劉春蕾

摘要：隨著信息化時(shí)代的全面發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)都充分運(yùn)用著網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)，這同樣也不排除事業(yè)單位的檔案信息建設(shè)。由于傳統(tǒng)的檔案信息建設(shè)與管理比較繁雜和老舊，并且在個(gè)人信息的查找上耗時(shí)耗力，所以運(yùn)用信息化來(lái)加強(qiáng)檔案的管理工作是非常有必要的。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；措施

引言

在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的基礎(chǔ)上，信息化覆蓋范圍逐漸擴(kuò)大，檔案管理也面臨著信息化革新要求，積極在檔案管理中融入信息化技術(shù)，從而不斷提高檔案管理的基本效率，促進(jìn)檔案管理的順利發(fā)展，是檔案管理行業(yè)面臨的一大機(jī)遇。檔案管理是存儲(chǔ)信息、整理信息、查詢(xún)信息的重要方式，因此需要積極對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)改革，革新檔案管理措施。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化存在的不足

（一）思想觀念上缺乏重視

當(dāng)前很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案的信息化建設(shè)沒(méi)有給予足夠的重視，認(rèn)為檔案管理對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展來(lái)說(shuō)沒(méi)有重要作用，檔案信息化的建設(shè)需要投入大量的資金和設(shè)備，同時(shí)需要派遣專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行維護(hù)和管理，這都需要管理者從經(jīng)營(yíng)資金中予以抽調(diào)，會(huì)影響企業(yè)其他業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)，因此有的企業(yè)管理者沒(méi)有將檔案信息化建設(shè)放在應(yīng)有位置，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)信息管理所產(chǎn)生的重要意義。另外企業(yè)中落后的管理觀念、人才儲(chǔ)備不足等問(wèn)題都嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)。

（二）企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

目前，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，由于企業(yè)發(fā)展水平的差異在檔案管理信息化硬件管理、軟件管理等層面存在著一定的差異，這種信息化建設(shè)發(fā)展的不平衡，在一定層面上影響了企業(yè)檔案管理信息化的踐行效果。有的企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，僅僅關(guān)注相應(yīng)的硬件建設(shè)，對(duì)必要的檔案管理軟件缺乏必要的與時(shí)俱進(jìn)意識(shí)，這在一定層面上影響了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度與效果。

（三）人為因素

人是管理檔案活動(dòng)的主體，是檔案管理的關(guān)鍵核心因素，這里的人為因素不僅是指管理人員還包括非管理人員，管理人員的因素主要包括工作不細(xì)心、不負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，很容易在日?，嵥榈臋n案管理中造成的檔案混亂甚至是檔案破損和丟失，隨著數(shù)字化和信息化新時(shí)代的到來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)的高速發(fā)展，讀取檔案信息的設(shè)備和軟件升級(jí)換代，管理人員的基本能力有時(shí)并沒(méi)有隨之提高。非管理人員是指除管理人員之外的人員由于誤入誤操作、非法入侵甚至盜竊等造成的破壞性事件。

（四）檔案檢索效率不高

從目前的檔案管理信息化運(yùn)用情況來(lái)看，大多數(shù)事業(yè)單位還是采取傳統(tǒng)的檢索摸索，即通過(guò)人工手工檢索。這種檢索模式效率低，即使是經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理員也需要一定的時(shí)間才能夠正確檢索。雖然單位檔案管理人員在原有的檢索方式上有所調(diào)整和改進(jìn)，編制出各類(lèi)別的檢索工具，但始終在效率上不如信息化檔案管理模式。

二、檔案管理信息化的完善措施

（一）從思想認(rèn)識(shí)上給予高度重視

提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的前提條件，只有深入了解檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和行業(yè)發(fā)展起到的重要作用，才能落實(shí)到行動(dòng)上，主動(dòng)采取措施，促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。提高重視程度應(yīng)該主要從高級(jí)管理人員和檔案管理人員兩個(gè)層次入手，高級(jí)管理人員是企業(yè)戰(zhàn)略的制定者，只有高層制定完善的檔案信息化建設(shè)方案，下級(jí)部門(mén)才能按照方案組織實(shí)施。檔案管理部門(mén)也應(yīng)該對(duì)檔案信息化建設(shè)給予高度重視，積極配合上級(jí)部門(mén)的決策，制定合理的實(shí)施方案，為企業(yè)建設(shè)檔案管理制度提供便利條件。企業(yè)的高級(jí)管理人員可以加強(qiáng)宣傳，提高檔案管理部門(mén)、制度設(shè)計(jì)部門(mén)、人事管理部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，做好相關(guān)法律法規(guī)的普及工作，促使員工明白檔案信息化建設(shè)是與他們的工作密切相關(guān)的，同時(shí)也是每個(gè)員工應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，發(fā)動(dòng)全部力量搞好檔案信息化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化資源共享建設(shè)

遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展策略，信息化檔案管理建設(shè)期間，數(shù)字化資源共享平臺(tái)的建立，將社會(huì)發(fā)展需要的參考信息以及數(shù)據(jù)等，發(fā)布在檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)中，便于社會(huì)群體或者部門(mén)直接查閱?？茖W(xué)合理的數(shù)據(jù)信息管理編制計(jì)劃，強(qiáng)化檔案管理的監(jiān)督力度，為檔案管理的順利進(jìn)行提供了保障。增加檔案管理數(shù)字化，拓展檔案管理數(shù)據(jù)整理范圍，保證檔案管理數(shù)據(jù)資源的多樣化。

（三）重視企業(yè)檔案信息化人才建設(shè)

目前，在我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，影響其建設(shè)效果與水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企業(yè)應(yīng)該從檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，不斷地加大對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)人才的引進(jìn)力度，一方面，通過(guò)提供優(yōu)良的條件來(lái)吸引檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)人才的加入。企業(yè)可以積極的與高校進(jìn)行戰(zhàn)略合作，根據(jù)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的需要實(shí)施“訂單式”人才培養(yǎng)策略，為企業(yè)今后檔案管理信息化水平的提升提供必要的人力資源支持。另一方面，通過(guò)搭建良好的信息化人才管理平臺(tái)，引導(dǎo)廣大企業(yè)檔案信息化人才，發(fā)揮出自己的聰明才智，為企業(yè)檔案管理信息化水平的提高貢獻(xiàn)出更大的力量。

（四）提高檔案檢索效率

對(duì)很多檔案管理人員來(lái)說(shuō)，檢索是日常工作內(nèi)容之一，而檢索工作效果的好壞與否主要涉及兩個(gè)方面：一是做好檔案信息的收集工作，保證信息資料的全面性。二是提高檢索的效率，快速獲得檔案信息。只有做好這兩個(gè)方面，才能有效地提升檢索的實(shí)際效率。

結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了巨大的發(fā)展契機(jī)，如何利用信息化的手段來(lái)提高企業(yè)對(duì)檔案資料的收集、整理和開(kāi)發(fā)是當(dāng)前我國(guó)諸多企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)的主要方向。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，需要企業(yè)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的意義，不斷的對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行必要的優(yōu)化與完善，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)水平的提高。

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