劉柯

摘要：在秘書學(xué)專業(yè)教學(xué)中，秘書寫作是一門實(shí)用性極強(qiáng)的課程，對學(xué)生未來從事秘書工作十分重要，我校自設(shè)立秘書學(xué)專業(yè)以來，對該課程就極為重視，系統(tǒng)而細(xì)致地對學(xué)生進(jìn)行專門且專業(yè)的訓(xùn)練，針對學(xué)生將來所從事的秘書種類的不同開展有針對性地講授，專業(yè)性很強(qiáng)，符合就業(yè)市場上對學(xué)生的各方面要求。在具體教學(xué)過程中，由此也產(chǎn)生了諸多心得體會(huì)，感受到在進(jìn)行具體文種訓(xùn)練的同時(shí)，還要重視對基礎(chǔ)概念和知識(shí)的講解，設(shè)置具體的訓(xùn)練情境也是十分必要的。

關(guān)鍵詞：秘書寫作；訓(xùn)練；實(shí)踐；情境

中圖分類號：H193.6 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）35-0272-03

秘書寫作是秘書學(xué)專業(yè)的一門重要、基礎(chǔ)且適用性極強(qiáng)的專業(yè)必修課，對學(xué)生的寫作基本功及秘書素養(yǎng)等方面的要求都很高。安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)文學(xué)與藝術(shù)傳媒學(xué)院自2013年秘書學(xué)專業(yè)進(jìn)行招生以來，在課程設(shè)置上安排了72學(xué)時(shí)的大量教學(xué)實(shí)踐課時(shí)，在具體教學(xué)中不僅要關(guān)注學(xué)生對寫作基本概念及理論的了解，更重要的是讓學(xué)生掌握多種文種的寫作。在具體實(shí)施過程中，突出了實(shí)用性，盡可能最大限度地給學(xué)生介紹各種類型的實(shí)用文種，根據(jù)不同的秘書種類進(jìn)行大量且多方位地練習(xí)、訓(xùn)練，以期在秘書生涯中熟練掌握寫作技能。

一、基礎(chǔ)概念和知識(shí)的介紹十分必要

雖然秘書寫作這門課程實(shí)踐性很強(qiáng)，但仍需要介紹關(guān)于寫作的基本原理和基礎(chǔ)知識(shí)。在這一環(huán)節(jié)，我們從“審美性與實(shí)用性交融的古代寫作”[1]講起，給學(xué)生詳細(xì)介紹秘書寫作的前身——應(yīng)用寫作，這對學(xué)生將來進(jìn)行中國秘書史的學(xué)習(xí)能有個(gè)前期準(zhǔn)備。另外，對于近代實(shí)用寫作向現(xiàn)代實(shí)用寫作過渡中格式的演變、文種的變化、寫作觀念的現(xiàn)代化、寫作內(nèi)容的專業(yè)化、寫作文本的國際化、寫作主體的智能化及寫作手段的電腦化，都會(huì)給學(xué)生有個(gè)全面的講授。除此之外，學(xué)生還應(yīng)該掌握文章寫作的基本構(gòu)成，對于一篇文章的四大要素要做到了然于胸。寫作的民間資源，即文章的材料；主腦，即文章的主題。文章的篇章結(jié)構(gòu)和語言表達(dá)方式等基礎(chǔ)知識(shí)，秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生務(wù)必要透徹理解，因而此內(nèi)容是教學(xué)的一個(gè)重點(diǎn)。

在文種教學(xué)的過程中，每一個(gè)文種的相關(guān)理論的學(xué)習(xí)都屬于基礎(chǔ)概念和知識(shí)的教學(xué)。譬如在行政公文的學(xué)習(xí)中，要讓學(xué)生了解行政公文的演化，從而知曉最新的法定規(guī)范體式的適用范圍和便利性?！拔覈壳包h和國家行政機(jī)關(guān)日常所使用的法定公文共15種，分別是決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函和紀(jì)要?！盵2]掌握了公文的演化就知道了從2012年7月1日開始在行政公文中增加了決議和公報(bào)這兩種，從而在學(xué)習(xí)過程中有的放矢。還有公文的成文日期，在2012年7月1日之前，必須用漢字標(biāo)識(shí)，而之后則使用阿拉伯?dāng)?shù)字。這些基礎(chǔ)概念和知識(shí)的講解一般放置于開篇講起，這對于總學(xué)時(shí)為72學(xué)時(shí)的秘書寫作來說占時(shí)不多，但極其重要。

二、秘書寫作教學(xué)要根據(jù)秘書崗位種類的不同而具有不同的針對性

針對我校秘書學(xué)專業(yè)的畢業(yè)走向，我們大致把秘書工作分為三大類：第一大類是公務(wù)員系統(tǒng)、事業(yè)單位、人民團(tuán)體或國有大型企業(yè)的秘書；第二大類是民營企業(yè)（私企）秘書；第三大類是外企秘書。秘書種類不同，對于寫作的文種、具體要求就會(huì)有相應(yīng)的不同之處，因此我們在教學(xué)中要有相應(yīng)的針對性，使學(xué)生畢業(yè)后能很快地進(jìn)入工作角色，學(xué)以致用。

1.針對國家機(jī)關(guān)、大型企事業(yè)單位和人民團(tuán)體的秘書特點(diǎn)，我們在教學(xué)過程中重要講解、闡釋了行政公文寫作，將國家規(guī)定的15種公文種類都翔實(shí)地給學(xué)生一一介紹。最重要的是公文格式，還有一些文種常用的固定用語，比如“妥否，請批示”、“現(xiàn)通知如下”、“特此函達(dá)，即希函復(fù)”等專用語，則要順手拈來、運(yùn)用自如。在練習(xí)的過程中，我們盡量做到舉一反三，用一種情境把不同的文種串連起來，進(jìn)行反復(fù)訓(xùn)練。例如，可以將通知、報(bào)告、總結(jié)等文種進(jìn)行結(jié)合來訓(xùn)練，可以假定某市政府發(fā)布嚴(yán)禁非法張貼噴涂小廣告的通知，然后該市文化事業(yè)管理中心嚴(yán)格按照通知的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成了任務(wù)，將本單位的完成情況進(jìn)行報(bào)告，年終時(shí)又做了相關(guān)的工作總結(jié)。一個(gè)案例三個(gè)文種，涉及到機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體的行政公文和日常應(yīng)用文書。這樣的訓(xùn)練完成后，即可達(dá)到真正掌握所講授文種的目的。

2.由于我校是財(cái)經(jīng)類院校，秘書學(xué)專業(yè)也是財(cái)經(jīng)文秘方向，大部分的學(xué)生畢業(yè)后要走向一些民營企業(yè)（私企）或外企，所以秘書寫作課程的70%側(cè)重于事務(wù)文書寫作和經(jīng)濟(jì)類文書的寫作。比如在宣傳文書中，我們展開了商業(yè)廣告、經(jīng)濟(jì)合同、可行性研究報(bào)告等經(jīng)濟(jì)類文書的教學(xué)，這些是傳統(tǒng)的秘書寫作教學(xué)中所沒有的，在商業(yè)廣告的學(xué)習(xí)中，給學(xué)生介紹了大量的廣告作品，以時(shí)間為縱向軌跡，以國別為橫向軌跡，展示不同時(shí)期、不同國家的廣告，了解廣告作品的生成背景，讓學(xué)生體會(huì)其廣告創(chuàng)意。更為重要的是，設(shè)定自己將來服務(wù)的企業(yè)公司，根據(jù)產(chǎn)品的需要，做出什么樣有創(chuàng)意的廣告，所以我們的教學(xué)過程一定是有針對性地展開。再例如對經(jīng)濟(jì)合同的擬制，需要了解經(jīng)濟(jì)合同的特點(diǎn)、基本結(jié)構(gòu)和具體寫法，懂得在擬制過程中，特別要注意當(dāng)事人名稱或姓名及住所的準(zhǔn)確表達(dá)，“單位價(jià)格與總價(jià)款、酬金的單價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)算方法要明確、具體”[3]，“使用的計(jì)量單位必須采用國家法定的公制計(jì)量單位，度量衡必須準(zhǔn)確、清楚，切不可使用模棱兩可的計(jì)量單位”。對于這些經(jīng)濟(jì)合同需注意的核心問題必須提請學(xué)生特別注意。對于商業(yè)廣告、策劃案、意向書等專業(yè)性比較強(qiáng)的文種，我們則通過大量案例的介紹來讓學(xué)生提前進(jìn)入角色，了解這些文種的基本要求和寫作。

3.除此之外，針對學(xué)生的實(shí)際情況，我們還增加了像求職信、演講稿等實(shí)用文體。根據(jù)學(xué)生的需求，在黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及人民團(tuán)體的求職中，主要講述公務(wù)員考試面試中的求職禮儀要求，通過現(xiàn)場模擬、視頻教學(xué)等多種方式，齊頭并進(jìn)，展示禮儀規(guī)范的說話方式。對于向私企、外企投遞的求職信，要求學(xué)生一定要有前期準(zhǔn)備，要對所要應(yīng)聘的企業(yè)和職位有一定的了解。在求職信的寫作中，突出自己適應(yīng)該企業(yè)和職位的特質(zhì)，不能一概而論，也不能人云亦云，一定要讓招聘者一眼看出自己的優(yōu)點(diǎn)和適應(yīng)性，這種教學(xué)方式的反響都很熱烈，頗受學(xué)生的喜愛。秘書這一職業(yè)特點(diǎn)也要求在職場上為領(lǐng)導(dǎo)撰寫講話稿，自身的能說會(huì)說也是其重要的職業(yè)素養(yǎng)，所以演講稿的寫作就顯得不可或缺。對于這部分，我們主要從小處出發(fā)，從身邊出發(fā)，讓學(xué)生從生活、學(xué)習(xí)上選取話題進(jìn)行練習(xí)，可以是入學(xué)演講、畢業(yè)演講，也可以是入職演說、酒會(huì)演說，風(fēng)格各異，特征鮮明，學(xué)生興致盎然，活躍了略顯乏味的課堂氣氛。除此之外，一些常用的日常應(yīng)用文也納入了教學(xué)范圍內(nèi)，如請假條、介紹信、證明信、申請書等都安排了寫作訓(xùn)練，為學(xué)生未來的職業(yè)生涯奠定了扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)。

三、練習(xí)、練習(xí)、再練習(xí)，實(shí)踐、實(shí)踐、再實(shí)踐

秘書寫作課程教學(xué)中的所有文種都要經(jīng)歷練習(xí)—實(shí)踐這一環(huán)節(jié)，才算真正地把技能交給了學(xué)生。在具體實(shí)施中，盡可能地設(shè)置多種情境讓學(xué)生進(jìn)行鍛煉。比如“學(xué)習(xí)報(bào)告”這一公務(wù)文書的文種就設(shè)定了兩種情境給學(xué)生訓(xùn)練。一種假定你是某縣一個(gè)中學(xué)的校辦秘書，針對學(xué)校設(shè)置校辦主任一職展開了競爭演講、民主測評等具體工作，選聘了一位校辦主任，現(xiàn)將具體情況報(bào)告給縣教育局。另外一種就是假定你是某大酒店的客服部主任，針對酒店選聘一部分客服人員，現(xiàn)將情況報(bào)告給總公司。職位不同、工作環(huán)境不同，寫作的即使是同一文種，但要將學(xué)生置于不同的環(huán)境、不同的情境中去進(jìn)行表達(dá)。

在學(xué)習(xí)“求職信”這一文種時(shí)，為了充分說明對求職單位和職位了解的重要性，我們設(shè)置了同一單位的不同部門秘書崗位的應(yīng)聘，假定去應(yīng)聘一家德國的汽車公司的人事部秘書、銷售部秘書、客服部秘書，針對三個(gè)不同職位寫三封不同的求職信，并且要提醒學(xué)生注意一定要展示出自己適合該職位的特點(diǎn)和長處。首先是德國汽車公司，因而信中要表達(dá)出對該公司的了解，它的歷史、口碑、銷售業(yè)績、未來的發(fā)展規(guī)劃，如果懂德語的話，一定要在信中有所體現(xiàn)。然后要針對不同的秘書崗位有所側(cè)重，人事秘書要表現(xiàn)出具備人事管理的素質(zhì)，待人誠懇，信守諾言，勤勞敬業(yè)，言談舉止大方穩(wěn)重，親和力比較強(qiáng)，還要有良好的團(tuán)隊(duì)合作精神。銷售秘書則要體現(xiàn)出自己對銷售信息的敏感度，能幫助銷售了解公司內(nèi)部的信息，也能夠及時(shí)了解銷售與客戶的情況，為公司的決策提供重要的信息?？头貢鴦t要體現(xiàn)出自身的耐心、細(xì)心、靈活的交際公關(guān)能力，表達(dá)出在處理詢問、接電話和接待來訪者時(shí)，要具備冷靜和保持機(jī)智的素養(yǎng)。所以在應(yīng)聘不同職位時(shí)，要有不同的求職信。另外，在秘書寫作的具體教學(xué)實(shí)踐中，我們還讓學(xué)生之間的交流和對話成為常態(tài)。例如在學(xué)習(xí)“調(diào)查報(bào)告”這一文種時(shí)，我們先讓學(xué)生分為幾個(gè)小組進(jìn)行討論，確定每個(gè)小組的選題，有涉及大學(xué)學(xué)習(xí)和生活的，有論及各種社會(huì)現(xiàn)象的，有探討人類群體認(rèn)知的，然后按照調(diào)查問卷的要求設(shè)計(jì)問卷，做完以后各個(gè)小組相互交換，點(diǎn)評修改，取長補(bǔ)短，最后教師講評。這樣既鍛煉了學(xué)生團(tuán)隊(duì)互助的工作能力，又放手進(jìn)行了具體實(shí)踐，學(xué)生印象深刻，學(xué)習(xí)效果極佳。完成問卷的設(shè)計(jì)后，我們從選題出發(fā)，再進(jìn)行個(gè)別訪問，開座談會(huì)，最后完成調(diào)查報(bào)告。在整個(gè)過程中，學(xué)生都是共同參與、共同完成，既完成了文種訓(xùn)練，也鍛煉了團(tuán)隊(duì)協(xié)作工作能力，為學(xué)生今后的發(fā)展做了很好的鋪墊。

四、情境化教學(xué)在秘書寫作實(shí)踐中極其重要，既能調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，緩解秘書寫作學(xué)習(xí)中枯燥乏味的壓力，又在實(shí)踐中掌握了技能技巧

情境化教學(xué)是秘書寫作教學(xué)中的重要方法，也是秘書學(xué)專業(yè)教學(xué)中較為現(xiàn)代化的一種教學(xué)方法，將學(xué)生置身于具體化、生動(dòng)化的特制情境中，讓學(xué)生扮演其中的任一角色，使得學(xué)生身臨其境，感同身受，體會(huì)角色的要求，做好角色所要做的各項(xiàng)事務(wù)。在這樣的假定氛圍中，學(xué)生能感覺到自身所領(lǐng)受的任務(wù)和肩負(fù)的責(zé)任，有完成任務(wù)的使命感和緊迫感。這種教學(xué)方式需要方方面面的配合，我校文學(xué)與藝術(shù)傳媒學(xué)院與蚌埠市檔案館建立了長期的共建合作關(guān)系，可以觀摩學(xué)習(xí)檔案館日常文書工作，也可以選取檔案館所涉及的具體工作事務(wù)讓學(xué)生來完成，能為我們的情景化教學(xué)提供平臺(tái)。另外，我院建立專門的秘書實(shí)驗(yàn)室，模仿秘書工作的真實(shí)場景，讓學(xué)生置身其中，模擬角色。

在公務(wù)文書請示、批復(fù)、函、復(fù)函的教學(xué)中，我們以蚌埠市文化事業(yè)管理中心人事秘書、蚌埠市藝術(shù)研究所人事秘書、文學(xué)與藝術(shù)傳媒學(xué)院行政事務(wù)秘書為模擬對象，假定特殊情境進(jìn)行多文種的連續(xù)訓(xùn)練。將學(xué)生分為三部分，先是讓一部分學(xué)生扮演文化事業(yè)管理中心下屬單位藝術(shù)研究所的人事秘書，請示上級要求選派三名工作人員進(jìn)入文學(xué)與藝術(shù)傳媒學(xué)院某培訓(xùn)班進(jìn)行學(xué)習(xí)，上交請示后，第二部分學(xué)生扮演文化事業(yè)管理中心的人事秘書，針對提交上來的請示進(jìn)行批復(fù)，同意了這一要求后，又以函的形式和文學(xué)與藝術(shù)傳媒學(xué)院行政辦公室進(jìn)行溝通，最后一部分的學(xué)生扮演文學(xué)與藝術(shù)傳媒學(xué)院的行政事務(wù)秘書，針對函進(jìn)行回復(fù)。整個(gè)教學(xué)過程涉及到三個(gè)身份、四個(gè)文種，不僅進(jìn)行了文種訓(xùn)練，還對秘書實(shí)務(wù)的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行了了解和學(xué)習(xí)，不同課程之間也有了溝通和交流。

求職信的寫作也是學(xué)生學(xué)習(xí)的一個(gè)熱點(diǎn)和高潮。在教學(xué)中，我們設(shè)置了逼真的求職場景，教師、學(xué)生扮演了各種角色，如應(yīng)聘者、人事部秘書、人事部（人力資源部）經(jīng)理、公司老總等。在具體實(shí)施過程中，先是完成求職信的寫作，然后面臨求職應(yīng)聘。在應(yīng)聘過程中，首先要介紹自己求職信寫作的前期準(zhǔn)備、具體思路等，除此之外，還涉及到求職場合的著裝、在招聘者面前的談吐、臨場發(fā)揮等秘書實(shí)務(wù)的一些具體要求。整個(gè)學(xué)習(xí)過程，展現(xiàn)出專業(yè)的工作素質(zhì)，讓學(xué)生提前感受到職業(yè)生涯的魅力。這樣的教學(xué)貫穿始終，不僅僅鍛煉了學(xué)生的求職信寫作能力，還給他們展示了秘書實(shí)務(wù)中的要求和特點(diǎn)，課堂氣氛活躍了，教學(xué)效果自然也就特別好了。

自2013年我校秘書學(xué)專業(yè)招生以來，在秘書寫作課程教學(xué)中，我們一直在探索和實(shí)踐，感受到這門重要的專業(yè)基礎(chǔ)課程教學(xué)不僅僅要給學(xué)生展示各種秘書所需掌握的寫作技巧和技能，還要關(guān)注培養(yǎng)學(xué)生的秘書素養(yǎng)，了解掌握秘書工作的特質(zhì)，使這一課程不僅達(dá)到傳授知識(shí)的目的，而且是學(xué)生走向秘書工作崗位的重要橋梁，起到舉一反三的目的和效果。

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