摘要：機關(guān)單位在我國社會和政治方面有著極高的地位，與我國的建設(shè)和發(fā)展有直接的關(guān)系，所以機關(guān)單位的建設(shè)和管理工作始終是重點，其中的檔案工作就是一個重要的內(nèi)容，機關(guān)單位的檔案工作對于機關(guān)單位的正常運行和發(fā)展有很大的作用，隨著我國的科技發(fā)展，機關(guān)單位的檔案管理工作也出現(xiàn)了新情況，受到現(xiàn)代科技的影響，機關(guān)單位的檔案工作也呈現(xiàn)出了信息化的特點，這些都促進(jìn)了現(xiàn)代機關(guān)單位檔案工作編制和開發(fā)的發(fā)展，對于機關(guān)單位的檔案管理工作有重要的意義。所以本文就針對現(xiàn)代社會的信息化背景下，機關(guān)單位的檔案工作編研及開發(fā)進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位 檔案工作 信息化 編譯 開發(fā)

檔案編研工作是機關(guān)單位十分重要的工作內(nèi)容，檔案工作對于機關(guān)單位的工作開展有很大的幫助，尤其是現(xiàn)在社會的信息化使得信息的共享成為了常見的現(xiàn)象，互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的發(fā)展也給檔案編制工作提供了極大的便利，所以在現(xiàn)在的機關(guān)單位的檔案編制和開發(fā)工作中，信息化的趨勢就更加明顯了，這給檔案編制和開發(fā)工作帶來很大的影響，也給機關(guān)單位的工作帶來了很大的便利。

一、信息化對機關(guān)單位傳統(tǒng)檔案編研工作帶來的影響

（一）數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用

在信息化的環(huán)境下，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是主流，所以檔案編研工作中，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用也就極為普遍，其中應(yīng)用比較廣泛的就是數(shù)據(jù)庫技術(shù)，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫，工作人員能夠通過建立數(shù)據(jù)庫的方式將檔案中重要的文件、案卷等資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化的存儲和備份，并通過互聯(lián)網(wǎng)上傳，達(dá)到信息資源共享的目的，這樣能夠增加資料的利用率，也能夠便于檔案信息的存儲。建立數(shù)據(jù)庫這種檔案信息的數(shù)字化存儲方式使得檔案工作更加便捷和高效，數(shù)字化的存儲方式也對檔案編研與開發(fā)的自動化、現(xiàn)代化發(fā)展十分有利，這些都對檔案工作的建設(shè)和管理提供極大的幫助，將檔案編研工作的效率提高，也能改將其成果盡快進(jìn)行共享，使其更好為人們提供服務(wù)，滿足使用需求。在信息化的背景下，電子檔案和數(shù)字檔案的編研是檔案編研工作中極為重要的一部分，所以在進(jìn)行電子檔案的編研時，其內(nèi)容和格式就極為重要，因為信息化的數(shù)據(jù)對于信息的兼容性等有很高的要求，所以在進(jìn)行電子檔案的編研時，要格外注意檔案信息的真實性、完整性，以及編制軟件的兼容性，使檔案信息能夠被大多數(shù)的人使用。在電子檔案建立之后，就需要對相關(guān)的軟件和程序進(jìn)行研發(fā)，其中就包括了檔案的檢索工作，要建立專門的檢索軟件和系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行檢索和利用，這樣能夠方便檔案信息的利用。

（二）檔案工作出現(xiàn)的新變化

在信息化的背景下，檔案工作的很多方面都出現(xiàn)了新的變化，比如檔案的載體就由原來的紙質(zhì)載體變?yōu)榱穗娮游募橹鞯碾娮虞d體，檔案信息的傳播也從實體的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱颂摂M的網(wǎng)絡(luò)傳播，檔案管理工作由原本的人工管理轉(zhuǎn)為了自動化的管理，檔案在利用時也不需要親自到檔案管理機構(gòu)借閱，只需要進(jìn)行網(wǎng)上查詢，檔案的類型和數(shù)量都顯著增加。這些新變化給檔案管理和利用等都產(chǎn)生了新的影響，尤其是電子檔案的出現(xiàn)，使得社會各界對于檔案的重視提高，各種檔案資料相繼被記錄，給工作人員的工作帶來很大的壓力，檔案的編研更加嚴(yán)謹(jǐn)，種類也更加多樣，管理起來也十分困難，人們對于電子檔案的需求和使用也發(fā)生了新的趨勢，檔案信息的跨單位和跨領(lǐng)域查詢利用已經(jīng)十分常見，人員對于信息的高質(zhì)量和全方位的需求使得人們對于檔案信息的需求也相應(yīng)提高。在信息時代，信息化的工作方式給人們的行為方式和需求都帶來了很大的變化，所以在新時期，原先封閉的檔案編研工作已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會的需要，檔案編研工作需要繼續(xù)尋找新的方式、方法。

二、信息化環(huán)境下檔案編研工作的特點

（一）社會性

在信息化的社會背景下，檔案編研更加依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)，這些技術(shù)使得信息的流通和查詢更加便利，于是在利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行編研時也為會呈現(xiàn)出相應(yīng)的特點，信息的廣泛性等特征使得檔案的編研工作也呈現(xiàn)出了社會性，檔案編研的過程中，編研的主體主導(dǎo)地位十分突出，相關(guān)的檔案編研人員和機構(gòu)已經(jīng)打破了原本的封閉性，除了專業(yè)的檔案管理人員之外，社會上的很多領(lǐng)域的相關(guān)人員都能夠進(jìn)行檔案的編研，而且檔案信息也能夠通過網(wǎng)絡(luò)在社會上進(jìn)行流通和使用，甚至一般的民眾都能夠通過專門的軟件和程序進(jìn)行查詢和使用。

（二）選題廣泛性

在信息化的背景下，檔案編制工作呈現(xiàn)出了新的趨勢，很多的電子檔案被編研和利用，檔案信息的公開流通和查閱也成為了常態(tài)，這些都在一定的程度上使檔案的編制人員在進(jìn)行編制時適當(dāng)考慮到人們的使用需求，所以在進(jìn)行方檔案的選題時也就更加廣泛，對各個類型的選題都進(jìn)行了考慮，拓寬了選題的范圍，讓編研人員能夠在選題時更加靈活，也能夠更好滿足人們的需要。在進(jìn)行電子檔案的編制時，編制人員會先對網(wǎng)絡(luò)上的相關(guān)信息進(jìn)行查詢，在確定大致的范圍之后，根據(jù)人們關(guān)注的熱點內(nèi)容進(jìn)行選題，使檔案編制工作能夠更加迎合和滿足人們的需求，而且這種方式確定出的選題和編制的相關(guān)檔案資料還能夠作為重要的資料服務(wù)于學(xué)術(shù)研究。在信息化的背景下，檔案的編制工作更加便利和高效，相比于傳統(tǒng)的檔案編制工作，在進(jìn)行選題時，不需要考慮太多工作量的問題，無論是什么選題都能夠快速完成，便利了工作人員的工作。在進(jìn)行選題的過程中，對新型選題的選擇也能夠反映出社會熱點和人們的關(guān)注重心，能夠促進(jìn)社會的相關(guān)建設(shè)。

（三）自動化

信息化的社會中，各種高新技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用是十分普遍的，所以在檔案的編制工作中，各種新型的技術(shù)和設(shè)備都被應(yīng)用，特別是相關(guān)軟件和技術(shù)的開發(fā)，使得工作人員在編制檔案時更加高效，自動化成為了現(xiàn)在電子檔案編制的一個顯著特點。利用相關(guān)的軟件，編制人員在編制時只要進(jìn)行查詢，就能夠很快得到相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，進(jìn)行編制，編制的效率明顯加快。

三、信息化環(huán)境下機關(guān)單位檔案工作編研與開發(fā)的措施

（一）完善統(tǒng)一的機關(guān)單位檔案信息化工作體系

統(tǒng)一的檔案信息化工作體系是信息化背景下檔案工作編研與開發(fā)的重要基礎(chǔ)和保障，可以推動檔案管理工作的協(xié)調(diào)性和高效性，加強管理和監(jiān)督，有了一個完善的、統(tǒng)一的工作體系，能夠加強檔案工作的管理。想要建設(shè)完善統(tǒng)一的工作體系，首先是要完善運行機制，要建立由辦公部門牽頭、相關(guān)部門聯(lián)動的電子文件管理機制，實現(xiàn)電子文件的全程管理。在檔案的編制工作中，相關(guān)的檔案管理部門要注意加強管理和帶頭作用，要能夠?qū)崿F(xiàn)上下協(xié)調(diào)，共同促進(jìn)檔案編制工作的發(fā)展，提高信息化在檔案編制工作中的比重，促進(jìn)機關(guān)單位的電子檔案的編制，要充分利用部門的資源幫助編制檔案。其次是要規(guī)范檔案編制的行為，要在電子檔案的編制過程中嚴(yán)格對檔案信息的真實性和完整性進(jìn)行檢查，制定相關(guān)政策，制定一系列的計劃，然后按照計劃進(jìn)行編制，對編制人員的專業(yè)能力進(jìn)行提高，保證檔案編制的專業(yè)性和科學(xué)性。

（二）規(guī)劃建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息資源共享系統(tǒng)

在信息化的背景下，信息的流通和共享是很普遍的特征，人們更加重視對信息資源的共享，所以在進(jìn)行檔案的編制時，需要做好信息資源的共享，要建立起統(tǒng)一的檔案信息資源共享系統(tǒng)，促進(jìn)電子檔案的編制，然后將編制好的檔案進(jìn)行共享，促進(jìn)其傳播，盡量滿足人們對于信息的需求，加大對系統(tǒng)的建設(shè)，讓人們得到更多的便利。

（三）加強技術(shù)和資金支持

檔案的信息化編制工作是一項技術(shù)含量比較高的工作，需要大量的新科技和技術(shù)人員，所以在該過程中，需要消耗大量的人力和物力，其中最重要的是新技術(shù)的應(yīng)用，所以機關(guān)單位要注意加強對檔案管理部門的技術(shù)和資金支持。

（四）建立統(tǒng)一的檔案信息查閱系統(tǒng)

信息化的檔案編制工作中，檔案的查閱工作也是十分重要的，資源的共享的實現(xiàn)也是通過建立快捷的查閱系統(tǒng)達(dá)到的，所以在進(jìn)行信息化的檔案編制工作中，對查閱系統(tǒng)的建立也必須要重視，需要將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的傳輸和共享，讓人們能夠利用專門的查詢軟件和系統(tǒng)查詢到。機關(guān)單位可以向公眾公開檔案信息查詢系統(tǒng)，通過充值和實名認(rèn)證的方式授予用戶訪問權(quán)限，讓用戶能夠進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢和使用，提高檔案信息的利用率。在機關(guān)單位的內(nèi)部也要建立起電子查閱系統(tǒng)，用電子查閱代替?zhèn)鹘y(tǒng)的查閱方式，方便信息的查閱和使用。

四、結(jié)語

信息化已經(jīng)成為了21世紀(jì)的重要趨勢，機關(guān)單位的檔案工作作為其重要的工作內(nèi)容，也應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，推進(jìn)其信息化進(jìn)程，加強對電子檔案的編制。

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（作者簡介：蘇俠，本科，山西太原師范學(xué)院生物科學(xué)專業(yè)，山西陽泉市城區(qū)政府治超辦。）