羅華

【摘 要】當前，我國信息技術快速發(fā)展，數(shù)字化信息技術應用到生產生活的方方面面，為我們提供更加便捷的服務。檔案管理也不例外，本文將重點進行分析，以供參考。

【關鍵詞】數(shù)字化；檔案管理；問題；措施

一、前言

隨著新技術革命的出現(xiàn)和計算機的廣泛使用，檔案領域已進入電子時代。國家檔案信息化建設正掀起新的高潮，為檔案管理注入新的活力，加快檔案進入信息社會的步伐。

二、檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求

檔案信息的數(shù)字化是隨著計算機網絡技術，數(shù)據(jù)庫技術和多媒體技術的發(fā)展而產生的一種新的文件信息形式。它將分散在不同運營商和地理位置的信息資源以數(shù)字形式存儲，并且網絡化。這些方法彼此連接，以便及時使用它們以實現(xiàn)資源共享。

（一）辦公自動化要求機關檔案管理數(shù)字化

機構和機構的信息化建設以應用為導向，以數(shù)據(jù)為基礎，以網絡為中心。它積極吸引新技術，改進各種應用系統(tǒng)，并發(fā)展成網絡。計算機的廣泛使用導致形成大量的數(shù)字文件信息，同時也使得檔案的數(shù)字化管理成為可能。

（二）檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性

1.提高經濟效益。社會經濟的快速發(fā)展，使得該機構落后的辦公模式和巨大的信息量之間形成了尖銳的矛盾。過去，采用了大規(guī)模的模式，即解決這個問題的唯一手段是增加辦公室人員和辦公費用，導致成本迅速增長。數(shù)字化管理檔案將傳統(tǒng)的基于紙張的文件信息對象轉換成機器可讀文件，不僅節(jié)約了存儲成本，節(jié)省了空間，而且使查詢非常方便快捷，避免了資料的反復復制，浪費紙張和人員。

2.提高辦公效率。數(shù)字文件管理使數(shù)據(jù)能夠及時歸檔并便于使用。以人事檔案管理為例最具說服力。由于管理對象多，流動性強，如員工人數(shù)，退休人數(shù)，流動性等，我們必須準確把握這些情況，采取傳統(tǒng)的管理方法。在確定之前必須將其“存檔”，但由網絡計算機管理的數(shù)字存檔可以準確反映當前情況。同時，數(shù)字文件管理使查詢數(shù)據(jù)變得非常簡單。它可以讓上班族在不離家出走的情況下了解世界重大事件。由于信息過度流動，數(shù)字檔案實際上變成了“無墻界檔案”。檔案也成為文件實體存儲基地方便的信息控制中心。

三、數(shù)字化檔案管理的問題分析

（一）資源浪費

電子文件和紙質文件的“雙套制”得以保存，造成資源浪費?！半p套制”保存是指保存具有相同內容的紙質文檔和電子文檔。在部分辦公自動化網絡系統(tǒng)中，各部門在互聯(lián)網上傳輸和承擔文件，提高了工作效率。但是，文檔完成后，輔助紙張文檔將被存檔并保存，這樣就產生了同一內容和不同類型的文件同時并存的情況，造成人力、物力、財力的浪費。

（二）電子文件歸檔困難

辦公室自動化系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)不兼容，而且它們本身就是這樣，這使得電子文件難以存檔。據(jù)了解，目前很多大型企業(yè)都采用了基于電子計算機和網絡技術的辦公自動化系統(tǒng)。大多數(shù)系統(tǒng)是自己或上級設計的軟件，同一單位檔案所使用的檔案系統(tǒng)是檔案管理部門推行的檔案現(xiàn)代化管理軟件，用于規(guī)范檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)資源共享。由于這兩個系統(tǒng)的設計單元存在差異，在不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)很難轉換，電子文件歸檔也不可能，從而導致原始數(shù)據(jù)的收集和輸入困難。

（三）管理的長期保存有困難

電子文件具有操作方便，交付快捷，存儲空間小等突出優(yōu)點，但也帶來一定的不安全因素。電子文件的不安全性影響了其管理和長期保存。例如，電子文檔對硬件和軟件設備的依賴性，直接閱讀，更改，信息和載體分離，數(shù)據(jù)丟失和病毒侵害。所有這些都對電子文檔的安全存儲和長期保存構成了很大的威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高

盡管辦公自動化系統(tǒng)實施了很長時間，但許多組織并沒有將其視為提高電子文檔管理意識的緊迫任務，而是延續(xù)了傳統(tǒng)的概念和管理模式。借用和檢索文檔是手動完成的，并且計算機僅限于文本輸入，編輯和打印成為真正的“高端打印機”。人們只能看到可以訪問的有限檔案，而忽略以網絡形式傳播的龐大信息寶庫。這不僅耗費人力物力，而且由于電子文件的開發(fā)利用不當，造成雙重浪費。

四、實施檔案數(shù)字化管理需要注重把握的環(huán)節(jié)

（一）建設系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享

檔案電子化建設是一個系統(tǒng)工程，包括整體設計，設備選型，軟件開發(fā)，文件整理，掃描錄入，系統(tǒng)管理，光盤備份，查詢管理，安全措施等硬件加軟件系統(tǒng)。開發(fā)檔案管理系統(tǒng)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理等方面的功能，滿足檔案業(yè)務流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。由于大型組織和企業(yè)需要在日常工作中記錄和保存大量文本文件，因此系統(tǒng)應該使用雙服務器，磁盤存儲，高速掃描儀集中掃描和雙盤備份CD和磁帶。同時，為提高利用率，還應建立相應的文件查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢和文件網絡上傳來達到資源共享的目的，提高檔案便捷利用。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

對于電子文件和紙質文件的“雙重”保存，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個渠道，即以文字和圖像的形式開發(fā)電子和紙質文件，以及開發(fā)的數(shù)字檔案系統(tǒng)。制定符合實際需要的具體完整的管理規(guī)章制度，文件整合工作制度，文件歸檔制度，文件保密制度，數(shù)字檔案識別制度，網絡安全管理制度等，以有效保護數(shù)字檔案的安全，有條不紊地開發(fā)。其中，電子文檔安全管理體系尤其值得一提。作為一種特殊的紀錄數(shù)據(jù)，一些文件可能完全開放，而另一些則需要保密。特別是在檔案數(shù)字化之后，安全工作尤為重要。它包括硬件安全管理和軟件安全管理。硬件要嚴格控制信息存儲載體的質量，提高電子文件載體的存儲壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。對于存儲電子文件的設備和存儲介質的特殊性，檔案管理員要對電子文件的安全性負責，以確保電子文件不會因人為災害（如溫度和濕度）而丟失。采用多級權限，密碼管理，多層結構，加密通信，防火墻等安全控制方式，保證系統(tǒng)的機密性，使系統(tǒng)和系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不會被非法訪問和修改。

（三）建設專職隊伍，提高管理水平

隨著當今世界信息量的爆炸性增長，檔案管理也從過去的勞動密集型轉向以現(xiàn)代辦公設備為基礎的當前知識密集型工作。一方面，管理人員需要具備較強的分析能力，掌握一些高度專業(yè)化的檔案管理知識；另一方面，它們必須根據(jù)用戶的需求提供大量的數(shù)據(jù)文件信息。所有這些都需要高素質，高技能的現(xiàn)代信息化檔案管理人員勝任。因此，有關部門應加大檔案工作者的培訓力度，宣傳普及電子文檔管理知識，提高電子檔案管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理對數(shù)字化管理的銜接工作。致力于轉型，努力提高電子文檔管理水平。

五、結束語

隨著信息時代的到來，數(shù)字化成為檔案管理的趨勢，通過數(shù)字化手段有效提升了檔案管理的效率，也促進了檔案管理水平的提升。

【參考文獻】

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