盧愛(ài)軍

[摘 要] “十九大”報(bào)告提出“大力發(fā)展職業(yè)教育，弘揚(yáng)勞模精神和工匠精神”。隨著職業(yè)院校學(xué)生生源結(jié)構(gòu)的多元化以及現(xiàn)代化管理手段的發(fā)展，依據(jù)當(dāng)今高校以人為本、依法治校的辦學(xué)理念，傳統(tǒng)滯后的學(xué)籍管理模式已不能適應(yīng)高職院校辦學(xué)需要。從學(xué)院學(xué)籍管理現(xiàn)狀分析入手，為高校學(xué)籍管理工作提出建設(shè)性意見(jiàn)。

[關(guān) 鍵 詞] 學(xué)籍管理體系；高校；以人為本

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）21-0190-02

學(xué)籍管理為動(dòng)態(tài)過(guò)程，內(nèi)容構(gòu)建具有多元化、多層次、多方面特點(diǎn)，是政策性、責(zé)任性比較強(qiáng)的一項(xiàng)工作，更是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，受到廣大師生和家長(zhǎng)的關(guān)注，因此搞好學(xué)籍管理，對(duì)維護(hù)我院良好的教學(xué)秩序，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。我院是北京市政府批準(zhǔn)、教育部備案的全日制高等職業(yè)學(xué)院，“一院四區(qū)”辦學(xué)格局下設(shè)園藝等八系一部。學(xué)院開(kāi)設(shè)普通高職專業(yè)40個(gè)，全日制在籍學(xué)生4000余名，157個(gè)教學(xué)班。面對(duì)招生形式多樣性和生源結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，學(xué)籍管理工作有一定的復(fù)雜性和艱巨性。隨著我院領(lǐng)導(dǎo)重視力度的提升，教務(wù)處學(xué)籍管理人員在共同努力下，終于使我院學(xué)籍管理工作呈現(xiàn)出健康、持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。我們?cè)诠ぷ髦袌?jiān)持做到以下幾個(gè)方面。

一、制度建設(shè)落實(shí)處

（一）完善建設(shè)體系，細(xì)化管理環(huán)節(jié)，保障管理過(guò)程穩(wěn)定性

隨著2017年教育部高校學(xué)生管理41號(hào)令的出臺(tái)，2018年北京市教委關(guān)于高校學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)工作、學(xué)生學(xué)籍信息修改等一系列細(xì)則出臺(tái)，我院針對(duì)原有的學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定進(jìn)行了修改、更新與完善。

1.建立健全學(xué)籍管理制度，用科學(xué)完善的制度規(guī)范管理，做到有章可循，有法可依。

2.學(xué)籍管理過(guò)程規(guī)范化，現(xiàn)代高等職業(yè)教育學(xué)籍管理工作，應(yīng)強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格管理的同時(shí)創(chuàng)造一種寬松的環(huán)境，發(fā)揮學(xué)生的聰明才智與主觀能動(dòng)性。在管理過(guò)程中服務(wù)學(xué)生，通過(guò)學(xué)籍管理激勵(lì)學(xué)生，培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新精神及創(chuàng)造能力，促進(jìn)學(xué)生成長(zhǎng)。

3.學(xué)籍檔案管理規(guī)范化。首先確保紙質(zhì)檔案、電子檔案、教育部學(xué)信網(wǎng)上信息一致性。其次確保檔案資料的完整性、連續(xù)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。使用統(tǒng)一規(guī)范的檔案盒存放，對(duì)檔案資料及時(shí)收集整理、建表建冊(cè)、分類歸檔、及時(shí)移交存檔。

（二）層層把關(guān)，打好“控流保學(xué)”攻堅(jiān)戰(zhàn)

休學(xué)及退學(xué)手續(xù)辦理程序中加強(qiáng)資格審核及過(guò)程審批制度。必須由學(xué)生本人及家長(zhǎng)提出申請(qǐng)，系部審查同意，教務(wù)處審核，學(xué)院辦公會(huì)議審核通過(guò)后，最終由教務(wù)處辦理手續(xù)。對(duì)于未辦理任何離校手續(xù)，就離開(kāi)學(xué)校的流動(dòng)生，學(xué)校需協(xié)助班主任為家長(zhǎng)以及學(xué)生作思想指導(dǎo)工作，告知兩者將手續(xù)辦理完整。若學(xué)生休學(xué)期滿，學(xué)院應(yīng)告知復(fù)學(xué)學(xué)生信息，并將詳細(xì)資料做好存檔。

（三）工作靈活性，保障學(xué)籍審核工作高效

1.確保學(xué)信網(wǎng)學(xué)籍庫(kù)真實(shí)、準(zhǔn)確。對(duì)于新生注冊(cè)、畢業(yè)生注冊(cè)和學(xué)年注冊(cè)三大注冊(cè)工作，加強(qiáng)過(guò)程管理，樹(shù)立“學(xué)生自己對(duì)自己負(fù)責(zé)，老師對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)”的責(zé)任意識(shí)。新生信息上報(bào)前要求學(xué)生本人進(jìn)行確認(rèn)簽字，上報(bào)完成后要求學(xué)生在學(xué)信網(wǎng)二次查看，畢業(yè)備案信息班主任及學(xué)生第三次確認(rèn)簽字。通過(guò)三次老師與學(xué)生確認(rèn)來(lái)保證學(xué)籍庫(kù)的真實(shí)、準(zhǔn)確與穩(wěn)定。

2.及時(shí)處理學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)，完成即時(shí)上報(bào)。每學(xué)期期初輔導(dǎo)員網(wǎng)上完成本班到校名單的確認(rèn)，根據(jù)每學(xué)期期末考試的缺考再次確認(rèn)在校學(xué)生情況，時(shí)時(shí)關(guān)注未到校學(xué)生動(dòng)態(tài)。加強(qiáng)系部溝通，對(duì)問(wèn)題學(xué)生及時(shí)預(yù)警并進(jìn)行學(xué)籍處理。

（四）重視工作細(xì)節(jié)，保障學(xué)生符合畢業(yè)要求

學(xué)歷注冊(cè)方式為電子注冊(cè)，學(xué)歷注冊(cè)針對(duì)即將畢業(yè)的學(xué)生，為其畢業(yè)資格進(jìn)行審核，為學(xué)生做出“畢業(yè)”“結(jié)業(yè)”標(biāo)志，在電子注冊(cè)過(guò)程中需對(duì)學(xué)生學(xué)歷進(jìn)行嚴(yán)格管理，使人才市場(chǎng)工作具有真實(shí)性。嚴(yán)格按照教學(xué)計(jì)劃對(duì)學(xué)生的畢業(yè)資格進(jìn)行審核。同時(shí)，由教務(wù)處統(tǒng)籌安排，做好畢業(yè)答辯、補(bǔ)考等相關(guān)工作。

在學(xué)生電子注冊(cè)后，對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行全面整理。如需本人簽字部分，必須監(jiān)督本人完成簽字工作，學(xué)院學(xué)籍管理人員應(yīng)做好監(jiān)督，保障學(xué)生所填寫(xiě)信息具有準(zhǔn)確性、可靠性。經(jīng)過(guò)幾年實(shí)踐后，我校建立數(shù)據(jù)操作管理體系，保障學(xué)籍管理符合預(yù)期電子注冊(cè)目標(biāo)。

（五）健全管理機(jī)構(gòu)，形成一支穩(wěn)定、高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

我院學(xué)生管理體系為二級(jí)管理體系，教學(xué)管理依舊采取“大教務(wù)”管理方式，其內(nèi)容為學(xué)籍管理以及教學(xué)管理工作皆由教務(wù)處全權(quán)負(fù)責(zé)。學(xué)籍管理為我院教務(wù)處工作核心環(huán)節(jié)，對(duì)于學(xué)籍管理隊(duì)伍，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)更是從政策上給予全方位保障。（1）完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，從人員編制、學(xué)歷水平，確保學(xué)籍管理隊(duì)伍的年輕化、專業(yè)化。（2）為學(xué)籍管理人員提供更多的外出學(xué)習(xí)與培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使學(xué)籍管理工作人員綜合素質(zhì)進(jìn)一步提升，并強(qiáng)化學(xué)籍管理工作人員服務(wù)意識(shí)以及業(yè)務(wù)能力。（3）增加學(xué)校培訓(xùn)力度，在一定時(shí)間內(nèi)組織教學(xué)管理人員、教學(xué)秘書(shū)等進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流，并對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行分析，使管理水平進(jìn)一步提升，最終使我院學(xué)籍管理工作朝先進(jìn)化、規(guī)范化方向發(fā)展。

二、科學(xué)管理推動(dòng)效果提升

學(xué)籍管理工作是保證學(xué)院教學(xué)秩序正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是保障學(xué)生利益的根本，所以學(xué)籍管理工作應(yīng)堅(jiān)持以人為本、規(guī)范管理。我院學(xué)生人數(shù)較多，生源較廣，學(xué)生一般會(huì)分布在四個(gè)校區(qū)及多個(gè)教學(xué)系部中，所以學(xué)生學(xué)籍具有較高復(fù)雜性，我院采取目標(biāo)管理方式，將崗位職責(zé)進(jìn)一步細(xì)化，使責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，分工更加明確，工作井然有序，使工作效果更加理想。在學(xué)籍管理工作中主要采取的方式為：“六個(gè)一”。

（一）突出一個(gè)“早”字

在做任何事時(shí)應(yīng)做到早準(zhǔn)備、早動(dòng)手、早爭(zhēng)取。在學(xué)籍管理過(guò)程中要求一年級(jí)班主任在第一次為學(xué)生注冊(cè)時(shí)，便將學(xué)生身份證、戶口本等詳細(xì)信息進(jìn)行收集并做好備份。這種方式能夠在最早時(shí)間了解學(xué)生的具體情況，可以在學(xué)籍管理中掌握主動(dòng)。實(shí)踐證明，只有做好充足準(zhǔn)備才能使學(xué)籍管理工作順利開(kāi)展，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（二）做到一個(gè)“勤”字

我院學(xué)籍管理人員對(duì)學(xué)生資料文件以及學(xué)籍檔案應(yīng)做到勤看、勤整理。若學(xué)生為特殊群體應(yīng)在做好標(biāo)注后做到勤溝通。并做好勤學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念，將理念付諸行動(dòng)，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展，提升個(gè)人職業(yè)能力。

（三）把握一個(gè)“細(xì)”字

學(xué)籍管理工作如上文所述較為復(fù)雜，所以在工作過(guò)程中存在較大困難，每一位學(xué)生都是從登記、建檔、畢業(yè)審核到最終的證書(shū)填寫(xiě)發(fā)放，所以在工作中應(yīng)當(dāng)做到細(xì)致，保障工作符合實(shí)際，實(shí)現(xiàn)無(wú)差別管理。

（四）力求一個(gè)“準(zhǔn)”字

收集學(xué)生各種數(shù)據(jù)資料對(duì)學(xué)院來(lái)講有重要作用，可以輔助教學(xué)管理、掌握教學(xué)動(dòng)態(tài)等。所以，在學(xué)籍管理過(guò)程中應(yīng)保證學(xué)生姓名、性別、出生日期等信息真實(shí)、有效。學(xué)籍管理工作不是小事，應(yīng)力求精準(zhǔn)，保障學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)的有效開(kāi)展。

（五）要求一個(gè)“嚴(yán)”字

在學(xué)生入學(xué)、考試、畢業(yè)等環(huán)節(jié)，學(xué)籍管理人員應(yīng)做好監(jiān)督、管理工作，這些工作也是學(xué)籍管理的核心工作，能夠貫穿學(xué)生入院到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程，在工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)做到嚴(yán)格審核、細(xì)致管理、環(huán)環(huán)相扣、保障學(xué)生畢業(yè)質(zhì)量以及保護(hù)學(xué)校聲譽(yù)。

（六）保證一個(gè)“齊”字

首先，應(yīng)保證學(xué)籍檔案齊全，其次保證各種文件以及檔案材料明確分類，實(shí)現(xiàn)一體化管理。學(xué)籍管理工作不只貫穿學(xué)生的全部學(xué)習(xí)過(guò)程，并且會(huì)對(duì)學(xué)生畢業(yè)若干年產(chǎn)生影響。比如，在補(bǔ)辦學(xué)歷證明以及回復(fù)用人單位畢業(yè)證書(shū)是否具有真實(shí)性方面能夠成為有效證據(jù)。

三、以人為本人性管理

學(xué)籍管理工作屬于服務(wù)性質(zhì)工作，在工作過(guò)程中應(yīng)堅(jiān)持以人為本原則，做到優(yōu)質(zhì)為學(xué)生服務(wù)、為教師服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)。

（一）應(yīng)用“學(xué)生學(xué)業(yè)學(xué)籍預(yù)警”制度

我院學(xué)籍管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)“事后處理型”管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆虑?、事中預(yù)防型”管理方式，若學(xué)生為“后進(jìn)生”應(yīng)做到早發(fā)現(xiàn)、早教育，若學(xué)生由于學(xué)習(xí)成績(jī)較差最終臨近留級(jí)或者在退學(xué)時(shí)應(yīng)提前告知學(xué)生，對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程將面對(duì)的問(wèn)題作出警示，充分將人性化管理融入學(xué)生管理中，使學(xué)生能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

（二）利用法律合法維權(quán)

伴隨著我國(guó)法律體系不斷完善，學(xué)生維權(quán)意識(shí)正在不斷提升。學(xué)院為保護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，成立了學(xué)生申訴委員會(huì)，由院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、系部負(fù)責(zé)人、教師、學(xué)生代表組成。通過(guò)申訴，給學(xué)生提供個(gè)人權(quán)益的平臺(tái)，將自己的觀點(diǎn)予以闡述。

（三）促進(jìn)和諧，增進(jìn)溝通

在做好學(xué)籍異動(dòng)的同時(shí)，還要做好學(xué)生異動(dòng)的善后工作，教務(wù)處負(fù)責(zé)聯(lián)系各系部主任，了解學(xué)生情況，并安排系部與家長(zhǎng)溝通，做好家長(zhǎng)及學(xué)生的思想工作，創(chuàng)新社會(huì)、學(xué)院、家庭三位一體的育人模式。

（四）完善未畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍管理工作

對(duì)完成教學(xué)計(jì)劃卻有成績(jī)不及格的學(xué)生，發(fā)放結(jié)業(yè)證書(shū)。這類學(xué)生在求職過(guò)程中，會(huì)面對(duì)較多實(shí)際問(wèn)題，部分學(xué)生家長(zhǎng)情緒較為激動(dòng)，學(xué)生內(nèi)心則是較為焦慮。我院一直堅(jiān)持頂住壓力，保證所頒發(fā)的每一個(gè)證書(shū)具備真實(shí)性、嚴(yán)肅性。同時(shí)做好結(jié)業(yè)學(xué)生思想引導(dǎo)工作，積極提供教學(xué)條件，幫助學(xué)生備考。在結(jié)業(yè)后半年至一年內(nèi)參加學(xué)院組織補(bǔ)考，成績(jī)合格后，及時(shí)換發(fā)畢業(yè)證書(shū)，并完成網(wǎng)上備案工作，學(xué)院和學(xué)生家庭矛盾逐漸消融，使學(xué)生焦慮情緒消除。

四、信息處理占先機(jī)

隨著我國(guó)教育工作不斷發(fā)展，學(xué)院管理信息化不斷加強(qiáng)，學(xué)籍管理手段信息化使工作效率進(jìn)一步提升。我院于2007年引進(jìn)使用教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)包括資源、計(jì)劃、教材、排課、考試、成績(jī)、學(xué)籍、實(shí)踐教學(xué)、考評(píng)等管理子系統(tǒng)。通過(guò)系統(tǒng)，學(xué)生可隨時(shí)查詢個(gè)人學(xué)籍信息及學(xué)業(yè)狀態(tài)，教師可以看到下達(dá)的各類教學(xué)任務(wù)，同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)完成學(xué)院各類數(shù)據(jù)采集的上報(bào)工作，及學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)與分析等工作。通過(guò)幾年的實(shí)踐和不斷完善，現(xiàn)在各個(gè)子系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，使我院信息處理能力以及速度進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)學(xué)院資源共享，最終構(gòu)建科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)籍管理體系。

總之，學(xué)籍管理工作無(wú)小事，如出現(xiàn)差錯(cuò)，嚴(yán)重的話可能會(huì)影響學(xué)生的一生。在這種理念的指引下，我覺(jué)得學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷管理確保無(wú)誤是紅線，這就要求學(xué)籍工作人員要增強(qiáng)責(zé)任感，用細(xì)心、熱心、耐心、誠(chéng)心克服任何艱辛，做到零差錯(cuò)，將學(xué)生滿意作為檢驗(yàn)我們工作好壞的最高標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)代職業(yè)教育已經(jīng)呈現(xiàn)出教育大眾化、現(xiàn)代化特點(diǎn)，所以我們應(yīng)思考的問(wèn)題還有很多，只有不斷實(shí)踐研究，不斷學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)實(shí)際情況作出調(diào)整，才能使我院學(xué)籍管理水平登上一個(gè)又一個(gè)高峰。