鐘幸妮

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)滲透到各行各業(yè)，數(shù)字化在檔案管理工作過(guò)程中得到了廣泛的應(yīng)用，其能夠有效提高檔案管理的工作效率。怎樣在檔案管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，主要從哪些方面進(jìn)行考慮，這是各個(gè)部門需要思考的問(wèn)題。本文分析了檔案管理數(shù)字化的相關(guān)資源配置問(wèn)題、體制機(jī)制建設(shè)問(wèn)題等，給出了具體化的建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；建設(shè)

一、檔案管理數(shù)字化的相關(guān)資源配置問(wèn)題

檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，其需要通過(guò)各個(gè)部門之間進(jìn)行合作，全方位、多層面去準(zhǔn)備，還需要持續(xù)、長(zhǎng)期的進(jìn)行。目前來(lái)說(shuō)國(guó)內(nèi)大多數(shù)單位的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)獲得非常大進(jìn)步，但是因?yàn)槲覈?guó)檔案管理信息化發(fā)展起步相對(duì)較晚，基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善，在檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程沒(méi)有穩(wěn)定的資金以及配套的政策保障，使得工作難以順利開(kāi)展。

（一）加強(qiáng)硬件資源配置

與以往檔案管理的模式相比，新時(shí)期下數(shù)字化的檔案管理必須要從精度和效率等方面有質(zhì)的提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)必須要對(duì)硬件、軟件以及網(wǎng)絡(luò)等核心資源進(jìn)行升級(jí)。因而在擁有一定資金投入為檔案數(shù)字化建設(shè)提供保障的前提下，各種資源進(jìn)行有效、合理配置就成為目前首先需要解決的問(wèn)題。在檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中，對(duì)于需要的硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀以及打印機(jī)能，應(yīng)該使用分類的原則來(lái)進(jìn)行配備和更新，還需要做好檔案保存的工作，避免蟲(chóng)咬霉變等情況出現(xiàn)，更要做好防盜、放火的工作，有條件還要在檔案室添置中央空調(diào)、安裝攝像頭等確保檔案的安全。

（二）加強(qiáng)軟件的更新和穩(wěn)定性

檔案管理數(shù)字化需要的軟件要求分為應(yīng)用軟件與專業(yè)軟件兩個(gè)部分，現(xiàn)階段，對(duì)于檔案管理數(shù)字化來(lái)說(shuō)，檔案信息資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)獲得實(shí)際成效的關(guān)鍵步驟，也是整個(gè)檔案工作的中重中之重。目前檔案室館藏檔案的目錄及重要的、利用率高的原文數(shù)據(jù)，其資源形式較為單一。此外，在資源利用過(guò)程中，暴露出部分?jǐn)?shù)字化信息有誤、原有目錄著錄信息不便于檢索查閱、數(shù)字化原文滿足不了日益增長(zhǎng)和變化的利用需求、數(shù)字媒體資源相對(duì)匱乏等問(wèn)題。為此，就需要采取多種措施，在服務(wù)利用中不斷加以豐富和完善資源，不僅數(shù)量上保持增長(zhǎng)，而且內(nèi)容形式上趨于多樣，并建立檔案數(shù)字化長(zhǎng)效機(jī)制。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理不單單只是在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)改變，更為重要的是在檔案管理的過(guò)程中工作人員要從管理觀念、管理方法等各個(gè)方面進(jìn)行提高。

（三）加大政府的投入力度

最后政府應(yīng)該幫助檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，不斷加大對(duì)與檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，加強(qiáng)培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才的力度。政府還需要做好檔案管理工作的預(yù)算，對(duì)一些重點(diǎn)支出的項(xiàng)目必須要進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，除此之外政府還需要做好檔案保存以及檔案借閱等房間的建設(shè)以及相關(guān)配套設(shè)備的購(gòu)買。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)該首先搭建質(zhì)量較高、安全性能較好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，進(jìn)行檔案管理的過(guò)程必須要具備較高的獨(dú)立性，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理網(wǎng)絡(luò)和外部的公共網(wǎng)絡(luò)的物理隔離，這樣就可以確保檔案數(shù)據(jù)的隱密性；在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交互方面，應(yīng)對(duì)用戶實(shí)行分級(jí)授權(quán)處理，并請(qǐng)較為專業(yè)團(tuán)隊(duì)來(lái)監(jiān)控，保證檔案數(shù)據(jù)具備較高的安全性。

二、檔案管理數(shù)字化的體制機(jī)制建設(shè)

開(kāi)展現(xiàn)代化的檔案管理，嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理操作流程必不可少。國(guó)內(nèi)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是從20世紀(jì)80年代之后才開(kāi)始慢慢制定的，目前已經(jīng)形成了初步的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。目前國(guó)內(nèi)檔案管理上基本上處于一種非常疏散的管理環(huán)境。再加上檔案中含有許多較為敏感和復(fù)雜的內(nèi)容，一般的企業(yè)以及政府部門都是采取檔案自行管理的方式。而各個(gè)單位內(nèi)部自己制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)就和現(xiàn)階段其他部門檔案管理標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了不同的地方，造成沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)完美交接的情況出現(xiàn)。若是這種現(xiàn)象一直持續(xù)下去，無(wú)疑會(huì)對(duì)國(guó)內(nèi)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程造成阻滯作用，再加上檔案管理方面的電子技術(shù)還不夠成熟，使得計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮的空間十分有限，因此必須要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的體制機(jī)制建設(shè)。

在逐步完善檔案管理數(shù)字化的體制機(jī)制的過(guò)程中，正確地處理保密性和開(kāi)放性之間的關(guān)系是非常重要的，所以應(yīng)該建立一套可以在開(kāi)放環(huán)境之下確保檔案安全的數(shù)字化管理措施。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，檔案管理數(shù)字化應(yīng)該是開(kāi)放的，可以吸收和傳送大多數(shù)的信息資源，但與此同時(shí)數(shù)字化也需要保障信息資源的安全。單位每年新增檔案許多，其中70%因憑證作用而需數(shù)字化掃描。為此，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，建立長(zhǎng)效機(jī)制，保證順利完成新增檔案的數(shù)字化加工。

首先，需要制定與電子文檔安全相關(guān)的管理制度。其次，還要輔以相應(yīng)的工作人員進(jìn)行監(jiān)管，這樣體制才可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。再次，需要進(jìn)一步完善一系列的激勵(lì)機(jī)制與考核機(jī)制。各個(gè)單位要以不斷完善檔案管理系統(tǒng)為依托，不僅確保每一份員工檔案都能妥善保管，每一份員工檔案的去留都能完整紀(jì)錄，每一份紙質(zhì)檔案都有電子數(shù)據(jù)備案，還要做到每一個(gè)檔案柜都可以明確標(biāo)注。

三、提升工作人員的能力

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，就要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出具有現(xiàn)代化檔案管理能力的工作人員。在目前的檔案管理環(huán)境之中，由于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等新的科學(xué)技術(shù)不斷涉入，這就要求新時(shí)期下負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)人員必須應(yīng)該具備計(jì)算機(jī)基本的操作技能，但是目前這種復(fù)合型人才的數(shù)量是非常少的，現(xiàn)階段大多數(shù)公職人員無(wú)法很好地操作電腦系統(tǒng)。與此同時(shí)，因?yàn)槟壳皺n案管理人員群體的結(jié)構(gòu)非常不合理，造成檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，這就嚴(yán)重影響了各個(gè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。

對(duì)檔案管理數(shù)字化人員素質(zhì)培養(yǎng)的內(nèi)容主要有意識(shí)轉(zhuǎn)變、觀念培養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)提升三個(gè)主要方面。對(duì)于從事檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，必須要具備憂患意識(shí)與全局意識(shí)。進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，首先要為檔案管理人員提供較好的工作條件，提高待遇。檔案現(xiàn)代化的過(guò)程中需要復(fù)合型人才的參與，負(fù)責(zé)檔案管理人員在做好本職工作之外還需要掌握財(cái)務(wù)管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及文字編輯等知識(shí)。其次，檔案管理人員還需要具備創(chuàng)新意識(shí)，按照規(guī)章制度制定相應(yīng)的技術(shù)措施來(lái)確保安全制度的有效性，需要廣泛開(kāi)展檔案工作的科技研究和創(chuàng)新活動(dòng)，不斷提高檔案工作中的科學(xué)技術(shù)的含量，不斷引用新的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，加快檔案的信息化建設(shè)，大力推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。此在檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中企業(yè)需要培養(yǎng)綜合素質(zhì)較高的工作人員，借助不同的形式以及多種類型的措施，使參加培訓(xùn)的工作人員能力可以得到大幅度的提升。最后還應(yīng)該樹(shù)立產(chǎn)業(yè)意識(shí)，借助信息化的發(fā)展帶動(dòng)檔案管理的產(chǎn)業(yè)化，逐步形成檔案管理的產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢(shì)，現(xiàn)階段，相關(guān)部門對(duì)此也越來(lái)越重視，正在有計(jì)劃培養(yǎng)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，以滿足目前檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

四、小結(jié)

檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)首先必須要對(duì)硬件、軟件以及網(wǎng)絡(luò)等核心資源進(jìn)行升級(jí)，其次要制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理操作流程，建立一套可以在開(kāi)放環(huán)境之下確保檔案安全的數(shù)字化管理措施，最后要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出具有現(xiàn)代化檔案管理能力的工作人員，為檔案管理數(shù)字化提供強(qiáng)有力的保障。

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