劉麗春

摘 要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在時(shí)代的發(fā)展運(yùn)作中的不斷滲透與深入，讓行業(yè)的發(fā)展過(guò)程應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的機(jī)會(huì)越來(lái)越多。在檔案行業(yè)的運(yùn)行發(fā)展過(guò)程中，電子檔案正在逐漸替代紙質(zhì)檔案載體，成為社會(huì)運(yùn)作中的主要應(yīng)用模式。電子檔案在整個(gè)應(yīng)用替代的過(guò)程中也存在較多的問(wèn)題，本文將就網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下的電子檔案管理與利用存在的問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行整理，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代；電子檔案；管理利用問(wèn)題；解決對(duì)策

網(wǎng)絡(luò)處理技術(shù)支持下的電子檔案管理工作在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中還存在較多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在使用儲(chǔ)存、調(diào)取安全、服務(wù)提供等方面。所以企業(yè)想要競(jìng)爭(zhēng)激烈市場(chǎng)中占據(jù)更多份額，檔案管理的新技術(shù)應(yīng)用上還有很長(zhǎng)的路要走，在問(wèn)題解決中應(yīng)對(duì)企業(yè)自身運(yùn)作的基本模式進(jìn)行一個(gè)清晰的了解，然后制定出有針對(duì)性的解決對(duì)策，讓電子檔案的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)可以被開(kāi)發(fā)的更加全面。

1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子檔案管理與利用存在的問(wèn)題

1.1 電子檔案的應(yīng)用與儲(chǔ)存過(guò)程中的可讀性問(wèn)題

電子檔案與以往的紙質(zhì)載體的檔案形式上有著本質(zhì)上的區(qū)別，一個(gè)是實(shí)物，一個(gè)則是依靠電子技術(shù)的數(shù)字模式，不具備實(shí)物的特點(diǎn)。所以電子檔案在實(shí)際轉(zhuǎn)載與儲(chǔ)存過(guò)程中比較受到外在因素的影響，進(jìn)而出現(xiàn)問(wèn)題。紙質(zhì)檔案在實(shí)際應(yīng)用與儲(chǔ)存過(guò)程中只需要將儲(chǔ)存環(huán)境與過(guò)程中進(jìn)行物理措施的防護(hù)就好。但是電子檔案的則會(huì)因?yàn)檐浻布细鞣N因素出現(xiàn)問(wèn)題，一旦出現(xiàn)任何狀況，都會(huì)對(duì)檔案信息的完整性與精確性產(chǎn)生影響，同時(shí)在電子檔案管理與應(yīng)用的過(guò)程中出現(xiàn)的信息丟失與損壞基本都是不可逆的，很難通過(guò)后期的技術(shù)補(bǔ)救將丟失的信息尋回。同時(shí)，電子信息與設(shè)備的更新速度較快，不同版本的系統(tǒng)在對(duì)信息上傳與識(shí)別環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致信息的可讀性低或是不可讀。新升級(jí)過(guò)的系統(tǒng)在對(duì)舊系統(tǒng)的銜接與數(shù)據(jù)交換過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)一些新問(wèn)題，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)與電子文檔的編碼形式之間的沖突越來(lái)越明顯。

1.2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子檔案的實(shí)體與邏輯歸檔管理問(wèn)題

電子檔案的編寫與傳遞環(huán)節(jié)全部完成以后，通過(guò)數(shù)字通信網(wǎng)絡(luò)、U盤等存儲(chǔ)、傳輸工具進(jìn)行管理的模式就叫做實(shí)體歸檔。歸檔的另一種模式是邏輯歸檔，主要的技術(shù)措施是電子檔案的存放地址和反應(yīng)檔案實(shí)體的管理元數(shù)據(jù)傳輸給檔案管理系統(tǒng)且不改變檔案實(shí)體的存儲(chǔ)方式和位置，同時(shí)轉(zhuǎn)移管理權(quán)限的歸檔方式，檔案和檔案管理者之間的距離可以隨意控制，秩序操作計(jì)算機(jī)硬件就可進(jìn)行歸檔管理。歸檔中電子檔案的安全問(wèn)題是檔案管理中的重難點(diǎn)。

1.3 是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的電子檔案管理專員的緊缺問(wèn)題

電子檔案文件的編輯、修改、歸檔、管理等步驟等環(huán)節(jié)的建立需要得到專門的檔案管理技術(shù)以及人員作為處理運(yùn)作的支撐，所以工作人員的基礎(chǔ)素質(zhì)非常重要，除了擁有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)以外，還要具備計(jì)算機(jī)技術(shù)操作能力。就目前的電子檔案管理工作水平來(lái)看，很多檔案部門的崗位工作人員并不是一個(gè)崗位全部承擔(dān)，而是由專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才與檔案管理人員兩個(gè)部分組成，這種工作模式對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō)就是資源上的變相浪費(fèi)，不僅需要承擔(dān)兩個(gè)職位的資金支出，工作效率也會(huì)被拉低。所以可以熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合性檔案管理人才是當(dāng)前制約電子檔案應(yīng)用發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重要阻力因素。

1.4 是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的電子檔案的安全問(wèn)題

電子檔案的信息讀寫都是由計(jì)算機(jī)進(jìn)行控制的，新的系統(tǒng)得到開(kāi)發(fā)以后，計(jì)算機(jī)的軟件與硬件設(shè)施之間的指令配合需要一致，一旦系統(tǒng)中某個(gè)環(huán)節(jié)得到更新以后，其他的配套設(shè)施沒(méi)能及時(shí)更新，就會(huì)出現(xiàn)不兼容的情況，這會(huì)影響到檔案信息額的傳輸與調(diào)取，對(duì)電子檔案的使用安全產(chǎn)生了巨大的威脅。

2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子檔案管理與利用問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案利用標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范

無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都是寶貴的財(cái)富.只有建立健全專門的檔案開(kāi)發(fā)利用制度與管理制度，才能使檔案信息的價(jià)值得到發(fā)揮，只有在制度和規(guī)范的約束下，檔案工作才能有條不紊地展開(kāi)，才能使檔案工作正常進(jìn)行.首先要樹立正確的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理制度的重要地位，責(zé)任到人、到位.其次是為了提升全員的檔案規(guī)范使用意識(shí)，保證檔案使用的規(guī)范與安全，必須對(duì)檔案管理的各方面形成制度化，各部門嚴(yán)格按照制度執(zhí)行.最后是為使檔案的編纂、存儲(chǔ)、傳遞、利用與管理合理開(kāi)展。

2.2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代專業(yè)電子檔案人才的培養(yǎng)

能夠承擔(dān)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的復(fù)合型人才應(yīng)具有如下特征：一是掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備進(jìn)行檔案信息的采集、加工、使用、維護(hù)和管理，并能熟練地對(duì)電子文件和電子檔案進(jìn)行鑒定、保存、編目或提供利用…。二是具有較高的外語(yǔ)水平，掌握并熟練運(yùn)用一門外語(yǔ)，以應(yīng)對(duì)國(guó)際間日益頻繁的交流合作，應(yīng)對(duì)電子商務(wù)對(duì)檔案信息的需求。

2.3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子檔案利用基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化

電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)必須涵蓋檔案業(yè)務(wù)中的收集整理、檔案日常管理和信息開(kāi)發(fā)利用的工作.這部分電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施的設(shè)計(jì)需要操作方便、簡(jiǎn)單實(shí)用。讓兼職檔案員、檔案員及普通用戶可以通過(guò)這些功能進(jìn)行各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。電子檔案的業(yè)務(wù)管理能提供一套系統(tǒng)的定制功能，主要包括建立庫(kù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義、功能模塊配置、權(quán)限定義等，這些功能主要針對(duì)項(xiàng)目施行員工或?qū)Ρ締挝粰n案業(yè)務(wù)熟練的業(yè)務(wù)管理員進(jìn)行利用。

2.4 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子文檔信息安全體系的建立

信息安全上的維護(hù)也是電子檔案中管理中較為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，整個(gè)流程下來(lái)包括電子檔案的編纂、存儲(chǔ)、傳遞等環(huán)節(jié)，每一個(gè)步驟在執(zhí)行中都可能受到安全問(wèn)題的威脅，所以建立出一個(gè)安全管理系統(tǒng)讓電子檔案得到全面性的保護(hù)是管理工作人員的基本職責(zé)之一。此時(shí)，對(duì)檔案編寫與管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)與控制。電子檔案歸根結(jié)底是由檔案人員編寫而成，由人為控制電子檔案的編寫、存儲(chǔ)、處理、傳遞等，嚴(yán)格的審查制度的建立是保證電子檔案原始性的關(guān)鍵措施，只有這樣才能保證電子檔案的原創(chuàng)性和安全性。

3結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上的文章內(nèi)容論述，可以得出的結(jié)論是電子檔案的利用與管理工作在實(shí)際落實(shí)的過(guò)程中還存在較多的問(wèn)題，這些問(wèn)題如果不能得到妥善的解決，就會(huì)影響電子檔案技術(shù)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮。故在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中管理工作人員應(yīng)積極提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，多多積累電子信息技術(shù)的學(xué)習(xí)應(yīng)用機(jī)會(huì)，努力讓自己成為一名綜合型的人才，可以在最短時(shí)間段內(nèi)將遇見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行最為妥善的處理，保障電子檔案信息在收集、傳輸、整理、儲(chǔ)存過(guò)程中的信息安全與完整性。

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