楊衛(wèi)

摘 要：電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。電子檔案的歸檔時間、歸檔方式、保管方式、分類、編目等管理方式、利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。共同推進電子文件的社會化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻。

關(guān)鍵詞：電子文件；管理；認(rèn)識

近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展，辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，政府部門使用辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。

從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。

電子文件檔案是信息的一種，檔案部門是儲存，輸送信息的一個部門。因此，開發(fā)電子文件信息資源包括檔案部門，也適用于檔案部門。在知識經(jīng)濟的新形勢下，大力開發(fā)電子文件檔案信息資源，為社會各方面服務(wù)，應(yīng)該把開發(fā)電子文件檔案資源作為檔案部門做好檔案工作的中心任務(wù)和指導(dǎo)思想。

目前，各項事業(yè)的改革不斷深入，使得各種經(jīng)濟關(guān)系日趨緊密和復(fù)雜，從檔案信息價值和作用來看，選擇一種方式逐步擴大檔案信息開發(fā)規(guī)模很有必要。現(xiàn)有的計算機存儲設(shè)備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以，電子文件歸檔工作要走社會化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。開發(fā)電子文件信息資源，必須加強檔案電子文件基礎(chǔ)理論的學(xué)習(xí)，并結(jié)合實際工作，樹立市場經(jīng)濟觀念。由此可見，檔案信息與科學(xué)決策有著不可分割的內(nèi)在聯(lián)系，它是處于基礎(chǔ)地位的。更新觀念，首先應(yīng)改進傳統(tǒng)的檢索手段，以現(xiàn)代化方法取代傳統(tǒng)的檢索模式，以微機檢索為主干，進行區(qū)域檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理，有計劃、有步驟地步入聯(lián)網(wǎng)，以實現(xiàn)檔案信息利用途徑的轉(zhuǎn)移。

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務(wù)社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術(shù)手段對各個單位產(chǎn)生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

那么，電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別是什么呢？

1）電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

電子文件檔案化管理工程巨大，只有在對電子文件有充分認(rèn)識的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)安排，才能取得事半功倍的效果。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應(yīng)和技術(shù)部門、法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的社會化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻

[1]柳向紅.電子文件檔案化管理的特點[J].蘭臺世界，2005（11）.

[2]韋艷.電子文件檔案化管理探究[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報，2010（5）.