長(zhǎng)倉(cāng)克枝

當(dāng)下，同事之間即時(shí)溝通的需求日益增加。社交軟件的辦公版和即時(shí)辦公通訊軟件應(yīng)運(yùn)而生，并且漸漸流行起來(lái)。這些軟件的優(yōu)勢(shì)在于，無(wú)論您身處何處，都能與同事及時(shí)溝通、共享靈感，而且無(wú)需像編輯電子郵件那樣過(guò)度注重措辭。辦公通訊的新時(shí)代即將到來(lái)，工作溝通即將超越空間的界限。

比打電話(huà)靈活的軟件

東京藥劑中心藥房在日本首都開(kāi)設(shè)有15家分店，負(fù)責(zé)區(qū)域協(xié)調(diào)工作的佐藤哲郎，人來(lái)都是智能手機(jī)和平板電腦不離手。他原本的工作只需坐在辦公室處理，最近卻要每天去實(shí)體店或者養(yǎng)老機(jī)構(gòu)配送藥品。采訪時(shí)，佐藤的手機(jī)屏幕顯示著日本人熟悉的聊天軟件LINE的群組畫(huà)面。他在對(duì)話(huà)框輸入：“田園調(diào)布店出現(xiàn)藥品不足，有沒(méi)有誰(shuí)能去送—下？”頓了頓繼續(xù)寫(xiě)道：“那我去吧?！?/p>

乍看之下.他使用的就是尋常的LINE軟件，其實(shí)這是面向企業(yè)開(kāi)發(fā)的APP“LINE WORKS”。佐藤常常需要和其他店鋪的員工及總部人員進(jìn)行溝通.休息日也會(huì)承擔(dān)向設(shè)施或個(gè)人住宅配送藥物的工作。東京藥劑中心藥房從幾年前開(kāi)始與醫(yī)療、療養(yǎng)機(jī)構(gòu)合作，員工出差去外地的機(jī)會(huì)不斷增多.但乘車(chē)時(shí)不方便長(zhǎng)時(shí)間打電話(huà).電子郵件也只能在辦公室閱讀。佐藤自作主張地用自己的LINE個(gè)人賬戶(hù)創(chuàng)建了聊天群，把和他一樣經(jīng)常外出的職員、需要與其他店鋪密切溝通的藥房局長(zhǎng)拉進(jìn)群里。但是.使用個(gè)人賬戶(hù)進(jìn)行工作交流，職場(chǎng)與私人生活的界限就會(huì)變得模糊不清。從去年3月開(kāi)始，藥房決定啟用LINEWORKS，這個(gè)企業(yè)版軟件的外觀和使用方法與普通的LINE并沒(méi)有太大的區(qū)別。

藥房局長(zhǎng)和總部員工總計(jì)30人先試用了軟件，均表示好評(píng)。當(dāng)需要委派業(yè)務(wù)員去其他門(mén)店或設(shè)施配送藥品，或者從其他店取回庫(kù)存不足的藥品時(shí)，手機(jī)軟件比打電話(huà)靈活得多?，F(xiàn)在半數(shù)以上的藥房員工積極地使用LINE WORKS，尤其是經(jīng)常出差的那些人。佐藤說(shuō)：“現(xiàn)在藥房不再像過(guò)去那樣.只是靜靜等待人們來(lái)買(mǎi)藥，我們與醫(yī)護(hù)機(jī)構(gòu)、研討會(huì)、醫(yī)務(wù)人員的合作以及去外地出差的機(jī)會(huì)在增多.大家走出辦公室的時(shí)間也多了起來(lái).如果平時(shí)就經(jīng)常用LINEWORKS溝通，那么即便是出差在外，也能與同事們共享在辦公室里的感覺(jué)和氣氛?！?h3>發(fā)郵件的難處

東京澀谷區(qū)的日本移動(dòng)辦公公司執(zhí)行董事荻原雅裕說(shuō)：“在商務(wù)速度加快的過(guò)程中.為了騰出與貿(mào)易對(duì)象和客戶(hù)等外部人士溝通的時(shí)間，人們也在努力改善公司內(nèi)部的交流程序?！?/p>

現(xiàn)實(shí)中存在內(nèi)部溝通問(wèn)題的企業(yè)不在少數(shù)。去年8月，日本HR總研網(wǎng)以企業(yè)人事負(fù)責(zé)人為對(duì)象進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，結(jié)果顯示近八成企業(yè)有溝通難的問(wèn)題。

其中問(wèn)題最多的是發(fā)郵件。在本刊主頁(yè)的問(wèn)卷調(diào)查中，95%的網(wǎng)站會(huì)員表示工作中會(huì)收發(fā)電子郵件。面對(duì)面溝通花費(fèi)的時(shí)間比較多，打電話(huà)又需要顧忌雙方是否有空，郵件發(fā)揮了重要的作用，可是越來(lái)越多的人認(rèn)為過(guò)于細(xì)致的郵件溝通浪費(fèi)了他們太多的精力。

可以聊天、共享信息的企業(yè)專(zhuān)用社交軟件吸引了大眾的矚目。個(gè)人使用率極高的LINE和臉書(shū)等軟件紛紛推出了正式企業(yè)版LINE WORKS和Workplace，與個(gè)人版不同的是企業(yè)版在收取費(fèi)用的同時(shí)，提升了安全保密性IT企業(yè)和風(fēng)投公司大多使用Slack等溝通工具，而制造，零售、建筑、服務(wù)行業(yè)等領(lǐng)域的企業(yè)大多用LINE WORKS或Workplace。

東京的土屋皮具制造廠從2016年16月開(kāi)始引入Workplace。工場(chǎng)一層是生產(chǎn)車(chē)間，二層是員工內(nèi)勤辦公室。雖然工廠配備有方便大家面對(duì)面交流的空間，但隨著員工人數(shù)的不斷增多，為了讓部門(mén)之間的協(xié)作更加便捷，以銷(xiāo)售部為中心，各部門(mén)的員工開(kāi)始應(yīng)用Workplace。

廣告室的三角茜說(shuō)，除了與同事共享媒體內(nèi)容等參考消息，她還會(huì)和同事在Workplace上簡(jiǎn)單的交接，比如交代文件的存放位置。她有時(shí)會(huì)用手機(jī)APP，但大部分時(shí)間還是調(diào)用電腦版Workplace。另一名員工表示：“如果我有需要他人稍加確認(rèn)的事項(xiàng)，就會(huì)發(fā)到Workplace上，其他人只要簡(jiǎn)單回復(fù)‘可以：就能很快完成溝通，迅速做出決定?！?/p>

手機(jī)軟件的作用不容忽視。九成以上的LINE WORKS用戶(hù)使用的是手機(jī)或平板電腦的移動(dòng)端APP。荻原董事說(shuō)：“大部分人選擇用手機(jī)端社交軟件辦公，這樣一來(lái)，外出時(shí)也可以應(yīng)對(duì)工作需要，還能給他人發(fā)送照片和錄像，實(shí)現(xiàn)迅速且信息量豐富的溝通?！?h3>輕松聯(lián)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)

設(shè)計(jì)公司AOI Pro的業(yè)務(wù)包含廣告制作，不少員工需要外出與客戶(hù)商談或進(jìn)行拍攝。2017年1月.AOI Pro啟用了Workplace。過(guò)去員工溝通的手段主要是電子郵件、短信等等，為了提高公司內(nèi)部信息的傳遞效率，AOI引入了企業(yè)版臉書(shū)Workplace.在公司為450名員工配備的lphone手機(jī)上安裝APP并注冊(cè)賬號(hào)，創(chuàng)建部門(mén)和項(xiàng)目群組用以日常溝通。

“制作部急需攝影小道具.有誰(shuí)帶了嗎？”

“我們正在為下次錄像招募解說(shuō)員，有沒(méi)有誰(shuí)認(rèn)識(shí)合適的人？”

通過(guò)Workplace，員工可以選擇將消息發(fā)給特定部門(mén)或者公司全員，現(xiàn)在公司內(nèi)部的交流基本都在Workplace里進(jìn)行。經(jīng)營(yíng)企劃部部長(zhǎng)服部貴志說(shuō)，他給員工發(fā)郵件的次數(shù)減少了.而與董事討論經(jīng)營(yíng)會(huì)議題等問(wèn)題也比以前輕松了。

繼面談、電話(huà)、郵件之后，社交軟件將成為職場(chǎng)的第四種常用交流工具，然而，這項(xiàng)工具的引入過(guò)程也存在碰壁現(xiàn)象.這個(gè)壁壘就是“代溝”。尤其是涵蓋各個(gè)年齡層員工的職場(chǎng)環(huán)境下.不同的人對(duì)科技產(chǎn)品的適應(yīng)性差別巨大，難以破壁。

日本總務(wù)省發(fā)布的《2017年版信息通信白皮書(shū)》顯示.2016年二三十歲人群的智能手機(jī)持有率超過(guò)90%.40歲人群為79.9%，60歲人群為33.4%，而繼電話(huà)和郵件之后，作為溝通工具得到普及的臉書(shū)、Line等軟件的使用率也因年齡的不同有差別。

盡管如此，在家庭內(nèi)部等私人場(chǎng)合，使用社交軟件的人在不斷增多。本刊主頁(yè)的網(wǎng)上調(diào)查中，94%的參與者表示日常中會(huì)用電子郵件，而在“最常使用的社交工具”一欄，46%的人的答案是LINE。很多人表示正是因?yàn)槠綍r(shí)就在用LINE和臉書(shū).才會(huì)覺(jué)得將企業(yè)版引入職場(chǎng)非常簡(jiǎn)單。

那么將社交軟件引入職場(chǎng)時(shí)有什么秘訣呢？秘訣包括“從上而下”和“從下而上”兩種。

例如，前文提到的AOI Pro公司在2017年1月引入Workplace時(shí)，恰逢社長(zhǎng)中江康人進(jìn)行新年致辭，于是他向全體員工傳達(dá)了“多使用Workplace，少發(fā)郵件”的訊息，之后又制定了“80%的員工3天內(nèi)使用1次以上企業(yè)版臉書(shū)”的具體目標(biāo)，管理層也積極使用軟件，原本更新于公司主頁(yè)的信息也漸漸轉(zhuǎn)移至Worlplace?，F(xiàn)在有九成以上員工習(xí)慣了日常使用這項(xiàng)工具。

而土屋皮具制造廠活用的則是“從下而上”的訣竅。最早開(kāi)始用Workplace的職員會(huì)特意去找不太適應(yīng)軟件的年長(zhǎng)同事，當(dāng)面問(wèn)問(wèn)對(duì)方：“剛剛是只查閱了一下嗎？”慢慢的，不太熟悉數(shù)碼軟件的員工也學(xué)會(huì)了社交軟件的用法。開(kāi)會(huì)的時(shí)候，意見(jiàn)相左的人往往抱有精神壓力，可以即時(shí)溝通的社交軟件讓他們隨時(shí)發(fā)言討論，在活躍的交流中產(chǎn)生全新的想法，改善業(yè)務(wù)。

迅速應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)狀況

千葉縣市原市的昭和電工電子公司懷著共享靈感的目的引入Workplace。昭和電工電子的業(yè)務(wù)是開(kāi)發(fā)制造硬盤(pán)，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的行業(yè)內(nèi)，細(xì)微的靈光一閃都有可能事關(guān)公司存亡。2016年昭和電工開(kāi)始嘗試引入Workplace，首先為保全、供應(yīng)鏈、系統(tǒng)管理3個(gè)部門(mén)約100名員工訂購(gòu)了安全系數(shù)強(qiáng)化的lpodtouch，安裝軟件，逐步實(shí)現(xiàn)社交軟件的應(yīng)用。副廠長(zhǎng)鹽見(jiàn)大介說(shuō)：“回到辦公室面對(duì)面匯報(bào)的時(shí)候，我們往往會(huì)丟掉很多關(guān)鍵信息，假使現(xiàn)場(chǎng)人員一發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立刻拍照或錄像傳送至Workplace，大家就能共享即時(shí)信息。”

如今90%以上的員工會(huì)每天在Workplace上傳生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的問(wèn)題。比如，有人提問(wèn)：“怎么才能讓工作更有效率？”熟悉機(jī)械的同事、了解電氣知識(shí)的同事，或是擅長(zhǎng)其他技能的同事就會(huì)各抒己見(jiàn)。鹽見(jiàn)說(shuō)：“這樣一來(lái)，生產(chǎn)車(chē)間萌發(fā)了許多嶄新的發(fā)現(xiàn)，即便達(dá)不到做匯報(bào)的程度，或許也是重要的信息，我不希望員工們忽略這一點(diǎn)?！?h3>未來(lái)的VR會(huì)議

將來(lái)，使用社交軟件作為溝通工具或許會(huì)成為企業(yè)的必修課。

下一步，職場(chǎng)或許會(huì)引入VR（虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)）。在頭部佩戴VR設(shè)備，雙手戴上控制器，就能在VR空間自由操作虛擬角色，與同處這一空間的人聊天、游戲、自拍……在VR空間里，每個(gè)人都可以自由自在地表達(dá)意見(jiàn)。VR交流方式很快就會(huì)走入我們的日常生活。

美國(guó)《連線》雜志的創(chuàng)始主編凱文凱利說(shuō)：“在社交媒體中，VR是社交性最強(qiáng)的一種，它將成為新的社交平臺(tái)，這種變化必然發(fā)生?！?/p>

實(shí)際上，即便臉書(shū)已擁有20億用戶(hù)，它也打算靠VR鞏固其作為次世代交流工具的地位。2014年，臉書(shū)公司收購(gòu)了VR頭部設(shè)備制造商O(píng)cuius公司，2014年4月公開(kāi)發(fā)表了VR軟件“臉書(shū)空間”（FacebookSpaces），戴上VR設(shè)備，你就可以與你的臉書(shū)好友談天、觸摸空間內(nèi)物品、繪畫(huà)等等。

2016年被稱(chēng)為“日本的VR普及元年”，均價(jià)幾萬(wàn)日元的VR設(shè)備紛紛上市，面向一般消費(fèi)者出售。盡管現(xiàn)在VR主要是在電子游戲業(yè)進(jìn)行推廣但有預(yù)言稱(chēng)它將成為未來(lái)人類(lèi)溝通的基礎(chǔ)工具，人們無(wú)需碰面，就能與多人共享信息。

緊盯VR開(kāi)發(fā)的不止臉書(shū)一家企業(yè)。日本VR社交公司Cluster已于2017年6月正式開(kāi)始制作VR空間房，人們可以在這個(gè)“房間”召開(kāi)會(huì)議或舉辦活動(dòng)。只要持有電腦和VR設(shè)備，任何人都可以免費(fèi)使用這一空間。CEO加藤直人說(shuō)：“利用VR開(kāi)會(huì)可以省去無(wú)謂的出行，還能與無(wú)法在現(xiàn)實(shí)中會(huì)面的人討論問(wèn)題。我們?cè)谡匍_(kāi)開(kāi)發(fā)人員會(huì)議的時(shí)候，舊金山的一位著名VR開(kāi)發(fā)者就突然出現(xiàn)在虛擬會(huì)場(chǎng)，參與了會(huì)議。”過(guò)去只出現(xiàn)在科幻作品中的場(chǎng)景即將成為現(xiàn)實(shí)。

[譯自日本《AERA》周刊]