梁淑珍

[摘 要]文書(shū)檔案資源的豐富與否和檔案管理人員的收集有直接關(guān)系，收集作為文書(shū)檔案的起點(diǎn)，其收集的質(zhì)量高低影響著后續(xù)的檔案管理工作。因此，對(duì)機(jī)關(guān)單位的文書(shū)檔案收集進(jìn)行分析具有重要意義。本文就文書(shū)檔案收集所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出措施，供同行交流借鑒。

[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)單位；文書(shū)檔案；收集問(wèn)題；措施

中圖分類(lèi)號(hào)：F433 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）20-0201-02

前言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作日益受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。文書(shū)檔案收集作為檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，起點(diǎn)工作必須要做好，只有這樣，后續(xù)的檔案管理工作才有質(zhì)量可言，才有可能形成良好、健全的檔案管理體系。從而保證檔案管理效率和質(zhì)量的提高，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展，滿(mǎn)足社會(huì)進(jìn)步和人類(lèi)發(fā)展的需求。

一、文書(shū)檔案收集工作存在的問(wèn)題

（1）文書(shū)檔案的歸檔分類(lèi)不齊全

文書(shū)檔案的收集工作是現(xiàn)階段很多單位基層檔案室的首要工作內(nèi)容，往往忽視了科技檔案和專(zhuān)門(mén)檔案的收集，特別是新型檔案的收集和歸檔工作，例如電子檔案和聲像檔案的重視層度普遍不高。這樣一來(lái)，單位基層檔案室中的文書(shū)檔案材料較為單一，沒(méi)有有效的管理具有較大利用價(jià)值的檔案，滿(mǎn)足不了單位內(nèi)部對(duì)檔案的需求，從而對(duì)單位檔案管理工作質(zhì)量的提高造成不利的影響。

（2）收集工作人員缺乏工作意識(shí)

在收集文書(shū)檔案的過(guò)程中，單位內(nèi)部各部門(mén)工作人員的檔案意識(shí)普遍不高，對(duì)于日常工作中形成的檔案文件并不是很注意，更別說(shuō)是積累和保管了，這樣一來(lái)，很多的文書(shū)檔案原始材料就會(huì)不知去向，到年終整理檔案的時(shí)候，有多少文書(shū)檔案就整理多少。一些重要的工作環(huán)節(jié)，因?yàn)閷?duì)于原始文書(shū)材料的積累不注重，從而使文書(shū)檔案的歸檔工作造成不利的影響。此外，對(duì)于單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展的工作，檔案管理部門(mén)是不了解的，因此，監(jiān)督和知道工作只是一種表面形式，從而導(dǎo)致文書(shū)檔案收集工作的開(kāi)展難度較大，而收集的原始檔案材料并不齊全，也不完整。

（3）文書(shū)檔案收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)太籠統(tǒng)

在檔案工作規(guī)范化的管理過(guò)程中，文書(shū)檔案收集工作在形式上是存在考核的，但是考核的標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于籠統(tǒng)。沒(méi)有設(shè)置硬性的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書(shū)檔案的收集工作，而知識(shí)對(duì)文書(shū)檔案材料是否收集齊全完整進(jìn)行籠統(tǒng)的檢查。文書(shū)檔案的歸檔率也不是很真實(shí)，只是為了應(yīng)對(duì)檢查也做出來(lái)的，存在自欺欺人的現(xiàn)狀，將實(shí)際的歸檔數(shù)看作是已經(jīng)完成的歸檔數(shù)，所以說(shuō)，這種考核的標(biāo)準(zhǔn)不具有任何的現(xiàn)實(shí)意義。

（4）文書(shū)檔案部門(mén)培訓(xùn)力度不足會(huì)影響檔案的收集歸檔

機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門(mén)在收集文書(shū)檔案時(shí)，會(huì)通過(guò)電話(huà)的形式通知給單位的各個(gè)部門(mén)，并告知其文書(shū)檔案收集的范圍和具體的收集時(shí)間，但是檔案收集的針對(duì)性并不是很強(qiáng)，因此，文書(shū)檔案收集工作的重要性在這個(gè)過(guò)程中并沒(méi)有得到充分的體現(xiàn)。單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的工作職能和工作性質(zhì)存在較大的差異，文書(shū)檔案也會(huì)呈現(xiàn)多元化的情態(tài)，并且各個(gè)部門(mén)的文書(shū)檔案材料的個(gè)性也比較強(qiáng)。因此，在文書(shū)檔案的收集工作開(kāi)展之前，檔案管理部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)工作，并進(jìn)行細(xì)致的知道，從而提高工作人員的文書(shū)檔案收集工作的水平。然而在實(shí)際的收集工作中，單位的檔案管理部門(mén)并沒(méi)有有效的開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)，從而影響到了文書(shū)檔案收集工作的質(zhì)量。

（5）檔案管理制度不規(guī)范

目前我國(guó)幾乎所有的機(jī)關(guān)單位都建立了檔案管理制度，但仍然有個(gè)別機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，存在各部門(mén)分工不明確，職責(zé)不清晰，操作流程不規(guī)范，主觀(guān)隨意性較強(qiáng)等問(wèn)題。比如，很多事業(yè)單位盡管制定了檔案管理制度，但并沒(méi)有將檔案管理制度融入到機(jī)關(guān)單位的所有部門(mén)和人員，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏合力；個(gè)別事業(yè)單位盡管制定了完善的檔案管理制度，卻不能遵照制度執(zhí)行，由于檔案管理制度缺乏執(zhí)行力，直接導(dǎo)致檔案管理制度形同虛設(shè)。

（6）資料整合能力不強(qiáng)

文書(shū)檔案的收集工作，除了要求工作人員應(yīng)該對(duì)相關(guān)資料及時(shí)收集之外，對(duì)工作人員的整合能力也有較高的要求。根據(jù)相關(guān)調(diào)查表明，目前我國(guó)文檔的收集工作中，工作人員經(jīng)常因?yàn)閷?duì)資料的分類(lèi)整理不明確導(dǎo)致一些資料的遺失和工作效率的下降，從而影響整個(gè)檔案管理效率，造成辦事效率和工作能力的降低，在很大程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。例如：如果檔案資料沒(méi)有進(jìn)行明確的分類(lèi)整理，當(dāng)工作中需要一些資料時(shí)，相關(guān)人員很難快速、準(zhǔn)確的將資料找出，我們都知道“時(shí)間就是金錢(qián)”，很有可能就是因?yàn)樵谫Y料的整理時(shí)工作人員沒(méi)有進(jìn)行合理的分類(lèi)整理，耽誤了會(huì)議的時(shí)間，失去一些機(jī)會(huì)，從而降低了機(jī)關(guān)單位的辦事效率。

（7）對(duì)材料的真?zhèn)伪鎰e不明

一般來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案收集工作應(yīng)該按照一定的工作流程進(jìn)行，在檔案的收集時(shí)應(yīng)該認(rèn)真仔細(xì)的對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行真?zhèn)舞b定。如果收集的資料失去了真實(shí)性，那么整個(gè)收集、歸檔等工作都屬于無(wú)用功，沒(méi)有實(shí)際的工作意義，也失去了檔案的利用價(jià)值。在進(jìn)行文檔的收集工作中需要注意的是，應(yīng)當(dāng)對(duì)文檔資料的原件和復(fù)印件分開(kāi)存放，以避免資料的遺失造成企業(yè)工作無(wú)法正常的運(yùn)行。

二、解決文書(shū)檔案收集工作問(wèn)題的有效措施

（1）加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)

檔案部門(mén)可以通過(guò)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、刊物、報(bào)紙等媒介宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀(jì)違法的規(guī)定滲透各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，引起各業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位檔案工作的重視，增強(qiáng)全員的檔案積累、保護(hù)和收集歸檔意識(shí)。另外，檔案工作人員也要經(jīng)常向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)單位檔案工作動(dòng)態(tài)及面臨的困境，爭(zhēng)取得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持。同時(shí)做好檔案的利用服務(wù)工作，以利用的高效性進(jìn)行宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。

（2）完善收集歸檔制度，確保材料齊全完整

檔案部門(mén)工作人員由于不熟悉各部門(mén)業(yè)務(wù)工作，所以要在國(guó)家有關(guān)歸檔范圍指導(dǎo)性文件的參考下，和各業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員溝通協(xié)商，共同制定和完善本單位詳盡的歸檔范圍和保管期限表，使其具有操作性和明確性，并建立健全切實(shí)可行的收集歸檔制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等要求貫穿其中。

（3）增強(qiáng)檔案人員主動(dòng)收集意識(shí)

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案收集工作一直處于被動(dòng)收集的局面，你來(lái)交我就收，你交多少我收多少，到時(shí)候如果查找不到，就說(shuō)材料沒(méi)有歸檔，似乎與檔案人員毫無(wú)責(zé)任。這種思想一定要改變，觀(guān)念一定要更新，檔案人員要正確認(rèn)清自己的角色。做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，可以通過(guò)辦公部門(mén)或年初召開(kāi)單位專(zhuān)兼職檔案人員會(huì)議，了解各業(yè)務(wù)部門(mén)年度工作計(jì)劃，掌握主要工作項(xiàng)目和時(shí)間安排，便于及時(shí)督促相關(guān)人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，變過(guò)去的被動(dòng)收集為主動(dòng)收集，讓部門(mén)工作人員時(shí)刻感受到檔案的重要性，贏(yíng)得大家的支持。

（4）文書(shū)檔案收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)要有明確性，不可籠統(tǒng)無(wú)操作性

在收集工作考核時(shí)，要抽樣檢查某個(gè)工作項(xiàng)目，并結(jié)合業(yè)務(wù)部門(mén)針對(duì)此項(xiàng)工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，而不是簡(jiǎn)單地用一個(gè)歸檔率來(lái)說(shuō)明收集材料的齊全完整性。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員 ，應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)谋頁(yè)P(yáng)和嘉獎(jiǎng)，反之，對(duì)于在工作中玩忽職守的工作人員，必須給予嚴(yán)厲的懲處，例如：適當(dāng)?shù)目鄢糠止べY，通報(bào)批評(píng)或者進(jìn)行再學(xué)習(xí)教育等等。這樣可以避免一些自欺欺人現(xiàn)象的發(fā)生，使檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員都能從思想上高度重視起來(lái)，更好地在日常工作中做好材料的積累和收集歸檔，也能促進(jìn)檔案人員對(duì)部門(mén)相關(guān)工作的關(guān)注及材料收集工作的督查。

（5）加大培訓(xùn)指導(dǎo)力度，強(qiáng)化收集歸檔工作

檔案部門(mén)每年在年初和年末都要召集單位內(nèi)專(zhuān)兼職檔案人員分別開(kāi)一次碰頭會(huì)。年初就各單位年度重點(diǎn)工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)查摸底，并反復(fù)強(qiáng)調(diào)材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關(guān)要求，落實(shí)好各單位責(zé)任人員；年末歸檔前要再次強(qiáng)調(diào)檔案歸檔工作的要求，便于大家及時(shí)整改，對(duì)于各部門(mén)提出的問(wèn)題，要共同交流，加以解決。

（6）建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

各單位應(yīng)完善細(xì)化單位檔案管理規(guī)定，對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行清理和完善，對(duì)于那些已經(jīng)過(guò)時(shí)的檔案管理制度要進(jìn)行清理，嚴(yán)格規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、移交、銷(xiāo)毀等規(guī)定，有效地保護(hù)和利用檔案。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行力建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員教育和培訓(xùn)，建立檔案管理激勵(lì)約束機(jī)制，確保檔案管理制度規(guī)范化。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在整個(gè)檔案管理的過(guò)程中，文書(shū)檔案收集工作是一個(gè)極為重要的工作環(huán)節(jié)，與檔案管理中其它的環(huán)節(jié)相比，其具有較強(qiáng)的特殊性，其是進(jìn)行檔案管理的首要環(huán)節(jié)和起點(diǎn)，只有做好文書(shū)檔案的收集工作，檔案管理后續(xù)環(huán)節(jié)的開(kāi)展才能夠順利。其是檔案資源體系建設(shè)中的重要組成部分，因此在檔案三大體系建設(shè)中具有重要的地位。如果文書(shū)檔案的收集工作沒(méi)有做好的話(huà)，完整的檔案管理是不能夠形成，健全完善的檔案管理制度也談不上了，所以說(shuō)，做好檔案管理的前提是做好文書(shū)檔案的收集工作。

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