鄭德利

【摘要】采用數(shù)字化技術(shù)開展對(duì)醫(yī)保檔案的管理工作，是推動(dòng)我國醫(yī)保事業(yè)的重要?jiǎng)恿?，是保障參保人員的根本，是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。在醫(yī)保檔案管理過程中，每位檔案管理者、每個(gè)檔案管理部門應(yīng)積極合作，為檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。本文主要針對(duì)目前我國醫(yī)保檔案管理的情況，從數(shù)字化檔案管理的必要性以及數(shù)字化檔案管理工作的要點(diǎn)兩個(gè)方面，對(duì)檔案管理工作提出自己的看法。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；醫(yī)保檔案；必要性；工作要點(diǎn)

醫(yī)保是社保的一部分，醫(yī)保檔案也是社會(huì)管理工作的組成，關(guān)系到每個(gè)人的生命利益。隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)中普及程度的提升，醫(yī)保事業(yè)中許多環(huán)節(jié)都涉及到了數(shù)字化手段的運(yùn)用，檔案管理工作也不例外。與紙質(zhì)化管理方式相比，數(shù)字化的檔案管理模式突破了傳統(tǒng)檔案管理的瓶頸，為檔案管理工作提供許多的便利，由此可見，在信息化時(shí)代中，數(shù)字化檔案管理模式是也是信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的新要求。

一、數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作中的必要性

（一）推進(jìn)醫(yī)保事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。醫(yī)保是社會(huì)“五險(xiǎn)”之一，從上個(gè)世紀(jì)80年代開始，醫(yī)保正式進(jìn)入了中國，為人們的就醫(yī)提供了重要的保障。醫(yī)保當(dāng)中的檔案指的是，參保人員在辦理保險(xiǎn)的過程中所產(chǎn)生的各種資料，以紙質(zhì)化或者電子化的方式保存在相關(guān)機(jī)構(gòu)中，這些資料內(nèi)容包括了參保者個(gè)人信息、參保單位資料等，資料應(yīng)保證真實(shí)有效，因此醫(yī)保的資料也是參保的重要憑證，屬于可以直接調(diào)取使用的原始信息。正因如此，對(duì)于醫(yī)保檔案資料應(yīng)妥善管理，以防信息的泄露。數(shù)字化技術(shù)手段將原本大量的紙質(zhì)化資源通過數(shù)據(jù)化的形式呈現(xiàn)，節(jié)約了保存空間，同時(shí)也方便相關(guān)部門的查看。通過數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，可以對(duì)醫(yī)保檔案進(jìn)行詳細(xì)、明確的分類，對(duì)推動(dòng)醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展提供了很大幫助。

（二）維護(hù)參保人員權(quán)利的根本。參保人員從最初投保，到最終的死亡，這幾十年來的參保資料、保險(xiǎn)繳費(fèi)情況等都反映在檔案之中，檔案資料屬于原始資料，參保人員信息的變更、繳費(fèi)發(fā)生的變化、保險(xiǎn)年限等都能在檔案中反映。原來紙質(zhì)化的管理方式，可能因?yàn)槿藶橛涗涘e(cuò)誤，或者年久紙質(zhì)破損，導(dǎo)致記錄消失，這無疑造成參保人的權(quán)益失去了保障。而當(dāng)檔案管理工作采用了數(shù)字化技術(shù)之后，數(shù)據(jù)資料都保存在電腦之中，并且上傳到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，保證了數(shù)據(jù)資料的安全性。當(dāng)參保人員需要調(diào)取自己的保險(xiǎn)記錄，或者辦理醫(yī)保退休手續(xù)等，工作人員可以立刻從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中調(diào)取該人員的參保記錄，便利居民需求的同時(shí)，也維護(hù)了參保者的根本利益。

（三）幫助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)。隨著醫(yī)保檔案資料內(nèi)容越來越豐富，在醫(yī)保檔案中可以反饋出大量的信息，而這些信息也成為了國家政策修訂、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要依據(jù)。通過數(shù)字化的管理方式，可以將這些數(shù)據(jù)資料科學(xué)歸類，領(lǐng)導(dǎo)在調(diào)取使用的時(shí)候一目了然，提高了決策效率。除此以外，與紙質(zhì)化的檔案管理方式相比，數(shù)字化的管理手段提高了檔案管理的安全程度。輸入到電腦并上傳到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的檔案資料很難被修改，也不容易損毀，這為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了充足的數(shù)據(jù)參考，保證每項(xiàng)決策建立在真實(shí)有效的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上。

二、采用數(shù)字化技術(shù)手段管理檔案的要點(diǎn)

（一）規(guī)范電子文件歸檔工作。醫(yī)保檔案的電子文件應(yīng)及時(shí)做好歸檔工作，而歸檔的方式應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)文件的規(guī)定，遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，方便相關(guān)部門之間的相互查詢和利用。首先，根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合電子文件的具體內(nèi)容，明確不同文件的保管期限、范圍。其次數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，挖掘了醫(yī)保檔案的重要價(jià)值，檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)抓住這一契機(jī)，深入發(fā)掘檔案的內(nèi)在價(jià)值，提供各種檔案信息服務(wù)，拓展服務(wù)的范圍。最后，確保檔案的安全性。數(shù)字化技術(shù)在為檔案管理提供便利的同時(shí)，也為檔案管理工作帶來了安全隱患。管理部門應(yīng)與技術(shù)部門及時(shí)溝通，保證檔案數(shù)字化管理的安全性，確保檔案在傳輸過程中不會(huì)損毀滅失。

（二）數(shù)字化技術(shù)與醫(yī)保改革相匹配。首先，在醫(yī)保改革的進(jìn)程中，國家也始終強(qiáng)調(diào)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用。因此檔案管理工作應(yīng)緊跟醫(yī)保改革的步伐，積極開展對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的研討交流，相互分享檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。其次，數(shù)字化管理需要建立一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，因此作為檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)型人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，提高管理人員的數(shù)字化水平，使其能盡快適應(yīng)數(shù)字化管理的模式。最后，盡快出臺(tái)數(shù)字化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。各個(gè)行業(yè)的檔案管理部門在中央檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)之下，對(duì)電子化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、制定和規(guī)章提出自己的看法，明確管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（三）檔案管理者共同參與。想要對(duì)檔案資源充分有效的利用，發(fā)揮醫(yī)保檔案的價(jià)值，就必須對(duì)檔案資料進(jìn)行深層次的挖掘和開發(fā)，這個(gè)工作需要依賴于檔案管理者的共同參與。比如檔案管理軟件的研發(fā)者應(yīng)經(jīng)常與檔案管理部門聯(lián)系，了解管理部門對(duì)系統(tǒng)的要求，研發(fā)出符合檔案管理需求的軟件系統(tǒng)，幫助檔案管理工作開展。而在整個(gè)數(shù)字化管理過程中，醫(yī)保檔案管理者應(yīng)當(dāng)承擔(dān)主要的研發(fā)責(zé)任，參與到系統(tǒng)軟件研發(fā)的各個(gè)階段，及時(shí)反饋?zhàn)约簩?duì)軟件系統(tǒng)的意見，來提高軟件的成功率。

三、結(jié)束語

總而言之，對(duì)醫(yī)保檔案采用數(shù)字化的管理模式是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是推動(dòng)我國醫(yī)保事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的根本保障。作為檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理工作的必要性，在管理實(shí)踐中踐行數(shù)字化管理的理念，將數(shù)字化技術(shù)融入到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)之中，推動(dòng)我國醫(yī)保檔案事業(yè)向前發(fā)展。

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