潘倩瑩

[摘 要] 隨著咨詢系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，高校的辦公事務(wù)繁瑣、重復(fù)、數(shù)量大，高校也開始實行OA系統(tǒng)管理。探索了資訊系統(tǒng)的應(yīng)用，為行政管理工作更加高效、規(guī)范、人性化提出了幾點可行性建議，從而簡化人工，做到系統(tǒng)化的低碳環(huán)?；k公。

[關(guān) 鍵 詞] 行政管理；OA辦公系統(tǒng)；獨立院校

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）16-0246-02

隨著中國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，整個社會對高等畢業(yè)生的要求進一步提高，高校開始大規(guī)模擴招和對外發(fā)展，隨之帶來的是高校機構(gòu)的不斷完善。由于師生數(shù)量增多，各類事務(wù)細致繁瑣而且涉及多個部門的分工合作，所以傳統(tǒng)的辦公方法已經(jīng)無法滿足目前的工作需求。為了更好地滿足社會的服務(wù)功能，必須借助現(xiàn)代科技手段來提高資源和行政管理水平。

一、XH獨立院校的背景

XH獨立學(xué)院是企業(yè)和品牌學(xué)院合作公共承辦，2005年經(jīng)教育部批準設(shè)立并當(dāng)年招生的一所綜合性全日制普通高等院校。學(xué)校秉承母體學(xué)校的優(yōu)良辦學(xué)傳統(tǒng)和理念，打造品牌學(xué)校?，F(xiàn)有2個校區(qū)，教學(xué)設(shè)施齊全，環(huán)境優(yōu)美，交通便利，并且校車往返中山大學(xué)與各個校區(qū)之間。在校生有2萬多人，學(xué)校學(xué)科布局全面，專業(yè)特色明顯，符合社會需求?，F(xiàn)有39個專業(yè)，目前正處于上升階段，獨立學(xué)院目前正在實行二級管理。

二、XH獨立院校的現(xiàn)狀

XH獨立學(xué)院機構(gòu)的內(nèi)部主要由教師教學(xué)、行政管理（教務(wù)管理、教輔管理、實驗室管理等）這兩大部分組成。教師教學(xué)主要通過網(wǎng)絡(luò)等多媒體資訊系統(tǒng)收集匯總專業(yè)知識來系統(tǒng)地傳授給學(xué)生，學(xué)生通過在教室里上課來獲得知識。行政管理主要是輔助教師教學(xué)、對外宣傳活動等工作，目前行政管理工作的現(xiàn)狀如下：

1.學(xué)校的行政部門，即人事處、財務(wù)處、教務(wù)處等（主要是將學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層下達的通知通知到各院，同時對外聯(lián)系比較多，如外事處要與國際學(xué)校談合作了解資訊信息，人事處要對外招聘人才發(fā)布資訊等），各部門聯(lián)系密切。各院系資料歸納整理，如教師做項目科研，從申請到領(lǐng)導(dǎo)審批、經(jīng)費下?lián)?、辦事報賬等流程以及這個項目涉及的不同部門的數(shù)據(jù)資料的提供；實習(xí)基地的相關(guān)企業(yè)資料、合同存檔、舉辦活動等大量信息的歸納存檔等，如果還是依靠傳統(tǒng)的辦公方式，已經(jīng)無法滿足提高服務(wù)質(zhì)量和拓展服務(wù)的功能。

2.各院系主要接受來自行政總部的通知文件，這種通知的下達方式一般是通過QQ、郵件，每天都有大量的資訊信息，一旦遇到臨時離開等其他情況，很容易遺漏重要通知，導(dǎo)致無法正常完成工作；另外，工作群一般都只有相關(guān)工作人員接收資訊信息，也只有相關(guān)的負責(zé)人才知曉信息內(nèi)容，正式通知一般相對官方，很多具體實施的方法沒有詳細說明，很多時候下面收到通知不知道如何開展工作，如果每個院系的人都去私下發(fā)通知或問相關(guān)工作者，就會增加發(fā)通知人員的工作量，如果在QQ群討論，又會面臨刷屏。XH學(xué)院辦學(xué)以來，一直沿用這種聊天工具的資訊信息系統(tǒng)，如何有效地開展工作，讓更多的領(lǐng)導(dǎo)層知曉學(xué)校的整體工作進度和流程，還需要進一步研究和探索。

3.為了避免遺漏通知，一般的重要通知都會以紅頭文件的紙版下發(fā)給各系秘書，各系秘書收集匯總，時間久了，會產(chǎn)生很多的紙版通知，占用辦公儲藏文件空間，不但不低碳環(huán)保，同時也不便于提取。

4.院系在需要請示領(lǐng)導(dǎo)或者需領(lǐng)導(dǎo)簽字的情況下，還要去打聽領(lǐng)導(dǎo)的行程，XH學(xué)院分兩個校區(qū)，領(lǐng)導(dǎo)辦公一般在舊校區(qū)，偶爾也會到新校區(qū)辦公，而大部分的院系行政人員在新校區(qū)，所以如果有審批的文件就要來回找領(lǐng)導(dǎo)，如果每個辦公室人員都打電話詢問領(lǐng)導(dǎo)的行程，領(lǐng)導(dǎo)每天接電話的次數(shù)就會增多，從而影響領(lǐng)導(dǎo)的正常工作。

5.兩個校區(qū)之間沒有固定的傳送文件人員，所以各院系部門的行政人員凡是涉及跨校區(qū)辦事時，需要離開崗位，導(dǎo)致遇到其他事情無法及時處理。

三、XH學(xué)院實行資訊系統(tǒng)的重要性

資訊系統(tǒng)主要是一種整合資源化的管理，其目的是有效地提高效率，優(yōu)化辦事流程，提升核心競爭力，使整體價值實現(xiàn)最大化，同時可以增強學(xué)院的整體和系統(tǒng)模塊之間的聯(lián)系性和協(xié)調(diào)性，使復(fù)雜的問題簡單化。

XH學(xué)院分為兩個校區(qū)，兩校區(qū)之間需要1小時的車程，學(xué)校的報告請示等流程一般需要層層領(lǐng)導(dǎo)審批，材料也是兩個校區(qū)直接搬來搬去，文件蓋章也是由兩個校區(qū)間人員往返攜帶，工作起來很不方便。如果采用資訊系統(tǒng)，可以滿足不同用戶的需求，可根據(jù)不同的辦公系統(tǒng)相應(yīng)調(diào)整，OA辦公系統(tǒng)具有一定的靈活性，通?？梢苑譃榇k事務(wù)、交辦事務(wù)、已辦事務(wù)、工作計劃、通訊錄、公文管理、資源管理、學(xué)院信息管理、部門院系內(nèi)部管理、會議及經(jīng)驗交流等。通知可以直接在網(wǎng)站上發(fā)布，這樣不僅可以解決QQ刷屏、遺漏通知等問題，而且辦事人員不用在兩個校區(qū)往返找領(lǐng)導(dǎo)簽字，可以通過IT網(wǎng)絡(luò)上傳掃描文件，領(lǐng)導(dǎo)也可以在OA辦公系統(tǒng)上批改文件，實行高效管理，對一些需要收集匯總、資料采集、數(shù)據(jù)分析等的材料可以解放人工，用資訊系統(tǒng)代替，從而提高行政管理工作人員的工作效率，實現(xiàn)高效管理。

四、資訊系統(tǒng)的使用研究

學(xué)院可以利用資訊系統(tǒng)收集信息后，進行提取、清洗、轉(zhuǎn)換、分類，同時網(wǎng)絡(luò)傳播和交流可以更方便地把個人知識轉(zhuǎn)換成學(xué)院知識。

資訊系統(tǒng)是否可行，對習(xí)慣性用QQ聊天工具、見面找領(lǐng)導(dǎo)簽字（方便見面和領(lǐng)導(dǎo)說明報告內(nèi)容）、年長的不太適應(yīng)電腦軟件操作的老教師可能會有一些障礙，還需要學(xué)校召開資訊系統(tǒng)培訓(xùn)會，定期安排網(wǎng)絡(luò)人員解決操作使用問題，每個部門、院系都需要安排專人負責(zé)，促使資訊系統(tǒng)在學(xué)校廣泛的使用。資訊系統(tǒng)有很多功能，如教師上課也可以利用資訊系統(tǒng)進行學(xué)生考勤、學(xué)生課堂作業(yè)考查、學(xué)生成績評分等，所以資訊系統(tǒng)的運用，不僅可以方便行政管理工作的開展，還可以促進教師教學(xué)。

五、XH學(xué)院實行資訊系統(tǒng)的應(yīng)用分析及建議

在行政部門運用資訊管理系統(tǒng)，有助于行政人員更好地收集文件、管理文件、提取和分析文件，但是由于辦校以來都是用的QQ等大眾廣泛使用的聊天工具辦公，所以在一定的時間和范圍內(nèi)讓他們改變辦公形式，還有一定的困難，需要每個部門大力宣傳和鼓勵，并給予技術(shù)指導(dǎo)。

XH學(xué)院在2016年開始試行OA系統(tǒng)，當(dāng)時的OA系統(tǒng)內(nèi)容不完善，僅限于發(fā)通知和考勤，學(xué)校也沒有正式發(fā)文要求一定要使用OA系統(tǒng)，為避免文件通知不到位，學(xué)校行政人員是QQ群共享文件和OA系統(tǒng)一起發(fā)，導(dǎo)致OA系統(tǒng)就成為一個通知收集和匯總的軟件，沒有規(guī)范使用，更沒有起到提高工作效率的作用。

經(jīng)過后期的不斷完善，2016年學(xué)期末召開了一次OA系統(tǒng)的操作培訓(xùn)會，大致介紹了新開發(fā)的OA系統(tǒng)的用途和使用說明，并且通知有不明白的地方可以向網(wǎng)絡(luò)部門咨詢，會議結(jié)束后大部分人員都忙于工作沒有及時跟進OA系統(tǒng)，導(dǎo)致依然還是不能規(guī)范使用。

針對以上情況，建議學(xué)院應(yīng)該采取以下措施：

1.學(xué)校層面應(yīng)該及時監(jiān)控每個院系部門的使用情況，到每個部門去做培訓(xùn)指導(dǎo)，僅僅靠培訓(xùn)會上的介紹無法針對性處理每個部門實際中遇到的具體情況。在領(lǐng)導(dǎo)層面，確定領(lǐng)導(dǎo)固定在系統(tǒng)批閱文件的日期，這樣對一些較急的文件可以盡快在領(lǐng)導(dǎo)批閱的時間前提交OA系統(tǒng)，減少人員兩邊校區(qū)找領(lǐng)導(dǎo)簽字的麻煩。對年紀有些大的員工或者不愿意改變辦公方式的員工，首先要讓他們從意識上去接受這個工作方式和系統(tǒng)，然后采取積極鼓勵的態(tài)度，也可以采取一些強制考核制度，督促他們使用OA系統(tǒng)。

2.各院系開展的活動通過校官網(wǎng)、QQ群、OA系統(tǒng)、圖書館等具有收錄功能的資源系統(tǒng)進行歸納整理收錄。學(xué)校各系的部門要分工明確，要細分到員工，把各自部門及崗位的歷年資料整理收集，完善內(nèi)部系統(tǒng)的資料，統(tǒng)一上傳到資訊管理系統(tǒng)里，所有資料系統(tǒng)在同一個系統(tǒng)里面操作，區(qū)分不同的模塊，整個學(xué)校的資源共享，如涉及不同部門所需提供的相關(guān)資料可以自行到系統(tǒng)提取，減輕各部門及管理人員的工作量，減少提取工作的重復(fù)程序，便于統(tǒng)一管理。

學(xué)校各部門除日常收集系統(tǒng)外還需建立一個分析模塊，如財務(wù)處除上傳日常的工作外，還應(yīng)針對各部門的預(yù)算、編制、管理總結(jié)分析，相關(guān)部門也可以通過系統(tǒng)查詢的方式查看所用經(jīng)費情況等。

3.傳統(tǒng)的上課方式是由教師在講臺上授課，學(xué)生在教室里聽，如遇學(xué)生人數(shù)多的情況下，考勤點名就會占用大半節(jié)課的時間，而且一些學(xué)生還存在請假、曠課、或者跟不上課堂進度等情況，如果采取資訊系統(tǒng)，則可改變這種情況，如通過打卡軟件APP進行考勤、提交作業(yè)、參與課堂作業(yè)等，教師可以通過APP資訊系統(tǒng)及時分析出學(xué)生所學(xué)知識的掌握程度。部分專業(yè)課、公選課等教師可以錄制微課，設(shè)置固定的上課時間，不要求學(xué)生上課的地點，學(xué)生只需要在上課時間打開APP等教務(wù)系統(tǒng)就可以學(xué)習(xí)，這樣學(xué)生可以隨時打開系統(tǒng)進行自主學(xué)習(xí)。同時，把優(yōu)秀的課程錄制成視頻作為精品課程資料庫，不同專業(yè)的師生可以共享資源，互相學(xué)習(xí)拓寬眼界，也可以讓學(xué)生脫離課堂學(xué)習(xí)，只要在規(guī)定時間內(nèi)登錄系統(tǒng)就可以和教師在線上課，靈活方便，年輕的學(xué)生和教師也容易接受。

總之，使用并完善資訊系統(tǒng)，無論對學(xué)校還是對員工都是提高效率、解放人工的途徑。在新的系統(tǒng)使用過程中也必然會遇到困難，只有不斷地根據(jù)實際工作中遇到的問題進行完善和調(diào)整，從實際出發(fā)，勇于創(chuàng)新，敢于實踐，才能實現(xiàn)高效無紙化辦公，發(fā)揮資訊系統(tǒng)真正的作用。

參考文獻：

[1]余慧，王曉永.辦公自動化（OA）系統(tǒng)設(shè)計淺析[J].今日科苑，2010，23（4）：136.

[2]暴祥.移動綜合辦公系統(tǒng)實現(xiàn)的研巧[D].南京郵電大學(xué)，2014.

[3]劉光鼎.華能公司移動OA系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2014.

[4]葉涵敏.上海電力學(xué)院OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)管理研究[D].華北電力大學(xué)，2015.

[5]李明超.珠海學(xué)院OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2015.