錢泓住

【摘要】在機(jī)關(guān)單位中，辦公室的工作環(huán)境較為特殊。工作環(huán)境相對(duì)較為枯燥乏味，信息高度集中，同時(shí)承擔(dān)公文管理和保管的職責(zé)，因而對(duì)于辦公室文秘工作人員的工作提出了相應(yīng)的要求。但是在具體的公文管理和保密工作當(dāng)中，又存在著諸多問題和風(fēng)險(xiǎn)。因此，從增加自我保密意識(shí)、做好保密文件處理辦法、正確處理公文的利用與關(guān)系等方面，對(duì)具體的工作人員提出了相應(yīng)的要求。

【關(guān)鍵詞】辦公室；保密

在機(jī)關(guān)單位中，辦公室文秘人員的工作性質(zhì)和崗位較為特殊。由于工作的關(guān)系，辦公室文秘崗位居于信息交流和傳遞的核心位置，是信息傳遞的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文秘人員除了服務(wù)好單位的公文運(yùn)轉(zhuǎn)、信息傳遞和相應(yīng)的待人接物之外，如何做好保密工作，是機(jī)關(guān)單位辦公室工作的一項(xiàng)重要要求。

一、要增加自我保密意識(shí)

單位辦公室文秘人員的工作崗位較為特殊，身處信息繁雜、上傳下達(dá)、溝通來往的關(guān)鍵崗位，在信息高度集中的環(huán)境當(dāng)中，對(duì)于辦公室文秘人員自身的保密意識(shí)就提出了較高的要求。增強(qiáng)辦公室文秘人員的自我保密意識(shí)，繃緊保密工作這根弦，可以說是辦公室文秘人員和文秘崗位的首要要求。首先，對(duì)于工作中不直接接觸的敏感信息和相關(guān)內(nèi)容，能夠做到不探、不傳、不講，以實(shí)際行動(dòng)做到不打聽、不了解。最好的保密工作，就是控制信息的傳遞和知曉范圍，工作中少一些八卦的心理和習(xí)慣，多一些責(zé)任心和警惕意識(shí)，自覺的對(duì)于無關(guān)信息不去了解和擴(kuò)散，就能有效避免泄密事件的發(fā)生。其次，對(duì)于自己因?yàn)楣ぷ麝P(guān)系需要掌握的信息，則需要做好信息的保守工作。辦公室文秘崗位所掌握的信息沒有小信息，其實(shí)任何一個(gè)消息或者內(nèi)容，都能造成很大的影響。這就要求辦公室文秘人員在工作當(dāng)中，對(duì)于與自己工作范疇有關(guān)的信息和內(nèi)容，要能夠做到守口如瓶，不向外傳播。從根本上做好相應(yīng)的保密工作。最后，則是在工作當(dāng)中養(yǎng)成細(xì)心、謹(jǐn)慎、謹(jǐn)小慎微的行事風(fēng)格和工作作風(fēng)。往往一些信息的外泄造成的影響就是由于辦公室文秘人員在工作當(dāng)中，由于粗心大意、工作不謹(jǐn)慎而造成的。因此，單位的辦公室文秘人員和文秘工作人員在具體的工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)細(xì)心謹(jǐn)慎，具有責(zé)任心，才能做好相應(yīng)的保密工作和提高保密意識(shí)。

二、要做好保密文件處理辦法

在具體的工作當(dāng)中，辦公室文秘人員和文秘工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照單位的相關(guān)制度和要求，做好文件的處理傳遞和保管。對(duì)于那些涉及秘密應(yīng)當(dāng)保密的文件，做好保管工作，嚴(yán)格控制文件的傳遞和知曉范圍，避免保密信息的外泄。文件傳遞過程完畢之后，按照單位的規(guī)定做好涉密文件的清退工作。在傳遞的過程當(dāng)中要保管好文件，做到不該看的人不讓他看，不該知道的人不讓他知道。而對(duì)于那些不涉及秘密的普通文件，則也應(yīng)該做好文件的保管和處理，避免文件的遺失遺漏或者保管不當(dāng)。無論是對(duì)于秘密文件還是普通文件，一方面是做好清退、傳遞等文件傳遞工作。而對(duì)于失去時(shí)效性，不需存檔的文件，則應(yīng)該做好相應(yīng)的銷毀處理工作，從而嚴(yán)格規(guī)范地執(zhí)行好單位的相關(guān)文件保管和處理的規(guī)定和辦法。而對(duì)于有些單位制度不健全的問題，辦公室文秘人員和文秘則更應(yīng)該主動(dòng)作為，大膽創(chuàng)新，在文件的保管處理，尤其是秘密文件的處理方面，提出自己的意見和建議，摸索方法，不斷完善制度和要求，從而使單位的文件管理控制工作更好地建立健全和自我完善。

三、要正確處理公文的利用與關(guān)系

由于文秘工作崗位的特殊性，對(duì)于具體工作人員的工作能力，除了要求具有耐心、責(zé)任心、細(xì)心的基本品質(zhì)之外，對(duì)于自身業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)掌握和靈活使用，同樣也有著不同的要求。具體來說，對(duì)于公文的使用制作和處理，辦公室文秘人員應(yīng)該具有極其敏銳的觀察力、鑒別力和判斷力，能夠做到恰當(dāng)?shù)墓氖褂们‘?dāng)?shù)墓捏w例形式，傳遞給恰當(dāng)?shù)慕邮辗?。如?duì)于上級(jí)單位要嚴(yán)格使用請(qǐng)示報(bào)告，對(duì)于平級(jí)單位要多用函件的形式，而對(duì)下級(jí)單位則做好通知的發(fā)放。首先，只有體例形式的得體恰當(dāng)，才能保證具體事情在交流傳遞和工作的推進(jìn)過程當(dāng)中不被延誤。其次，在具體的公文制作當(dāng)中，應(yīng)該嚴(yán)格按照公文的標(biāo)準(zhǔn)和格式要求制作公文，避免出現(xiàn)五花八門的問題，從而為單位良好的對(duì)外形象做好保障。最后，則是對(duì)于單位收到的各類公文和文件，能夠做到及時(shí)處理準(zhǔn)確傳遞。在處理的過程當(dāng)中膽大心細(xì)，既不將文件傳遞給錯(cuò)誤的接收人和接收方，又要保證文件及時(shí)高效地傳遞，不被遺漏和延誤，從而做好辦公室文秘人員和文秘工作崗位的本職工作。

在單位中，辦公室文秘人員的工作環(huán)境較為特殊。辦公室文秘人員的工作環(huán)境相對(duì)較為枯燥乏味，同時(shí)又是信息高度集中和承擔(dān)公文管理及保管職責(zé)的工作崗位，因而對(duì)于辦公室文秘人員的崗位工作要求也就提出了相應(yīng)的耐心細(xì)致、責(zé)任心強(qiáng)和保密到位的基本要求。但是在具體的公文管理和保密工作當(dāng)中，又時(shí)刻存在著問題和風(fēng)險(xiǎn)。因此，從增加自我保密意識(shí)、做好保密文件處理辦法、正確處理公文的利用與關(guān)系等方面，就對(duì)具體的工作人員提出了相應(yīng)的要求，增強(qiáng)辦公室文秘人員和文秘工作人員的自我保密意識(shí)，做到細(xì)心謹(jǐn)慎，具有責(zé)任心，嚴(yán)格按照單位的相關(guān)制度和要求，做好文件的制作、處理傳遞和保管工作，從而做好本職工作。

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