代常紅

摘 要：為了提高事業(yè)單位的管理效率，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展如此迅速的時(shí)代背景下，我國(guó)的事業(yè)單位普遍需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理。因?yàn)槲臅鴻n案對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)行和發(fā)展來說有著重大的意義。但是，有關(guān)于文書檔案的工作被諸多事業(yè)單位忽略掉了。本文著重論述事業(yè)單位中關(guān)于文書檔案管理出現(xiàn)的問題和解決辦法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；管理

在國(guó)民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，我國(guó)的事業(yè)單位同時(shí)也在不斷向前發(fā)展。那么，作為記錄事業(yè)單位來龍去脈的文書檔案工作成為了當(dāng)務(wù)之急。為了讓事業(yè)單位的文書檔案能夠更好地成為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策依據(jù)，成為輔助事業(yè)單位健康發(fā)展的重要力量，對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理工作仍需加強(qiáng)管理。

1認(rèn)識(shí)文書檔案

文書檔案包含了總結(jié)、命令、請(qǐng)示、信函、通知、決定、布告和會(huì)議記錄這幾種形式。它產(chǎn)生于企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體在行政管理事務(wù)活動(dòng)中，是對(duì)文書的一種習(xí)慣性稱呼。能夠?qū)σ恍┐龤w檔的文書進(jìn)行排列分類、組卷編目則是文書檔案管理工作。

2文書檔案管理的重要性

只有真正認(rèn)識(shí)到了這項(xiàng)工作的重要性，才能真正地重視起這項(xiàng)工作來。為了事業(yè)單位未來的發(fā)展和和國(guó)家經(jīng)濟(jì)的迅速增長(zhǎng)，事業(yè)單位的文書檔案管理工作者要肩負(fù)起這個(gè)責(zé)任來。因?yàn)槲臅鴻n案工作本身具有一定的挑戰(zhàn)性，需要工作者有很好的專業(yè)素養(yǎng)和一定的耐心。除此之外，一些關(guān)于事業(yè)單位的重要決策也會(huì)把文書檔案作為一定的參考依據(jù)。它作為一種信息資源，與國(guó)家信息檔案各有優(yōu)勢(shì)，同時(shí)文書檔案還記錄了一些相關(guān)員工和領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人信息。

3關(guān)于事業(yè)單位文書檔案管理的問題分析

3.1管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)薄弱

由于文書檔案的管理人員沒有進(jìn)行相關(guān)的檔案規(guī)范化管理知識(shí)教育培訓(xùn)，對(duì)檔案管理中一些復(fù)雜的工作難以勝任，一些工作中的問題得不到解決，導(dǎo)致檔案得不到科學(xué)規(guī)范的整理與規(guī)劃。其中涉及機(jī)密性和專業(yè)性很強(qiáng)的內(nèi)容，一些職業(yè)道德感較弱的人員不甚泄露的事情也會(huì)發(fā)生。這對(duì)于檔案管理工作的順利進(jìn)行是非常不利的。由于這項(xiàng)工作是需要一定的耐心且是一項(xiàng)復(fù)雜的歸納整理的文書工作，容易造成一些管理人員工作懈怠，敷衍了事。還有一些工作人員因?yàn)楣べY問題離開了工作崗位，這些問題如果得不到解決將會(huì)影響到事業(yè)單位的發(fā)展前途和重大決策。

3.2文書檔案的存放條件較差

把一些文書檔案隨意地與雜物存放在一起，需要這些資料的時(shí)候自然是降低了事業(yè)單位的工作效率，沒有科學(xué)有序地將這些檔案存放在存儲(chǔ)室里。再者相關(guān)事業(yè)單位并沒有利用電子信息化設(shè)備來搜素查詢這些文書，仍然是手工化階段。這就使這項(xiàng)工作雜亂無章，渾然無序。導(dǎo)致了工作質(zhì)量得不到提高。這是由于相關(guān)的檔案管理工作做得不夠到位，將其當(dāng)作擺設(shè)而已，完全不重視這項(xiàng)工作。這都是由于相關(guān)事業(yè)單位忽視了對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性。

3.3重視程度有所欠缺

由于對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠?qū)е聦?duì)其資金的投入，也就是杯水車薪而已。得不到相關(guān)資金的支持，很多檔案管理工作無法有效的展開。例如：招有著專業(yè)水平的工作人員，建立檔案電子化管理系統(tǒng)，為文書檔案建立更好的儲(chǔ)存室。除此之外，還影響到了文檔的分類和歸檔工作，這是一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)。能不能有效地發(fā)揮文書檔案管理的功效關(guān)鍵在于此。重視程度的欠缺導(dǎo)致檔案管理工作無法順利進(jìn)行，因此會(huì)降低整個(gè)管理工作的工作效率，使檔案的分類不夠科學(xué)化。由于重視程度的欠缺，我國(guó)事業(yè)單位的信息化程度是較低的，管理人員沒有建立起普遍的信息化意識(shí)，對(duì)文檔不能進(jìn)行有效地準(zhǔn)確的處理，從而導(dǎo)致的工作效率低下，將文書檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大。

3.4文書檔案的管理理念和管理方式落后

由于文書檔案這項(xiàng)整理工作是繁瑣的，其又是非常嚴(yán)謹(jǐn)并且依照一定的原則和依據(jù)的，有一定的工作量。故而一些單位將文書檔案存儲(chǔ)之后很少再去查閱忽略了它的內(nèi)在價(jià)值。故而其管理理念的落后之處。有些事業(yè)單位聘用不熟悉工作流程的兼職人員，導(dǎo)致一些國(guó)家機(jī)密泄露或者消極怠工的現(xiàn)象發(fā)生。有些事業(yè)單位的工作是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)難以重視的，這就導(dǎo)致了管理制度的落后，然而這對(duì)于檔案的管理是不利的。這些在文書檔案中出現(xiàn)的問題需要盡快的解決掉，否則影響事業(yè)單位的決策和國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

4關(guān)于加強(qiáng)文書檔案管理工作的策略

4.1提高管理者的職業(yè)素質(zhì)

為了提高工作效率，優(yōu)化事業(yè)單位文書管理工作需要提高工作人員的綜合素質(zhì)，聘用有相關(guān)專業(yè)修養(yǎng)和有責(zé)任心的人員，并崗前培訓(xùn)，不斷地與時(shí)俱進(jìn)豐富文書檔案管理者的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)實(shí)踐知識(shí)。增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)管理能力，選拔有責(zé)任人心，能夠有足夠的耐心來面對(duì)這份工作。筆者所在的單位在領(lǐng)導(dǎo)的支持下建立了相關(guān)的用人制度并嚴(yán)格執(zhí)行，持證上崗成為硬性條件，這將有利于單位開展今后的文書管理工作。為了提高員工的思想認(rèn)識(shí)和職業(yè)道德水平，應(yīng)多次進(jìn)行培訓(xùn)，充分發(fā)揮個(gè)人的工作潛力。

4.2加強(qiáng)對(duì)檔案的集中管理和加強(qiáng)對(duì)檔案的保密工作

將各個(gè)種類的書分門別類并建立統(tǒng)一的檔案室，并利用相關(guān)的電子設(shè)備對(duì)每個(gè)檔案做統(tǒng)一管理登記每個(gè)檔案的基本情況避免文書檔案留在處室和個(gè)人手中的情況發(fā)生。積極開展文書檔案的收集工作，盡可能地使文書檔案保存完整，工作人員還應(yīng)有協(xié)作意識(shí)，與其他部門配合更有利于開展此項(xiàng)工作。對(duì)統(tǒng)一放置的文書檔案資料室應(yīng)該進(jìn)行保密加固，防止檔案的丟失，并制定嚴(yán)格的相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)泄露檔案的人員進(jìn)行處罰，并安裝監(jiān)控和報(bào)警設(shè)備起到震懾作用，事業(yè)單位應(yīng)該做好保密工作。

4.3提高對(duì)文書檔案的重視加強(qiáng)信息化建設(shè)

只有做好了文書檔案的管理工作，事業(yè)單位的檔案管理體系才會(huì)越來越完善。要想做好這項(xiàng)工作，應(yīng)該轉(zhuǎn)變對(duì)文書工作的認(rèn)識(shí)，只有重視起這項(xiàng)工作才能做好這項(xiàng)工作。通過資金、人力等方面對(duì)文書管理工作的扶持，完善相關(guān)的設(shè)施，提高工作效率。再者要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化的技術(shù)，對(duì)文書資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)工作流程的透明化和標(biāo)準(zhǔn)化。能夠?qū)⑿畔⒒\(yùn)用到工作當(dāng)中是現(xiàn)代化事業(yè)單位的辦公趨勢(shì)。這種信息化的工作流程不僅能提高工作效率，對(duì)于一些機(jī)器能夠?qū)崿F(xiàn)的任務(wù)代替了人力工作，有利于減少人的工作失誤，是符合當(dāng)今信息化發(fā)展潮流的。

4.4完善管理制度創(chuàng)新管理理念

建立一個(gè)獎(jiǎng)懲并施的管理制度，既能夠?qū)ξ臅芾碚叩呐ぷ鞯墓膭?lì)，同時(shí)也是對(duì)缺乏責(zé)任心消極工作者的懲罰和警示。將物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)并用，使文書管理者感到對(duì)自己工作的肯定與價(jià)值感。當(dāng)然最重要的就是制定的相關(guān)制度要結(jié)合本事業(yè)單位實(shí)際情況，使工作者能夠普遍接受的合理的范圍之內(nèi)。事業(yè)單位可將晉升機(jī)會(huì)留給富有責(zé)任心且業(yè)績(jī)突出的工作人員。這樣能夠形成良性循環(huán)的工作氛圍做到獎(jiǎng)罰分明。除此之外，在管理中一切以“以人為本”，事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到管理者對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要性。能夠及時(shí)的了解到管理者各方面的需求才能事他們安心工作，提高工作效率。以更加寬松人性化的工作理念對(duì)待工作者。利用合理的制度來激發(fā)文書檔案管理的積極性，讓員工與員工之間形成互相競(jìng)爭(zhēng)互相合作的工作氛圍。

5總結(jié)

上述關(guān)于事業(yè)單位文書檔案管理中出現(xiàn)的問題及如何應(yīng)對(duì)已經(jīng)給出了答案，只有在實(shí)踐中才能真正地解決問題，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的驅(qū)動(dòng)下，事業(yè)單位文書檔案管理顯得尤為重要，這就需要文書管理工作者積極的面對(duì)挑戰(zhàn)，認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，使事業(yè)單位能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展是其主要目的。

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