摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展推動(dòng)了科學(xué)技術(shù)的變革，隨著越來(lái)越多的信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，大大的提升了人事檔案管理水平。通過(guò)實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理，能夠打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的限制，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化及共享，這能夠?yàn)槿松缇值陌l(fā)展提供更多有利條件。本文通過(guò)對(duì)人事檔案電子化管理措施進(jìn)行分析，以期更好的滿足人社局的后續(xù)發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：人事檔案；電子化；管理措施

檔案是信息資源的重要內(nèi)容，檔案信息既包含了過(guò)去，也包含了現(xiàn)在和未來(lái)，通過(guò)查閱人事檔案，能夠充分了解人員背景，進(jìn)而為人才選拔提供基礎(chǔ)條件。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨使得所需要存儲(chǔ)和管理的人事檔案信息越來(lái)越多，如果僅僅依靠人工進(jìn)行完成，對(duì)紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行整理，是無(wú)法滿足現(xiàn)代化人事檔案管理需求的。這就需要加強(qiáng)人事檔案管理研究，將人事檔案管理與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子化管理，進(jìn)而降低人事檔案管理成本，提高人社局的人事檔案管理效益。

1 人事檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的優(yōu)勢(shì)

科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展促進(jìn)了信息技術(shù)水平的不斷提升，并且廣泛的應(yīng)用到了各行各業(yè)當(dāng)中，對(duì)于人社局的人事檔案管理來(lái)說(shuō)也不例外，通過(guò)將人事檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理，最顯著的優(yōu)勢(shì)便是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的高效、便捷整理及查閱，而且通過(guò)實(shí)現(xiàn)電子化管理，可以更好的進(jìn)行歸類整理，實(shí)現(xiàn)檔案資源整理效果的優(yōu)化。在進(jìn)行人事檔案信息查閱時(shí)，不要人工翻閱查找，而是通過(guò)搜索的方式，一鍵搜索便能夠找出想要的信息，由此大大減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，而且實(shí)現(xiàn)了檔案管理效率的顯著提升[1]。人事檔案電子化管理，還能夠大大的降低人社局在人事檔案管理方面的支出成本，電子化檔案的實(shí)現(xiàn)打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的紙張顯示，將所有的數(shù)據(jù)信息都存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，能夠更快的進(jìn)行檔案信息傳遞，保證了人事檔案資源開(kāi)發(fā)及利用的時(shí)效性。

另外，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，還能夠進(jìn)一步的提升檔案信息的利用率，這主要是由于在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)，查閱檔案信息非常不便，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，卻不一定能夠查找到完整的信息，由此難以保證對(duì)于檔案信息資源的合理利用，甚至出現(xiàn)漏用的情況，尤其是在出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)誤時(shí)，查找出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因會(huì)更加的麻煩。而通過(guò)建立電子化檔案，查找信息幾分鐘便能夠完成，真正的實(shí)現(xiàn)了方便會(huì)計(jì)，而且依托于互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理人員還能夠查找其他與檔案管理相關(guān)的信息，以幫助檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理方法，由于檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率和質(zhì)量的不斷提升[2]。

2 人事檔案電子化管理措施

2.1 重視人事檔案電子化管理

對(duì)于人社局來(lái)說(shuō)，由于單位內(nèi)部需要存儲(chǔ)大量的人事檔案資料，需要增加較大的工作量，如果能夠通過(guò)便捷的方式來(lái)完成檔案資源的收集、整理及搜索，對(duì)于促進(jìn)人社局的發(fā)展具有重要意義。因此，人社局應(yīng)當(dāng)重視實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的電子化，單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維理念，樹(shù)立人事檔案管理的電子化理念，并確保這個(gè)理念滲透到檔案管理工作人員中[3]。檔案管理是一個(gè)看似簡(jiǎn)單實(shí)際復(fù)雜的過(guò)程，要求檔案管理人員耐心梳理資料內(nèi)容，并將其錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，以形成電子檔案，而在此過(guò)程中，由于數(shù)據(jù)信息較多，就很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，如果在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后再核對(duì)紙質(zhì)資料，必然會(huì)耽擱更多的時(shí)間，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的電子化管理認(rèn)知，確保其增強(qiáng)工作責(zé)任心，能夠嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，確保人事檔案在進(jìn)行電子錄入時(shí)完整無(wú)誤，從而為后續(xù)的檔案資源利用奠定基礎(chǔ)。

2.2 構(gòu)建完善的電子化管理制度

人社局的人事檔案管理工作實(shí)際上是一個(gè)要求較高的工作，通過(guò)構(gòu)建完善的電子化管理制度，能夠更好的推動(dòng)人事檔案管理工作的進(jìn)行，并提高檔案管理水平，為人社局的檔案管理效益提升提供有利條件。對(duì)此，人社局應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的人事檔案電子化管理制度，明確檔案管理人員能夠完整錄入人事檔案，而且將紙質(zhì)檔案歸類整理，避免出現(xiàn)錄入失誤及整理失誤的情況。另外，在實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理的過(guò)程中，如果遇到問(wèn)題，要及時(shí)的向上級(jí)反應(yīng)，并采取有效的處理措施，以確保人事檔案電子化管理的有效性[4]。在后續(xù)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)就所出現(xiàn)過(guò)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并將相應(yīng)的預(yù)防措施編入到電子化管理制度當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度的完善，以為后續(xù)的人事檔案電子化管理工作開(kāi)展提供數(shù)據(jù)信息支持，保證人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2.3 保障電子人事檔案信息的安全性

與傳統(tǒng)的人事檔案管理方式相比，電子化檔案管理能夠顯著提高檔案管理水平，滿足檔案資源開(kāi)發(fā)及應(yīng)用的需求，而且能夠大大的解放檔案工作人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化。但電子化檔案管理卻也有紙質(zhì)檔案管理所沒(méi)有的劣勢(shì)，那就是電子化檔案信息的安全性問(wèn)題。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的電子化，就必須應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)，將所有的人事檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)當(dāng)中，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案資源的共享，也便于用戶進(jìn)行檔案資源信息的查閱。但正是由于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，使得電子化人事檔案管理容易出現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)，例如黑客入侵、木馬病毒等，這些問(wèn)題的出現(xiàn)，會(huì)導(dǎo)致任人事檔案信息數(shù)據(jù)收到威脅，或者泄露，或者被用作他途，最終影響到社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)此，人社局應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到保障電子人事檔案信息安全的重要性，并積極的采取有效措施來(lái)強(qiáng)化電子檔案安全管理。人社局可以采用專門的數(shù)據(jù)傳輸通道進(jìn)行信息傳輸，也可以實(shí)現(xiàn)密閉保存檔案資源，并將涉密信息的電腦與外界隔斷，以從源頭上避免黑客入侵。在進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時(shí)還要盡可能的實(shí)現(xiàn)加密傳輸，以避免出現(xiàn)信息泄露的情況。而檔案管理人員則要樹(shù)立保證檔案信息安全的理念，認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，確保期充分認(rèn)識(shí)到檔案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影響到單位發(fā)展。

2.4 創(chuàng)新人事檔案電子化管理

對(duì)于人社局來(lái)說(shuō)，其對(duì)于人事檔案資源的管理，對(duì)于促進(jìn)人才的合理配置，提高各個(gè)行業(yè)的發(fā)展水平，并滿足各個(gè)行業(yè)對(duì)于高素質(zhì)人才的渴求具有重要意義。因此，對(duì)于人事檔案的電子化管理，人社局也應(yīng)當(dāng)積極的采取有效措施進(jìn)行創(chuàng)新研究，實(shí)現(xiàn)電子化管理效益的進(jìn)一步提升。在單位內(nèi)部，可以充分應(yīng)用當(dāng)前最先進(jìn)的檔案資源管理系統(tǒng)對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行收集和整理，以免紙質(zhì)檔案由于年代久遠(yuǎn)而出現(xiàn)字跡模糊的情況，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)空間節(jié)約，便于信息的快速查找[5]。同時(shí)人社局還應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的人事檔案管理系統(tǒng)維護(hù)部門，確保人事檔案管理系統(tǒng)的正常使用，維護(hù)部門要加強(qiáng)系統(tǒng)分析，定期的進(jìn)行軟件更新，修復(fù)漏洞，并注重維護(hù)硬件設(shè)備，以免由于硬件或軟件問(wèn)題影響到電子化檔案的管理效果。

3 結(jié)束語(yǔ)

在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，人社局應(yīng)當(dāng)對(duì)實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理有更充分的認(rèn)知，并積極的采取各項(xiàng)措施來(lái)促進(jìn)人事檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)，這樣不僅是人社局發(fā)展的需求，同時(shí)也是提升我國(guó)行政事業(yè)單位發(fā)展水平的有效途徑。

參考文獻(xiàn)

[1]張英.國(guó)企人事檔案電子化管理優(yōu)勢(shì)、風(fēng)險(xiǎn)及其防范[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39（01）：88-89.

[2]羅艷麗.人事檔案電子化管理研究[J].嶺南師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，38（06）：168-172.

[3]鄒麗敏.強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：170.

[4]李曉蕓.人事檔案的電子化管理問(wèn)題研究[J].城建檔案，2017（02）：63-64.

[5]宋瑩瑩. 朝陽(yáng)區(qū)廣電中心人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學(xué)，2016.

作者簡(jiǎn)介

徐桐（1982-），女，漢族，遼寧省朝陽(yáng)市凌源市，本科，館員，研究方向：檔案管理。