(qū)，地理位置十分重要，行政區(qū)劃幾經(jīng)變動(dòng)，檔案館指南也出現(xiàn)數(shù)個(gè)版本。早在1995年和1996年，原宣武區(qū)檔案館和原西城區(qū)檔案館便分別結(jié)合各自館藏，相繼編撰了《北京市宣武區(qū)檔案館指南（1995）》《北京市西城區(qū)檔案館指南（1996）》。2005年，原宣武區(qū)檔案館又在原版基礎(chǔ)之上再次重修編撰《北京市宣武區(qū)檔案館指南（2005）》。2010年7月1日，國(guó)務(wù)院撤銷(xiāo)北京市西城區(qū)和宣武區(qū)，設(shè)立新的北京市西城區(qū)，以原西城區(qū)和原宣武區(qū)的行政區(qū)域作為新西城區(qū)的行政區(qū)域，原西城區(qū)檔案館和原宣武區(qū)檔案館在合并后，也相應(yīng)形成新的西城區(qū)檔案館北館及南館。因行政區(qū)劃的重大變動(dòng)，以及檔案實(shí)體數(shù)量的不斷更新，早年編修的三本檔案館指南已然不能完整反映出合區(qū)后西城區(qū)檔案館的整體樣貌和七年來(lái)的最新發(fā)展態(tài)勢(shì)，重新修訂檔案館指南就變得尤為迫切。

2017版《西城區(qū)檔案館指南》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《指南》）在充分借鑒原有三本《檔案利用指南》的基礎(chǔ)上，依據(jù)國(guó)家檔案局頒布的《檔案館指南編制規(guī)范》（DA/T 3—92）和《全宗指南編制規(guī)范》（DA/T14—2012），結(jié)合館內(nèi)最新實(shí)際情況進(jìn)行編寫(xiě)，記錄南北兩館目前館藏檔案情況和資料情況，是一本與時(shí)俱進(jìn)的工具書(shū)，為立檔單位及社會(huì)各界人士進(jìn)行檔案資料的檢索查閱提供了極大便利。

二、指南續(xù)編過(guò)程中所面臨的難題與具體解決措施

與現(xiàn)存前三版指南相比，《指南》所面臨的新情況更為特別，因合區(qū)之故，2017年版指南既要將昔日兩區(qū)館藏檔案及資料合編至一起，又要考慮合區(qū)后的最新態(tài)勢(shì)，面臨的難題主要集中在以下方面。

（一）全宗介紹的編寫(xiě)

全宗介紹是《指南》的主體和核心，其編寫(xiě)的好壞直接關(guān)系到《指南》質(zhì)量的高低[3]，由于各檔案館館藏檔案數(shù)目和種類(lèi)的不同，在具體編寫(xiě)過(guò)程中會(huì)遇到諸多問(wèn)題：南北兩館資源整合問(wèn)題、全宗編寫(xiě)排序問(wèn)題、對(duì)撤銷(xiāo)及合并單位全宗的編寫(xiě)問(wèn)題。

1.南北兩館資源整合的問(wèn)題及解決措施

雖然2010年原西城與原宣武便統(tǒng)一合并為新西城區(qū)，但由于兩區(qū)檔案館館藏檔案數(shù)目龐大，新西城區(qū)檔案館館址仍在籌備建設(shè)之中。截至2017年底，西城區(qū)檔案館仍采取南北兩館分立的模式，南館保存原宣武區(qū)檔案館館藏檔案及合區(qū)后部分進(jìn)館檔案，北館則保存原西城區(qū)檔案館館藏檔案。歷史發(fā)展進(jìn)程的差異導(dǎo)致兩館全宗號(hào)與對(duì)應(yīng)立檔單位部門(mén)并不完全一致。

西城區(qū)特殊的歷史發(fā)展產(chǎn)生了特殊的全宗排列方式，導(dǎo)致在續(xù)編過(guò)程中不能籠統(tǒng)地將南北兩館全宗合并書(shū)寫(xiě)。檔案類(lèi)名的確定和檔案材料的劃分要有客觀性，應(yīng)避免隨意性，所以必須按照檔案自然形成的規(guī)律，從全宗成分的實(shí)際出發(fā)，根據(jù)不同立檔單位的職能、活動(dòng)和全宗內(nèi)檔案成分的特點(diǎn)，科學(xué)合理地設(shè)置類(lèi)名，有條理地進(jìn)行歸類(lèi)，方能系統(tǒng)、真實(shí)、全面地反映立檔單位活動(dòng)面貌[4]。《指南》結(jié)合實(shí)際情況，將兩館館藏檔案分列兩章進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，第二章著重介紹北館（原西城區(qū)檔案館）概況，第三章著重介紹南館（原宣武區(qū)檔案館）概況。為區(qū)分原宣武與原西城館藏檔案，每個(gè)檔案全宗號(hào)數(shù)字前都加漢語(yǔ)拼音字母以示區(qū)別，XC（“西城”漢語(yǔ)拼音首字母）代表北館（原西城區(qū)檔案館）館藏檔案，XW（“宣武”漢語(yǔ)拼音首字母）代表南館（原宣武區(qū)檔案館）館藏檔案，便可起到一目了然的效果。

2.全宗編寫(xiě)排序的問(wèn)題及解決措施

《檔案館指南編制規(guī)范》（DA/T 3—92）中對(duì)全宗介紹編寫(xiě)順序作出如下定義，“依其實(shí)際整理、保管的體系為單位，對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容及其特點(diǎn)等分別進(jìn)行介紹……館藏重要全宗一般要逐個(gè)介紹；非重要全宗可將職能、任務(wù)、性質(zhì)相近的組合在一起綜合介紹”[5]。參照編制規(guī)范要求，結(jié)合編制舊例及其他地區(qū)檔案館指南編制辦法，全宗介紹續(xù)編主要可采取以下兩種編寫(xiě)順序：一是按照全宗號(hào)的前后順序依次進(jìn)行編寫(xiě)；二是根據(jù)各立檔單位不同性質(zhì)和職能先進(jìn)行相關(guān)分類(lèi)，再進(jìn)行編寫(xiě)。

《指南》借鑒2015年版《通州區(qū)檔案館指南》以及《紹興市檔案館指南》，但在具體操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，按照全宗號(hào)順序依次進(jìn)行編寫(xiě)弊端較大，不僅會(huì)使得整本書(shū)結(jié)構(gòu)臃腫、喧賓奪主，同樣也會(huì)讓《指南》篇幅龐大、不便利用[6]。因此，《指南》采用的是第二種編寫(xiě)排序方法，即按照黨群序列（區(qū)委、人大、政協(xié)、群團(tuán)組織）、區(qū)政府及各委辦局序列、城建城管序列、科教文衛(wèi)體序列、街道序列、垂直單位序列、國(guó)資委序列等全宗群順序進(jìn)行分類(lèi)，再在每個(gè)類(lèi)別下按全宗號(hào)順序依次進(jìn)行編寫(xiě)，最后匯總形成完整的全宗體系。

3.編寫(xiě)更名、撤銷(xiāo)及合并單位全宗的問(wèn)題及解決措施

伴隨區(qū)情政情的不斷變化、經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展及社會(huì)各界活動(dòng)的日益豐富，各立檔單位也發(fā)生極大變化。在續(xù)編過(guò)程中必須用發(fā)展的眼光看問(wèn)題，詳細(xì)了解各立檔單位最新發(fā)展態(tài)勢(shì)，尤其是對(duì)撤銷(xiāo)及合并單位全宗應(yīng)及時(shí)更新。采用“成立、設(shè)立、設(shè)置、演變、更改、改為、改組、改隸、隸屬、變更、合并、合署辦公、撤并、撤銷(xiāo)、結(jié)束、癱瘓”[7]等詞語(yǔ)用法時(shí)，需嚴(yán)謹(jǐn)、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映其在各個(gè)時(shí)期的演變過(guò)程。

2017版《指南》在各全宗介紹下都詳細(xì)標(biāo)明了該立檔單位進(jìn)館檔案的起止時(shí)間，例如：中共北京市宣武區(qū)委員會(huì)（1949～2010）全宗，是指宣武區(qū)委檔案的最初形成時(shí)間為1949年、進(jìn)館檔案年份終止時(shí)間為2010年。由于西城區(qū)行政區(qū)劃曾歷經(jīng)內(nèi)二區(qū)與內(nèi)四區(qū)、西單區(qū)與西四區(qū)、西城區(qū)與宣武區(qū)等多次變化，因此各全宗單位的名稱(chēng)以合并后的現(xiàn)有名稱(chēng)或撤銷(xiāo)時(shí)的名稱(chēng)為準(zhǔn)。歷經(jīng)多次調(diào)整、多次變化名稱(chēng)的立檔單位，編寫(xiě)名稱(chēng)時(shí)以館藏檔案截至?xí)r的名稱(chēng)為準(zhǔn)、予以在目錄前標(biāo)識(shí)。

在編寫(xiě)撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)、臨時(shí)機(jī)構(gòu)等已經(jīng)終止的立檔單位，或檔案已經(jīng)終止向檔案館移交的立檔單位時(shí)，應(yīng)查明其檔案移交終止年度，并在全宗名稱(chēng)后加“”號(hào)標(biāo)識(shí)，并在該全宗介紹前標(biāo)注“本全宗已終止”字樣。

（二）各類(lèi)信息的核實(shí)與補(bǔ)漏

在續(xù)編過(guò)程中，對(duì)各立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)立和變更情況、黨政機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人和負(fù)責(zé)人具體任職的情況等各類(lèi)信息，均參照三本舊有指南，并結(jié)合各立檔單位所撰寫(xiě)的《全宗介紹》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《大事記》等編研材料進(jìn)行更新。但囿于建國(guó)初期檔案、革命歷史檔案因年代久遠(yuǎn)而記錄不準(zhǔn)確，加之各立檔單位的檔案室管理人員水平參差不齊，導(dǎo)致在整理和編寫(xiě)各類(lèi)編研材料時(shí)詳略不一，信息完整性和準(zhǔn)確性也不能完全得到保證。歸檔文件材料完整率低以及檔案中缺少記錄、記錄不完善等情況都給《指南》的續(xù)編帶來(lái)極大挑戰(zhàn)。

當(dāng)一些歷史問(wèn)題已無(wú)法查證時(shí)，具體補(bǔ)救措施包括：從其他關(guān)系較為密切的全宗處找尋；參考《組織史》、《黨群志》、《政權(quán)志》等較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖分?，相互?yàn)證、注明出處；對(duì)于一些“兩塊牌子、一套人員”的立檔單位，以及“合署辦公”、“對(duì)內(nèi)對(duì)外名稱(chēng)不同”的單位，更應(yīng)仔細(xì)弄清來(lái)龍去脈，理清其歷史上的機(jī)構(gòu)沿革和發(fā)展變化[9]。

（三）語(yǔ)言和詞匯的使用

一部高質(zhì)量的檔案館指南應(yīng)該是信息內(nèi)容與外部形式的完整統(tǒng)一[10]，在編寫(xiě)過(guò)程中，除充分熟悉館藏檔案內(nèi)容、核實(shí)信息準(zhǔn)確性之外，還應(yīng)認(rèn)真錘煉語(yǔ)言詞匯，力求在保證內(nèi)容真實(shí)客觀的基礎(chǔ)上，讓語(yǔ)言詞匯更加通順樸實(shí)，體現(xiàn)工具書(shū)的目的和功效。

《指南》不同于學(xué)術(shù)著作和文學(xué)創(chuàng)作，其工具書(shū)的特性決定了它的語(yǔ)言主要是說(shuō)明、敘述性的，專(zhuān)業(yè)性不能太強(qiáng)，也不能帶有文學(xué)色彩。這就要求編纂者在概述時(shí)應(yīng)盡量使用中性詞，用詞要準(zhǔn)確、語(yǔ)氣要適當(dāng)、語(yǔ)言要簡(jiǎn)練，不能將個(gè)人看法帶入書(shū)中，也不能對(duì)內(nèi)容作任何渲染和抒情式描寫(xiě)[11]。

三、指南續(xù)編的經(jīng)驗(yàn)

總而言之，《指南》基本完成續(xù)編任務(wù)，在“檔案館概況”、“館藏檔案介紹”、“館藏資料介紹”幾個(gè)方面基本達(dá)到“系統(tǒng)、科學(xué)、實(shí)用”[12]的效果。在此次續(xù)編過(guò)程中，有如下經(jīng)驗(yàn)可與業(yè)內(nèi)同行分享[13]：

1.豐富的館藏檔案資源及科學(xué)有效的檔案管理體系是編修一部高質(zhì)量《檔案館指南》的基石。巧婦難為無(wú)米之炊，應(yīng)當(dāng)用續(xù)編《指南》的方法來(lái)促進(jìn)收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的進(jìn)行。只有各項(xiàng)基礎(chǔ)工作健全完備，續(xù)編《指南》工作才易于開(kāi)展。

2《.指南》的關(guān)鍵在于對(duì)全宗介紹的編寫(xiě)。全宗介紹是《指南》一書(shū)的主體和核心，高水平的全宗介紹是編纂出一本高質(zhì)量《檔案館指南》的關(guān)鍵所在。編寫(xiě)過(guò)程中必須將主要精力投入全宗介紹，在“全宗名稱(chēng)、全宗號(hào)、立檔單位沿革、檔案情況、檔案內(nèi)容介紹”[14]各方面都應(yīng)做到準(zhǔn)確完整、簡(jiǎn)明扼要。

3.須正確處理開(kāi)放與保密的關(guān)系。續(xù)編過(guò)程中要高度重視保密工作，對(duì)部分涉密檔案嚴(yán)格把控，謹(jǐn)防在編寫(xiě)中泄露國(guó)家機(jī)密。同時(shí)也要從實(shí)際出發(fā)，對(duì)于保密期限已滿、可向社會(huì)開(kāi)放的檔案，應(yīng)堅(jiān)定不移貫徹《檔案法》各項(xiàng)規(guī)定，經(jīng)檔案館開(kāi)放鑒定工作小組鑒定后向社會(huì)開(kāi)放，續(xù)編版《指南》也應(yīng)及時(shí)更新保密檔案到期開(kāi)放的內(nèi)容，做到與時(shí)俱進(jìn)。

4.《指南》編寫(xiě)須源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。隨著社會(huì)發(fā)展，館藏檔案和資料的數(shù)量也會(huì)不斷增加，館藏內(nèi)容也會(huì)隨之更新，各階段的《指南》編寫(xiě)只能反映當(dāng)時(shí)檔案館館藏檔案和資料的情況。續(xù)編《檔案館指南》并非一勞永逸之事，而是一項(xiàng)需要不斷重復(fù)和更新的工作。每次續(xù)編都應(yīng)查漏補(bǔ)缺，在尊重原有《指南》的基礎(chǔ)上盡量完善，并留下續(xù)編底稿，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以供后來(lái)續(xù)編人員借鑒參考。

注釋與參考文獻(xiàn)：

[1]檔案館指南編制規(guī)范（報(bào)批稿）[J].檔案工作，1988（9）：1.

[2]張玉榮，陳壯.編制檔案館指南方法的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].四川檔案，2004（5）：37.

[3]羅培.《檔案館指南》中“全宗介紹”編寫(xiě)瑣談[J].檔案與建設(shè)，1989（6）：38.

[4]彭會(huì)蘭.編寫(xiě)《檔案館指南》全宗介紹的幾點(diǎn)體會(huì)[J].檔案學(xué)研究，1995（2）：41-42.

[5]國(guó)家檔案局.中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：檔案館指南編制規(guī)范[J].貴州檔案，1996（3）：16-18.

[6]徐玉清，王阿茶，王茂法.編寫(xiě)《紹興市檔案館指南》的體會(huì)[J].浙江檔案工作，1983（8）：16-18.

[7][11]柯黎，孫鐵鷹.瑣談編寫(xiě)《檔案館指南》體會(huì)[J].湖北檔案，1997（6）：24-25.

[8]北京市西城區(qū)檔案館編.西城區(qū)檔案館指南（2017年版）[M].西城區(qū)檔案局（館），2017（12）：2-3.

[9]羅昌俊.當(dāng)好蘭臺(tái)的“架橋人”——編寫(xiě)《檔案館指南》的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)[J].四川檔案，1996（3）：35-37.

[10]翟春宗.淺談《檔案館指南》編寫(xiě)中的語(yǔ)言詞匯運(yùn)用[J].湖北檔案，1997（3）：41.

[12]馮玉江.系統(tǒng)、科學(xué)、實(shí)用——《檔案館指南編制規(guī)范》小議[J].湖北檔案，1994（5）：17-18.

[13]司馬實(shí).編纂《檔案館指南》淺議[J].檔案管理，1988（1）：27-29.

[14]翟學(xué)超.檔案館指南編制方法的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].檔案學(xué)研究，1992（3）：25.

作者單位：北京市西城區(qū)檔案局