周恒勇

[摘 要] 根據(jù)國家對(duì)高校資助工作的新常態(tài)要求，結(jié)合三峽大學(xué)學(xué)生資助管理中心工作中的實(shí)際需要，介紹三峽大學(xué)資助常用函數(shù)及其操作，以探索高校資助工作常用函數(shù)的處理辦法。

[關(guān) 鍵 詞] 高校；資助；函數(shù)；比對(duì)

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）19-0220-01

為實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興，根據(jù)國家對(duì)資助工作的脫貧攻堅(jiān)要求，精準(zhǔn)資助在高校資助工作中日益突出。三峽大學(xué)本部普通本科在校學(xué)生22000多人，學(xué)校每年對(duì)困難學(xué)生的界定人數(shù)占學(xué)生總數(shù)的近40%，根據(jù)湖北省教育廳為學(xué)校劃撥的資助經(jīng)費(fèi)，學(xué)校資助和獎(jiǎng)勵(lì)的學(xué)生人數(shù)達(dá)7000多人，每年全校2萬多普通本科學(xué)生要參加城鄉(xiāng)醫(yī)療保險(xiǎn)和保險(xiǎn)繳費(fèi)。如何在有效時(shí)間內(nèi)，在全校上萬的學(xué)生數(shù)據(jù)庫中找出需要資助的對(duì)象和數(shù)據(jù)，提高學(xué)校的辦事效率顯得尤為迫切。

根據(jù)近些年在資助工作中常用的函數(shù)運(yùn)用，現(xiàn)將我校在資助管理工作Excel表常用函數(shù)比對(duì)方法進(jìn)行歸納，以便于匯總、核實(shí)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

一、不同“工作表”的數(shù)據(jù)比對(duì)函數(shù)

資助工作中經(jīng)常涉及的一種情況是大批量的兩張不同表格數(shù)據(jù)之間的數(shù)據(jù)比對(duì)，要通過學(xué)號(hào)（或身份證號(hào)）找出兩張表格中數(shù)據(jù)相同或不同的數(shù)據(jù)。對(duì)此，我們運(yùn)用以下兩個(gè)函數(shù)公式解決。

（一）不同工作表的數(shù)據(jù)比對(duì)函數(shù)公式

1.學(xué)號(hào)（10位數(shù)以內(nèi)）的比對(duì)函數(shù)公式：“=if（countif（Sheet2！A：A，A1）=0，""，A1）”

2.身份證號(hào)比對(duì)函數(shù)公式：“=vlookup（A1，Sheet2！A：A，1，0）”

以上2個(gè)函數(shù)公式使用，都是在Sheet 1中“B1”格輸入公式，查找Sheet 2工作表A列與Sheet 1工作表中A列同行中相同數(shù)據(jù)（或需要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)）。

（二）不同“工作表”學(xué)號(hào)（或身份證號(hào)）比對(duì)操作步驟

1.將需要比對(duì)的表格數(shù)據(jù)分別拷入Sheet 1、Sheet 2中；

2.將Sheet 1、Sheet 2中需要校對(duì)的數(shù)據(jù)項(xiàng)目拷入到A列；然后將兩個(gè)A列數(shù)據(jù)“文本化”，具體做法如下：

（1）將A列數(shù)據(jù)復(fù)制到新建文本文件中；（2）將A列改為文本格式（選定A列，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵/設(shè)置單元格格式/數(shù)字，選“文本”）；（3）將文本文件中的內(nèi)容復(fù)制，重新粘回到A列。

3.將Sheet 1中插入一列（B列），B列“設(shè)置單元格格式”設(shè)為“常規(guī)”格式。B1中輸入公式：

“=if（countif（Sheet2！A：A，A1）=0，""，A1）”（或“=vlookup（A1，Sheet2！A：A，1，0）”）；在Sheet 1中B1右下角雙擊“+”或下拉至全表最后一行。

4.再將B列比對(duì)數(shù)據(jù)結(jié)果“文本化”（重復(fù)步驟2）。

（三）不同“工作表”的合并函數(shù)公式

資助工作中我們經(jīng)常涉及的第二種情況是大批量的兩張不同表格數(shù)據(jù)之間的數(shù)據(jù)合并，要通過學(xué)號(hào)（或身份證號(hào)）把一張表格的數(shù)據(jù)導(dǎo)入另一張表格。對(duì)此，我們運(yùn)用以下函數(shù)公式可以解決：

“=Index（Sheet2！B：B，match（A1，Sheet2！A：A，）”

函數(shù)公式的含義：根據(jù)兩表中A列數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，把Sheet 2工作表中B列同行的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Sheet 1中的對(duì)應(yīng)行。

函數(shù)計(jì)算結(jié)果及其含義：Sheet 1中的B列顯示出的就是在Sheet 2中B列同行導(dǎo)入數(shù)據(jù)；顯示為“#N/A”的，即是Sheet 2中A列沒有的數(shù)據(jù)。

二、函數(shù)比對(duì)操作中的注意事項(xiàng)

1.函數(shù)公式輸入狀態(tài)均為半角英文格式；

2.由于基層數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和輸入的方法可能不同，因此在復(fù)制數(shù)據(jù)時(shí)，一定要先做好比對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性校對(duì)工作：

（1）把所有數(shù)據(jù)改為文本格式（金額除外）；（2）替換掉數(shù)據(jù)中的“空白”信息；（3）檢查數(shù)據(jù)是否有重復(fù)、數(shù)據(jù)輸入是否有多一位或少一位的問題；身份證核對(duì)：是否有粘貼后，后三位顯示為“0”的現(xiàn)象（可以用查找“000”找出）。

三、同一個(gè)工作表內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)比對(duì)函數(shù)

資助工作中我們經(jīng)常涉及的第三種情況是大批量的同一張表格內(nèi)的數(shù)據(jù)校對(duì)和提取，一般情況下，我們還是通過學(xué)號(hào)（或身份證號(hào)）完成。

（一）以下4個(gè)函數(shù)公式使用，都是在當(dāng)前工作表中“B1”格輸入公式，查找當(dāng)前工作表同行A列數(shù)據(jù)中所需信息

1.學(xué)號(hào)（10位數(shù)以內(nèi)）重復(fù)核對(duì)函數(shù)公式：“=countif（A：A，A1）”，顯示結(jié)果1、2、3...分別表示同行A列中有一個(gè)、有二個(gè)、有三個(gè)......本數(shù)據(jù)。

2.身份證號(hào)從第1個(gè)到第20000個(gè)數(shù)據(jù)的重復(fù)核對(duì)函數(shù)公式：

“=sumproduct（n（A1：A20000=A1））”，顯示結(jié)果1、2、3...分別表示：同行A列中的第一個(gè)、第二個(gè)、第三個(gè)...本數(shù)據(jù)。

“=sumproduct（n（$A$1：$A$20000=A1））”，顯示結(jié)果1、2、3...分別表示：同行A列中有一個(gè)、有二個(gè)、有三個(gè)......本數(shù)據(jù)。

3.身份證號(hào)（數(shù)值個(gè)數(shù)）是15位、18位檢驗(yàn)：“=or（len（a1）=15，len（a1）=18）”，公式含義：如果是15位或18位身份證號(hào)，就顯示正確（TRUE），否則顯示錯(cuò)誤（FALSE）。

4.提取身份證號(hào)的出生日期公式：

=IF（LEN（A1）=15，"19"&MID（A1，7，2）&"-"&MID（A1，9，2）&"-"&MID（A1，11，2），IF（LEN（A1）=18，MID（A1，7，4）&"-"&MID（A1，11，2）&"-"&MID（A1，13，2），""））

公式的含義：如果是15位或18位身份證號(hào)，就顯示出生日期，否則不顯示。

（二）同行兩列數(shù)據(jù)一致性檢驗(yàn)公式“=if（A1=B1，””，”錯(cuò)誤”）”

在當(dāng)前工作表中插入C列，“C1”格輸入公式，查找當(dāng)前工作表A列與B列同行中所需核對(duì)數(shù)據(jù)信息是否一致。顯示結(jié)果含義：顯示為空的表示數(shù)據(jù)一致，顯示為“錯(cuò)誤”的，表示數(shù)據(jù)不一致。