何美華

【摘要】基層公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)，是檔案信息化發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案工作服務(wù)的必然趨勢，但從目前來看，我國基層公安數(shù)字檔案建設(shè)還存在著缺乏檔案意識、人力資源不足、規(guī)章制度不完善和缺乏硬件設(shè)備等問題，對此，本文針對性提出了解決措施，給基層公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)提供參考。

【關(guān)鍵詞】基層公安；數(shù)字；檔案室

一、基層公安機(jī)關(guān)建設(shè)數(shù)字檔案的重要意義

檔案管理作為基層公安機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，是執(zhí)法記錄、警務(wù)活動等事務(wù)的客觀再線，在保證社會治安，維護(hù)社會穩(wěn)定，打擊違反犯罪的工作中起著不可替代的作用。而數(shù)字檔案室則是依托了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，運(yùn)用信息化、數(shù)字化的方式進(jìn)行檔案的收集、整理、分類和存儲等工作。數(shù)字檔案室是基層公安機(jī)關(guān)檔案在信息時代的拓展和延伸，是基層公安檔案信息服務(wù)中心，它既包含著傳統(tǒng)檔案室的功能，同時又能夠適應(yīng)信息社會的發(fā)展以及檔案需求的不斷變化。

基層公安機(jī)關(guān)建立數(shù)字檔案室具有重大意義，首先，數(shù)字檔案室是新時期檔案信息化建設(shè)的必然要求，數(shù)字檔案室的建設(shè)對推進(jìn)智慧城市、自動化辦公以及服務(wù)平臺一體化都具有重要意義。其次，數(shù)字檔案室建設(shè)是檔案工作發(fā)展的必然要求。隨著人民生活水平的提高以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，民眾對于檔案的需求也逐漸多元化，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式已無法滿足日益復(fù)雜的檔案工作。因此，無論是從民眾需求、社會需要還是檔案工作發(fā)展的角度來看，基層公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建設(shè)都是十分必要的。

二、基層公安數(shù)字檔案室建設(shè)的問題

（一）思想上不夠重視，缺乏檔案意識。基層公安機(jī)關(guān)的主要職能包含了許多內(nèi)容，如信訪接待、偵查辦案、維護(hù)治安等等，且工作重心也一般放在打擊違反犯罪和維護(hù)社會治安上，同時，一直以來，我國的警力就較為缺乏，基層公安檔案管理工作往往由民警監(jiān)管，因此在檔案管理及數(shù)字檔案室建設(shè)方面無法投入更多的精力，同時對檔案認(rèn)識不夠，部分民警認(rèn)為檔案只需要管理重要的部分，無須建立過于完善完備的數(shù)字檔案庫，無法真正認(rèn)識到各類型檔案的價值。同時，很多人對檔案工作的理解也有偏差，認(rèn)為檔案工作只是收集收集材料，分類別、編目錄、裝訂的清閑工作。而在實(shí)際工作中，檔案管理工作是一件十分繁瑣且十分考驗(yàn)工作人員細(xì)心、耐心和專業(yè)能力的一項(xiàng)工作。而基層檔案工作也是一項(xiàng)不顯名利的清苦工作，需要工作人員默默付出，他人對檔案工作淺顯的理解也會在一定程度上影響檔案室建設(shè)工作。在基層公安數(shù)字檔案室建設(shè)中，必須需要工作人員對檔案建設(shè)足夠重視，全身心投入到檔案室建設(shè)當(dāng)中，否則會使得數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)度緩慢、漏洞多、流于形式。

（二）基層缺乏專業(yè)檔案管理人員，培訓(xùn)體系不完善?；鶎庸矙C(jī)關(guān)數(shù)字檔案室的建設(shè)以及檔案室后續(xù)的使用等問題很大程度上要依賴檔案管理人員，而目前基層公安機(jī)關(guān)還缺乏專業(yè)的檔案管理人員，并且內(nèi)部的培訓(xùn)體系也不完善，一定程度上阻礙了數(shù)字檔案室的建設(shè)工作和后續(xù)的實(shí)施工作。在上文說道，基層公安機(jī)關(guān)的檔案管理人員通常有民警兼任，首先民警自身有著繁重的事務(wù)，在兼任檔案管理工作時無法全身心投入。其次，民警本身并不具備專業(yè)的檔案管理知識，也沒有檔案管理專業(yè)背景，因此在數(shù)字檔案室的建設(shè)工作中無法提供專業(yè)幫助。此外，基層公安機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案管理培訓(xùn)體系并不完善，檔案管理人員通常只能掌握基本的檔案管理知識，當(dāng)遇到檔案管理硬件和系統(tǒng)的更新迭代時就無法適應(yīng)工作，無法適應(yīng)新穎的檔案管理模式以及檔案服務(wù)模式，在基層的檔案工作上就缺乏創(chuàng)新，無法滿足人民日益突出和多元化的檔案需求。

（三）硬件設(shè)施落后，自動化水平不高?；鶎庸矙C(jī)關(guān)的數(shù)字檔案室建設(shè)，除了需要專業(yè)人員的支持外，還需要硬件和軟件上的升級，但目前基層公安還缺乏足夠的資金支持?jǐn)?shù)字化檔案室建設(shè)所需要的硬件和軟件更新迭代。在經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)，基層公安的辦公自動化程度已較高，依托于原本具有的數(shù)字硬件資源及自動化辦公設(shè)備，在數(shù)字檔案室的建設(shè)方面不需要過多的資金，且完成度也會較高。而在本身辦公自動化程度就較低的基層公安機(jī)關(guān)，如要建設(shè)數(shù)字檔案室，反而需要投入更多的資金，這就加重當(dāng)?shù)氐呢斦?fù)擔(dān)，而且設(shè)備的老化和缺乏不僅會讓日常的檔案管理工作效率低、工作滿，也使得數(shù)字檔案室的效率受到影響。同時，由于數(shù)字檔案室本身的特性，需要定期進(jìn)行設(shè)備的維護(hù)以及軟件的更新，后期也需要持續(xù)投入資金進(jìn)行維護(hù)升級。此外，軟件的迭代更新也需要檔案管理工作人員不斷豐富檔案管理知識，這又與基層公安缺乏專業(yè)管理人員產(chǎn)生了矛盾。

（四）規(guī)章制度不完善?；鶎庸矙C(jī)關(guān)的數(shù)字檔案室建設(shè)，除了硬件、軟件設(shè)備更新和人力資源完善之外，還要對檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行完善。完善的檔案管理制度，能讓數(shù)字檔案室高效快速運(yùn)轉(zhuǎn)，反之，則會大大降低數(shù)字檔案室的作用，使得檔案室流于形式，工作效率低下。從基層公安的檔案管理制度上來看，目前還存在幾個問題：一是責(zé)任劃分不清晰，對于個人負(fù)責(zé)的管理模塊工作內(nèi)容沒有清晰的界限，責(zé)任也就無從劃分，一定程度上催生了推諉扯皮的現(xiàn)象。二是流程不完善，工作流程一成不變，沒有針對人民需求以及檔案服務(wù)的變化優(yōu)化工作流程，使得數(shù)字檔案室建設(shè)緩慢，降低了日常的工作效率。三是在信息安全的管理上還存在漏洞，檔案工作本身就具有保密性的特點(diǎn)，而公安機(jī)關(guān)由于涉及違法犯罪案件以及公民個人信息，保密程度更高，而數(shù)字檔案室與傳統(tǒng)檔案室相比，信息安全工作面臨著更大的挑戰(zhàn)，缺乏完善的信息安全管理制度，則使得檔案室面臨較大的風(fēng)險。

三、基層公安數(shù)字檔案室建設(shè)的建議

（一）加強(qiáng)思想認(rèn)識，培育檔案意識?；鶎庸矓?shù)字檔案室建設(shè)，首先應(yīng)從加強(qiáng)檔案管理人員思想認(rèn)識、培育其檔案意識開始做起。首先，要從領(lǐng)導(dǎo)層面對于基層數(shù)字檔案室建設(shè)予以足夠的重視，這也是基層檔案工作有效開展的前提條件。對于基層派出所的領(lǐng)導(dǎo)，要正確認(rèn)識檔案的價值、作用，以及進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，建立專門機(jī)構(gòu)以支持?jǐn)?shù)字檔案室的建設(shè)，派出所領(lǐng)導(dǎo)對該組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，并且提高數(shù)字檔案室的優(yōu)先級，將其列為檔案工作中需要緊急解決的問題。同時，為了提高基層民警的檔案意識，還應(yīng)大力宣傳檔案知識，定期組織觀看檔案相關(guān)的記錄片等，讓所有基層民警對于檔案都有基本的認(rèn)識。此外，要積極組織基層民警和干部閱讀、學(xué)習(xí)

《檔案法》，通過多種形式、多種渠道和多個層次來普及《檔案法》的相關(guān)知識。通過領(lǐng)導(dǎo)的重視以及基層民警對《檔案法》的學(xué)習(xí)，基層公安機(jī)關(guān)在整體上都會培育起檔案意識，能夠在思想上對于數(shù)字檔案室的建設(shè)予以足夠重視。此外，對于民眾也要積極進(jìn)行檔案知識的普及和宣傳工作，可聯(lián)合當(dāng)?shù)匦麄鞑块T共同開展相關(guān)活動，以轄區(qū)為單位，碎片化進(jìn)行宣傳普及。

（二）加強(qiáng)人員引進(jìn)，完善培訓(xùn)體系。數(shù)字檔案室的建設(shè)、實(shí)施以及后期的維護(hù)都需要人來進(jìn)行，可以說人才是數(shù)字檔案室能否發(fā)揮作用的關(guān)鍵所在。加強(qiáng)基層公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案建設(shè)，要加強(qiáng)人員引進(jìn)，完善培訓(xùn)體系，從人員配備和人員素質(zhì)上滿足數(shù)字檔案室的基本要求。首先，要改善檔案人力資源結(jié)構(gòu)體系，工作內(nèi)容較多較為繁瑣的職位不應(yīng)由內(nèi)勤民警兼任，民警在兼任檔案管理工作時盡量不參與事務(wù)性和主要工作，盡量安排臨時工作，設(shè)立專門的檔案管理崗位支持?jǐn)?shù)字檔案室的建設(shè)，相應(yīng)的，要招聘具有檔案專業(yè)背景的人才任職。第二，要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的內(nèi)部培訓(xùn)，嘗試邀請數(shù)字檔案室建設(shè)較好的單位的培訓(xùn)講師授課，學(xué)習(xí)細(xì)分領(lǐng)域下如何開創(chuàng)新的服務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)。根據(jù)硬件和軟件的更新不斷優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，加大培訓(xùn)的頻率，保證數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程。最后，還要給檔案工作人員提供良好的上升空間，以保持檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（三）加強(qiáng)平臺構(gòu)建，促進(jìn)信息共享?；鶎庸厕k公如今逐漸趨于自動化和網(wǎng)絡(luò)化，通過網(wǎng)上辦理的業(yè)務(wù)、案件以及工作中產(chǎn)生的各種各樣的信息和文件都是數(shù)字檔案室內(nèi)容的主要來源之一，因此首先要把數(shù)字檔案室的建設(shè)與市政其他平臺建設(shè)共同推進(jìn)進(jìn)行，各系統(tǒng)和平臺之間要相互融合，讓系統(tǒng)能夠自動對現(xiàn)有的文件文檔進(jìn)行歸檔整理，這樣數(shù)字檔案室建設(shè)完成后才能無縫與其他平臺對接，大大增加工作效率。其次，公安機(jī)關(guān)也要考慮加大對基層公安檔案管理部門的資金投入，以給數(shù)字檔案室建設(shè)提供硬件設(shè)施的支持。要立足長遠(yuǎn)，在基礎(chǔ)公安機(jī)關(guān)辦公樓的選址、建設(shè)和改造時就要考慮到數(shù)字檔案室需要的條件，優(yōu)先規(guī)劃好數(shù)字檔案室所需的面積、結(jié)構(gòu)等等，配置好相應(yīng)的設(shè)備，以防止后續(xù)改造時遇到困難，也能在一定程度上節(jié)省資金。而暫時不具備條件的基層公安機(jī)關(guān)，應(yīng)加強(qiáng)與其他的部門的聯(lián)系和合作，在信息安全保證的前提下，引入第三方管理平臺建設(shè)數(shù)字檔案室，如阿里云和騰訊云等產(chǎn)品都能夠提供較為成熟的云計算和云存儲服務(wù)。

（四）完善規(guī)章制度，明確責(zé)任劃分。完善的規(guī)章制度，能夠使數(shù)字檔案室正常、健康地運(yùn)轉(zhuǎn)，也對檔案管理人員的工作起著指導(dǎo)和引導(dǎo)作用。首先，要結(jié)合數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)際情況不斷對檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行修訂和更新。首先要健全完善的日常管理制度和責(zé)任劃分，讓檔案管理人員能夠明確自己的任務(wù)和責(zé)任，在進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)時不再束手束腳，能夠牢牢把握住工作的主動權(quán)。市區(qū)級的單位制定總章，各基層公安機(jī)關(guān)根據(jù)其自身的實(shí)際情況在總章上進(jìn)行調(diào)整。第二要建立完善的信息安全制度，根據(jù)數(shù)字檔案室的特點(diǎn)設(shè)立相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，定期對軟件進(jìn)行檢修，明確管理人員的權(quán)限以及檔案調(diào)閱、下載的權(quán)限。第三，將數(shù)字檔案室的建設(shè)和運(yùn)維工作納入基層公安機(jī)關(guān)考核體系，采用定期和不定期考察相結(jié)合的方式，促使基層派出所真正把公安檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作來抓，杜絕“滑坡”“反彈”現(xiàn)象。

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