蘇洋

【摘 要】后勤檔案管理工作是后勤基礎(chǔ)建設(shè)不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量一所學(xué)校后勤管理水平的重要標(biāo)尺之一，所以重視后勤檔案的基礎(chǔ)性工作，建立后勤檔案管理體系，能夠?yàn)閷W(xué)校教育事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供良好服務(wù)?；诖耍挛氖紫葘?duì)檔案工作在學(xué)校后勤管理中的重要性進(jìn)行了分析，然后簡(jiǎn)單闡述了后勤檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策，以供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；學(xué)校后勤管理；重要性；問(wèn)題；對(duì)策

后勤檔案是后勤活動(dòng)的直接記錄，也是后勤管理、服務(wù)、項(xiàng)目建設(shè)、后勤經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)直接的信息資料來(lái)源，而隨著學(xué)校后勤社會(huì)化改革的不斷深入，后勤檔案管理已經(jīng)成為了學(xué)校后勤建設(shè)工作的重要內(nèi)容。那么，如何使后勤部門(mén)所形成的檔案不流失，并做到齊全完整歸檔，以便更好地為教學(xué)、科研工作服務(wù)是人們關(guān)注的問(wèn)題。

一、檔案工作在學(xué)校后勤管理中的重要性分析

學(xué)校后勤檔案既是后勤活動(dòng)的直接記錄，也是實(shí)現(xiàn)學(xué)校后勤管理科學(xué)化的重要依據(jù)，下面是對(duì)檔案工作在學(xué)校后勤管理中重要性的幾點(diǎn)分析：

（一）是學(xué)校后勤事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)

后勤檔案見(jiàn)證了學(xué)校后勤事業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，具有一定的歷史價(jià)值，并且其是對(duì)學(xué)校后勤相關(guān)工作的過(guò)程進(jìn)行客觀(guān)、真實(shí)、有效地記錄，以便為管理人員提供正確決策的依據(jù)，為學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供重要保障。同時(shí)，后勤檔案工作不僅有利于加強(qiáng)后勤工作的針對(duì)性、時(shí)效性和連續(xù)性，不斷提高后勤管理的質(zhì)量和水平，還有利于指導(dǎo)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，提高工作質(zhì)量，增強(qiáng)工作效率。

（二）是實(shí)現(xiàn)后勤科學(xué)化管理的重要手段

由于學(xué)校的后勤檔案能夠真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄后勤所做工作和所舉辦活動(dòng)的全部過(guò)程，并為管理人員在做出正確的決策、科學(xué)的管理以及合理的溝通方面提供了重要依據(jù)，所以學(xué)校后勤檔案信息的有效性能夠?yàn)閷W(xué)校后勤工作的深入發(fā)展提供重要的參考價(jià)值，有利于指導(dǎo)學(xué)校中各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，不斷改善學(xué)校工作人員的工作效率，從而提高學(xué)校各項(xiàng)工作的工作質(zhì)量。此外，只有使學(xué)校后勤檔案得到有效的管理，才能使學(xué)校后勤管理的服務(wù)水平得到提升，使學(xué)校后勤管理的日常工作得到合理的保證，從而促使學(xué)校后勤工作逐步向科學(xué)化、合理化、有效化、統(tǒng)一化管理的方向邁進(jìn)。

（三）是廉政后勤和審計(jì)監(jiān)察的重要佐證

學(xué)校后勤工作為學(xué)校的發(fā)展提供了有力的保障。由于要想維持一所學(xué)校的日常教學(xué)、科研和生活工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，需要大量的資金支持，而學(xué)校的后勤工作掌管著錢(qián)與物，責(zé)任重大，而如果沒(méi)有后勤有力的保障，一所學(xué)校的日常教學(xué)、科研和生活工作都很難正常運(yùn)轉(zhuǎn)，所以說(shuō)廉政后勤是學(xué)校廉政建設(shè)的重要部門(mén)之一，并且加強(qiáng)對(duì)其的檔案管理工作也是非常重要的。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作，能夠使一些專(zhuān)項(xiàng)資金的使用和維修項(xiàng)目的支出有一定的明細(xì)，并且能夠做到每一項(xiàng)支出有憑有據(jù)，從而為審計(jì)檢查和廉政后勤提供重要佐證。

二、學(xué)校后勤檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度缺乏

后勤檔案一般被視為辦公室內(nèi)勤兼職工作，其只是為業(yè)務(wù)部門(mén)的內(nèi)勤人員傳遞一些相應(yīng)的文件資料，缺乏各部門(mén)員工之間的溝通、互動(dòng)以及協(xié)調(diào)，并且往往是突擊整理，從而失去了檔案管理的意味。同時(shí)，由于后勤檔案管理制度缺失，很多有關(guān)責(zé)任部門(mén)不知道要如何把后勤日常活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案，按照檔案工作管理規(guī)定要求進(jìn)行統(tǒng)一歸檔、集中管理，從而導(dǎo)致檔案資料分散在各業(yè)務(wù)部門(mén)及個(gè)人手里，資料收集不及時(shí)、文件材料殘缺不全等問(wèn)題，并且由于檔案管理制度缺乏，從而無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理的考核與檢查，導(dǎo)致檔案資料的收集、管理與利用受到了一定的影響，不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（二）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)缺乏

一方面，由于部分學(xué)校的檔案管理人員沒(méi)有系統(tǒng)地、科學(xué)地學(xué)過(guò)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，使其對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)與步驟不是很熟悉，從而對(duì)檔案管理的質(zhì)量有著很大的影響；另一方面，由于檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)的了解，從而使其在管理過(guò)程中只會(huì)進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的、相對(duì)單一的手工記錄，而不會(huì)采用先進(jìn)的、科學(xué)的方法，從而導(dǎo)致后勤檔案信息化管理不健全，相關(guān)設(shè)施、設(shè)備不夠完善，并且管理方法缺少相應(yīng)技術(shù)的支撐，以至于在管理過(guò)程中存在檔案存放無(wú)序、檔案資料不完整、檔案資料之間存在相互混雜的現(xiàn)象，不僅不利于檔案工作的順利開(kāi)展，而且要想實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化還有很大的難度。

三、完善學(xué)校后勤檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)后勤檔案機(jī)構(gòu)及隊(duì)伍建設(shè)

在學(xué)校的發(fā)展過(guò)程中，要將后勤檔案管理工作列入到日常的管理工作中，并且在檔案管理過(guò)程中，不僅要建立檔案主管部門(mén)，還要建立下屬部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)隊(duì)伍，并專(zhuān)門(mén)指派一人來(lái)負(fù)責(zé)相應(yīng)的檔案管理工作。同時(shí)，在檔案管理工作中，不僅要搞好綜合檔案工作，還要協(xié)調(diào)好各部門(mén)之間的分工合作關(guān)系，對(duì)檔案人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確，使其全權(quán)負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)、檢查后勤各部門(mén)的建檔管理工作。此外，圍繞后勤工作重點(diǎn)，有計(jì)劃、有重點(diǎn)的搞好后勤綜合檔案的歸集工作，及時(shí)做好檔案網(wǎng)絡(luò)電子歸檔和紙質(zhì)移交歸檔的雙套制工作，對(duì)常態(tài)管理和動(dòng)態(tài)增補(bǔ)材料管理進(jìn)行合理處理，并統(tǒng)籌安排好手上事務(wù)與檔案工作，從而提高檔案管理的有效性和時(shí)效性，以便為領(lǐng)導(dǎo)決策及學(xué)校的整體建設(shè)和發(fā)展提供快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)，充分發(fā)揮后勤檔案的利用價(jià)值。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平

在檔案管理工作中，管理人員不僅要具有良好的政治素養(yǎng)，還要具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。首先，學(xué)校要定期對(duì)后勤檔案管理人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理職業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從而使其能夠具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平、管理理念、辦公自動(dòng)化水平，以便為后勤檔案管理工作的有序性和完整性提供有力保障；其次，培養(yǎng)管理人員無(wú)私奉獻(xiàn)的工作精神和認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使他們樹(shù)立起高度的事業(yè)心與責(zé)任感，以便更好地為后勤工作服務(wù)，為教學(xué)、科研服務(wù)。

（三）建立健全檔案管理規(guī)章制度

首先，根據(jù)各部門(mén)自身的特點(diǎn)、各類(lèi)檔案形成的規(guī)律以及國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，制定出一套完整的、科學(xué)的、合理的管理制度，從而做到“依法治檔”，以便使其成為后勤檔案建設(shè)的重要保證；其次，建立健全檔案工作的組織機(jī)構(gòu)，實(shí)行責(zé)權(quán)明確、層層負(fù)責(zé)的管理方法，并建立檔案接收制度，做好檔案鑒定工作，把檔案工作納入有關(guān)人員的目標(biāo)責(zé)任制中并進(jìn)行適當(dāng)?shù)目己?，從而保證檔案工作的進(jìn)一步落實(shí)；最后，完善檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，制定文件材料形成、積累、整理和制度，確定文件材料歸檔范圍、時(shí)間和保存期限，并且在建立健全后勤檔案工作制度時(shí)要注意做到“四同步”，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，從而促進(jìn)檔案管理工作的順利實(shí)施，促進(jìn)學(xué)校后勤檔案管理工作不斷走上新的臺(tái)階。

總而言之，學(xué)校后勤服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、科研和行政管理中，并且其對(duì)學(xué)校師生的工作、學(xué)習(xí)以及生活的方方面面有著很大的關(guān)系，而檔案管理工作是學(xué)校后勤管理中不可分割的部分，所以努力構(gòu)建后勤檔案管理模式，不斷打造學(xué)校檔案管理的升級(jí)版，能夠促進(jìn)學(xué)校后勤檔案管理工作走上新的臺(tái)階。

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