姜麗娜

【摘要】反觀當(dāng)下我們不難發(fā)現(xiàn)，由于受種種因素的制約，我國(guó)檔案管理的整體水平較低、規(guī)范化程度較低，嚴(yán)重降低了檔案管理與利用的效率。基于此，本文在第一部分闡述了當(dāng)前我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，進(jìn)而又對(duì)這些問(wèn)題存在的原因進(jìn)行了深層次的研究。筆者結(jié)合個(gè)人檔案管理經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)第一部分中存在的問(wèn)題，于第二部分提出了提升檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案集中反映了個(gè)體工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)情況，因此做好檔案管理工作能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位知人用人提供依據(jù)；對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案記載了與單位建立發(fā)展有關(guān)的事件，其中也包含在發(fā)展過(guò)程中開(kāi)展的一些活動(dòng)、登記的一些項(xiàng)目等，這些材料不僅能夠作為有關(guān)部門(mén)檢查的證據(jù)，還能夠?yàn)閱挝粵Q策提供經(jīng)驗(yàn)。因此我們說(shuō)，檔案管理工作效率的高低、規(guī)范化程度的高低直接影響著單位的整體發(fā)展水平。

一、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題分析

盡管近年來(lái)隨著社會(huì)發(fā)展以及信息技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)的檔案管理工作取得了很大的進(jìn)展。但是作為檔案管理者，我們應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，當(dāng)前我國(guó)的檔案管理工作與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍然存在較大的差距，檔案管理規(guī)范化、制度化程度仍然較低。筆者通過(guò)結(jié)合個(gè)人多年以來(lái)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，將造成我國(guó)檔案管理規(guī)范化程度低下的原因總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

（一）各部門(mén)對(duì)檔案管理的重視程度不足。檔案管理工作是否能夠規(guī)范化進(jìn)行受很多因素影響，其中單位對(duì)檔案管理的重視程度就是一個(gè)極為重要的方面。

但是當(dāng)前我國(guó)很多的單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，致使內(nèi)部檔案室條件極為簡(jiǎn)陋，甚至有些單位根本沒(méi)有為檔案管理工作留出一席之地。除此之外，有些單位舍不得投入資金來(lái)更新檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致其運(yùn)行設(shè)備落后陳舊，嚴(yán)重阻礙了檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

（二）我國(guó)檔案管理信息化程度較低。目前在我國(guó)仍然有很大一部分單位的檔案管理工作還在沿用傳統(tǒng)的管理方式，即通過(guò)人工收集、人工歸檔、人工查找的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理。這種檔案管理方式規(guī)范性很差，非常容易出錯(cuò)。不僅阻礙了檔案規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，而且也制約了檔案管理工作效率的提升。

（三）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足。檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及道德素質(zhì)是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要因素之一，但是當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍較差。首先，由于單位對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致了檔案管理工作人員缺乏對(duì)工作的責(zé)任感，降低了對(duì)工作的熱情和積極性。其次，由于單位在檔案管理人員的選用上存在一些問(wèn)題，直接導(dǎo)致檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足。再次，單位缺乏對(duì)檔案管理工作人員的后期培訓(xùn)，使其無(wú)法及時(shí)滿足規(guī)范化檔案管理工作發(fā)展的需要。最后，由于部分檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差，對(duì)需要保密的工作內(nèi)容做不到保密。

（四）檔案管理制度不完善，檔案管理規(guī)范化程度低。首先是因?yàn)闄n案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣，稍有不慎就會(huì)因?yàn)槌绦蚧靵y而前功盡棄。其次由于當(dāng)前單位尚缺乏一套細(xì)致、完善、科學(xué)的管理制度作為工作支撐。最后是隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，單位以往的部分檔案管理規(guī)章制度已經(jīng)不再適用于當(dāng)下。這幾方面因素導(dǎo)致目前有些單位的檔案管理制度不完善，規(guī)范化程度低。

二、提升檔案管理規(guī)范化的措施

（一）完善檔案管理制度。為了有效解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化程度低的問(wèn)題，單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合發(fā)展實(shí)際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。單位在完善檔案管理制度時(shí)，要注意以下兩點(diǎn)：一是要注意根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際制定一些科學(xué)合理的檔案管理規(guī)則，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案管理工作。二是單位在制定檔案管理規(guī)則時(shí)要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合，以使所制定的規(guī)則能夠具有較強(qiáng)的靈活性。

（二）更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理思路，革新檔案管理方式。創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉。檔案管理工作也一樣，要想促進(jìn)自身規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，就必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極運(yùn)用一些新技術(shù)、新方法來(lái)革新工作方式。如我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；為了保證檔案信息的安全，要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)；為了提高工作的有效性，可以采取分工合作的方式進(jìn)行檔案管理等等。

（三）提升全體工作人員對(duì)檔案管理的意識(shí)。我們上文中已經(jīng)提到，檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)單位整體工作水平的提升具有深遠(yuǎn)的影響。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，對(duì)檔案管理工作的重要性有一個(gè)深刻的認(rèn)知。給檔案管理工作配備專(zhuān)業(yè)化的設(shè)施、專(zhuān)業(yè)化的人員、專(zhuān)業(yè)化的辦公場(chǎng)所等。其次，要想提升檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，就要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，以為其提供人才保障。

三、小結(jié)

綜上所述，當(dāng)前我們的檔案管理工作仍然存在著一系列的問(wèn)題。因此，要想進(jìn)一步提升檔案管理規(guī)范化程度，仍需我們不斷努力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊曉英.淺議新時(shí)期如何做好企業(yè)檔案管理與利用工作[J].東方企業(yè)文化，2015（13）：62.

[2]施文靜.淺談如何做好新時(shí)期檔案利用與服務(wù)工作[J].才智，2014（04）：316.