武亞濤

【摘要】本文首先對信息時代檔案管理工作的重要性進行了概述，詳細探討了信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策，旨在提高我國檔案管理的發(fā)展水平。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；問題；對策

一、信息時代檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)檔案管理工作過程中，檔案管理大部分以紙質形式為主，檔案管理方式滯后，管理工作量較大。并且在檔案日常管理和保存過程中，為了避免紙質檔案受到火災、受潮和蟲害的影響，確保檔案資料的安全使用，需要投入相應的人力和財力，采取相應應對措施予以處理，以免紙質檔案損毀。此外，傳統(tǒng)檔案資料的查閱難度大，不能進行備份，隨著信息時代到來，計算機技術的發(fā)展與普及，傳統(tǒng)檔案管理內容與管理模式逐漸向電子化方向轉變。信息化檔案管理的出現(xiàn)，不僅能夠有效解決檔案資料的存放問題，提升檔案使用的安全性，還可提高檔案資料的檢索效率，充分發(fā)揮檔案資料作用?？梢娫谛畔r代下，做好檔案管理工作對適應社會發(fā)展，滿足現(xiàn)代化檔案管理具有重要意義。

二、信息時代檔案管理中的問題

（一）管理軟件缺乏系統(tǒng)性

從某種程度上講，我國檔案管理期間所使用到的相關管理軟件實質上是不具有統(tǒng)一性的，而且每個部門的管理軟件或者是系統(tǒng)都存在較大差異性，這種情況下將會給檔案管理軟件研發(fā)帶來非常嚴重的影響，增加研發(fā)難度。此外，檔案管理的相關系統(tǒng)也存在較大的不一致性，難以在電子政務或者是辦公自動化等系統(tǒng)中做到統(tǒng)一研發(fā)，這種因管理軟件不統(tǒng)一帶來的問題，將會導致現(xiàn)有檔案管理期間部分信息難以得到及時化共享，最終給檔案信息化發(fā)展帶來一定的消極影響。

（二）信息化建設缺乏安全性

在信息化的檔案管理工作中，檔案的資料保存在信息平臺中。但是現(xiàn)階段的檔案管理信息平臺建設并不健全，而存在于網絡環(huán)境中的檔案資料極容易受到黑客或者是病毒的入侵，隨意更改或者是損壞檔案資料。嚴重的甚至造成整個檔案信息庫的癱瘓，使得檔案資料發(fā)生泄露，造成很多無法彌補的后果。在信息時代下的檔案管理由于其特殊的存儲形式極容易受到網絡風險的破壞，對檔案資料的安全具有極大的威脅。

（三）信息化水平不高

當前很多檔案在管理過程中信息化程度不高，很容易出現(xiàn)各種錯誤，并且影響檔案管理效率，比如紙質檔案在自然情況下的破損，歷史久遠的檔案材料內容模糊不清，檔案利用不方便等，對于檔案事業(yè)的發(fā)展有很大影響。

（四）檔案管理保密性相對較差

現(xiàn)有檔案管理大部分都是運用信息化管理手段開展日常管理工作的，這樣會大大降低檔案管理工作人員的實際工作量，效果顯著。然而，在實際工作過程中，網絡黑客攻擊現(xiàn)象卻層出不窮，有的時候甚至會遭受到病毒植入，進而造成檔案資料丟失，甚至還會造成檔案管理系統(tǒng)癱瘓，所帶來的損失是不可估量的。所以說，信息化時代的檔案管理是非常容易遭受網絡環(huán)境影響的，從而使檔案管理所具有的保密性減弱。

三、應對檔案管理工作主要問題的策略

（一）樹立與時俱進的信息化管理理念

隨著信息技術的迅速發(fā)展和普遍使用，信息化管理在檔案管理工作中必不可少。但是，并不是“計算機用得越多，信息化程度越高”。電子檔案的歸檔時間、歸檔方式、保管方式、查詢利用方式及分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案管理不同。信息化檔案管理是以虛擬、開放、靈活的手段，采用計算機、網絡等信息技術，采取社會化、自動化、標準化、網絡化的管理模式，實現(xiàn)高效、快捷、準確、開放的檔案信息服務。

（二）加強檔案資源的信息化建設

首先，要實現(xiàn)檔案資料的自動化錄入和檔案信息的自動化處理，實現(xiàn)檔案管理工作的一體化，保證各部門之間檔案資料的高效傳播以及共享。此外，還要應用計算機合成技術，對不同形式的檔案文件實行分類管理，并將文字敘述的文件盡可能的轉化為圖文并存的形式，保證檔案文件的多樣化。

（三）強化信息管理人員的業(yè)務培訓工作

要對檔案工作管理者在思想上、技術操作上進行系統(tǒng)的培訓，使得管理者有積極向上的工作態(tài)度，在技術上能夠及時掌握最先進的信息化技術，并且將其技術應用到檔案管理工作中，提高檔案工作管理者的工作效率和能力。

（四）建立健全檔案信息安全保障體系

通過采取設置安全防火墻、強化計算機網絡的保密性、軟件應用加密、以電子證書核實外部人員接入網絡、完善軟件安全性等措施提高防黑客攻擊能力。檔案管理工作人員要定期對計算機的硬件系統(tǒng)進行檢查維護，保證計算機設備可以正常地運行。要做好系統(tǒng)殺毒工作，養(yǎng)成良好殺毒習慣。隨手做好備份儲存工作，建立紙質、電子雙檔案，應用云儲存技術，以免斷電或系統(tǒng)故障導致資料丟失、回檔。設置文檔找回功能，使誤刪資料后可以找回、恢復資料。應用UPS電源/APC不間斷電源，以便在停電狀態(tài)下可以及時保存數據資料。檔案室閑人免進，離開隨手關閉電腦或設電子鎖，USB設備拔除，以免外人進入獲取資料。

四、結語

綜上所述，研究信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策對檔案管理工作的發(fā)展具有重要的作用。因此，必須進一步提高和完善應對檔案管理工作主要問題的策略，這樣才能更好地提升檔案管理工作的規(guī)范化，提高我國檔案管理的水平。

參考文獻

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