趙旭

[摘 要] 信息技術(shù)的迅速發(fā)展，使電子檔案得以普及，電子檔案管理系統(tǒng)成為檔案信息化發(fā)展的需求，它能夠提高檔案的處理效率，實現(xiàn)高效的檔案管理。對電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)過程作簡要探討，以促進電子檔案管理系統(tǒng)的普及應(yīng)用。

[關(guān) 鍵 詞] 電子檔案；管理系統(tǒng)；紙質(zhì)檔案

[中圖分類號] G276 [文獻標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）19-0219-01

隨著信息技術(shù)的發(fā)表，信息化為電子檔案管理提供了突破點，電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)成為亟待完成的工作。電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)需要觀念與技術(shù)的融合，將功能用技術(shù)去實踐，這是探討如何開發(fā)應(yīng)用面廣且簡捷高效的電子檔案管理系統(tǒng)之關(guān)鍵。

一、系統(tǒng)需求調(diào)研

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)的目的：一方面是信息時代發(fā)展的趨勢和需求；另一方面是為了解決用戶在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中所出現(xiàn)的問題，使檔案管理工作效率更高。所以，電子檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)前要與用戶進行溝通，做好需求采集工作。

（一）明確檔案歸屬領(lǐng)域

不同領(lǐng)域的檔案文件以不同的形式呈現(xiàn)，例如，文史類檔案資料多以文字記載形式呈現(xiàn)；工程類檔案資料多以圖紙形式呈現(xiàn)；媒體類檔案資料多以視頻音頻形式呈現(xiàn)；不同領(lǐng)域檔案資料的原始呈現(xiàn)形式是不一樣的，這些呈現(xiàn)形式都是依靠程序的插入來實現(xiàn)的，這就要求在電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的過程中加入不同的設(shè)計代碼和元素，使之最終能呈現(xiàn)出不同的資料形式，所以在開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)之前一定要先了解清楚檔案歸屬領(lǐng)域，它呈現(xiàn)形式的特征，以便開發(fā)出“因地制宜”的管理系統(tǒng)。

（二）明確使用對象

首先，界定清楚管理系統(tǒng)是針對檔案管理專業(yè)人員使用還是非專業(yè)人員查閱使用，這直接決定著管理系統(tǒng)在開發(fā)過程中所適用的范圍和權(quán)限。其次，要清楚使用對象的年齡層次、文化水平，這直接影響著系統(tǒng)操作界面的設(shè)計是否符合使用者的操作習(xí)慣。

（三）明確功能

這是前期調(diào)研中最重要的一項，開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)的目的就是為了實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)不了的功能，改進紙質(zhì)檔案管理的缺陷，以更便捷、更立體的形式去呈現(xiàn)并使用檔案。明確用戶期望實現(xiàn)的功能不僅對開發(fā)者有利，使之在開發(fā)過程中指向性更明顯，目標(biāo)更明確，提高溝通效率，也能滿足用戶的各項要求，使開發(fā)出來的電子檔案管理系統(tǒng)更加貼合用戶的實際情況，更好地為用戶檔案管理工作服務(wù)。

二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)開發(fā)

電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)主要圍繞以下三個結(jié)構(gòu)進行。

（一）信息采集

主要完成各個渠道的數(shù)據(jù)采集工作，通過數(shù)據(jù)一體化接口，按信息采集流程要求，將各個信息系統(tǒng)中待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統(tǒng)中或通過通用數(shù)據(jù)交換平臺采集到檔案管理信息系統(tǒng)中；通過收集整編流程，可實現(xiàn)分散式、集中式檔案整理和移交；通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可實現(xiàn)離線數(shù)據(jù)的收集、歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入以及將數(shù)字化加工系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)中。

（二）開發(fā)利用

電子檔案管理系統(tǒng)將構(gòu)建影像物化和電子數(shù)據(jù)采集、集約化管理、個性化訪問、可持續(xù)加載、人性化展現(xiàn)的公共支持環(huán)境。主要完成檔案的研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。一方面提供與實體相關(guān)的利用，另一方面通過網(wǎng)絡(luò)提供各種方式的檢索和利用，包括信息發(fā)布、全文檢索、分類檢索等多種網(wǎng)上信息檢索利用方式。

目前，最新的電子檔案系統(tǒng)都是采用業(yè)界目前最先進的技術(shù)理念和基礎(chǔ)服務(wù)體系，具備優(yōu)質(zhì)的擴展性、復(fù)用性、高效性和靈活性等特性。支持的功能包括通用業(yè)務(wù)功能，支持快速定制開發(fā)；ML動態(tài)自適用元數(shù)據(jù)管理模型，提升系統(tǒng)表述性、靈活性和擴展能力；強大的檢索和內(nèi)容智能管理功能；基于SOA應(yīng)用接口，通用系統(tǒng)集成方式；分布式動態(tài)可擴展的內(nèi)容存儲系統(tǒng)；工作流配置管理（規(guī)范工作流程，提高系統(tǒng)可用性，滿足業(yè)務(wù)多樣性）。用戶可以根據(jù)自身實際情況進行功能的定向開發(fā)，實現(xiàn)系統(tǒng)價值的最大化，服務(wù)于用戶本身。

（三）數(shù)據(jù)流程定制

主要完成與系統(tǒng)運行相關(guān)的各種數(shù)據(jù)訂制工作。包括數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)置和維護、權(quán)限設(shè)定、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置等。開發(fā)過程中需要提供檔案類型、分類結(jié)構(gòu)的定制，可以使檔案系統(tǒng)滿足用戶的各類檔案資源管理需求，并可以滿足系統(tǒng)的拓展需求。同時將歸檔文件整理的規(guī)則形成系統(tǒng)的控制設(shè)置，使整個歸檔流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、后期維護與改善

電子管理系統(tǒng)在使用過程中一定會出現(xiàn)很多奇怪的問題，甚至一些失誤操作有可能損壞檔案系統(tǒng)里的重要文件，且檔案管理系統(tǒng)的隱私性質(zhì)較明顯。所以，一方面，用戶必須嚴(yán)格按照流程對系統(tǒng)進行定期維護和實時需求更新，以防泄密；另一方面，系統(tǒng)開發(fā)人員要根據(jù)實際使用過程中所出現(xiàn)的問題，及時提出解決辦法，定期對系統(tǒng)實行內(nèi)測、公測等，積極收集反饋意見，并積極維護系統(tǒng)的補丁和功能的再完善。

目前國內(nèi)的電子檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展尚屬起步和探索階段，在功能和實際應(yīng)用中仍存在諸多問題。隨著電子檔案管理系統(tǒng)的深入發(fā)展，作為新生事物，會有一個實踐中的適應(yīng)和發(fā)展過程，只有當(dāng)用戶在系統(tǒng)開發(fā)完成后充分接受并投入使用，才能使紙質(zhì)檔案和電子檔案相互配合，在實際的檔案管理工作中凸顯實效，為我國的檔案管理建設(shè)工作作貢獻。

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