梁綺妮

摘 要：現(xiàn)代化管理是將傳統(tǒng)化的管理理念轉(zhuǎn)變成科學(xué)化的管理理念。隨著電子文件的廣泛應(yīng)用，檔案管理現(xiàn)代化中的實(shí)體檔案正向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，加之受信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等的影響，使檔案管理工作面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。通過(guò)概述檔案管理現(xiàn)代化管理理念和檔案管理原理的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、通用化特點(diǎn)，提出建立優(yōu)化的檔案信息管理系統(tǒng)、基于整合原理建立檔案兩級(jí)管理、建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度的檔案管理整合運(yùn)用對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理系統(tǒng)；兩級(jí)管理；數(shù)字檔案

1 檔案管理現(xiàn)代化與檔案管理原理的特點(diǎn)

1.1 檔案管理現(xiàn)代化概述

現(xiàn)代化的檔案管理是運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)管理方法與優(yōu)越的技術(shù)設(shè)備相結(jié)合，以使管理者發(fā)揮主觀能動(dòng)性，達(dá)到改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案管理邁向現(xiàn)代化，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的系統(tǒng)化、智能化管理的實(shí)現(xiàn)[1]。據(jù)悉，“十三五”時(shí)期我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)為：到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，建成與全面建成小康社會(huì)奮斗目標(biāo)相適應(yīng)的、有效服務(wù)和支撐國(guó)家治理的檔案事業(yè)發(fā)展體系。檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，能保障企業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位、非營(yíng)利組織等機(jī)構(gòu)檔案收集與管理安全的實(shí)施，并方便這些機(jī)構(gòu)中的人員查看檔案，對(duì)其檔案管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，從而幫其減少存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)對(duì)原件檔案的管理。

1.2 檔案管理原理的特點(diǎn)

1.2.1標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是由管理標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成[2]。其中，管理標(biāo)準(zhǔn)是指檔案管理需根據(jù)國(guó)家規(guī)定的法律制度加以管理，保障檔案管理的合法、合理；基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是指一切管理工作的開展應(yīng)以檔案管理為基礎(chǔ)點(diǎn)；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是指檔案管理要利用科技技術(shù)開展管理工作，并跟隨科技變化創(chuàng)新管理方法，以提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。

1.2.2統(tǒng)一化

檔案管理的統(tǒng)一化由如下若干點(diǎn)構(gòu)成：一是不論完整的還是分散的檔案，均要實(shí)行統(tǒng)一化管理，即統(tǒng)一歸到一處管理，保障管理工作的零漏洞；二是采取一致性的管理方法，將檔案視為重要管理對(duì)象，維持檔案管理秩序，提高檔案管理效率；三是跟隨時(shí)代發(fā)展步伐即使更新檔案管理方法。

1.2.3通用化

檔案管理的通用化對(duì)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量及降低檔案管理者工作量意義重大。這需要企事業(yè)單位做好檔案文書立卷、檔案整理編排、檔案歸檔、電子檔案錄入和設(shè)密等工作，并及時(shí)更新檔案管理技術(shù)，以加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)和開發(fā)力度。

2 檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理的整合運(yùn)用對(duì)策

2.1 建立優(yōu)化的檔案信息管理系統(tǒng)

系統(tǒng)化管理是檔案管理現(xiàn)代化核心基礎(chǔ)理論。在現(xiàn)代化發(fā)展中，需要將檔案管理的整個(gè)工作模式作為企事業(yè)管理中的重要內(nèi)容，其核心內(nèi)容是指通過(guò)信息的處理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的處理模式，若在該過(guò)程中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式，就應(yīng)要求檔案管理中的相關(guān)管理者改變傳統(tǒng)信息處理模式，從中建立優(yōu)化的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的檔案信息管理。此舉在國(guó)內(nèi)已有成功先例，比如上海通用汽車有限公司和別經(jīng)量子偉業(yè)時(shí)代信息技術(shù)有限公司早在2009年就聯(lián)合研制了《上海通用汽車檔案管理擴(kuò)展系統(tǒng)》（以下簡(jiǎn)稱“系統(tǒng)”）。該系統(tǒng)依托上海通用公司先進(jìn)的信息技術(shù)平臺(tái)，采用集中和分布相結(jié)合數(shù)據(jù)管理模式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)企業(yè)檔案多全宗跨門類、全過(guò)程的管理。主要內(nèi)容包括：一門市跨庫(kù)檢索和較為嚴(yán)格的、多級(jí)別矩陣權(quán)限控制等安全措施。其中，上海通用公司的多全宗檔案管理使總公司不僅能對(duì)每個(gè)基地檔案室做統(tǒng)一管理和規(guī)范控制，而且還允許各單位持續(xù)保持相對(duì)獨(dú)立性和個(gè)性化管理，這符合大型企業(yè)結(jié)構(gòu)層次復(fù)雜、子公司地理位置分散的檔案管理需求。所以，系統(tǒng)幫助上海通用公司大大提高了檔案的查全率。

2.2 基于整合原理建立檔案兩級(jí)管理

檔案管理以檔案室或電子文件中心為依托，需要完成元數(shù)據(jù)管理、封裝、分類、鑒定、處置、審計(jì)、檢索利用等多層工作，可謂工作內(nèi)容雜多。通過(guò)檔案整合模式的建立能有效提高信息處理效率，所以在檔案信息管理中通過(guò)以一個(gè)企業(yè)或單位為檔案管理的整體主導(dǎo)、各部門協(xié)同合作的合理性分工模式的建立，能幫助企業(yè)或單位提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

當(dāng)前，我國(guó)很多企業(yè)或事業(yè)單位基于檔案管理的整合原理而建立了檔案兩級(jí)管理，并取得了重要成效。比如十堰市竹溪縣疾控中心就對(duì)疾病控制業(yè)務(wù)檔案建立了兩級(jí)管理的辦法。疾控業(yè)務(wù)檔案兩級(jí)管理是在竹溪縣疾控中心綜合檔案室的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下，將疾病控制業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案分別實(shí)行中心、科室兩級(jí)管理。具體包括四項(xiàng)內(nèi)容：一是業(yè)務(wù)檔案的管理接受中心綜合檔案室統(tǒng)一指導(dǎo)，由中心檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施；二是對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檔案分為中心級(jí)業(yè)務(wù)檔案和科室級(jí)業(yè)務(wù)檔案；三是凡是歸中心綜合檔案室管理的業(yè)務(wù)檔案，均由可是負(fù)責(zé)人進(jìn)行收集、整理和立卷，并定期向中心綜合檔案室提交歸檔，由檔案室再行統(tǒng)一保管和提供利用；四是凡是劃入科室級(jí)檔案的業(yè)務(wù)檔案，均由科室自行負(fù)責(zé)收集、整理和立卷，并由科室人員負(fù)責(zé)保管和提供利用。竹溪縣疾控中心采取檔案兩級(jí)管理取得了重要成效，其一是檔案兩級(jí)管理有助于改善檔案存儲(chǔ)空間和業(yè)務(wù)檔案數(shù)量之間的矛盾；其二是中心管理有助于提高疾控業(yè)務(wù)工作整體水平，并提高了檔案管理者的工作效率和質(zhì)量，分工合作和匯總到中心綜合檔案室的舉措，大大縮減了檔案管理者的工作量。

2.3 建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度

電子文件和數(shù)字檔案等級(jí)備份最初由浙江省檔案局于2009年提出，這是一種符合制度設(shè)計(jì)原理要求的創(chuàng)新性制度設(shè)計(jì)，為大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子文件的安全管理指明了發(fā)展道路，也為信息時(shí)代下如何維護(hù)電子文件“真實(shí)性”找到了較好的管理措施。

面對(duì)電子文件和數(shù)字檔案的大量涌現(xiàn)，國(guó)家現(xiàn)有的檔案管理制度已然不能滿足檔案管理的四種需求，即保障檔案信息安全需求、實(shí)現(xiàn)檔案證據(jù)保全需求、推動(dòng)檔案資源整合以構(gòu)建新形勢(shì)下檔案安全保障體系和檔案信息資源體系需求、不斷提升檔案工作服務(wù)大局和服務(wù)社會(huì)及服務(wù)顯示的能力需求。在此四種需求的響應(yīng)之下，電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度建設(shè)的必要性日益彰顯。越來(lái)越多的實(shí)踐證明了電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度更能適應(yīng)現(xiàn)代化下檔案管理對(duì)象變化的需要，更能滿足為法人、社會(huì)組織、企事業(yè)單位開展業(yè)務(wù)工作提供真實(shí)、完整、可用、安全的證據(jù)保障體系。原因在于，通過(guò)電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度的建設(shè)，不僅能實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)重要電子文件、數(shù)字檔案資源的有效行政監(jiān)管，而且還能以簡(jiǎn)化的備份措施（如備份至“國(guó)家開放檔案信息資源管理與共享利用綜合系統(tǒng)、“檔案云”移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)等）促使數(shù)據(jù)恢復(fù)、證據(jù)保全的實(shí)際檔案管理目標(biāo)的有效達(dá)成。對(duì)此，呼吁企業(yè)、事業(yè)單位及非營(yíng)利組織在機(jī)構(gòu)內(nèi)部積極建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度。

3 結(jié)論

總而言之，檔案管理現(xiàn)代化中，企事業(yè)及非營(yíng)利組織機(jī)構(gòu)的檔案管理需做到以標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、通用化特點(diǎn)為原理，建立健全的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、智能化的檔案管理模式，以強(qiáng)化檔案管理者職責(zé)、檔案歸檔與備份制度、檔案資料查閱和利用制度、檔案保密制度等，從而提高檔案管理的實(shí)效性，促進(jìn)機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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