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公文檔案信息化建設(shè)研究

2018-09-21 11:12李晶
中國管理信息化 2018年12期
關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)

李晶

[摘 要]檔案信息化是科學(xué)管理檔案的一種方式,也是拓寬檔案為社會提供公共服務(wù)的一種手段。本來從公文檔案信息化建設(shè)的特點、建設(shè)現(xiàn)狀入手進行闡述,并就如何做好公文檔案信息化建設(shè)提出了幾點建議,旨在推動公文檔案信息化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]公文檔案;信息化;建設(shè)

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.082

[中圖分類號]G270.7 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2018)12-0-02

1 公文檔案信息化概述

公文檔案信息化是指在國家檔案行政部門的管理和規(guī)劃下,將公文檔案的信息進行電子化處理,并對檔案信息進行相應(yīng)的分類管理,從而為社會提供服務(wù),以此來實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。公文檔案信息化,從一定程度上意味著檔案信息化的成功轉(zhuǎn)型,將傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案信息用電子化的形式呈現(xiàn)出來,可以說是非常成功的一種轉(zhuǎn)型,利用網(wǎng)絡(luò)平臺可以提高檔案信息的利用率,也可以為廣大用戶提供最優(yōu)質(zhì)的檔案信息化服務(wù)。

2 公文檔案信息化的內(nèi)容

從國內(nèi)對公文檔案信息化的研究現(xiàn)狀而言,檔案學(xué)界的很多人對于公文檔案信息化的主要內(nèi)容從認識上沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),所以目前學(xué)界還無準(zhǔn)確定論。但是就筆者來看,公文檔案信息化的內(nèi)容包括以下幾個方面。

(1)電子公文文件管理。隨著科技的發(fā)展,電子文檔逐漸成為企業(yè)公文運用中不可或缺的一部分。電腦的普及使公文逐漸實現(xiàn)電子化,所以電子版公文也逐漸普及,從原有紙質(zhì)的公文到現(xiàn)在電子版的公文,實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。電子版的公文相較于紙質(zhì)版的公文而言,具有節(jié)能環(huán)保、易于保存等特點。

(2)公文檔案信息數(shù)字化。紙質(zhì)公文檔案收藏起來比較費勁,占用的空間較大,如果遇到自然災(zāi)害,檔案就很容易被損壞,但是如果將公文檔案進行數(shù)字化處理,就可以拷貝很多份,從而就不會出現(xiàn)信息丟失的風(fēng)險。同時,公文檔案信息數(shù)字化,可以節(jié)省大量的人力資源,不用花費時間和精力去整理檔案,從而可以提高企業(yè)的資源利用率。

(3)公文檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是一個公開化的平臺。公文檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)可以分為兩類,一類是比較開放性的公文,可以放到網(wǎng)上供大家閱讀,另一類是私密性的公文,公文管理人員可以在系統(tǒng)中設(shè)置查看權(quán)限,需要輸入驗證碼或者登錄自己的賬號才能獲取資源,從而既能保證公文被需要的人使用,也能保護個人隱私不受侵犯。

(4)公文數(shù)字檔案館建設(shè)。公文數(shù)字檔案館建設(shè),可以說是檔案信息化建設(shè)里面比較高端的服務(wù),將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)項目與現(xiàn)代科技結(jié)合起來。只有擁有大量的公文,才可以建立公文數(shù)字檔案館。公文管理人員可以將公文進行細致分類,并利用信息技術(shù)形成一個公共的數(shù)字檔案館,但目前大多數(shù)企業(yè)還沒有建設(shè)公文數(shù)字檔案館的條件。

3 公文檔案信息化的特點

(1)公文檔案原始性不變。雖然將公文檔案由紙質(zhì)版變?yōu)殡娮影妫枪臋n案的內(nèi)容沒有發(fā)生原始性的改變。公文檔案信息化,不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件,將其作為電子版的檔案,使得公文從這種形式中解放出來,為員工閱讀公文檔案提供了更為便捷的方式,所以它的原始性保持不變。

(2)公文檔案信息化覆蓋全面。公文檔案信息化覆蓋,建立在網(wǎng)絡(luò)法制健全的基礎(chǔ)上,可以保證公文檔案的安全性,所以公文檔案也就慢慢實現(xiàn)了公文檔案信息化的全面覆蓋。

(3)公文檔案信息化具有時效性的特點。公文都是對重大事件的一些批示,所以具有時效性的特點,在查閱時可以及時獲取有效信息,實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。對于公文,企業(yè)員工應(yīng)該及時處理好自己部門的公文,盡可能保證不會影響其他部門做出相應(yīng)的決策。

(4)公文檔案信息化具有特殊性。具體來說,公文檔案信息化的特殊性主要體現(xiàn)在公文的特殊性上,即公文具有時效性的特點,這個在前面已經(jīng)論述。公文檔案信息化的特殊性還體現(xiàn)在公文是以數(shù)字化的形式進行呈現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)安全雖然越來越有效,但如果企業(yè)網(wǎng)絡(luò)一旦出現(xiàn)漏洞,那么這些公文就會面臨巨大的危險,這就要求企業(yè)要及時修復(fù)網(wǎng)絡(luò)漏洞,來保證企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的安全。

4 公文檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

4.1 公文檔案信息化建設(shè)取得的成果

近年來,我國的檔案信息化發(fā)揮了至關(guān)重要的作用,在一些企業(yè)中也得到了應(yīng)用。公文作為檔案信息化中的一個模塊,也受益頗多。

(1)公文電子文件管理快速發(fā)展。公文電子文件管理快速發(fā)展,將員工從繁重的公文整理中解脫出來,不再是傳統(tǒng)“吃力不討好”的操作方式。調(diào)查研究表明,公文電子文件管理,不管是小公司還是大企業(yè),都積極去實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動化,從而推進了文檔一體化進程。

(2)公文檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)建設(shè)逐漸完善。調(diào)查顯示,公文檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)建設(shè)逐漸完善,一方面公文檔案建設(shè)有區(qū)域網(wǎng)絡(luò),使特有的人群能閱讀公文檔案,保證了公文檔案的隱私性和安全性。另一方面,公文檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)有公共網(wǎng),方便廣大公眾的閱讀取用,但是公文檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)建設(shè)還存在缺陷,有很多用戶不能及時獲取相關(guān)信息,所以公文檔案信息化建設(shè)還需要主動解決網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中存在的問題。

(3)公文檔案信息化制度建設(shè)逐漸完善。在一個企業(yè)中,制度是保證企業(yè)有效運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ),所以公文檔案信息化制度建設(shè)也是必不可少的。我國頒布了很多關(guān)于信息化制度建設(shè)的條例,也出臺了相關(guān)比較嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn),所以能夠有效避免檔案信息化走更多彎路。

4.2 公文檔案信息化建設(shè)存在的問題

(1)公文檔案信息化觀念薄弱。雖然很多企業(yè)已經(jīng)認識到公文檔案信息化建設(shè)的重要性,但是只停留在表面,而沒有進行有效管理。另外,公文檔案信息化也取決于企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的大小,有些小企業(yè)為了節(jié)約公司的運營成本,將檔案信息化這一至關(guān)重要的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)進行精簡,導(dǎo)致檔案管理工作不能順利開展。還有就是公文檔案信息化過程中,沒有破除一些比較傳統(tǒng)的觀念,導(dǎo)致公文檔案信息化觀念沒有深入人心。

(2)公文檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。公文檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡,主要體現(xiàn)在企業(yè)與企業(yè)之間的規(guī)模大小、實力等的不同,從而造成公文檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。實力較強的公司公文檔案信息化建設(shè)做得比較完善,但是相對于規(guī)模較小的企業(yè)來說,公文檔案信息化建設(shè)存在很多漏洞,所以從橫向比較來說,企業(yè)公文檔案信息化建設(shè)存在不平衡的問題。

(3)公文檔案信息化的基礎(chǔ)條件差。從大的方面來講,雖然我國的信息化建設(shè)發(fā)展迅速,但是將重點放在公文檔案信息化建設(shè)上的時間較晚,從而會影響公文檔案信息化建設(shè)的進程。另外,一些企業(yè)的管理層在公司建設(shè)中由于資金、人力、物力短缺,導(dǎo)致公文檔案建設(shè)緩慢。

(4)公文檔案信息存在安全隱患。公文檔案信息在錄入的時候涉及保密信息和大量的個人信息,但由于影響網(wǎng)絡(luò)安全的因素很多,也缺少專業(yè)人員來修復(fù)網(wǎng)絡(luò)漏洞,從而使公文檔案信息存在很多安全隱患。

5 公文檔案信息化建設(shè)的對策

(1)健全公文檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)。從國家層面而言,要健全公文檔案,我國需要從法律層面約束一些不法分子的犯罪行為,為公文檔案信息化建設(shè)提供法律保障。

(2)樹立正確的公文檔案信息化觀念。企業(yè)管理人員只有樹立正確的企業(yè)檔案信息化觀念,才能更好地為公文檔案信息化建設(shè)服務(wù)。作為管理層,應(yīng)該認識到公文檔案信息化建設(shè)的重要性,積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念,并投身于公文檔案信息化建設(shè)的浪潮中。同時,針對檔案信息化建設(shè),企業(yè)要加大宣傳力度,帶領(lǐng)員工加入公文檔案信息化建設(shè)。

(3)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。企業(yè)重點培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才,定期對員工進行專業(yè)培訓(xùn),使他們能夠熟練運用網(wǎng)絡(luò)對檔案進行分揀、歸類、整理。另外,企業(yè)還要培養(yǎng)熟練掌握計算機技術(shù)的人才,確保能夠及時修復(fù)檔案管理系統(tǒng)的漏洞。

6 結(jié) 語

在網(wǎng)絡(luò)逐漸普及的今天,企業(yè)要緊跟時代的腳步,做好公文檔案信息建設(shè)工作。檔案是一個公司歷史的見證,也是對于公司資源的整合,只有加強企業(yè)檔案信息化建設(shè),才能推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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