肖璟

摘要：事業(yè)單位文書(shū)檔案是事業(yè)單位檔案的重要組成部分。本文謹(jǐn)從事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題出發(fā)，明確了文書(shū)檔案規(guī)范化管理的概念和原則，闡述了事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理措施，以期提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的科學(xué)決策提供內(nèi)容詳實(shí)、富有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書(shū)檔案；管理；規(guī)范化

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2018）29-0016-02

事業(yè)單位文書(shū)檔案從多角度、多側(cè)面、多層次記載了事業(yè)單位過(guò)去的發(fā)展歷史，展現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)發(fā)展?fàn)顩r，在事業(yè)單位檔案建設(shè)中具有不可或缺的地位。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，對(duì)文書(shū)檔案管理的要求也越來(lái)越高。事業(yè)單位檔案管理工作者應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到自身肩負(fù)的重要使命，結(jié)合自己的檔案管理工作實(shí)際，分析和發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，掌握文書(shū)檔案規(guī)范化管理的概念和原則，探索事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理措施。從根本上消除事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的不利因素，合理開(kāi)發(fā)利用文書(shū)檔案信息資源，高效發(fā)揮文書(shū)檔案對(duì)事業(yè)單位黨務(wù)、行政、規(guī)劃、決策等工作的促進(jìn)作用。

一、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

事業(yè)單位是承擔(dān)某些社會(huì)事務(wù)管理或社會(huì)公益服務(wù)的組織和機(jī)構(gòu)，是保障國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展的社會(huì)支持系統(tǒng)。在事業(yè)單位的工作和發(fā)展過(guò)程中，形成了大量的文書(shū)檔案。規(guī)范、高效地管理這些文書(shū)檔案，對(duì)于提升事業(yè)單位檔案管理效能至關(guān)重要。盡管在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和廣大檔案管理工作者的不懈努力下，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但其中存在的諸多問(wèn)題依然不容忽視。

1.對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)有偏差。在事業(yè)單位，檔案管理通常被看做附屬性工作，其中的文書(shū)檔案管理更處于說(shuō)著重視、實(shí)際忽視的尷尬地位。一些單位領(lǐng)導(dǎo)片面地認(rèn)為文書(shū)檔案管理不外是收收各部門(mén)的一般性業(yè)務(wù)資料，技術(shù)含量低，不能給單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。部分事業(yè)單位的檔案管理人員也對(duì)自己的工作性質(zhì)認(rèn)識(shí)不清，工作的主動(dòng)性、創(chuàng)新性不足。

2.文書(shū)檔案的收集、建檔不及時(shí)。由于事業(yè)單位文書(shū)檔案原始資料形成于不同的業(yè)務(wù)部門(mén)，各部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案資料收集、報(bào)送人員，各種文書(shū)檔案原始資料往往是半年甚至一年才隨著階段或年終報(bào)表一并匯集到檔案部門(mén)，這就使得文書(shū)檔案不能及時(shí)收集、建檔，不僅降低了文書(shū)檔案建檔的時(shí)效性，而且會(huì)造成大量文書(shū)檔案原始資料損毀、丟失，文書(shū)檔案的完整性和真實(shí)性也大打折扣。

3.文書(shū)檔案管理的經(jīng)費(fèi)不足，條件欠佳。在很多事業(yè)單位，財(cái)務(wù)預(yù)算中沒(méi)有專(zhuān)門(mén)為文書(shū)檔案管理列支，文書(shū)檔案管理的經(jīng)費(fèi)缺少制度保障，或者經(jīng)費(fèi)少，或者經(jīng)費(fèi)不能及時(shí)足額到位。這就造成文書(shū)檔案管理中的設(shè)備、耗材無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需要，檔案整理、維護(hù)難以為繼。同時(shí)，一些事業(yè)單位的文書(shū)檔案存儲(chǔ)條件簡(jiǎn)陋，致使大批文書(shū)檔案存在介質(zhì)損壞、內(nèi)容缺失、數(shù)據(jù)失真的危險(xiǎn)。

4.文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)不高。很多事業(yè)單位缺少受過(guò)文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)教育的文書(shū)檔案管理人員，一些現(xiàn)職文書(shū)檔案管理人員或是兼職、或是被認(rèn)為不適于其他工作的富余人員，更有的事業(yè)單位認(rèn)為文書(shū)檔案管理崗位無(wú)關(guān)緊要，人員配置隨意性突出，不考慮是否符合文書(shū)檔案管理的專(zhuān)業(yè)要求。這直接導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低下，難以取得理想的文書(shū)檔案管理效果。

5.文書(shū)檔案的管理手段落后。由于重視不夠、經(jīng)費(fèi)不足、管理人員素質(zhì)不高，在社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化的時(shí)代，一些事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理依然處于原始的手工狀態(tài)。有的單位雖然給文書(shū)檔案管理配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)硬件設(shè)備，但相關(guān)的應(yīng)用軟件不配套。人工編制目錄、手工抄寫(xiě)說(shuō)明、手動(dòng)查詢(xún)資料等現(xiàn)象在許多事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理和應(yīng)用中還是屢見(jiàn)不鮮。

二、文書(shū)檔案規(guī)范化管理的概念和原則

事業(yè)單位的文書(shū)檔案一般包括各年度工作要點(diǎn)、工作總結(jié)、人員任免文件、人員工資文件、人員和單位獎(jiǎng)懲文件、行政會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等記錄單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的文字、聲像資料和實(shí)物，對(duì)這些文書(shū)檔案的規(guī)范管理，就要按照《檔案法》、《機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理?xiàng)l例》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等檔案管理法規(guī)，結(jié)合本單位文書(shū)檔案管理的實(shí)際情況，制定和完善文書(shū)檔案管理制度，配備具有一定專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的管理人員，創(chuàng)造符合檔案存儲(chǔ)、利用需要的管理?xiàng)l件，采取富有創(chuàng)新性和實(shí)用性的管理手段，切實(shí)發(fā)揮文書(shū)檔案資源在各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的信息服務(wù)作用。從管理學(xué)的角度看，文書(shū)檔案規(guī)范化管理應(yīng)符合以下的原則：一是實(shí)用性。無(wú)論是管理思想還是管理措施，都應(yīng)符合客觀(guān)需要，具有廣泛的實(shí)用價(jià)值。二是安全性。力求檔案資料不受損，保證文書(shū)檔案信息的真實(shí)完整；嚴(yán)防檔案的被盜和失密，維護(hù)文書(shū)檔案的政治安全。三是超前性。文書(shū)檔案管理不僅要符合檔案管理的一般性規(guī)范，還要順應(yīng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化的發(fā)展趨勢(shì)，用超前的意識(shí)指導(dǎo)文書(shū)檔案管理。四是創(chuàng)新性。學(xué)習(xí)和吸收先進(jìn)的管理思想，掌握先進(jìn)的管理和應(yīng)用技術(shù)，在文書(shū)檔案管理思想和管理手段上大膽創(chuàng)新，開(kāi)創(chuàng)文書(shū)檔案管理的新局面。

三、事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理措施

事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理是事業(yè)單位檔案管理提質(zhì)增效的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要保障。只有采取針對(duì)性強(qiáng)、實(shí)用性高的管理措施，才能達(dá)到預(yù)期的管理成效。

1.提高對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識(shí)。從某種意義上講，提高對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識(shí)是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案規(guī)范化管理的前提和保障。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確文書(shū)檔案的規(guī)范化管理在單位發(fā)展進(jìn)程中的特殊價(jià)值，在經(jīng)費(fèi)保障、制度執(zhí)行、人員配置、辦公條件改善等方面支持文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，創(chuàng)造一個(gè)文書(shū)檔案規(guī)范化管理的良好環(huán)境。文書(shū)檔案管理工作者也要對(duì)自己肩負(fù)的歷史責(zé)任有清醒的認(rèn)識(shí)，摒棄傳統(tǒng)的工作理念和工作態(tài)度，將落實(shí)文書(shū)檔案規(guī)范化管理與單位的改革與發(fā)展及自身業(yè)務(wù)素質(zhì)提高緊密聯(lián)系起來(lái)，努力使自己的文書(shū)檔案管理水平符合規(guī)范化管理的各項(xiàng)要求。

2.建立規(guī)范的文書(shū)檔案收集、存檔制度。一套科學(xué)、合理的文書(shū)檔案管理制度對(duì)于實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理規(guī)范化意義非凡。因此，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)在單位領(lǐng)導(dǎo)的主持下，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，協(xié)商建立符合本單位客觀(guān)實(shí)際的文書(shū)檔案收集、存檔制度，從歸檔的范圍、歸檔的時(shí)間、歸檔的手續(xù)、邏輯歸檔、物理歸檔、存檔的條件、存檔的形態(tài)等方面做出明確的規(guī)定，彌補(bǔ)原有相關(guān)制度的漏洞。相關(guān)各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)文書(shū)檔案收集、匯總?cè)藛T，確保文書(shū)檔案的及時(shí)歸檔，防止遺漏和缺失。檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置完備的文書(shū)檔案收集、移送程序，制定科學(xué)的文書(shū)檔案分類(lèi)存檔目錄，為文書(shū)檔案的價(jià)值挖掘和價(jià)值發(fā)揮創(chuàng)造有利條件。

3.強(qiáng)化對(duì)文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。面對(duì)文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力不符合規(guī)范化管理要求的現(xiàn)實(shí)，應(yīng)采取多種途徑，強(qiáng)化對(duì)文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先在單位內(nèi)部建立定期業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)制度，有組織、有計(jì)劃地學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念、管理方法和管理技術(shù)。其次，選派有發(fā)展?jié)摿Φ娜藛T到高等學(xué)校檔案管理專(zhuān)業(yè)進(jìn)修，系統(tǒng)掌握文書(shū)檔案規(guī)范化管理知識(shí)，提升相關(guān)業(yè)務(wù)能力。第三，開(kāi)展不同單位檔案管理部門(mén)的文書(shū)檔案規(guī)范化管理經(jīng)驗(yàn)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高。第四，完善檔案管理人員的業(yè)務(wù)考核，以考核促學(xué)習(xí)，以考核促進(jìn)步。

4.創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的方式和手段。在現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的要求。事業(yè)單位文書(shū)檔案管理必須緊跟時(shí)代的步伐，在管理方式和管理手段上積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字檔案管理技術(shù)。通過(guò)文書(shū)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、完善檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、設(shè)置檔案電子目錄、建立單位官方網(wǎng)站、開(kāi)通檔案遠(yuǎn)程查詢(xún)系統(tǒng)等技術(shù)措施，提高文書(shū)檔案信息整理、開(kāi)發(fā)、推介、利用的系統(tǒng)性，營(yíng)造出以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為載體的寬口徑、多角度、跨時(shí)空文書(shū)檔案管理新格局。在減輕檔案管理人員工作強(qiáng)度和工作壓力的同時(shí)，確保文書(shū)檔案歸檔、存儲(chǔ)、查詢(xún)和利用的便捷高效。

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