田鑫

【摘要】為了提高檔案管理的安全性，需要及時(shí)針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)構(gòu)建合理有效的檔案安全保障體系，大力推進(jìn)檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)，認(rèn)真遵循檔案管理的原則，同時(shí)根據(jù)檔案安全管理保障體系的層次劃分來(lái)提出有效的保障指標(biāo)測(cè)評(píng)換算與使用方法，以此方式積極促進(jìn)檔案安全管理工作的順利進(jìn)行。接下來(lái)本文將對(duì)檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)作出具體探討。

【關(guān)鍵詞】檔案安全管理；指標(biāo)體系建設(shè)；分析

為了確保檔案管理工作有序進(jìn)行，需要及時(shí)構(gòu)建科學(xué)有效的檔案安全保障指標(biāo)體系，并認(rèn)真分析實(shí)際測(cè)評(píng)的主要方法，明確檔案安全保障體系評(píng)估與檔案安全管理工作之間的關(guān)系，注重強(qiáng)調(diào)在檔案安全保障體系評(píng)估的過(guò)程中必須充分考慮有關(guān)的控制要素以及分層分項(xiàng)控制等等因素。積極強(qiáng)化檔案安全、環(huán)境安全與檔案信息安全，自覺(jué)遵循檔案安全保障體系建設(shè)的基本原則，從而在提高人員專業(yè)水平基礎(chǔ)上有效推動(dòng)檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)的更好發(fā)展。

一、檔案安全保障體系建設(shè)中應(yīng)該遵循的原則

（一）科學(xué)性原則。在信息時(shí)代下構(gòu)建電子檔案信息安全指標(biāo)體系的主要目的是真實(shí)反映事物本質(zhì)，著重反映電子檔案信息安全狀況的主要因素，自覺(jué)遵循科學(xué)性的基本原則，確保獲得的信息具有客觀性和可靠性的特點(diǎn)。只有這樣做，評(píng)價(jià)的結(jié)果才有效，在此過(guò)程中還要保證指標(biāo)體系符合國(guó)家有關(guān)信息系統(tǒng)安全法規(guī)。

（二）系統(tǒng)性原則。在建立檔案安全保障指標(biāo)體系的過(guò)程中，要從系統(tǒng)角度出發(fā)，同時(shí)還要認(rèn)真分析檔案安全管理的各個(gè)環(huán)節(jié)以及各個(gè)要素之間的關(guān)系，及時(shí)形成一個(gè)有實(shí)際意義、可操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)體系。另外還要充分考慮現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的制定與原有標(biāo)準(zhǔn)的連續(xù)性和勻補(bǔ)性，每項(xiàng)技術(shù)與其具體實(shí)際內(nèi)容相符，只有這樣方可有效的維護(hù)檔案安全保障在安全管理過(guò)程中的一致性。

（三）動(dòng)態(tài)與穩(wěn)定相結(jié)合的原則。保證指標(biāo)體系內(nèi)容不變動(dòng)，并在一定時(shí)間內(nèi)保持穩(wěn)定，從而充分體現(xiàn)指標(biāo)體系評(píng)價(jià)工作的可比性與可操作性。在社會(huì)不斷發(fā)展的前提下，檔案安全保障指標(biāo)體系內(nèi)容也要進(jìn)行相應(yīng)的變動(dòng)。

二、檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)主要內(nèi)容概述

指標(biāo)體系分為三個(gè)層次，將其按照從上到下的順序排列依次是：目標(biāo)層、中觀層和微觀層，由下向上層層遞進(jìn)。目標(biāo)層是檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)的核心要素，包括了環(huán)境因素、技術(shù)因素以及管理因素；中觀層涉及的主要因素比較多，比如：工作環(huán)境、設(shè)備環(huán)境、規(guī)章制度、管理規(guī)范、工作流程、業(yè)務(wù)技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、保護(hù)技術(shù)等；微觀層包括了檔案整理、保管水平、滅菌處理、檔案入庫(kù)等多項(xiàng)內(nèi)容。

三、指標(biāo)體系測(cè)評(píng)與換算

從可操作性的角度出發(fā)，指標(biāo)體系實(shí)際測(cè)評(píng)數(shù)值換算方法是：每項(xiàng)分值均為2分，共計(jì)72個(gè)指標(biāo)項(xiàng)144分，指標(biāo)項(xiàng)要求的程度為：劣，差，中，良，優(yōu)這五個(gè)層次，其分值對(duì)應(yīng)為：2分，1.5分，1分，0.5分，0分，每個(gè)層次相差0.5分。在測(cè)評(píng)過(guò)程中采用分級(jí)匯總的方法可以掌握被測(cè)評(píng)對(duì)象整體安全情況。目標(biāo)層為一級(jí)指標(biāo)，中觀層為二級(jí)指標(biāo)，微觀層為三級(jí)指標(biāo)，在指標(biāo)評(píng)價(jià)的過(guò)程中需要找到與級(jí)別層影響最大的子要素，從而找到影響檔案安全的主要因素。

四、檔案安全保障體系與檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的對(duì)應(yīng)關(guān)系

構(gòu)建檔案安全保障指標(biāo)體系的主要作用是，為檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作打下穩(wěn)定基礎(chǔ)，檔案安全保障體系實(shí)際評(píng)估結(jié)果中的優(yōu)、良、中、差、劣這五個(gè)層次分別對(duì)應(yīng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中的安全、比較安全、臨界狀態(tài)、比較危險(xiǎn)、異常危險(xiǎn)這五個(gè)等級(jí)，同時(shí)在評(píng)估檔案安全保障體系的過(guò)程中還需要考慮這幾點(diǎn)：

（一）原有基礎(chǔ)的差異性?？茖W(xué)評(píng)估檔案館，由于檔案安全保障體系指標(biāo)評(píng)估結(jié)果與檔案分類標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)，因此檔案安全評(píng)估過(guò)程中需要考慮到原有基礎(chǔ)的差異性，根據(jù)實(shí)際情況，采用不同標(biāo)準(zhǔn)分類處理的方式來(lái)進(jìn)行評(píng)估，使檔案安全評(píng)估工作的公正性與有效性得到充分發(fā)揮，制定具有一定針對(duì)性的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患，大大提升檔案信息的安全性。

（二）明確控制性要素。為了保證檔案安全保障指標(biāo)體系測(cè)評(píng)工作的順利進(jìn)行，確保操作與換算工作的有序性、72個(gè)指標(biāo)賦值都是相同的。在此過(guò)程中需要認(rèn)識(shí)到，各個(gè)指標(biāo)在整個(gè)指標(biāo)體系中的影響程度是不同的，比如環(huán)境指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)都在整個(gè)指標(biāo)體系中占據(jù)了關(guān)鍵位置，成為整個(gè)指標(biāo)體系的主要控制因素。

（三）分層次控制。在換算過(guò)程中主要采用的是，底層等值加總的方式得到換算評(píng)估總分，最終以總分高低來(lái)判定檔案安全保障指標(biāo)的危險(xiǎn)程度，因此在評(píng)估過(guò)程中一旦有一個(gè)方面出現(xiàn)問(wèn)題就會(huì)對(duì)整個(gè)測(cè)評(píng)結(jié)果造成影響。因此在實(shí)際測(cè)評(píng)過(guò)程中必須積極采用分層計(jì)分的方式進(jìn)行，當(dāng)其中一個(gè)層次有20%的指標(biāo)項(xiàng)處于差時(shí)，被測(cè)評(píng)的檔案就處于非常危險(xiǎn)的狀態(tài)。

五、結(jié)束語(yǔ)

在檔案安全保障指標(biāo)體系建設(shè)過(guò)程中需要認(rèn)識(shí)到，這不僅是一個(gè)理論性的問(wèn)題，還是一個(gè)要積極強(qiáng)化的實(shí)踐過(guò)程，積極探索檔案安全保障新思路，構(gòu)建一整套完善的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，以此方式為檔案安全保障能力提供支撐。

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