張冬梅

摘 要：新時期，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的高速運轉(zhuǎn)，我國已逐步進入知識經(jīng)濟時代，推動了各行業(yè)領(lǐng)域的迅猛發(fā)展。在這樣的時代發(fā)展前提下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作將面臨諸多的挑戰(zhàn)，以往的管理手段已難以滿足日益增長的發(fā)展需求。因此，逐步更新管理理念并重新部署新時期檔案管理工作的未來發(fā)展方向是各企業(yè)管理工作者的首要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：知識經(jīng)濟時代；企業(yè)；檔案管理；分析

21世紀我國逐步進入信息化時代，各企業(yè)的檔案管理工作逐步向著科學化、合理化的方向穩(wěn)步邁進。通過以往歷史經(jīng)驗的總結(jié)及發(fā)展規(guī)律的集中性總結(jié)，是逐步調(diào)整未來工作重心的客觀依據(jù)。本文意在，以知識經(jīng)濟時代下的企業(yè)檔案管理工作的未來發(fā)展方向進行探究并提出系統(tǒng)化建議。

1 新時期企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.1 企業(yè)檔案管理制度不健全

自改革開放以來，各行業(yè)歷經(jīng)了數(shù)十年的發(fā)展，已形成了系統(tǒng)化的管理制度，日常工作體系相對完備。而檔案管理工作作為基層工作的重要環(huán)節(jié)，其管理制度卻尚未健全，且利用程度較低。個別企業(yè)甚至未形成系統(tǒng)化的檔案管理制度，缺乏先進的體系作為客觀依據(jù)。與此同時，部分企業(yè)雖然已形成了系統(tǒng)化的檔案管理制度，但歷經(jīng)了多年的發(fā)展，以往的制度已難以滿足日益增長的工作需求；部分傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理工作處于新舊制度的交接期，新型制度尚未全面形成，僅能依靠舊有的制度開展工作。除此以外，檔案作為收錄單位人事調(diào)動、權(quán)利變更的重要信息載體，所有檔案信息都應(yīng)收錄進檔案室，而個別檔案工作者的管理意識模糊，對于關(guān)鍵性的檔案并未及時收錄，不同檔案的留存年限不確定，無價值檔案盲目留存的現(xiàn)象時有發(fā)生。

1.2 缺乏專門性的檔案管理部門

新時期，我國生產(chǎn)力生產(chǎn)水平的大幅度提升，為各行業(yè)領(lǐng)域的未來發(fā)展注入了新活力，各類大中小型企業(yè)進行了產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整與優(yōu)化，企業(yè)整體發(fā)展水平穩(wěn)步上升。但值得注意的是，部分中型企業(yè)缺乏專門性的檔案管理部門，普遍由人事部門進行兼職，而負責檔案管理的工作人員還需兼職其他工作任務(wù)，難以全身心投入到檔案管理工作中。除此以外，檔案工作者缺乏專業(yè)的技術(shù)水平，崗位綜合素質(zhì)較低，管理理念相對落后，難以充分滿足新時期檔案管理工作的內(nèi)在需求。

1.3 企業(yè)經(jīng)營者對于檔案管理工作的忽視

檔案管理作為一項長期工作，其工作內(nèi)容相對復雜，記錄的事件發(fā)展脈絡(luò)相對久遠，有時檔案信息記錄需要跨越數(shù)十年，這對于檔案管理部門的留存設(shè)施有著較高的要求。而在實際工作中，個別企業(yè)經(jīng)營者對檔案管理部門的資金投入力度嚴重不足，人員配合缺乏合理性；檔案室的留存設(shè)備相對落后，檔案設(shè)施使用年限較長，部分留存價值較高的檔案柜損壞等，上述種種現(xiàn)象都有悖于知識經(jīng)濟時代的檔案管理理念。除此以外，個別企業(yè)沒有單獨的檔案保存室，大量的檔案資料與其他日常辦公文件置于一處，在存取文件過程中難以避免的會對檔案造成損壞；并且檔案的類型多為紙質(zhì)，歷經(jīng)多年的保存字跡模糊、紙張開裂現(xiàn)象時有發(fā)生。

1.4 檔案分類模糊

大型企業(yè)的發(fā)展時期相對較長，其檔案類型也相對復雜，其涵蓋內(nèi)容紛繁多樣，檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)檔案類型、留存年限、是否具有留存價值等因素，將檔案進行系統(tǒng)化歸類。而在實際分類環(huán)節(jié)，檔案管理部門往往采用集中留存的方式，將各種不同內(nèi)容的檔案混為一團，造成了后續(xù)檔案利用查找工作的困難。

2 知識經(jīng)濟時代企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

2.1 企業(yè)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。物質(zhì)決定意識、意識對物質(zhì)具有反作用。企業(yè)檔案管理管理理念的轉(zhuǎn)變，是轉(zhuǎn)變戰(zhàn)略的重要組成部分。即企業(yè)的檔案管理工作要從實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y本管理，堅持“以人為本”的原則。也就是說，之前對檔案管理工作我們更加注重檔案實體的管理，忽略了對人的心理和行為的管理，而知識經(jīng)濟時代檔案管理工作由實體管理向人力資本管理理念的轉(zhuǎn)變，同時要具備互聯(lián)網(wǎng)思維，就要求檔案管理的前提是培養(yǎng)出一批專業(yè)素質(zhì)強、職業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員，可謂是做到了先把“人”管理好，再管理好“物”，這樣一來，企業(yè)檔案管理工作的績效也就能夠得到明顯的提升了。

2.2 企業(yè)檔案管理工具的轉(zhuǎn)變。就現(xiàn)階段我國企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，檔案管理工具的轉(zhuǎn)變同樣是重要組成部分。將之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，這是知識經(jīng)濟時代的新突破，而且現(xiàn)代更多的大中型企業(yè)都通過開發(fā)“EcM（企業(yè)內(nèi)容管理）”、ERP等信息系統(tǒng)來對檔案進行管理，而且經(jīng)實踐證明，紙質(zhì)檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變，不僅大大降低了檔案管理人員的工作壓力，而且大大提高了檔案管理工作的效率和效果，符合知識經(jīng)濟時代企業(yè)發(fā)展的新要求，有助于企業(yè)的檔案管理工作向國際化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。

3 做好企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變工作的建議

3.1 重視檔案管理基礎(chǔ)工作，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)

加強檔案管理工作中的基礎(chǔ)工作，是保障檔案管理工作整體水平的首要前提。在提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，崗位素質(zhì)的同時，強化其對基礎(chǔ)工作的重視力度，加強對檔案管理工作的認識高度。

逐步提升完善檔案工作者的崗位管理意識，高質(zhì)量完成基礎(chǔ)工作。優(yōu)化管理人員機構(gòu)即強化對檔案管理者的工作能力、年齡、工作質(zhì)量的科學有效管理。檔案管理由于其復雜化、多樣化、常態(tài)化，對于檔案工作人員的身體素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、反應(yīng)能力等有著較高的要求，因為時下的檔案管理工作不同于過去，日趨復雜多樣，年齡較高的工作人員由于身體素質(zhì)、生理機能的減退，在檔案管理過程中更易出現(xiàn)失誤。因此，檔案管理工作人員的年齡也應(yīng)在人員選拔的考慮范圍之內(nèi)。

優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)即在日常的檔案管理工作中對人員應(yīng)進行更新?lián)Q代，應(yīng)多任用青年工作人員以滿足工作的復雜性、多樣性。除此以外，青年工作人員在學習和接納新型檔案管理知識時，學習能力、適應(yīng)能力較強。

3.2 以現(xiàn)代技術(shù)為引導，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了技術(shù)支持，使得管理理念與管理方式不再局限于傳統(tǒng)的內(nèi)容，比如檔案服務(wù)方式與服務(wù)手段實現(xiàn)了多樣化、人性化、便利化、優(yōu)質(zhì)化等。同時根據(jù)大數(shù)據(jù)時代、知識管理的要求企業(yè)檔案管理也需要以現(xiàn)代技術(shù)為引導，加大投人進行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

4 結(jié)束語

總之，從現(xiàn)階段企業(yè)所處的宏觀經(jīng)濟環(huán)境和政治環(huán)境來看，檔案管理工作在接受了更多發(fā)展機遇的同時也面臨著新的壓力和挑戰(zhàn)，如何有效緩解企業(yè)檔案管理工作中面臨的瓶頸問題，就需要相關(guān)工作人員從管理理念、管理方式、管理工具、管理方向等基本戰(zhàn)略著手，在使得企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)質(zhì)的飛躍的同時促進企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)更快更好的發(fā)展，進而為企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)和經(jīng)濟效益的獲得奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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