謝恒國

摘要：從保衛(wèi)到督查，從值班到文秘，辦公室需要參與單位中零零碎碎的所有工作。因此，辦公室在進(jìn)行行政事務(wù)的綜合管理時必須明確工作內(nèi)容，制定合理的管理制度和工作實(shí)施的方向。要確立清晰合理的行政事務(wù)管理目標(biāo)，完善健全行政事務(wù)管理機(jī)制，提升行政事務(wù)管理人員專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)使用。本文對此進(jìn)行了分析研究。

關(guān)鍵詞：新時期；行政；事務(wù)；管理；思路

辦公室對任何一個單位來說都是一個非常重要的職能部門，與整個單位的安全穩(wěn)定平穩(wěn)運(yùn)行有著直接的聯(lián)系。從保衛(wèi)到督查，從值班到文秘，辦公室需要參與單位中零零碎碎的所有工作。因此，辦公室在進(jìn)行行政事務(wù)的綜合管理時必須明確工作內(nèi)容，制定合理的管理制度和工作實(shí)施的方向。這樣才能夠從單位的實(shí)際情況出發(fā)，形成科學(xué)合理的管理思路，讓辦公室整體的管理運(yùn)營效率更高。

一、新時期辦公室行政事務(wù)管理主要內(nèi)容

辦公室的日常主要工作就是針對整個單位的行政運(yùn)作情況進(jìn)行監(jiān)督和協(xié)調(diào)，如后勤保障、業(yè)務(wù)往來人員的招待和登記、簽署流程的監(jiān)督、文件起草等，這些事務(wù)或大或小、或?qū)?nèi)或?qū)ν猓夹枰k公室的參與。正是因?yàn)槿绱?，一個高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)的辦公對單位的運(yùn)作順暢程度有著舉足輕重的作用，可以促進(jìn)整個單位的可持續(xù)發(fā)展。在單位組織中，辦公室的重要性體現(xiàn)在方方面面，尤其是上傳下達(dá)上。對下要結(jié)合實(shí)際情況執(zhí)行上級所有命令，與此同時，還要展開民意調(diào)研和信息搜集工作，向上級及時反饋群眾的實(shí)際需求。對上要給領(lǐng)導(dǎo)和管理人員出謀劃策，使其能夠做出正確的決策。在單位內(nèi)部溝通和運(yùn)作上，辦公室是一個重要的環(huán)節(jié)。雖然辦公室行政事務(wù)管理工作比較瑣碎，甚至有些工作還是重復(fù)的，但是其重要性卻是不容忽視的。

二、新時期辦公室行政事務(wù)管理有效思路

1. 確立清晰合理的行政事務(wù)管理目標(biāo)

新一屆中央政治局提出的改進(jìn)工作作風(fēng)，密切聯(lián)系群眾的八項規(guī)定，是一個振奮人心的熱詞。作為從事行政事務(wù)工作的人員，應(yīng)提高對行政事務(wù)工作的認(rèn)識，理清工作思路，完善工作措施，以高度的責(zé)任感和秉承專業(yè)精神，通過自己良好的溝通和協(xié)調(diào)能力，架起部門和員工之間的橋梁，培育和傳播單位文化。新時期辦公室行政事務(wù)管理的實(shí)施中，首先要結(jié)合具體情況確立清晰合理的管理目標(biāo)和方向。辦公室想要提升自身行政事務(wù)的綜合管理水平，首先要從有效的管理目標(biāo)的制定著手。一般來說，行政管理工作繁雜而瑣碎，不僅要協(xié)調(diào)各個部門間的溝通合作，也要有效進(jìn)行信息的傳達(dá)與共通。辦公室可以結(jié)合單位的實(shí)際情況和需求，制定具體的管理實(shí)踐目標(biāo)?？梢詫⑥k公室良好的氛圍和文化作為有效管理的起點(diǎn)，同時，在管理目標(biāo)制定上要充分考慮到員工的凝聚性和有效的協(xié)調(diào)互助。這些都應(yīng)當(dāng)成為辦公室形成管理的實(shí)施方向，也是管理工作實(shí)效的一種體現(xiàn)。此外，行政管理工作的實(shí)施還要考慮到實(shí)效，在管理目標(biāo)的確立上也要充分體現(xiàn)出這一點(diǎn)。合理的管理目標(biāo)的確立才能夠讓具體的行政工作的實(shí)施清晰有效，辦公室行政管理不僅可以更好的得到推進(jìn)，管理的綜合質(zhì)量也會更高。

2. 完善健全行政事務(wù)管理機(jī)制

辦公室要結(jié)合單位的實(shí)際情況和管理需求，制定一套行政事務(wù)管理工作的實(shí)施機(jī)制，要加強(qiáng)管理制度的有效建設(shè)，這是讓行政管理工作規(guī)范合理，更好的發(fā)揮實(shí)效的依托。具體的管理機(jī)制的建設(shè)上要采取合適的方法與路徑。一方面，辦公室要充分了解單位的實(shí)際情況，結(jié)合單位的具體管理需求行政與建立管理制度。同時，要重點(diǎn)考察目前在行政管理工作上存在的優(yōu)勢和劣勢。對于好的部分要積極保留，對于不足的方面要及時進(jìn)行改善調(diào)整。這樣才能夠讓管理制度的建設(shè)更好的實(shí)施，讓行政管理工作取得更理想的效果。另一方面，在管理機(jī)制的建設(shè)上要多聽取群眾意見，要多從各個部門的人員中搜集一些想法和建議，并且了解他們在平時的工作中存在的疑問或者障礙。這些都是辦公室在進(jìn)行行政管理制度建設(shè)時的重要參照。不僅如此，多聽取群眾意見還能夠顯著提升辦公室的凝聚力，讓群眾良好的建議得到采納，提升整體的管理實(shí)效。

3. 提升行政事務(wù)管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入發(fā)展，辦公室已成為企業(yè)綜合性的管理服務(wù)機(jī)構(gòu)。辦公室作為行政機(jī)構(gòu)的核心機(jī)構(gòu)之一，擔(dān)負(fù)著維系內(nèi)外聯(lián)系，保障各項事務(wù)有序運(yùn)行的重要作用。其人員素質(zhì)的高低和政策運(yùn)行的通暢程度直接影響著工作效率。行政事務(wù)的高質(zhì)量管理需要工作人員具備較好的專業(yè)化素養(yǎng)和工作能力。從實(shí)際情況來看，辦公室行政事務(wù)的管理工作不僅繁雜還異?，嵥?。很多時候管理工作的實(shí)施需要協(xié)調(diào)各個方面的建議和需求，要綜合進(jìn)行意見的采納與聽取。這些都對于管理人員的實(shí)際工作能力和專業(yè)化素養(yǎng)提出了很高要求，也對于具體的工作過程帶來了一定程度的調(diào)整。因此，行政事務(wù)的管理人員要有意識的提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和溝通能力，并且加強(qiáng)自身問題處理能力的鍛煉。這樣才能夠更好的應(yīng)付日常管理工作，可以有效促進(jìn)各部門的協(xié)調(diào)合作，發(fā)揮出行政管理工作的實(shí)效。此外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于行政人員的培訓(xùn)，并且鼓勵大家多進(jìn)行學(xué)習(xí)提升。這樣才能夠結(jié)合行政人員自身工作素養(yǎng)和職業(yè)能力上的不足做出相應(yīng)完善，才能夠讓行政人員更好的完成自身工作。

4. 加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)使用

加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)是提升辦公室行政管理工作實(shí)效的重要路徑。不少事業(yè)單位內(nèi)部在行政管理上采取的仍然是較為傳統(tǒng)的方式，信息化管理系統(tǒng)及計算機(jī)的使用都不算太普及，這使得很多具體的工作在展開與推進(jìn)上效率較低。對此，辦公室要積極做出改善與革新，要多利用計算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)推進(jìn)各類工作的展開與實(shí)施，并且加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的有效使用。一方面，事業(yè)單位可以在信息化系統(tǒng)的建設(shè)上增加投入。不僅要多購入一些信息化設(shè)備，也可以結(jié)合自身需求購買一些管理系統(tǒng)。這會極大的提升行政工作的組織與管理實(shí)效，讓各類工作可以更好的得到落實(shí)。另一方面，行政管理人員自身要就現(xiàn)代化管理工具有良好的使用能力。不僅要熟練操作電腦，也要善于使用管理系統(tǒng)，并且利用這些便捷的工具更暢通的進(jìn)行部門間的溝通和各類信息的傳達(dá)與分享。這些都會極大提升各類行政管理工作的綜合實(shí)效，可以讓行政管理的整體質(zhì)量更高，起到的管理效果也會更加理想。

總之，無論是政府部門，還是企事業(yè)單位，辦公室都是非常重要的部門。作為一個綜合事務(wù)管理的部門，其主要職能是將上級的指令下傳至員工，并將下級的意見反饋至上級，同時要在上下級之間進(jìn)行有效地溝通和協(xié)調(diào)。如果有效提升辦公室綜合事務(wù)管理水平，就能更好地保證企事業(yè)單位各項管理工作的正常運(yùn)行。因此，辦公室綜合事務(wù)管理思想是否現(xiàn)代化，管理手段是否科學(xué)化，管理組織是否合理化會關(guān)系到單位的管理效能，也會對單位的形象產(chǎn)生不同的影響。

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（作者單位：江蘇省建湖縣寶塔鎮(zhèn)人民政府）