文/北京外國語大學(xué) 宋文超

學(xué)生檔案是干部人事檔案的原始材料，是不可再生的寶貴資源。收集工作則是檔案管理工作的基礎(chǔ)，九層之臺(tái)起于累土，缺少這一環(huán)節(jié)，檔案管理工作將成為無米之炊。學(xué)生檔案材料收集工作，是保證學(xué)生檔案真實(shí)、完整、全面、規(guī)范的關(guān)鍵，是學(xué)生檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。在具體的收集工作中，因缺少相應(yīng)法規(guī)指導(dǎo)遇到了種種問題，學(xué)生檔案管理相關(guān)法律法規(guī)亟待完善?；诖耍疚姆e極探索學(xué)生個(gè)人檔案材料收集規(guī)范，為制定更為完善的高校學(xué)生檔案管理辦法拋磚引玉。

一、學(xué)生檔案材料收集相關(guān)法律法規(guī)

2008年，由教育部和國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，即通常所指的27號(hào)令，第十五條規(guī)定了學(xué)生檔案材料收集的范圍：主要包括高中檔案、高校入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)組織材料、高校畢業(yè)生登記表等。且其中的“高中檔案”沒有明確是否必須包含成績(jī)單等重要材料。

2009年7月頒布的新的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12），以及2012年6月中共中央組織部印發(fā)的《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》組通字〔2012〕28號(hào)，都對(duì)干部人事檔案材料的收集范圍作了規(guī)定。鑒于高校學(xué)生檔案是干部人事檔案的前身，在收集學(xué)生檔案材料時(shí)，可援引以上兩法規(guī)作為參考。

由此可見，對(duì)于學(xué)生檔案材料收集，現(xiàn)有法律法規(guī)過于籠統(tǒng)，缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的指標(biāo)體系，對(duì)具體操作的指導(dǎo)性不強(qiáng)。

二、收集工作中常見問題

（一）內(nèi)容不完整。造成檔案材料內(nèi)容不完整的原因主要有：1.材料形成部門未按照規(guī)定制作相關(guān)材料，例如諸多高校本科畢業(yè)生無學(xué)士學(xué)位證明。2.歸檔部門不配合、不能及時(shí)向檔案館移交材料，例如學(xué)生畢業(yè)轉(zhuǎn)檔工作完成后院系或組織部門才將黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料移交檔案館，造成個(gè)人材料分離。3.學(xué)生本人對(duì)于應(yīng)當(dāng)歸入個(gè)人檔案的材料范圍不明確，例如有些學(xué)生不清楚《教師資格認(rèn)定申請(qǐng)表》需歸檔，一直自己保存。

（二）手續(xù)不完備。檔案材料手續(xù)不完備，關(guān)系到其審批程序是否明確。學(xué)生個(gè)人檔案中若存在手續(xù)不完備的材料，那么檔案的質(zhì)量、真實(shí)性及實(shí)用價(jià)值將會(huì)大打折扣。如畢業(yè)生登記表沒有就業(yè)部門公章，那么學(xué)生的畢業(yè)狀態(tài)就不明確；學(xué)生成績(jī)單上無培養(yǎng)部門及教務(wù)處公章，其真實(shí)性也受質(zhì)疑。

（三）格式不規(guī)范。由于在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中沒有具體說明學(xué)生檔案材料表格設(shè)置、內(nèi)容填寫的具體要求，實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)表格設(shè)置不科學(xué)（如左邊裝訂邊預(yù)留過小），填寫不規(guī)范（如字跡潦草、使用圓珠筆填寫等）的現(xiàn)象，對(duì)于檔案裝訂、長(zhǎng)期保存以及查考利用造成嚴(yán)重影響。

三、規(guī)范學(xué)生檔案材料收集的路徑

（一）建立收集工作機(jī)制。1.建立收集網(wǎng)絡(luò)，檔案管理員主動(dòng)向檔案材料形成部門及學(xué)生個(gè)人收集檔案材料。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)工具與招生就業(yè)處、教務(wù)處、學(xué)生處及學(xué)生所在院系等部門及時(shí)溝通，如建立微信群、公眾號(hào)等，隨時(shí)發(fā)布?xì)w檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等信息。2.建立檔案材料移交機(jī)制，明確責(zé)任和分工，加強(qiáng)監(jiān)督和檢查。集中定期收集的常規(guī)性檔案材料，如新生檔案、成績(jī)單、入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)材料等，由各部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把檔案材料向?qū)W校檔案管理部門定時(shí)移交。零星臨時(shí)收集的非常規(guī)性檔案材料，如學(xué)籍變動(dòng)證明、獲獎(jiǎng)登記表、教師資格認(rèn)定申請(qǐng)表等，由檔案管理員通過公眾號(hào)或與院系輔導(dǎo)員聯(lián)系，將散落在學(xué)生個(gè)人手中的有收藏價(jià)值的材料及時(shí)收集歸檔。3.建立檔案材料審核登記制度，及時(shí)在材料登記本或檔案管理系統(tǒng)中逐份登記。審核中發(fā)現(xiàn)的不符合歸檔要求的材料，需退回材料形成部門，完成補(bǔ)辦手續(xù)后方可接收。對(duì)于填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備的，要求材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作，補(bǔ)辦手續(xù)，或者由組織人事部門審改（或出具說明）并加蓋公章。

（二）規(guī)范歸檔范圍。隨意擴(kuò)大歸檔范圍，會(huì)造成檔案龐雜，降低實(shí)用性，增加工作量；縮小收集范圍，會(huì)導(dǎo)致材料缺失，影響完整性。1.必須歸入個(gè)人檔案中的材料。學(xué)歷學(xué)位材料；黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料；中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據(jù)材料；取消預(yù)備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復(fù)組織生活（黨籍）的有關(guān)審批材料；中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書；加入或退出民主黨派的材料。2.建議歸入個(gè)人檔案中的材料。對(duì)于需要?dú)w入學(xué)生個(gè)人檔案的重要材料需要做出標(biāo)注，諸如：“該材料辦理完畢請(qǐng)歸入個(gè)人檔案”，避免重要檔案材料遺落在個(gè)人手中。學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中處于動(dòng)態(tài)的變化過程中，例如學(xué)生在校期間調(diào)整專業(yè)、留級(jí)、跳級(jí)、休學(xué)、參軍入伍等等原因中形成的檔案材料，學(xué)生在重大活動(dòng)、比賽中獲得的省部級(jí)、國家級(jí)榮譽(yù)證書；學(xué)生考取資格證書的申請(qǐng)表等，都要求將其作為歸檔材料裝入學(xué)生檔案中。3.不建議歸入個(gè)人檔案的材料。具有短期時(shí)效性的材料，不適宜歸入個(gè)人檔案長(zhǎng)期保存。例如思想?yún)R報(bào)是有效地了解和掌握大學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)和心理變化，進(jìn)而有針對(duì)性地進(jìn)行個(gè)性化的入黨動(dòng)機(jī)教育活動(dòng)的載體，不應(yīng)歸入個(gè)人檔案保存，避免增加檔案負(fù)擔(dān)。

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（三）制定收集標(biāo)準(zhǔn)。1.必須是辦理完畢的正式材料，正在辦理階段的材料不能進(jìn)行歸檔處理。2.載體須采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297*210mm），按照裝訂檔案保護(hù)要求材料左邊應(yīng)留有25mm的書寫邊。3.記錄材料應(yīng)當(dāng)使用黑色墨水筆或簽字筆，因其中主要含有碳元素，不易被氧化，利于長(zhǎng)期保存。杜絕使用圓珠筆、鉛筆等不符合要求的記錄材料。4.歸檔材料的手續(xù)要完備。檔案管理員需認(rèn)真審核材料中應(yīng)組織蓋章、個(gè)人簽字、粘貼照片的位置是否有組織公章、本人簽字、照片。5.歸檔材料除以下特殊情況外不得使用復(fù)制件：各類證書、證件；全國統(tǒng)考科目成績(jī)單；補(bǔ)充收集的歷史久遠(yuǎn)的材料。復(fù)制件存檔時(shí)必須在其上注明出處、復(fù)制時(shí)間，并加蓋材料出具單位或人事關(guān)系所在單位組織人事部門的印章，以便確保復(fù)制材料的真實(shí)有效。