張弛

摘 要：檔案利用問(wèn)題在當(dāng)今檔案界一直是最受關(guān)注的問(wèn)題之一。要如何在檔案界宏觀和微觀環(huán)境都已經(jīng)和正在發(fā)生重大變化的情況下加強(qiáng)和改進(jìn)利用工作現(xiàn)狀，是我們檔案部門近期首要的工作。本文從利用者利用需求的變化，探討了檔案利用工作的相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案利用；對(duì)策

檔案利用是檔案存在的根本目的和價(jià)值，本文從五個(gè)方面來(lái)闡述檔案利用工作的對(duì)策研究。

1 服務(wù)方式從單一到多元

目前，大部分檔案館提供服務(wù)的方式無(wú)非是檔案閱覽服務(wù)、檔案復(fù)印等，只有一些大型的檔案館會(huì)為紀(jì)念特定歷史事件舉辦一些展覽。顯然，這樣的服務(wù)方式已太過(guò)“保守”，在高科技發(fā)達(dá)的現(xiàn)代，檔案部門理應(yīng)在現(xiàn)實(shí)空間和虛擬空間里提供適合我們檔案館特色的、多元化的服務(wù)方式。

1.1 發(fā)揮館藏優(yōu)勢(shì)，開(kāi)辦特色展覽

中國(guó)上下五千年的歷史在每寸土地上都留下了腳印，而檔案館是儲(chǔ)存“社會(huì)記憶”的場(chǎng)所，固然保留了每個(gè)地方多樣的歷史痕跡。所以我們檔案館不應(yīng)局限于傳統(tǒng)的服務(wù)方式，而要挖掘我們本部門的館藏優(yōu)勢(shì)，開(kāi)辦特色的展覽。這不但為檔案館提升了人氣，而且也給公眾上了一堂生動(dòng)的歷史課。

1.2 建立“網(wǎng)上檔案館”，讓利用者“足不出戶，在家查檔”

檔案網(wǎng)站建設(shè)是信息化高速發(fā)展時(shí)代下，檔案館服務(wù)方式的延伸。網(wǎng)上檔案館不僅檢索途徑多，而且檢索方便、傳遞速度快，大大提高了利用者查找檔案文獻(xiàn)的速度。網(wǎng)上檔案館因其“精簡(jiǎn)”的服務(wù)，并且永不閉館，真正實(shí)現(xiàn)全天侯24小時(shí)服務(wù)，受到廣大利用者的青睞，盡管目前還不完善，但其必定是未來(lái)檔案館提供服務(wù)的主流方式之一。

2 服務(wù)手段從手工到現(xiàn)代化

查檔接待的傳統(tǒng)方式，過(guò)去以至現(xiàn)在眾多檔案館都是實(shí)行“三步曲”，即詢問(wèn)驗(yàn)證，辦理查閱登記手續(xù)—查找檢索工具—調(diào)閱檔案[1]。檔案檢索工具素來(lái)是檔案館和利用者之間的橋梁，因而查找檢索工具無(wú)疑是重頭戲。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在傳統(tǒng)的利用模式中，手工檢索占很大比例[2]，大部分檔案館均編制了多種形式的檢索工具。手工檢索工具在一定程度上能幫助利用者查找到所需的檔案，但也存在很多缺陷，一些不易操作的檢索工具影響和限制了利用工作的開(kāi)展。所以，檔案部門要擯棄這些低效的手工服務(wù)方式，普及計(jì)算機(jī)檢索，逐漸向現(xiàn)代化靠攏。不僅要建立案卷級(jí)、文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索，還要加快建立文檔一體化計(jì)算機(jī)管理。所以，檔案部門要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，用高科技武裝自己，培養(yǎng)技術(shù)人員，開(kāi)發(fā)自動(dòng)化、現(xiàn)代化的管理軟件，使利用者享受到現(xiàn)代化的服務(wù)。

3 服務(wù)意識(shí)從被動(dòng)向主動(dòng)

服務(wù)是檔案職業(yè)的生命力所在，也是業(yè)界一直最關(guān)注的問(wèn)題。作為現(xiàn)代的檔案人員，應(yīng)該勤于思考，變動(dòng)思維，不應(yīng)再認(rèn)為“利用率不高是利用者自己的事，我們無(wú)能為力”，而繼續(xù)滿足于“利用者需要什么，檔案部門就提供什么”的服務(wù)意識(shí)。

筆者建議在檔案部門引入“檔案公關(guān)”。檔案工作人員活動(dòng)場(chǎng)所局限于檔案館內(nèi)，與外界交流很少。而公關(guān)的職責(zé)就在于此，主要是通過(guò)宣傳，使檔案部門的工作職能為更多外行人所了解，并建立有效的溝通渠道。這樣，不僅能幫助利用者更好的了解檔案部門，同時(shí)，也幫助檔案部門更好的了解利用者。雖然檔案部門均有接待人員，但他們并非專門的咨詢?nèi)藛T，他們也負(fù)責(zé)查檔工作，因而利用者沒(méi)有充足的時(shí)間進(jìn)行咨詢。筆者認(rèn)為各省市檔案館應(yīng)聯(lián)合為在館工作人員進(jìn)行“檔案公關(guān)”培訓(xùn)。具體培訓(xùn)課程包括各檔案館的館藏范圍、檢索工具的使用等。培訓(xùn)期滿后，定期到社區(qū)、企業(yè)、高校做咨詢服務(wù)，實(shí)行輪換制咨詢。對(duì)于一些編研、編史修志工作，檔案館應(yīng)盡量為其提供便利，必要時(shí)可為其提供“送檔上門”服務(wù)。這樣一方面，宣傳了檔案部門的館藏特色，另一方面，也提升了檔案部門的社會(huì)聲望，吸引公眾前來(lái)查檔。

另外，檔案部門要善于挖掘“未來(lái)利用者”，培養(yǎng)“種子選手”。例如，可開(kāi)展青少年冬、夏令營(yíng)活動(dòng)，邀請(qǐng)學(xué)生來(lái)館舉辦團(tuán)日、隊(duì)日和詩(shī)歌朗誦會(huì)、作文比賽等，攜帶錄象片和展覽版面深入中小學(xué)校，在各高校舉辦檔案愛(ài)國(guó)主義專題講座和知識(shí)競(jìng)賽，在學(xué)校設(shè)立檔案知識(shí)宣傳版面等[3]?？傊?，檔案部門要變被動(dòng)為主動(dòng)，實(shí)施“走出去”和“引進(jìn)來(lái)”相結(jié)合的服務(wù)戰(zhàn)略。

4 服務(wù)內(nèi)容從文書(shū)檔案到特色檔案

檔案館要加強(qiáng)和改進(jìn)檔案利用工作，就要一改過(guò)去館藏結(jié)構(gòu)單一、館內(nèi)大量充塞著反映公務(wù)性活動(dòng)的文書(shū)檔案的狀況[4]。

檔案部門要吸引民眾，提高利用率，就要豐富館藏，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)。除文書(shū)檔案外應(yīng)加強(qiáng)收集與公民個(gè)人有關(guān)的檔案資料，為公眾提供特色檔案資源。在此方面，可收集有關(guān)人生、家世、家庭、家族的檔案以及個(gè)人學(xué)歷和履歷、業(yè)績(jī)和財(cái)產(chǎn)、城市歷史風(fēng)貌的土著（原居民）歷史、人間重大事件（如SARS對(duì)我國(guó)的影響、后果）等方面的檔案材料[5]。又可收集有關(guān)蔬菜水果價(jià)格、農(nóng)作物栽培、鹽井酒業(yè)等一系列與普通百姓利益相關(guān)的檔案[6]。如果檔案部門可以成為“北京潘家園”一樣的文化休閑的場(chǎng)所，實(shí)為我們檔案事業(yè)之大幸。

5 服務(wù)時(shí)間力爭(zhēng)做到365天，天天開(kāi)館

檔案館利用率不高，服務(wù)時(shí)間不合理是其致命因素?！拔疑习?，檔案館也上班；我休息，檔案館也休息?！边@是公眾對(duì)時(shí)間不滿的真實(shí)寫照?，F(xiàn)在的檔案館有兩種生存方式，一種是上班管開(kāi)館門，下班管鎖館門，不見(jiàn)用戶，只管喝茶。一種是檔案館儼然體育館，工作儼然百米競(jìng)賽，萬(wàn)馬奔騰，山呼海嘯，佼佼者勝出，相形見(jiàn)絀者出局，好戲連臺(tái)，觀者如云。此乃檔案館文化品牌雄風(fēng)乍起之氣象[7]。而時(shí)下的檔案館幾乎都是采取第一種生存方式，作息時(shí)間的不合理使得公眾根本無(wú)法抽空去檔案館，而難得的周末休息時(shí)間，檔案館卻大門緊閉。所以，久而久之檔案館便被公眾淘汰出局了。于是檔案館也只能“不見(jiàn)用戶，只管喝茶”了。

如何解決這個(gè)問(wèn)題呢？其實(shí)很簡(jiǎn)單—改變對(duì)外開(kāi)放時(shí)間，堅(jiān)持365天，天天開(kāi)館。醫(yī)院在前幾年就已打出“專家無(wú)假日”的廣告，365天營(yíng)業(yè)的商場(chǎng)、賓館比比皆是，很多服務(wù)行業(yè)都已經(jīng)實(shí)行二十四小時(shí)營(yíng)業(yè)模式?，F(xiàn)代人的思維方式是“不確定”、“不可捉摸”的，對(duì)檔案館的需求從時(shí)間上講也是不確定的。也許二十四小時(shí)開(kāi)放的檔案館才能夠從時(shí)間上保證公眾對(duì)檔案館的利用需求。

365天，天天開(kāi)館及實(shí)現(xiàn)全文檢索是未來(lái)檔案館發(fā)展的模式。上海市外灘新館已經(jīng)實(shí)行365天開(kāi)館制度，2005年五一期間就接待很多前來(lái)查檔的市民，讓廣大市民踏上了“文化之旅”。而網(wǎng)上檔案館是真正的二十四小時(shí)檔案館，公眾不用受到時(shí)間和空間的限制，不僅可以實(shí)現(xiàn)全文檢索，而且在家就可以輕松快捷地查找到所需檔案，省時(shí)又省力。這種自由、開(kāi)放的服務(wù)時(shí)間真正值得我們期待。

如今，構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)，已經(jīng)是中國(guó)最響亮的口號(hào)。在此背景下，檔案利用工作要如何融入到和諧社會(huì)“以人為本”的思想理念，要如何融入其“全面的、協(xié)調(diào)的、可持續(xù)的”思想理念，更集中地發(fā)揮檔案利用工作的作用，需要我們檔案部門審時(shí)度勢(shì)，利用新時(shí)期的觀點(diǎn)做進(jìn)一步的分析和研究。但筆者相信，未來(lái)檔案館必定是“有求必供”，以其最新的模式時(shí)刻向我們敞開(kāi)大門的。

參考文獻(xiàn)

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