李玲

摘 要：社保檔案作為民生檔案的重要組成部分，其重要性日益突顯，本文通過(guò)對(duì)社保檔案管理的重要性以及現(xiàn)狀的分析，探索社保檔案管理方法，以推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保障；社保檔案；制度；體系；措施；管理現(xiàn)狀；特點(diǎn)

一、前言

隨著我國(guó)改革的深入和社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)保障事業(yè)已經(jīng)成為構(gòu)筑社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)之一，得到了社會(huì)的普遍認(rèn)可和贊同。由于社會(huì)保障的全面覆蓋和參保人員的日益增加，社保檔案管理工作也逐漸顯現(xiàn)出其滯后的一面因此，完善社保檔案的管理工作已勢(shì)在必行。隨著職工個(gè)人繳納基本養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)制度的不斷完善，養(yǎng)老保險(xiǎn)與職工的切身利益更加密切，社保檔案管理的領(lǐng)域不斷拓寬，任務(wù)越來(lái)越繁重。這項(xiàng)工作涉及到每一位職工的切身利益，做得好與不好已成為一件大事，是樹(shù)立社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)良好形象的重要方面，是社會(huì)保險(xiǎn)一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作。

二、社保檔案管理的現(xiàn)狀

1、社保檔案管理機(jī)制不健全 社會(huì)保障工作是一項(xiàng)范圍廣泛、程序復(fù)雜的工作。然而這些種類繁多的社保檔案按其類別歸屬不同，這就造成社會(huì)保障各部門之間的信息溝通困難，而且社保各部門的領(lǐng)導(dǎo)普遍把工作重點(diǎn)放在參保人員的資格審批、社保基金的統(tǒng)籌使用等方面，導(dǎo)致社保檔案如何管理等問(wèn)題沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，使有些社會(huì)保障部門的社保檔案管理達(dá)不到規(guī)范化要求，不能及時(shí)準(zhǔn)確地為參保人員服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)。

2、社保檔案管理安全不樂(lè)觀 首先，隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，電子檔案可以有效緩解庫(kù)存的壓力。但是，電子檔案對(duì)于存放環(huán)境的要求較高、壽命短，這就增加了社保檔案管理的不穩(wěn)定性。其次，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息需不斷地轉(zhuǎn)存和遷移，這就有可能造成相關(guān)數(shù)據(jù)資料的遺失。再次，社保檔案如果保管不善，就會(huì)造成紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，有些檔案資料也因查詢次數(shù)頻繁而不可避免的存在原件受損甚至遺失等不良后果，如果這些原始依據(jù)受到損毀或遺失，無(wú)論對(duì)社保機(jī)構(gòu)還是對(duì)參保人員都可能帶來(lái)難以估量的損失。

3、社保檔案管理利用手段不先進(jìn)

由于不同類別的社保檔案分別歸屬不同的管理部門，就會(huì)有不同的開(kāi)發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，進(jìn)而導(dǎo)致其標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)產(chǎn)生差異，系統(tǒng)不能統(tǒng)一運(yùn)行，不利于社保檔案的集中統(tǒng)一管理，也嚴(yán)重影響著社保檔案聯(lián)網(wǎng)工作的建設(shè)進(jìn)程。

三、社會(huì)保障檔案的特點(diǎn)

1.形成范圍的廣域性

社會(huì)保障工作是涉及范圍較廣的一項(xiàng)工作。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，從企業(yè)到組織、從城市到鄉(xiāng)村幾乎每個(gè)公民都成為社會(huì)保障的對(duì)象，而社會(huì)保障諸多環(huán)節(jié)又往往由不同的部門負(fù)責(zé)，導(dǎo)致社會(huì)保障檔案形成范圍的廣域性特點(diǎn)。

2、管理活動(dòng)的動(dòng)態(tài)性

在社會(huì)保障檔案中的主體材料相對(duì)穩(wěn)定的同時(shí)，一些微觀、具體的檔案材料信息內(nèi)容是不斷變化的，客觀上決定了社會(huì)保障檔案管理是一種動(dòng)態(tài)的活動(dòng)過(guò)程。

3.管理場(chǎng)所的分散性

目前，我國(guó)社會(huì)保障檔案的材料來(lái)源是分散的。保存場(chǎng)所，即管理機(jī)構(gòu)也是分散的。從社會(huì)保障檔案的來(lái)源看：有企事業(yè)單位職工、個(gè)體工商戶、自由職業(yè)者、城鎮(zhèn)貧困人口及農(nóng)村居民；從社會(huì)保障檔案的管理場(chǎng)所看：除主要承擔(dān)社會(huì)保障工作的勞動(dòng)保障和民政低保窗口之外，財(cái)政、稅務(wù)、銀行、郵局、社區(qū)等部門都各自形成并保存著一批社會(huì)保障檔案材料。

4.載體形成的主導(dǎo)性

目前，社會(huì)保障檔案的載體形式基本上以紙質(zhì)登記表格和數(shù)據(jù)庫(kù)形式的電子文件為主，但今后將朝著以電子化的方向發(fā)展。

四、加強(qiáng)社保檔案管理應(yīng)采取的措施

1、建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系

建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。首先，進(jìn)一步完善社保檔案管理體系，全力整合社保檔案資源，構(gòu)建社保檔案利用平臺(tái)，以最大限度地實(shí)現(xiàn)社保檔案信息資源的共享；其次，加強(qiáng)對(duì)社保檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社保檔案管理工作規(guī)范；再次，檔案行政管理部門要加大對(duì)社保檔案管理工作的監(jiān)管力度，指導(dǎo)規(guī)范建檔、推進(jìn)社保檔案的管理工作。最后，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用要在管理制度上做出較為細(xì)致的規(guī)定，使社保檔案工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.構(gòu)建社保檔案管理安全體系

首先，落實(shí)好檔案管理安全責(zé)任制，牢固樹(shù)立安全第一預(yù)防為主的思想，提高社保檔案管理的安全防范意識(shí)，明確安全責(zé)任，從制度上保證檔案實(shí)體安全；其次，加大檔案管理工作的資金投入，配備安全監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，改善檔案保管條件和環(huán)境。再次，強(qiáng)化技術(shù)保護(hù)，對(duì)已破損的檔案要及時(shí)修復(fù)，防止進(jìn)一步惡化；最后，加強(qiáng)對(duì)檔案信息利用的監(jiān)管工作。

3.加快社保檔案管理工作的信息化進(jìn)程

各地社會(huì)保障部門要重視社保檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社會(huì)保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)，建立社保檔案數(shù)字檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)社保檔案信息資源的共享；著力進(jìn)行社保檔案軟件研發(fā)工作，提高檔案借閱的自動(dòng)化管理水平，改變過(guò)去手工操作的陳舊管理模式，共同促進(jìn)社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案管理的利用效率。

五、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)階段，隨著改革的深入發(fā)展，將觸及到一些深層次的問(wèn)題，為適應(yīng)建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和勞動(dòng)工資制度改革的需要，社會(huì)保險(xiǎn)在擴(kuò)大養(yǎng)老保險(xiǎn)覆蓋面，改革基本養(yǎng)老金計(jì)發(fā)辦法、實(shí)行職工大病醫(yī)療費(fèi)社會(huì)統(tǒng)籌和改革工傷保險(xiǎn)制度等方面的任務(wù)十分緊迫，而社保制度改革需要的檔案資料是總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)和深化改革的重要依據(jù)?？梢哉f(shuō)，社保檔案是社保制度改革過(guò)程和社保事業(yè)發(fā)展的記錄和反映，是研究制定社保政策和改革方案的基礎(chǔ)。因此，做好檔案管理工作和搞好社保制度改革是相輔相成的，檔案管理工作應(yīng)跟上改革的步伐，與社保制度的改革基本保持同步。

參考文獻(xiàn)

[1] 戴秀文：《檔案工作如何更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)》；2009年09期

[2] 岳斌：《淺議社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理》；2009年19期

（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）