張?zhí)m蘭

摘 要：人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。隨著人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的實施、高校人事檔案改革和大數(shù)據(jù)時代的到來，加強(qiáng)高校人事檔案信息化和電子檔案建設(shè)的任務(wù)迫在眉睫。結(jié)合高校人事檔案實際工作，探討人事檔案管理現(xiàn)狀及檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 檔案信息化 電子檔案

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在辦理個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險、組織調(diào)動等相關(guān)工作時，都需要使用檔案。高校人事檔案管理工作主要的職責(zé)是為高校人事、干部管理工作提供服務(wù)，為開發(fā)人才、使用人才、進(jìn)行人才預(yù)測及制定人才培養(yǎng)計劃提供準(zhǔn)確信息。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的經(jīng)驗、手工管理人事檔案的模式已經(jīng)不能滿足社會的需要，必須加強(qiáng)在人事檔案的管理活動中全面應(yīng)用計算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用。結(jié)合高校人事檔案的實際工作，從人事檔案的收集、人事檔案的整理和保管、人事檔案提供的利用三方面來探討高校人事檔案管理的現(xiàn)狀和解決辦法。

1 高校人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 人事檔案收集過程中存在的問題

（1）社會檔案意識淡薄，思想觀念跟不上時代，對檔案的重視不夠?qū)е聶n案形成部門不能夠及時將部門所形成的檔案材料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。

（2）對所缺失的檔案材料收集困難，特別是時間久遠(yuǎn)的學(xué)籍材料、工作經(jīng)歷的檔案材料的收集愈發(fā)困難造成人事檔案的不完整性。

（3）收集過程把關(guān)不嚴(yán)格，人事檔案原始材料不規(guī)范，把手續(xù)不齊全、無簽字蓋章、填寫不完整等不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的材料收集歸檔。

1.2 人事檔案的整理和保管的現(xiàn)狀

（1）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、資金不足：目前大多數(shù)高校已有專門的人事檔案室，但是外部硬件技術(shù)落后。庫房、檔案柜、檔案裝具不符合標(biāo)準(zhǔn)。計算機(jī)軟件技術(shù)、辦公自動化技術(shù)、電子檔案等檔案信息化技術(shù)開發(fā)及應(yīng)用參差不齊、不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)。檔案資金不足，不能增添一些先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和專業(yè)的檔案專業(yè)人才管理隊伍。

（2）檔案管理人員不專業(yè)：大多數(shù)高校檔案管理人員并非檔案專業(yè)，有些檔案管理員身兼多職。由于社會檔案意識薄弱，對檔案不夠重視，造成檔案管理人員工作不積極，業(yè)務(wù)素質(zhì)不能全面提高。

（3）檔案的保管和整理：人事檔案記載著過去幾年、幾十年的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、年度考核、工資變動、獎懲情況等。對高校選拔人才具有重要的參考作用。人事檔案不是一層不變而是不斷更新的，高校等事業(yè)單位每年都形成年度考核、工資變動、職稱晉升、職務(wù)任免等人事檔案材料都要及時的歸入本人的檔案中。目前大多數(shù)高校的人事檔案還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保管。由于年代久遠(yuǎn)、蟲蛀、霉變、失真、老化等現(xiàn)象時有發(fā)生。檔案的整理也是傳統(tǒng)的純手工的排序編號、編制卷內(nèi)目錄、打孔與裝訂。效率、質(zhì)量低下?，F(xiàn)存檔案的保管和整理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期對檔案利用的要求，加強(qiáng)高校人事檔案信息化和電子檔案建設(shè)的任務(wù)迫在眉睫。

1.3 人事檔案的利用

人事檔案是保密的，本人及其親屬都不能查閱自己的檔案。檔案的管理是封閉的，檔案涉及個人的隱私問題，查閱、調(diào)閱檔案需要上級部門批準(zhǔn)和相關(guān)手續(xù)后方可閱讀。由于人事檔案目前以紙質(zhì)材料保存為主，檔案的利用率低下，異地閱讀檔案、干部任免政審調(diào)閱檔案、人才選拔需利用檔案困難。

2 檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，是指在檔案行政管理部門規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用的活動和過程。目前大多數(shù)高校的檔案室已經(jīng)開始使用計算機(jī)編著檔案目錄、引索檔案的排列位置，但是計算機(jī)辦公軟件技術(shù)的使用參差不齊，起步晚、發(fā)展速度緩慢。隨著社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，加快檔案信息化建設(shè)是大勢所趨。加快高校檔案信息化建設(shè)的總體思路有一下幾點：

2.1 檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

（1）基礎(chǔ)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括計算機(jī)等辦公軟件及其外部設(shè)備的購置，網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、信息安全系統(tǒng)等購置與開發(fā)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)必須的物質(zhì)保障。

（2）檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵，信息資源的開發(fā)利用程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)和電子文件歸檔管理。

（3）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息資源建設(shè)，只有通過應(yīng)用系統(tǒng)才能發(fā)揮其功能和作用。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的主要內(nèi)容包括：檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用、文檔一體化管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用、檔案局參與當(dāng)?shù)卣暇W(wǎng)工程和電子政務(wù)建設(shè)、建設(shè)示范性數(shù)字檔案館和電子文件中心。

2.2 檔案信息消化建設(shè)的基本原則

（1）文檔一體化原則：是指根據(jù)文件運轉(zhuǎn)規(guī)律，把文件管理和檔案管理納入一個統(tǒng)一系統(tǒng)之內(nèi)，按照統(tǒng)一的要求，建立起密切的聯(lián)系，使之成為一個整體。

（2）電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則：傳統(tǒng)的人事檔案主要是以紙質(zhì)檔案保管為主，已經(jīng)不能適應(yīng)新時代的發(fā)展要求。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。

（3）確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則。

2.3 檔案信息化保障體系

2.3.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

檔案信息化建設(shè)所要遵循和研制的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)分為兩個方面：一是設(shè)計開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)所要遵循的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。二是有關(guān)電子檔案的標(biāo)識、存儲、交換、管理等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

2.3.2 人才隊伍建設(shè)

培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)至關(guān)重要。加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專業(yè)進(jìn)修、應(yīng)用新技術(shù)、新辦公軟件設(shè)配、新方法的應(yīng)用、普及信息技術(shù)知識、提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。

2.3.3 信息安全措施

檔案信息化建設(shè)的安全主要是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。網(wǎng)絡(luò)不安全因素不僅是安全漏洞、黑客攻擊、病毒襲擊、還有很多其他方面的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)要做的工作包括：人員的教育和管理、防雷及供電保障、人侵檢測與修復(fù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份等。

3 結(jié)語

高校人事檔案信息化建設(shè)是一項艱巨性、長期性的工作，是適應(yīng)新時代發(fā)展的必然趨勢。是建設(shè)信息化校園、選拔高層次人才和高素養(yǎng)干部的必然要求。檔案信息化建設(shè)既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，我們要克服傳統(tǒng)檔案管理方式的憋端，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理的新方法、新技術(shù)、新設(shè)備。實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息管理規(guī)范化、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源共享，提高高校人事檔案的利用率。同時，高校檔案信息化建設(shè)、社會信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)信息資源建設(shè)密切相關(guān)。各高校應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的特點和階段，一切從實際出發(fā)，理論聯(lián)系實際，逐步的，積極穩(wěn)妥的推進(jìn)高校人事檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]檔案學(xué)原理[M].安徽省檔案局.2007.

[2]崗位培訓(xùn)教程[M].安徽省檔案局.2007.