王路鵬

全宗卷是由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具，為進(jìn)一步科學(xué)管理檔案提供必要的依據(jù)。全宗卷材料齊全與否，直接反映檔案館檔案管理的水平。因此，規(guī)范全宗卷的整理工作非常重要。

一、全宗卷整理的國家規(guī)范支撐

全宗卷管理類似于檔案，同樣存在著材料收集、整理、保管等環(huán)節(jié)，需要規(guī)范管理。1994年國家檔案局首次出臺(tái)了“全宗卷規(guī)范”（DA/T 12—1994），規(guī)定了全宗卷的編制原則、主要內(nèi)容、整理方法和管理要求。明確了全宗卷材料內(nèi)容，涵蓋資料收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等檔案管理六環(huán)節(jié)，以及檔案管理新技術(shù)應(yīng)用七個(gè)方面，強(qiáng)化了檔案管理過程材料的管理。

21世紀(jì)以來，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案資源體系的不斷完善和新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作有了更高的要求，原有全宗卷規(guī)范因其局限性已無法適應(yīng)當(dāng)代的管理需求。2012年國家檔案局修訂了“全宗卷規(guī)范”（DA/T 12—2012），較1994年規(guī)范，對(duì)全宗卷材料內(nèi)容、分類以及整理要求有不同程度更新和完善，使全宗卷整理工作更具有可操作性。

1.全宗卷內(nèi)容方面。新版更加完整齊全：一是分類有所調(diào)整，更趨合理。共分9類，新增2類，將原歸入“檔案利用”類的全宗指南（全宗介紹）剝離出單成一類，新增綜合全宗卷，使跨全宗綜合性材料有所歸依。二是范圍有所擴(kuò)大，更趨完整。在收集、整理、鑒定、保管、利用類中適度增加了工作辦法、方案、標(biāo)準(zhǔn)、制度、總結(jié)、報(bào)告等內(nèi)容，使檔案管理各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的完整材料得以保存。三是專項(xiàng)工作有所突出。如將檔案鑒定類中的檔案開放鑒定、檔案分級(jí)鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定，檔案保管類中珍貴檔案仿真復(fù)制工作，以及檔案信息化和數(shù)字化、電子檔案（文件）工作等相關(guān)材料列入保存范圍。

2.全宗卷整理方法。新版整理方法更為明晰，易于操作：一是簡化了“件”的整理方法。取消了1994版5.4條中“卷內(nèi)文件材料逐件加封面、封底、編件號(hào)，裝訂后裝入卷盒……封面著錄全宗號(hào)、件號(hào)、全宗名稱、文件題名、時(shí)間、責(zé)任者”的煩瑣程序，明確了在文件材料首頁上方的空白處進(jìn)行編號(hào)。二是規(guī)范了分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)。分類標(biāo)準(zhǔn)按全宗卷內(nèi)容構(gòu)成分為8類，文件材料的編號(hào)由“全宗號(hào)—類號(hào)—件號(hào)”三部分組成。三是整理說明詳盡明了。對(duì)文件材料編號(hào)、分類、排序、裝盒、目錄編制、盒號(hào)的編制等都有規(guī)定。

二、全宗卷的分類整理

全宗卷材料的整理，收集齊全和科學(xué)分類是關(guān)鍵。新版全宗卷規(guī)范中，增加的共性材料如工作辦法、方案、標(biāo)準(zhǔn)、制度、總結(jié)、報(bào)告等基本是跨全宗的，這也是引入“綜合全宗卷”概念的目的，通過全宗卷材料我們可以直視檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作脈絡(luò)。

（一）全宗卷的分類。按“全宗卷規(guī)范”（DA/T 12—2012），分類方法為“全宗—類別”，同一全宗的材料歸入相應(yīng)全宗卷中，屬于管理館藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗的，或1-8類中涉及多個(gè)全宗的文件材料歸入綜合全宗卷內(nèi)。規(guī)范中各類材料的內(nèi)容分類較為明確，但有些過于籠統(tǒng)，會(huì)被忽略收集。通過工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為在各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)際工作中另外形成的一些材料應(yīng)補(bǔ)充完善，或加以細(xì)化，具體內(nèi)容如下：

1.全宗介紹類。包括全宗指南（全宗介紹）、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。新增“檔案館指南”，歸入綜合全宗卷內(nèi)，多數(shù)省檔案館已有兩次出版，隨著館藏檔案的不斷豐富，會(huì)有多次再版。

2.檔案收集類。包括檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn)，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等。增加作為年度新增檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)依據(jù)的檔案收進(jìn)登記，以及檔案館全宗名冊(cè)、接收檔案名錄、接收工作計(jì)劃放入綜合全宗卷內(nèi)。

3.檔案整理類。包括文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結(jié)等。對(duì)于館內(nèi)積存檔案的整理，增加檔案整理工作單，以表格形式按全宗記錄不同檔案門類、不同保管期限檔案的整理情況，作為新增檔案的依據(jù)，歸入相應(yīng)全宗卷內(nèi)。按年度建立館藏積存檔案整理工作數(shù)量臺(tái)賬，作為新增館藏檔案數(shù)量的依據(jù)。

4.檔案鑒定類。包括檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級(jí)鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標(biāo)準(zhǔn)，鑒定工作形成的報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊(cè)）等。增加各類鑒定工作統(tǒng)計(jì)表，具體有到期應(yīng)鑒定檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表，開放、銷毀、上升保管期限檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表等，這些表格可以建立在一張execl表上，按工作周期更新。

5.檔案保管類。包括檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救）、重點(diǎn)檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報(bào)告等。增加檔案出入庫登記表、庫房溫濕度控制手段與措施、庫房溫濕度統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，歸入綜合全宗卷內(nèi)。

6.檔案統(tǒng)計(jì)類。包括檔案基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案工作統(tǒng)計(jì)分析材料等。檔案統(tǒng)計(jì)表可以是各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的綜合統(tǒng)計(jì)表，這里收集館藏所有全宗的綜合統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，放入綜合全宗卷中。其他專項(xiàng)工作統(tǒng)計(jì)按分類歸入相應(yīng)全宗卷中。

7.檔案利用類。包括檔案利用制度，檢索工具編制情況，檔案編研與出版情況，檔案展覽與公布情況，珍貴檔案介紹，檔案利用效果典型事例等。增加查閱利用檔案登記單，歸入綜合全宗卷內(nèi)。新版中檔案開放與控制情況建議放入檔案鑒定類中。

8.新技術(shù)應(yīng)用類。包括應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的情況記錄、工作報(bào)告及說明材料，檔案信息化和數(shù)字化工作情況，電子檔案（文件）創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說明等。新增檔案數(shù)字化工作統(tǒng)計(jì)表，詳細(xì)說明全宗檔案掃描頁數(shù)、案卷級(jí)及文件級(jí)電子目錄數(shù)。1994版縮微檔案工作情況應(yīng)保留，同樣作為檔案的復(fù)制件，縮微件也是不同歷史時(shí)期新技術(shù)的應(yīng)用。

（二）全宗卷的整理

全宗卷材料會(huì)隨著館藏檔案的不斷接收征集和檔案管理工作的開展而不斷形成，是增量的。為此，我們?cè)谥贫ㄕ矸桨笗r(shí)，預(yù)留編號(hào)和存址空間尤為重要，這樣可以減少較大規(guī)模的倒架。全宗卷整理工作可以按年度集中統(tǒng)一進(jìn)行整理，年初整理上一年度形成的材料，整理工作可從以下四方面著手進(jìn)行。

1.分件裝訂。全宗卷材料是以件為保管單位，因其內(nèi)容多樣性，每件頁數(shù)差異較大，少則一頁，多則幾百頁。對(duì)同一信息內(nèi)容因頁數(shù)多而無法裝訂成一冊(cè)的，可以分件裝訂。頁數(shù)不多的可采用專用檔案訂書釘裝訂，頁數(shù)較多的如案卷目錄、歸檔文件目錄可三孔線裝，裝訂要求同檔案。新版規(guī)則省略了封面封底加頁，簡化了整理過程。

2.排列編號(hào)。每份文件材料賦予唯一編號(hào)，為區(qū)別檔號(hào)，全宗卷全宗號(hào)前加“J”，構(gòu)成為“J全宗號(hào)—類號(hào)—件號(hào)”，其中全宗號(hào)標(biāo)識(shí)檔案館全宗代號(hào)，四位數(shù)，首位是全宗群代碼，后三位是全宗順序號(hào)，綜合全宗卷全宗代號(hào)為“ZHJ”，整體標(biāo)識(shí)為“JZHJ”；類號(hào)按1—8類分別用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，1位數(shù)；件號(hào)取三位數(shù)，預(yù)留一定空間，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。同全宗同類材料按時(shí)間順序排列流水編號(hào)，新增文件材料插入相關(guān)類目續(xù)接編號(hào)。

3.建立電子文件材料目錄。全宗卷中的文件材料，分類別，以件為單位，按照排列順序編號(hào)并著錄電子文件目錄。新增文件材料在相關(guān)類目中續(xù)號(hào)編目。當(dāng)相同材料出現(xiàn)新舊幾種版本時(shí)，應(yīng)在目錄備注欄中，注明新版本文件替代舊版本文件的名稱和時(shí)間。

4.文件材料裝盒。全宗卷文件材料按照分類編號(hào)順序裝盒。在裝盒時(shí)要適當(dāng)考慮預(yù)留空間，如上所述歷史檔案及撤銷機(jī)構(gòu)檔案全宗卷增量材料不多的，可多類裝一盒，若文件材料較多，可酌情按類預(yù)留空間分裝多盒，全宗卷盒區(qū)分全宗，按卷盒排列順序獨(dú)立編制流水號(hào)。全宗卷盒脊背應(yīng)填寫全宗號(hào)、全宗名稱、盒號(hào)。

三、全宗卷的收集和管理

國家檔案局“全宗卷規(guī)范”的出臺(tái)滯后于全宗卷科學(xué)整理工作30—40年。我們以新舊版“規(guī)范”為節(jié)點(diǎn)將全宗卷管理劃分為三個(gè)階段：一是全宗卷自行管理階段。各級(jí)檔案館按照檔案管理業(yè)務(wù)工作的開展和管理者的認(rèn)知，自行收集和保存全宗卷材料，單個(gè)全宗卷材料不多，一個(gè)全宗裝一盒，沒有編目。二是1994版“全宗卷規(guī)范”出臺(tái)，明確了全宗卷材料的收集、分類、整理和管理工作，全宗卷管理開始納入規(guī)范管理范疇。三是修改后2012版“全宗卷規(guī)范”出臺(tái)，補(bǔ)充完善了全宗卷材料的收集、分類、整理和管理工作，使之更具有可操作性，對(duì)各級(jí)檔案館全宗卷的收集和管理工作提出了更高的要求。

（一）全宗卷的收集

從上述三個(gè)階段可以看出，全宗卷管理工作經(jīng)歷了從自由整理到規(guī)范管理的漫長過程，這給全宗卷材料收集齊全增加了一定的難度。針對(duì)不同階段的特點(diǎn)，我們應(yīng)從增量檔案的收進(jìn)、館藏檔案的管理及歷史遺漏材料補(bǔ)充三方面強(qiáng)化全宗卷的收集工作：

1.把好檔案征集接收關(guān)。館藏增量檔案主要來源于檔案接收和檔案征集工作，我們應(yīng)規(guī)范接收標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把檔案收進(jìn)關(guān)：一是交接憑據(jù)的填寫要清楚完整，能準(zhǔn)確反映接收檔案的情況，檔案內(nèi)容與相應(yīng)目錄要一一對(duì)應(yīng)，檔案空（缺）卷情況要標(biāo)注清楚，這是我們?nèi)蘸蠊芾淼脑家罁?jù)；二是由立檔單位隨同檔案一并移交的全宗補(bǔ)充說明材料，如全宗指南等應(yīng)按規(guī)范編寫完整，不能以歸檔文件保管期限表替代全宗指南；三是對(duì)征集的名人檔案和專題檔案要同步形成征集說明，有些珍貴檔案還需有特殊情況說明或?qū)＜诣b定。

2.重視檔案管理過程中形成材料的收集。這部分材料是全宗卷的主要組成部分，也是檔案館開展各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的成果材料。對(duì)這部分材料，一要注重全過程材料的完整收集，如開展館藏各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作形成的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、方案、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等方面的材料；二要制定檔案檢查記錄、檔案劃控開放鑒定、檔案收進(jìn)移出、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、數(shù)字化工作統(tǒng)計(jì)等相關(guān)表格模版，易于操作，不因管理人員的變動(dòng)而有所變化，確保各全宗各項(xiàng)業(yè)務(wù)成果性材料得以保存；三要提高全員全宗卷材料收集的意識(shí)，將全宗卷材料的歸檔作為各項(xiàng)工作方案內(nèi)容之一，做到隨時(shí)歸檔。

3.做好遺漏材料的收集工作。修訂版《全宗卷規(guī)范》對(duì)全宗卷材料內(nèi)容有較大的增加，尤其是一些綜合性材料，以前未有收集歸卷，需想辦法補(bǔ)充完善。我們可以按收集清單，通過查找館藏全宗檔案的方式，將查到的檔案進(jìn)行復(fù)印，作為全宗卷材料放置于相應(yīng)全宗卷各類中，按時(shí)間順序排列編號(hào)，并備注復(fù)印檔號(hào)。

（二）全宗卷的管理

《全宗卷規(guī)范》規(guī)整了全宗卷管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)全宗卷的管理工作有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。在全宗卷的日常管理過程中，我們要提高管理意識(shí)，形成長效管理機(jī)制。摒棄“重檔案實(shí)體、輕全宗卷管理”的思想，切實(shí)從思想層面重視全宗卷的管理。

全宗卷檔案數(shù)量是動(dòng)態(tài)增加的，需要專人管理和維護(hù)。一是定期整理增量檔案。當(dāng)年形成的檔案，在單項(xiàng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作結(jié)束時(shí)，交由專人集中保管，來年初按規(guī)范進(jìn)行整理。二是辟出專門區(qū)域進(jìn)行集中管理和維護(hù)，要預(yù)留保管空間，以便及時(shí)添加增量文件。三是做好檔案的日常維護(hù)。要進(jìn)行專人維護(hù)，全宗卷的利用可參照館藏檔案的利用管理，做好查閱登記，確保實(shí)體安全。

總之，做好全宗卷管理工作需要多方面的配合，檔案局（館）業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門要做好立檔單位全宗介紹編寫以及全宗卷文件材料形成、歸集的指導(dǎo)工作；征集接收部門要把好征集接收關(guān)，把全宗卷材料列入接收進(jìn)館范圍；每一名檔案工作者都應(yīng)注重館內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中形成的全宗卷文件的歸檔工作。只有這樣，才能做好全宗卷的管理，充分發(fā)揮全宗卷應(yīng)有的效用。