張文杰

摘 要：當(dāng)前高中學(xué)校在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理中仍然存在一些問(wèn)題，對(duì)工作的開(kāi)展造成一些不利影響。因此，高中檔案管理工作人員應(yīng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理進(jìn)行積極的研究與分析，改進(jìn)管理模式等，將存在的問(wèn)題合理解決，從而更好地銜接電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：高中；電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存管理

中圖分類號(hào)：G63 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9132（2018）21-0183-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2018.21.118

電子檔案的產(chǎn)生改變了存儲(chǔ)檔案的介質(zhì)，逐漸由電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案。當(dāng)前高中的檔案管理工作正處于過(guò)渡階段，而且兩種檔案管理方式并存容易出現(xiàn)一些問(wèn)題。因此具體研究高中電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。

一、電子檔案的特點(diǎn)

1.高密度性和共享性。電子檔案通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)中多媒體技術(shù)的利用，將人類的社會(huì)活動(dòng)全面記錄和完整復(fù)活，通過(guò)融合文字和聲音等將紙質(zhì)文件無(wú)法表達(dá)出的信息內(nèi)容生動(dòng)的展現(xiàn)出來(lái)。而且，與傳統(tǒng)的信息介質(zhì)相比，其具有更大的信息儲(chǔ)存空間，不但更加方便存放，同時(shí)可以將存儲(chǔ)空間節(jié)省下來(lái)。

2.依賴性和不可識(shí)別性。現(xiàn)代化檔案的重要標(biāo)志主要就是電子檔案，其也是信息技術(shù)發(fā)展中的必然產(chǎn)物，其主要是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行利用的存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，存儲(chǔ)的形式主要是代碼[2]。只有通過(guò)計(jì)算機(jī)軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)等相關(guān)技術(shù)才能夠識(shí)別出電子檔案，如果缺少相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)條件，則電子檔案就無(wú)法存在，因此說(shuō)其具有一定的依賴性和不可識(shí)別性。

3.信息與載體的可分離性。從電子檔案的角度來(lái)說(shuō)，可以將其信息和載體分開(kāi)，其拷貝工作可以在不同的介質(zhì)之間進(jìn)行，可以將其信息和記錄方式、載體完全的分離開(kāi)。但是，這種可分離性會(huì)將修改和銷毀信息的風(fēng)險(xiǎn)性大大提升。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案具有實(shí)質(zhì)的載體，其穩(wěn)定性比較強(qiáng)，由此可知就信息穩(wěn)定性方面而言，紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)要強(qiáng)于電子檔案的。

二、高中電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理中的不足

1.沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性。許多高校在正式的文件中并沒(méi)有包含電子檔案，沒(méi)有將其作為重要的信息資料來(lái)對(duì)待，這樣使其在管理中的規(guī)范嚴(yán)重缺乏[3]。另外，在形成電子檔案的過(guò)程中，軟件管理的標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，相應(yīng)的檔案管理工作人員對(duì)收集和積累電子檔案的工作并不重視，在檔案的編制和積累中缺乏規(guī)范性，在完成電子檔案的處理程序以后法定的身份存在，更多的是將打印的文件作為憑證，從而會(huì)無(wú)法有效的保管系統(tǒng)中的電子檔案。

2.電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化不完善。雖然，我國(guó)對(duì)與電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行了頒布，但是具有很少的數(shù)量，而且具有較差的配套性和較弱的操作性，因此其在高校檔案管理中并沒(méi)有取得理想的執(zhí)行效果。另外，由于電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性沒(méi)有統(tǒng)一，各個(gè)地區(qū)的高中在管理規(guī)范和方法的制定中一般都是根據(jù)自身的理解和技術(shù)水平進(jìn)行的，同時(shí)對(duì)大量的異構(gòu)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了研發(fā)，因此各個(gè)地區(qū)高中電子檔案管理中使用不同的檔案格式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等，加上系統(tǒng)平臺(tái)互補(bǔ)性，出現(xiàn)了更多的孤立存在的電子檔案，使電子檔案資源共享的目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，從而造成割據(jù)信息的現(xiàn)象，這樣將電子檔案信息孤島性的風(fēng)險(xiǎn)大大提升。

3.電子檔案落后的管理模式。相互對(duì)應(yīng)的電子檔案和紙質(zhì)檔案是雙套制和雙軌制得以實(shí)施的基礎(chǔ)和前提，而且檔案辦理和管理模式各自為政的分段式管理為兩者的實(shí)質(zhì)。但是，當(dāng)前在高中檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部并沒(méi)有真正形成文檔一體化的管理理念和管理模式，依然對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行使用。

三、高中并存管理電子檔案和紙質(zhì)檔案的對(duì)策

1.檔案管理人員要將傳統(tǒng)思想觀念及時(shí)轉(zhuǎn)變。高中檔案管理人員要將自己傳統(tǒng)的思想觀念及時(shí)轉(zhuǎn)變，充分意識(shí)到電子檔案管理的重要性，要在同一高度上看待紙質(zhì)檔案和電子檔案，對(duì)整合管理電子檔案和紙質(zhì)檔案的方法合理實(shí)施，將三統(tǒng)一（統(tǒng)一分類方案、統(tǒng)一排列順序和統(tǒng)一編號(hào)）的目標(biāo)在操作過(guò)程中實(shí)現(xiàn)[4]。首先并存管理電子檔案和紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)主要是分類方案的統(tǒng)一；其次是排列順序的統(tǒng)一，當(dāng)前在檔案查準(zhǔn)率和快速檢索方面的應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理功能的優(yōu)勢(shì)是無(wú)法比擬的，因此高中檔案管理人員可以根據(jù)印發(fā)的時(shí)間順序排列同一保管時(shí)間和年度的紙質(zhì)文件，將電子檔案利用系統(tǒng)制法形成，將兩者真正統(tǒng)一起來(lái)；最后是編號(hào)的統(tǒng)一，將相應(yīng)的章蓋到紙質(zhì)檔案首頁(yè)上方的空白處，同時(shí)將其位置及時(shí)固定。

2.將電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系積極構(gòu)建。要妥善保管電子檔案和將其合理使用，需要將規(guī)范的制度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系不斷的建立和完善，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）將管理性標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的力度不斷加強(qiáng)，主要是及時(shí)確認(rèn)管理電子檔案人員的職責(zé)和義務(wù)等。（2）將業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的力度不斷加強(qiáng)，其中電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子檔案的保管期限以及電子檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)等都是其包括的內(nèi)容。（3）將技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)力度要加強(qiáng)，其中移交電子檔案技術(shù)要求以及存儲(chǔ)壓縮數(shù)據(jù)格式規(guī)范等都是其包括的內(nèi)容。在對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定的過(guò)程中，要統(tǒng)一協(xié)調(diào)各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠組成相應(yīng)的體系，使聯(lián)系性的整體結(jié)構(gòu)得以形成，為管理電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)提供保障，使其標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的目標(biāo)逐漸實(shí)現(xiàn)。

3.將管理模式及時(shí)改進(jìn)。（1）高中檔案管理人員要從一開(kāi)始參與設(shè)計(jì)電子檔案，將計(jì)算機(jī)軟硬件的配置以及檔案格式等相關(guān)的要求及時(shí)的提出來(lái)，這樣可以根據(jù)規(guī)定要求規(guī)范的歸檔相應(yīng)的電子檔案。（2）在保管和歸檔的過(guò)程中，檔案管理人員要將設(shè)備環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)的登記，同時(shí)要進(jìn)行備份，同時(shí)歸檔電子檔案和具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案以及生成電子檔案的專用軟件。（3）要通過(guò)嚴(yán)格的制度和有效的技術(shù)措施，為已經(jīng)歸檔電子檔案的真實(shí)性和原始性提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1] 徐麗偉.紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)期檔案管理若干問(wèn)題的思考[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2016（24）：161.

[2] 張翠翠.電子文件與紙質(zhì)文件并存期檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2015（5）：55.

[3] 宋敏，白麗娟.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存時(shí)期的檔案管理工作辨析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2014（1）：55.

[4] 朱煥芝.信息時(shí)代高校電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的思考[J].河北聯(lián)合大學(xué)學(xué)報(bào)（醫(yī)學(xué)版），2012（2）：278.