陳雪梅

[摘 要] 企業(yè)作為市場經(jīng)濟中主要的經(jīng)濟主體，其在一定會計期內(nèi)各項資源的主要衡量指標就是費用，會計人員對于公司的每項費用支出通過分類列示在各項會計科目中。由于費用的多少直接影響到公司利潤的大小，與公司的績效考核以及社會影響程度有很大的關(guān)聯(lián)。因此，各項費用開支在企業(yè)經(jīng)營中都有著重要的影響。自然而然，費用報銷的內(nèi)部審計也非常重要。

[關(guān)鍵詞]費用報銷；審計；內(nèi)部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.28.133

1 引 言

通過對需要報銷票據(jù)是否合法、是否合規(guī)的審查核實來保證一個企業(yè)財務(wù)對費用的管控力，能夠報銷的票據(jù)必須是通過審核合規(guī)的部分。而需要報銷的多種費用票據(jù)，會計審核時要抓住關(guān)鍵控制點的關(guān)鍵部分，謹防不符合法律、不符合規(guī)定的違規(guī)發(fā)票報銷或者入賬。總的說來，符合市場規(guī)律的單價、明確的單價、清單、事由，都是各種費用報銷時需要的數(shù)據(jù)。相比較而言，數(shù)額大的費用在報銷時還需要提供翔實的預(yù)算規(guī)劃、必要的會議紀要、文件或者相關(guān)活動的通告等具有支撐力的真實資料，要求這些資料的真實性必須能夠證明報銷費用的客觀性、真實性?？紤]到內(nèi)部費用審計的重要性，文章以對某公司內(nèi)部審計為例，就費用報銷常見的問題提出相應(yīng)的內(nèi)部控制管理措施。

2 案例簡介

2.1 問題綜述

某集團公司在對其下屬地區(qū)子公司進行內(nèi)部審計時，發(fā)現(xiàn)其在費用支出方面存在以下問題：①三大可控費用（業(yè)務(wù)費、差旅費、營銷費）占收入有上升趨勢。經(jīng)過檢查審計期間費用預(yù)算情況，營銷費用有每月上報費用預(yù)算并遵照執(zhí)行，其他費用未見類似預(yù)算的問題。②審計檢查發(fā)現(xiàn)有以定額費用報銷變相提高工資收入情況的問題。③出現(xiàn)部分費用列支審批手續(xù)不合規(guī)，付款審批不完善的問題。④高管費用列支不清晰，有較多非正常工作費用支出的問題。⑤員工通過修改報銷單據(jù)金額，虛報費用支出的問題。

2.2 50萬元以下費用支出抽查情況

共計抽查下屬地區(qū)子公司50萬元以下費用憑證137筆，共計金額184.71萬元，具體的審計情況如下：①檢查中發(fā)現(xiàn)中高層管理人員每月都有固定金額的費用報銷，通過向該公司相關(guān)人員了解，該報銷實質(zhì)為允許部門負責(zé)人每月報銷定額費用，以增加工資收入。即以費用報銷名義增加中層管理人員薪金；②抽查出六筆費用列支沒有明細內(nèi)容說明，不能充分有效地證明業(yè)務(wù)的真實內(nèi)容；③抽查四筆報銷單據(jù)中存在總經(jīng)理、執(zhí)行董事費用互相審批，且未見財務(wù)經(jīng)理審批的情況；④抽查有三筆業(yè)務(wù)報銷金額大于實際發(fā)生金額。

2.3 50萬元以上支出及付款檢查情況

審計期間共發(fā)生50萬元以上付款支出112筆，共計金額23948.74萬元。其中內(nèi)部往來、支付工程款未見董事長審批；針對高層管理人員費用列支檢查，費用報銷情況統(tǒng)計如下：抽查了三位管理人員在任期間費用報銷情況，發(fā)現(xiàn)部分費用列支發(fā)生在非業(yè)務(wù)地，費用內(nèi)容與工作無關(guān)。

高層管理人員存在非本人報銷的情況，由司機、其他行政員工或其他經(jīng)手人代為報銷，實際報銷人自行審批。該操作造成檢查統(tǒng)計中無法正確劃分高層管理人員報銷金額，也造成管理中的漏洞。

2.4 針對以上事項，對該子公司的處理意見

（1）擅自以報銷費用方式變相增加員工薪金。經(jīng)查發(fā)現(xiàn)在上級公司2015年6月已核定公司職工薪酬標準后又自2015年7月起，以費用報銷名義變相增加中層管理人員收入，共計金額98525.90元，涉及管理人員共六人。該操作經(jīng)總經(jīng)理及執(zhí)行董事口頭批準同意，執(zhí)行時未見書面通知。

審計意見：公司領(lǐng)導(dǎo)未經(jīng)總公司批準，自行制定部分員工補貼標準，并允許以定額報銷方式提高工資總額，屬于違反人事行政審批權(quán)限事項。應(yīng)立即停止該違規(guī)操作，行政部副經(jīng)理、總經(jīng)理、執(zhí)行董事應(yīng)對此事負責(zé)，已超工資標準發(fā)放的98525.90元應(yīng)從三人工資中扣回，具體執(zhí)行由股份公司督辦。

（2）經(jīng)濟事項的發(fā)生，很難說明它的真實性。經(jīng)抽查出開發(fā)公司六筆費用列支沒有明細內(nèi)容說明，不能充分證明其業(yè)務(wù)的真實性。

審計意見：對于上述經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，公司應(yīng)組織相關(guān)部門、相關(guān)人員對其真實性進行核查和確認。如果是公司真實存在的經(jīng)濟事項，應(yīng)將手續(xù)補齊，否則，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。今后要加強此方面的管理，在購買辦公用品等用品時，必須要有完整的商品清單，以保證報銷單據(jù)的完整性和真實性。

（3）領(lǐng)導(dǎo)層級人員費用報銷，主要財務(wù)負責(zé)人審核手續(xù)缺失。抽查開發(fā)公司四筆報銷單據(jù)中存在總經(jīng)理、執(zhí)行董事費用互相審批，且未見財務(wù)經(jīng)理審批的情況。審計意見：上述經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，如果是與工作有關(guān)的應(yīng)按規(guī)定辦理審核手續(xù)，否則，不得報銷。

（4）50萬元以上大額付款，未有董事長批準字樣的問題。本次審計共抽查10筆50萬元以上付款事項，共涉及金額8483萬元未見董事長審批字樣，財務(wù)反映已短信請示董事長。

審計意見：按現(xiàn)行財務(wù)管理辦法規(guī)定，50萬元以上付款時，“以手機短信回復(fù)方式審批同意的應(yīng)在15天內(nèi)補書面或傳真審批手續(xù)。以傳真或手機短信方式報批及補書面手續(xù)的責(zé)任人為各個公司財務(wù)負責(zé)人”，財務(wù)部應(yīng)在短信請示相關(guān)管理人員后，定期補齊書面憑據(jù)，完善審批手續(xù)。

（5）部門及高管業(yè)務(wù)、差旅費用未實行預(yù)算控制且報銷的部分費用與工作無關(guān)。本次審計，共計抽查了四位領(lǐng)導(dǎo)人員在任期間費用報銷情況，發(fā)現(xiàn)部分費用列支發(fā)生在非業(yè)務(wù)地且費用內(nèi)容與工作無關(guān)?？偨?jīng)理報銷的費用中有70721.84元，從票據(jù)內(nèi)容反映來看，審計認為不能說明與工作有關(guān)。

審計意見：今后管理人員（執(zhí)行董事、總經(jīng)理及部門負責(zé)人）在報銷特批費用時除應(yīng)事先得到董事長批準外，應(yīng)向財務(wù)部門說明費用實際內(nèi)容，財務(wù)部門用臺賬登記，記載特批費用支出限額、報銷人、報銷金額、是否超限額報銷等，并妥善保管備查。對于總經(jīng)理報銷的與工作無關(guān)的相關(guān)費用，應(yīng)當按規(guī)定退回。

3 案例分析

該公司作為上市公司，費用報銷的具體流程如下：所有的費用支出，都需要經(jīng)辦人根據(jù)業(yè)務(wù)實際發(fā)生情況如實申報、部門領(lǐng)導(dǎo)審核業(yè)務(wù)事項的真實性，財務(wù)再次復(fù)核業(yè)務(wù)票據(jù)的真實性、合理合法性及票據(jù)報銷單填寫的規(guī)范性，總經(jīng)理、執(zhí)行董事審批（50萬元以上或特殊支出需董事長審批），財務(wù)總監(jiān)審批，出納支付。1000元以上的支出直接匯款到客戶賬戶?？傮w來講，管理制度相對比較完善。雖然流程設(shè)計合理，審核、審批人員職責(zé)分離，但由于在一些環(huán)節(jié)，審核人員工作不仔細、不認真，并且有上下串通舞弊的現(xiàn)象，也會導(dǎo)致內(nèi)控出現(xiàn)問題。

4 加強內(nèi)控管理的措施

針對以上的舞弊手段，費用報銷中暴露出來的問題，企業(yè)可以具體通過以下幾種方式進行控制：①健全管理制度及費用支付流程，明確各崗位的責(zé)任清單和權(quán)力清單，以確保審批范圍責(zé)任明確，嚴格按照合法程序辦事。案例所在的公司制度完善，報銷流程設(shè)計合理，但由于相關(guān)人員責(zé)任不明確或是由于牽涉到自身利益，視制度為虛設(shè)，沒有按照制度流程辦事，舞弊照常發(fā)生；②不相容職位分離，審核人員、審批人員、付款人員、審計人員職責(zé)分離，避免串通監(jiān)守自盜，串通舞弊；③建立簽字樣本制度，相關(guān)管理人員的簽字樣本在財務(wù)備案，付款特別是大額付款時，付款人員一定要對比簽字，防止偽造審批簽名；④多人進行業(yè)務(wù)共同發(fā)生的費用，由級別最高的人員來報銷，高層管理人員禁止由司機、其他行政員工或其他經(jīng)手人代為報銷費用，實際報銷人自行審批。在本案例中，該操作造成檢查統(tǒng)計中無法正確劃分高層管理人員報銷金額，也造成管理中的漏洞。

參考文獻：

[1] 朱愛華.論財務(wù)報銷審計在企業(yè)內(nèi)控中的作用[J].西部金融，2015（5）：136.

[2] 趙娜娜.規(guī)范費用報銷流程與加強預(yù)算管理的措施探析[J].財稅研究，2015（16）：188.

[3] 喬霏.對企業(yè)費用報銷監(jiān)管問題及對策的探究機制[J].財會研究，2015（4）：209.

[4] 潘光達.政府費用支出審計淺析[J].時代金融，2013（7）：37.

[5] 劉家義.中國特色社會主義審計理論研究[J].審計研究，2013（7）：113.