全益紅

在中國特色社會主義新時代，社會對檔案產(chǎn)生了更廣泛的利用需求，基層單位作為構(gòu)成檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，其檔案開發(fā)利用的重要性也日益凸顯。筆者于基層單位長期從事檔案工作，對其檔案開發(fā)利用有著切身體會。據(jù)此，本文嘗試結(jié)合檔案學(xué)理論對基層單位檔案開發(fā)利用進行探討。

一、基層單位檔案開發(fā)利用的意義

基層單位處于基層、規(guī)模較小等特點容易造成其檔案工作的邊緣化。而事實上，基層單位往往承擔著較為專業(yè)且具體、獨立的工作，其檔案信息的開發(fā)利用也因此具有很強的現(xiàn)實意義。

筆者工作的太倉市航道處一直走在蘇州市乃至全省同行業(yè)的前列。自1986年以來，曾先后71次獲得省、市及交通運輸系統(tǒng)的表彰，這些成果離不開檔案的有效開發(fā)利用。近十年來，為解決本單位（含改制前企業(yè)）員工的學(xué)歷、工齡、待遇等問題，共計利用檔案100多人次，從未發(fā)生越級上訪的情況；為工程項目的設(shè)計、造價、質(zhì)量等工作提供利用共計50余次，為國家減少經(jīng)濟支出400多萬元；為全市航道建設(shè)規(guī)劃、施工和行政許可等工作提供利用30多次；為本單位改制、搬遷、建設(shè)等問題提供利用檔案多次。檔案室在2008年通過了省三星級驗收，2013年11月順利通過省五星級評審，成為全省縣（市）級航道系統(tǒng)首家檔案工作五星級單位。太倉航道處檔案開發(fā)利用的軌跡，為基層單位認識有效開發(fā)利用檔案的重要意義提供了有益借鑒。

第一，檔案的開發(fā)利用可以為基層單位提供有效的歷史憑據(jù)。今人而知古，后人而知今，是檔案的基本功能?；鶎訂挝灰?guī)模雖小，但所形成的檔案同樣是歷史的真實記錄，檔案中的一字一句，都是歷史憑據(jù)。這種存史的價值，對基層單位有著實實在在的作用。有了檔案，才能有據(jù)可查，有證可考；有了檔案，才能杜絕歪曲，打擊造假；有了檔案，才能不憑猜想，防止意推。正是基于這樣的認知，太倉市航道處管好檔案、用好檔案成為單位的自覺行動，全體干部員工都養(yǎng)成了“憑檔案說話”的好習(xí)慣，很多問題、包括不少難題都是通過檔案開發(fā)利用解決的。

第二，檔案的開發(fā)利用可以為基層單位工作的開展提供經(jīng)驗借鑒?；鶎訂挝皇侵袊厣鐣髁x偉大事業(yè)的組成部分，做好每個基層單位的工作是我們偉大事業(yè)成功的基礎(chǔ)?；鶎訂挝坏木唧w工作如何開展，往往從檔案中就能找到思路與方法。在太倉市航道建設(shè)工程中，歸檔齊全的工程檔案反映了工程項目的規(guī)劃依據(jù)、施工建設(shè)的詳細過程、具體執(zhí)行的質(zhì)量標準、經(jīng)費使用的所有票據(jù)，為新的工程項目提供了有益參考，在事業(yè)發(fā)展中產(chǎn)生了重大作用。同時，大量的基層單位承擔著執(zhí)法職能，過去執(zhí)法行為的證據(jù)需要檔案，今天執(zhí)法活動的依據(jù)需要檔案，執(zhí)法中產(chǎn)生爭議、調(diào)解或訴訟也需要檔案。檔案對于提升工作效能的重要性很多時候是無可替代的。

第三，檔案開發(fā)利用可以為基層單位凝聚人心、激發(fā)工作熱情。在基層單位，檔案解決了很多關(guān)系到員工切身利益的問題。不少員工通過利用檔案找到了自身學(xué)歷、工齡、待遇等方面的可靠依據(jù)，使一些問題得以解決，這就體現(xiàn)出檔案在增強單位凝聚力和吸引力、提高員工的歸屬感中的作用。同時，員工能夠從檔案中看到單位的成長、發(fā)展和壯大，看到自己的付出、貢獻和成績，增強自豪感、光榮感和使命感，并將其轉(zhuǎn)化為努力工作熱情，推動單位更好地發(fā)展。

二、基層單位檔案開發(fā)利用的途徑

1.完整的檔案收集是開發(fā)利用的基礎(chǔ)

檔案開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)是檔案收集的齊全完整。沒有完整的檔案，開發(fā)利用就成了無本之木、無源之水。只要承擔獨立工作任務(wù)的基層單位，無論大小，都應(yīng)該也必須重視檔案的收集工作。太倉市航道處至2013年底達標五星檔案室時已存有檔案3631卷、2396件，照片光盤等檔案10卷419張（盤）、實物檔案65件，為檔案的開發(fā)利用奠定了良好基礎(chǔ)。

檔案收集，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接關(guān)系到單位檔案建設(shè)工作的開展情況，同時，基層單位應(yīng)歸檔的材料多數(shù)在領(lǐng)導(dǎo)手里，領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案的收集只能是一句空話?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)的工作固然很忙，但也必須牢固確立檔案意識，把檔案的歸集作為一項具體工作，擺上實際位置。一把手身體力行做好檔案的收集工作，養(yǎng)成及時歸檔的良好習(xí)慣。每個班子成員支持檔案收集工作，確保應(yīng)歸盡歸，堅決做到不拖延、不散失，為員工作出表率。

檔案收集，基礎(chǔ)在員工。在基層單位，每個員工都在產(chǎn)生檔案，每個員工也都需要利用檔案?；鶎訂挝粦?yīng)當聯(lián)系檔案開發(fā)利用的意義和目的，向員工開展檔案教育，普及檔案知識，增強檔案觀念，堅決克服無資料可入檔案的思想，擔負起自覺歸檔的責任。承擔公共管理和服務(wù)職能的基層單位，更要教育員工重視和加強檔案的收集工作。單位應(yīng)該將及時完整收集檔案資料列入員工崗位考核，并在獎懲中有所體現(xiàn)。

檔案收集，功夫在平時。基層單位的工作紛繁復(fù)雜，員工每天都需處理多項工作，如果全部等到年底整理歸檔，勢必對檔案開發(fā)利用的時效帶來影響，更重要的是歸檔的時間長了，就可能資料的造成殘損散失，妨礙歸檔的完整性。因而檔案收集的功夫必須下在平時。太倉市航道處制度規(guī)定，保密檔案不隔天，員工生成的檔案不出周，部門檔案不過月，必須送交檔案室。有些經(jīng)常使用的資料，在歸檔的同時復(fù)制備件。

檔案收集，專職人員是保證?；鶎訂挝粰n案工作需要全員參與，也需專人負責。首先要配備專職檔案人員，確保有人辦事。其次是加強專職人員教育，使其認真負責地對待檔案工作。同時積極創(chuàng)造條件，讓專職人員到高等院校、專門檔案機構(gòu)、兄弟單位去學(xué)習(xí)培訓(xùn)，或邀請檔案工作專家走進來，進行現(xiàn)場指導(dǎo)；組織單位內(nèi)老檔案人員講傳統(tǒng)、講規(guī)章、講業(yè)務(wù)，對新的檔案專職人員實行幫帶。此外，還要嚴格落實專職人員責任，做好檔案收集工作。

2.基層的檔案開發(fā)利用需要制度保障

檔案是一項嚴肅的工作，基層單位檔案的開發(fā)利用必須有章可循、有制可依，否則就會走入無序狀態(tài)，對工作造成不利影響。因此，基層單位在檔案開發(fā)利用上必須形成嚴密的制度體系，并且不斷提高制度執(zhí)行力。太倉市航道處在檔案管理上制訂了完備的規(guī)章制度，保證了開發(fā)利用的成效，推動了單位工作的有效開展。總結(jié)其經(jīng)驗，主要是在制訂和執(zhí)行制度上能夠正確處理好以下三個關(guān)系：

一是堅持開發(fā)利用和保守秘密相統(tǒng)一。檔案工作和保密工作緊密相連，在基層單位檔案中同樣有著和國家安全和利益相關(guān)、和單位前途命運相關(guān)的保密事項。檔案的開發(fā)利用，無論如何都要增強保密意識，決不能存有無密可保的模糊思想。保密檔案必須在規(guī)定時間內(nèi)送交保密機關(guān)處理，基層單位一般在當天處理完畢。按規(guī)定在單位保存的加密檔案資料，必須按密級要求保管使用。未到解密期限的檔案絕不能和其他檔案一樣進入開發(fā)利用范圍。

二是堅持開發(fā)利用和手續(xù)程序相兼?；鶎訂挝粰n案的開發(fā)利用，在思想上應(yīng)該做到盡量放開但不放任，手續(xù)簡化但不弱化，服務(wù)到位但不失位。開發(fā)利用檔案首先要有一定的價值，不能為了開發(fā)利用而開發(fā)利用；開發(fā)利用檔案也要有程序，不能違反規(guī)章制度；開發(fā)利用還要有手續(xù)，不能用了這次無法用下次。特別重要的是，在借用檔案時，必須嚴格履行手續(xù)程序，堅決做到不經(jīng)批準不能借出，時間一到必須歸還。

三是堅持開發(fā)利用和堅持原則相并舉。在檔案的開發(fā)利用中，保持原有檔案的客觀和真實，是不可撼動的原則，在檔案開發(fā)利用過程中應(yīng)當堅決杜絕弄虛作假的情況發(fā)生。太倉市航道處在檔案的開發(fā)利用中根據(jù)不同情況采取不同方法：一是檔案中的公開資料，主動曉于社會，用來為全社會服務(wù)；二是工作資料，只要是工作需要，憑手續(xù)可以借閱、復(fù)制；三是證明資料，必須嚴格履行手續(xù)，嚴格審查復(fù)核，并做到復(fù)制、審核的人員分開。因而在檔案的開發(fā)利用中，幾十年來未出差錯。

3.檔案的開發(fā)利用必須與時俱進

檔案的開發(fā)利用是時代發(fā)展的產(chǎn)物。中國特色社會主義新時代，對基層單位檔案的開發(fā)利用又提出了大量新課題、新要求，我們必須緊跟時代腳步，適應(yīng)時代要求，以開拓創(chuàng)新精神，在工作實踐中體現(xiàn)與時俱進。

一是檔案的外延內(nèi)涵要擴大。過去基層單位的檔案多是記錄單位業(yè)務(wù)、人事、財務(wù)三方面情況的紙質(zhì)材料。隨著改革開放的不斷深入，基層單位的工作內(nèi)容、工作要求和工作方法都發(fā)生了重大變化，檔案所留存的資料無論從外延還是從內(nèi)涵上，都應(yīng)該也必須擴大。除紙質(zhì)檔案外，更為直觀、全面的聲像檔案數(shù)量不斷增長，電子文件、云計算、大數(shù)據(jù)等元素為新時代檔案工作提出了無限可能。檔案外延和內(nèi)涵的擴大，對我們基層單位檔案的開發(fā)利用提出了新要求，我們必須在思想上、業(yè)務(wù)上適應(yīng)這一發(fā)展。

二是檔案服務(wù)理念要更新。過去基層單位的檔案多是供領(lǐng)導(dǎo)查閱，進入新時代，我們應(yīng)當牢記檔案工作使命，一切從群眾出發(fā)?；鶎訂挝挥绕鋺?yīng)以積極主動的態(tài)度開發(fā)利用檔案。在重大決策、重大活動、重要工作之前主動查詢相關(guān)檔案，做到歷史依據(jù)提供在決策之前；重要工作實施中檔案工作同步介入，在行動的第一步就能形成檔案；本單位形成的大事都能有所記錄，在年底形成當年的《大事記》；利用檔案向媒體提供單位相關(guān)資料、組織開辦專題展覽等，實現(xiàn)真正意義上的檔案開發(fā)利用。

三是開發(fā)利用的方式方法要改進。隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息化、大數(shù)據(jù)走進人們的生活，檔案信息的開發(fā)利用不再受到時空限制。基層單位能夠通過數(shù)據(jù)庫的建立形成一套科學(xué)合理的檢索體系。通過開展檔案編研工作，形成檔案匯編、摘要、大事記等，利用檔案中潛在的信息資源換取社會效益。把應(yīng)當公開的檔案經(jīng)過再錄入、再制作后在網(wǎng)上公布，讓群眾知曉。開通網(wǎng)上檔案服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案查詢利用。建立檔案工作微信群、公眾號，實現(xiàn)檔案信息共享，提高檔案資源的利用效率。

參考文獻

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